企业采办改革与信息共享的重要性研究

摘 要：企业既有的分散性采办方式更加偏向于“缺乏话语权”之下的无奈之举，不利于企业的长远发展。本文认为，企业采办改革应围绕集中化、目的化、数字化、长远化四项特点而展开。以此为基本，本文分析了企业采办改革与信息共享之间的联系，提出建立完善的采办管理机制、加强信息化的需求探究工作、打破信息壁垒、构建共享平台等在信息共享模式下企业采办改革的运行模式，供参考。

关键词：采办改革;信息共享;无缝供应链

前言：采办是“采购”的高级呈现方式，是指以合同方式从承包商、服务商、厂商或代理商（统称为“供应商”）处获得工程、物资、相关服务的一种商业行为，包含购买、租赁、委托、雇佣等。现代企业在经营过程中，无论自身规模达到何种程度，均处于产业链中的一个或数个环节，一般而言，从上游企业处购买原材料，制作为成品或半成品后，出售给下游企业。在市场竞争日益激烈的今天，企业的采办方式应当随之改变，并在采办过程中，注重信息共享的重要性。

一、企业采办改革的特点

1.集中化

现代企业在发展过程中，自身规模会逐渐壮大。作为大批量商品生产的主体，企业为了实现大批量生产，需要采购大量的原材料。因此，现代经济学认为，生产企业的生产往往以采购作为前提条件，如果没有采购，生产便无法进行。但企业的大规模“采购”与常规意义上的商品采购在量级、意义等方面均存在较大的差异。一般而言，企业的大规模采购不仅数量多、品种广泛、采购市场范围广，对采购活动的要求也特别严格。核心思路在于采购人员不仅要对企业生产所需的品种、需求量、需求规律等进行深入研究，还应对国内外众多供应厂商提供的价格、原材料或半成品的性能以及采购过程的各个环节进行深入研究和科学操作。只有如此，企业大规模采购任务才能高质量地完成，企业正常生产所需的多种物资方可适时适量地供应。若要完成如此庞大规模的采购，保证产品生产万无一失，必须围绕采办管理方式进行改革。因此，现代企业采办改革的首要特点便为“集中化”。所谓“集中”，应从两个层面加以理解。其一，部分企业长期以来，采办周期长、审批效率低，直接导致项目滞后。因此，集中处理与采办相关的信息，特事特办，辩证看待“分散采办”与“集中采办”，降低经营过程中的风险。其二，一些企事业单位采用多批次、小批量分散采办机制的原因在于，既可以提高资源利用率，又能够降低生产成本。但此种方式面临的风险在于：由于采购分多次进行，供货商经常不止一个。如此一来，采购需求以及供货信息均缺乏整合、分析、结果导向，加之针对多个供应商无法形成有效的分级管理机制，致使采办效率未能達到预期。采用集中采办的方式之后，企业可以与优质供应商建立长期合作的关系，保质、保量、保时效性地收到上游货品，可使企业的生产长期处于稳定状态。

2.目的化

现代企业若要发展壮大，必须理清发展方向，规划出必须长期严格遵循的发展战略。简言之，企业的发展必须具备明确的目标，即在一定时期内，企业应该完成哪些任务，通过何种有效渠道方可逐渐接近预定目标。因此，采办改革的第二项重点内容为：采办环节也需朝向“目的化”转变。作为企业的采办管理人员，应当明确下列关联：第一，企业采购与市场需求之间应该具备因果关系，且“需求”应位于“供应、采购”之前。第二，企业采办机构应当充分了解当前市场中消费者最迫切的需要。只有围绕此项要点展开详细、长期的跟踪调研，企业才能不断收获新的商机。总之，基于“市场导向”决定企业的采购方向，具备积极意义。

3.数字化

部分企业将采购权分离后，交付于三个独立的部门，分别为采购部、需求部、供应处，各部门权责明晰、坚守自身职责的同时，能够起到相互制约的作用。在此种机制下，企业采购前期认证水平、采购过程中的价格管理、采购后期的按约定时间交付货品等，完全可以通过“数字传递”的方式加以实现，大幅度提升了工作效率，并改变了传统采购部门同时兼任“裁判员”与“运动员”的不良模式。此外，企业在选择供应商时，不再由单一部门独自决定，多部门共同参与不仅使采购过程更加透明化，还可以降低公关成本。实质上，在现代社会，任何信息的本质均为“数据”。正常情况下，某一领域内涉及的所有数据，其变化过程均具备独特的趋势。因此，企业采办管理改革如果全面实现“数字化”，则企业理论上不会在采购方面遇到“造假”事件。

4.长远化

企业的采办机制无论如何改革，均无法脱离“降低成本、保证质量”的八字原则。与人们日常生活中购买物品类似，“以最少的支出获得最大的收益”是永恒不变的“采购真理”。因此，企业采办的精明程度必须不断提升，并逐渐将之视为企业的核心竞争力。以汽车制造商为例，据统计，通过销售汽车，每获得100元的销售收入，约有80元将会付给原材料供应商。进行深度分析后，可得出如下结论：第一，与其他成本相比，付给供货商的采购货款相对固定，一旦确定几乎无法更改;第二，汽车制造企业的采办部门能够从供货商处获得何种采购价格，直接影响企业整体的经营布局。第三，如果企业对供应商较为依赖，一旦离开供应商，企业的生存与发展便会面临重大危机。总体而言，企业采办改革朝向“长远化”发展的核心思路在于，必须打造出一流且安全的供应链，从而使企业在供应链与供应链之间的竞争中脱颖而出。

二、企业采办体制改革和信息共享之间的联系

1.打造了无缝供应链

供应链是指围绕产业链中处于核心环节的企业，通过对信息流、物流、资金流进行控制，自原材料采购开始，生产中间产品、最终产品，最后由销售网络将产品送到消费者手中的一种具备整体性的功能网链结构。在无缝供应链中，供应商、制造商、分销商、零售商、消费者依次紧密相连，不存在“缝隙”。比如在千禧年之前，全国各地的城市中均存在“批发市场”。如果消费者直接到批发市场购买物品，则购买价格远远低于各个“小卖店”的价格。造成此种情况的原因在于，产品的供应链尚未达到“无缝”的状态，任何掌握产品信息差、价格差的人均可以“渗透”进供应链，在“倒手”的过程中赚取差价，使得原本价格低廉的商品成为“奢侈品”。随着我国市场的不断完善，各大制造企业逐渐明确了“中间商”对企业形象造成的伤害，经过综合考虑之后，认为在自身与消费者之间设置分销商、代理商、零售商是必要的。除此之外的“倒手”行为，在有关法律法规的实行和企业产权维护意识“觉醒”之下，已经逐渐失去了生存空间。分析深层原因可得出的结论如下：在上述过程中，企业、消费者、市场乃至整个社会均提升了信息的共享能力，最终打造了无缝供应链。比如某集团公司于2020年6月发布了供应链管理体系，为了实现管理制度的上下贯通，根据集团公司供应链管理制度体系和中下游供应链制度体系框架，按照供应链一体化思路，公司编制了风险防控与采办质量、效益及效率相统一的供应链管理制度体系。该集团公司发布的供应链管理制度体系编制重点突出两个特点：其一，供应链一体化，在编制中融入新理念、新模式和新方法，重视供应链高价值环节的管理，由传统采购管理向需求端和供应端延伸，制度覆盖需求管理、品类管理、采购管理、供应商管理、采购合同管理、仓储物流与进出口管理、审批管理、绩效与合规管理。其二，坚持问题导向，聚焦关键问题，如采办人员的廉洁作风建设、依法合规采办、提升工作效率、保证采办品质量、严格控制采办招标程序、降低来自供应商的风险。以上述两项内容为基础，全面彰显了供应链一体化价值。

2.缓和各企业的供应链冲突和矛盾，科学应对“牛鞭效应”

“牛鞭效应”是一个经济学术语，指代供应链中出现的一种“需求变异放大”现象。具体而言，信息流从最终客户端向原始供应商传递时，信息共享模式受到阻碍，导致信息扭曲并呈现逐级放大的趋势。如此一来，需求信息的波动越来越大，相应的经济学曲线类似一根处于甩起状态的牛鞭，故此种现象被称为“牛鞭效应”。在市场营销中，“牛鞭效应”意味着高风险，主要由产品销售商、供应商在需求预订修正、订货批量决策、价格波动、短缺博弈、库存失衡、应对环境变异成效不佳等原因而引发。造成的直接后果是产品供应链各个环节的生产、供应、库存管理、市场营销均陷入严重的不稳定状态，一旦进一步失衡，供应链将会面临断裂的风险。对“牛鞭效应”的产生原因进行分析后可以发现，“信息共享”起决定性作用。因此，经济学认为，面对“牛鞭效应”企业可从6个方面着手，规避或完全化解需求放大变异造成的影响。①实行订货分级管理;②加强产品入库管理，合理分担库存责任;③可通过推出产品外包服务的方式缩短“提前期”;④规避短缺情况下的盲目博弈行为;⑤参考历史经济案例，适当减少或修整产品供应数额，分批发送;⑥提前回款期限。上述6种处理方式均未脱离“信息共享”的范畴，只有处于供应链各个环节的企业均能较为深入地掌握合作企业的实际情况，进行换位思考，才能缓和冲突和矛盾，“牛鞭效应”造成的影响将会逐渐得到扭转。

3.降低供应链的运行风险

与解决“牛鞭效应”造成消极影响的方式相同，降低供应链运行风险也需依靠“信息共享”。企业采办最看重的两项内容为价钱和供货稳定性。所谓价钱，即为采购商品的必须支出的成本。以部分高科技企业为例，供货及销售价格并非由企业市场部决定，而是由工程师确定要求后，采购人员负责下单、跟单、收料、付款。此种现象十分常见，如果企业面临“内部客户实力太强，定规格、找供应商、谈价钱均由工程师决定”的情况，则供应链的运行稳定性必然受影响。如果企业规模较小，分工不均，采购（此时，只能是“采购”，尚无法达到“采办”的级别）只能被视为细微末节的支持功能。视线调整至供货方市场，由于市场透明度较高，原材料的价格几乎没有商谈余地。由此可见，当企业规模较小时，并不具备解决供应链运行风险的能力，企业必须将“谋求生存”放在第一位。

当企业的规模逐渐扩大，“采购”会逐渐升级，一旦转变为“谈判员”、“采购官”之后，企业事实上已经具备了参与价格谈论的资格。与上述情况相比，若要维持整个供应链的稳定运行，降低自身乃至上下游企业的风险，则企业应该对上下游产品的市场价格进行长期跟踪、对比，统计采购节支，计算同级采购价格差。待将相关信息分享给上下游合作企业之后，可形成各方均能接受的供货方案，可在很大程度上降低供应链的风险。

三、在信息共享模式下企业采办改革的运行模式

1.建立完善的采办管理机制

企业的采办管理机制的重要性无须赘述。为了突出企业采办在企业正常运转中的主体作用，企业必须全面梳理自身的采办管理流程，抓住重点项目，建立健全采办机制。具体方式如下：第一，形成统一的需求标准。可通过提前介入生产，基于需求端的实际情况展开分析的方式，逐步建立统一的采办标准。此举的目的在于，既可以对传统模式下“杂亂无章”的需求标准进行整合，又可以对采办品类进行详细划分。不仅如此，负责人员在对商品的历史采购价格和市场价格、当前的采购价格和市场价格进行全面比对分析后，可在采办价格决定方面制定出多种有效条款，避免价格分析工作陷落下风。第二，逐渐形成一套规范度较高、适用范围广的采办全流程表单模板。基于该模板，企业采办人员可以借鉴多种采办方式的优势，规范附件要求。以此为基础，可将按照表单要求填写的内容上传至企业综合管理系统，在全方位保障之下，提高采办需求一次性提报的准确率，加强企业对采办业务的宏观控制能力，降低提报错误的发生率。第三，统筹采办需求后，重复采办的行为将会大幅度减少。第四，围绕供应链品类细化管理内容。具体而言：指持续关注企业某一品类的采购支出，通过分析内部业务需求、外部供应市场状况及风险，从品类全生命周期价值角度制定品类策略并实施落地，以提高企业资本支出性价比和降低供给风险的一系列活动。品类策略是指品类采办策略，是根据业务需求分析、采购支出分析及供应市场分析结果，并考虑总体拥有成本最低的原则制定的采办策略，应考虑品类采购数量、技术标准、采购方式、评标方法、合同模式、潜在收益、可行性评估、策略落地实施计划等内容。

2.加强信息化的需求探究工作

企业制定采办价格时必须有所依凭，按照自身经验盲目提报价格往往意味着“大量支出额外成本”。为了降低成本，企业应当探索更多对产品价格需求、消费者对产品需求的收集、分析渠道。一种行之有效的方式在于，企业可以加强信息化的需求探究工作，并以此为基础，逐渐改革并完善采办信息化的实施机制。具体方式为，在企业内部首先建立“领导层月度沟通、各部门每周沟通、员工层随时沟通”的机制。沟通方式应公开进行，即在企业提供的信息化沟通平台中，任何人只要有想法、有意见，即可通过正规途径进行反馈。上述内容只是企业的内部沟通，但只有企业内部围绕采办思维先达成一致，才能以整体的面貌参与供应链上下游合作企业的沟通。比如，经过内部沟通后，企业已经从多个渠道了解了目标商品的价格波动范围，制定了自身对报价变化上下浮动的最大“极限值”。以此为基本，定期与生产单位进行沟通、交流，既可以解决来自需求提报审批、供应商资源、合同形式等方面产生的意见，又可以推动采办工作质量整体提升。

3.形成标准化规范，明确实际需求

对产品品类需求进行细致划分，进一步将品类协议划分为内部、外部两项协议，能够逐渐形成标准化规范，更加深入地明确实际需求，有助于促进品类协议的执行。对品类协议进行“细分”之后，企业在市场竞争中面临的“信息失窃”风险将会大幅度降低，保密需求可得到有效保证。之后，由于需求得到了统筹规划，随着企业采办量的增加，还可以吸引更多资质优良的供应商参与竞争，进而使企业在降低采办成本的同时，向有关方提供高质量服务。综合而言，通过“长协+订单”模式，提高采办效率;通过加强战略合作，保障安全供应;通过加强合同执行，规范违约责任，实现闭环管理，降低合同风险;通过建立采办业务评价体系，推动采办绩效改进，最终实现合理规避风险，提高利润空间的目的。

4.打破信息壁垒，构建共享平台

上文提到，企业采办改革的最终目的在于打造出一体化的无缝供应链，进而使市场整体处于平稳状态。以此为基础，身处供应链中的不同企业均应探索采购管理向供应链前后端进一步延伸的有效方式。若要实现上述目的，有关企业必须打破信息壁垒，不得使供应链中任何一家企业成为“信息孤岛”，建设所有企业均可平等参与的信息共享平台。该平台成功建立之后，在某种意义上，企业的采办改革也会随之完成。至此阶段，企业的采办环节会向前延伸，直接与需求单位的生产环节对接。不仅如此，通过采办需求管理平台，企业可了解更多采办需求信息。如此一来，身处无缝供应链上下游的企业均可通过信息共享平台获得充足的信息，此种“双向反馈”的机制，有助于帮助企业了解生产进度、提升采办的计划性，使采办全过程动态呈现在平台中，令采办行为更加规范。

四、企业采办改革的启示

企业采办改革的过程注定不会一帆风顺。为了减少改革过程中面临的干扰，企业需采用如下方式。

第一，基于供货商考察表、供货商考核表，考察供应商的资质。前者充分应用于确立合格供应商之前;后者应用于合作一段时间之后，决定是否与供应商继续合作。供应商考核表：一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中心总监实行审批。根据供应商每一财年的交货准时率、产品品质、售前售后服务态度及质量等对供货商的所有行为进行综合考评，决定是否与供货商继续合作。

第二，形成无缝供应链后的短时间内，企业和上下游合作企业之间会进入短暂的“蜜月期”。但各方的利益诉求无法长期维持一致，一旦上游供货企业为了追求短期利益而以次充好，必将影响自身企业的正常生产。因此，企业采办部门还应准备终止供应商报告。具体用途为：一旦供应商出现恶劣服务、产品质量严重下降、考核不合格等情况时，应终止与其合作。该报告由企業权责部门向采购中心提出，依次由采购主管以及上级领导审批，从另一个层面维持采办的完整性。

五、结论

综上所述，企业采办改革过程中，应当注重信息分享，打造出一体化的无缝供应链。现代社会已经进入信息时代，掌握信息固然能够在市场竞争中占得先机，但没有任何企业能够保证自身永远处于领先位置。因此，只有打造无缝供应链，在其中牢牢占据一个环节，通过采办改革，集中专业优势，进一步提升对相关业务流程的处理速度以及对采购价格的管控能力，从而使企业能够源源不断地获得充足的供应品。

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作者简介：曾婷婷（1985.08- ），女，汉族，湖南省邵阳市人，学士学位，中级经济师，主要研究方向：企业采购