现代企业制度下企业档案管理研究

吴薇

摘 要：随着现代公司的改革和发展，公司内的各种管理任务也发生了重大变化。过去在规划经济中所使用到的档案管理相关体制已经无法满足现代业务体系，除此之外，对于现代企业制度下的生产和运营要求也是很难达到满足。因此，我们急需将传统的档案管理体制进行改革创新，建设能够符合现代企业需求的档案管理体系，这是现代企业发展所不可避免的重要趋势。本文主要谈论的也是现代企业制度下对于企业档案管理的相关研究，希望能够为我国现代企业的档案管理做一些力所能及的事情。

关键词：现代;企业制度;档案管理;研究探讨

对于企业的档案进行有效的管理，是企业管理最为基础的一项工作，同时它也是确保企业的经济利益以及合法权益的重要工作，除此之外还能够促进保护历史的真实样貌，为我们留下一份珍贵的历史遗产。该管理體系很好的完善和规定了对于企业档案管理的相关组织制度以及体系，同时将它们做好了相应归纳划分，更是将其与现代企业的主管部门做好了有机结合。但是在现代企业档案管理工作中，依然在实际工作中存在着很大的缺陷或是漏洞，亟须人们的解决，同时需要有人能够提出相应的对策，以防止和解决好存在的问题，用以最大程度改善企业档案管理的工作，提高档案管理的效率，让企业体系可以更为完善健全。

一、企业档案管理的相关原则

1.坚持真实性

现代企业档案管理最为主要的目的在于能够为企业提供真实有效的信息资源，从而能够帮助企业可以依据真实可靠并具有科学性的信息，做好相关决策。由此，我们能够得出企业档案管理第一需要坚持的原则便是真实性，也只有真实性信息才是有效的，因为一旦信息虚假，那么可能会给企业最终决策造成巨大错误，可能会严重威胁到企业发展，带来巨大损失。因此，我们需要确保档案信息的真实性，确保所记录的相关档案都是在企业生产经营过程中真实发生的，而不是虚假的信息，也只有这样才能推进企业做出正确、科学的决策。

2.坚持系统性

企业档案管理工作具有系统性的特点，因此它也必须要遵循相关系统原则。换句话说，对于企业的各种文件、材料和信息等都必须按照相关规定进行不同类别的归纳划分，并且清楚而系统地提交记录，以便在需要时可以快速找到它们。这样相关工作人员在查找需要获得的信息和文档时，能够大大提高工作效率。

3.坚持全面性

对于企业来说，最宝贵的资源在于它的企业档案，因为这些档案真实记录着企业的发展历史，以及它的真实生产经营状况。只要它与公司有关，无论任何信息都必须存储在公司档案中，并且任何内容都不应省略。因为只有这样，才能有效确保企业档案管理的全面性，使得相关工作人员可以更好地帮助公司开展未来的工作。

4.坚持有效性

企业在档案管理中还应该遵循有效性原则，确保采集的信息是有效性的。对于信息有效性的确定，可以从价值有效性和期限有效性这两个层面来实现。首先，是价值有效性，企业获取相关的信息和资源之后，要对得到的信息进行筛选，并做好分类，对于有意义信息保留下来，对于没有价值信息则可以及时排除，这样才能在较短时间内获得更多可靠和真实信息，不占据存储资源，凸显档案管理的优势。其次，是要确保信息期限的有效性。当前我国已经全面进入了信息化时代，每天都会产生海量的信息，并且信息更新速度非常快，因此在进行档案管理时，一定要选择期限有效性的信息来实现管理。比如，企业通过信息平台发布招标公文等需求时，档案管理部门要及时采集信息，并将相关的信息传输给相关的部门，由相关的部门结合现实需求来寻找有意向顾客。在这个过程中，就要确保档案管理部门采集和发布的信息是在有效期限之内。

二、现代企业档案管理中所存在的相关问题

1.档案管理意识薄弱

伴随着我国企业制度的不断改革推进，我国企业档案管理有所改善，并且受到了越来越多人的关注。不过基于盈利的角度去看，我们能够发现它与企业其他工作进行比较，档案管理工作仍然是企业工作中边缘以及发展较为落后的一个工作内容。这种现象出现原因更多在于中国企业档案管理意识相对较弱，而且缺乏对于档案管理重视程度。特别是随着市场经济持续进步，该行业领导者越来越多地关注企业经济利益，对于档案更多是流于表面管理，对于那些似乎和公司经济利益不相关的工作往往采取忽略和轻视态度，又加上进行档案管理工作人员并没有加强对于该工作的重要性认知，因此只是将其简单作为一项整理档案的工作，所以自然而然会在进行管理的时候，缺乏认真的态度，总是草草了事。

2.档案管理人员问题

企业档案管理工作作为一项具有较强专业性以及机密性工作，它需要有专门的工作人员进行专业档案管理。但是因为大多数的企业对于这项工作并不怎么重视，因此很多企业并没有着重招聘这一方面的专业人才，又加上我国对于这一类人才本就缺少，因此使得我国现代企业的档案管理很难达到其真正的需求。与此同时，大多数的企业又是极力追求经济效益，这也就是使得它们只是重视和招聘生产经营上的人才，而不去招聘档案管理的人才，甚至一些企业并不设置档案管理的专业人员，只是让别的部门的工作人员兼职做这项工作，结果可想而知，企业的档案管理效率十分堪忧。又因为一些企业档案管理的相关工作人员并没有经过专业系统学习，因此很可能导致档案的缺失，影响档案的正常运用，使得工作效率十分低下。除此之外，又因为不是专业管理人员，在进行管理的时候，并不知道档案如何合理分类，这也因此导致企业人员在查看获取相关信息的时候，存在很大困难，无法让档案管理的真正价值得以体现，对档案管理工作造成严重的影响。

3.档案管理的相关设备较为落后

在当前阶段，我国企业对于档案管理相关资源投入并不多，因此这也就导致很多企业用以档案管理的相关设备十分落后，而且有的甚至在进行档案管理的时候，依然在使用传统方法。例如，采取手工编辑又或是手工检索等传统方法，投入使用的现代信息技术设备较少，因此造成很多因为人工疏漏所出现的问题或是一些错误，这样极大阻碍了企业正常工作，而且稍有不慎，就可能将重要档案资料丢失，造成企业不能得到有效进步和发展。

三、现代企业制度下的企业档案管理发展趋势

1.单一纸质载体管理转化为多种载体组合管理

在以往企业档案管理中，档案的载体具有单一性，主要是对纸质载体档案进行管理，无论是档案收集、保管还是查阅，都以纸质档案为主。纸质档案对管理的场地和环境要求比较高，占地较大，并且当周围环境发生变化时还可能会导致纸质档案损坏。对于知识档案的利用还存在着较大困难，档案的查阅和查询依赖人工来完成，需要耗费较长的时间和精力。而在现代企业制度下，档案管理也朝着多种载体组合管理方向发展，借助互联网和信息技术能够有效将纸质档案转化为数字档案和电子档案等，从而实现对档案的信息化管理、数字化管理，大大降低了档案管理和保存的成本，并且还能够大大提升档案利用率。企业自主选择档案载体组合手段，以此来让档案搜索和应用效率得以提升，让档案管理变得更加轻松和便捷。

2.本地自行管理转化为向内外部共同管理

当前在市场环境影响下，现代制度的企业规律存在着向微型企业和小型企业转变趋势。对于小型企业和微型企业来说，无法向大中型的企业一样通过自身雄厚的实力来对本地的档案进行自行管理，而在当前互联网时代，小型、微型企业可以通过先进的信息技术和网络平台来探索新的管理模式，将本地、自行管理模式转化为内部和外部共同管理模式。对于一些比较关键和机密的文件以及内容，可以由企业自身在本地进行管理，而对于其他一些比较普通的档案，可以交给外包型档案管理公司，实现专业化管理。这种内外部共同管理的档案管理模式能够有效降低档案管理的时间成本和人力成本。

四、现代企业档案管理的相关完善策略

1.加强档案管理意识

现代企业领导人应该展示良好示范作用，强调档案管理的重要性，并需要领导企业全体人员能够更深入了解关于档案管理重要认知。除此之外，还需要加强和提高档案管理相关意识，想要有效完成这一目标，有很多的方法，最重要的方式是提高宣传力度，以各种方式和方法推进广告宣传。譬如，可以采取电视媒体、传单或是宣传画报等方式进行宣传，向企业全体员工宣传档案管理重要性。除此之外，还需要动员和鼓励每个人参与到企业档案管理任务工作中，一起建立和完善档案管理工作，积极调取每一名员工的热情和兴趣，对档案管理工作形成一个统一认知。

2.加强专业人员建设

上面我们已经谈论过，企业档案管理需要专业的人员负责，因此企业很有必要加强相关的人员建设，并且还需要招聘专业的档案管理人才帮助企业进行档案管理。与此同时，对于现有的管理人员则是需要加强专业知识的培训力度，通过给予该管理人员更多的学习和发展空间，以此提升对方的专业素质的培养，不断加强其综合素质以及业务上的专业能力，确保该工作人员能够达到现代企业制度下进行档案管理相关工作的要求。换一句话说，企业只有建立好专业人士的档案管理人才团队，才能最大程度保证档案管理能够有效发展。除此之外，现代企业还必须加强档案管理人员的专业素质，因为建立一个专业档案管理人才团队，除了让新鲜血液注入外，还需要提升现有的档案管理工作人员的综合素质，公司应该提供一定程度的帮助，帮助推进和提高现有管理人员的专业知识，除了定期开展关于档案管理相关的培训外，也可以让已被吸收进来的专业人才带领他们学习，以此不断提高档案管理人员的整体素质。只有档案管理的员工能够继续提高自己的专业水平，才能真正促进企业的进步，保证它的可持续发展。

3.推进现代档案管理形式

随着科学技术的发展和信息网络的推广，现代企业的档案管理也有了新的发展机会。目前，企业应注意发展技术的创新并积极使用现代信息技术和工具用于构建现代化的档案管理模式。更是通过应用相关电子档案用以取代曾经的手动档案管理，有效提高进行档案管理的效率，还可以极大地保证了存档信息的准确性以及完整性。档案管理信息化是企业适应社会发展的一种必然的趋势，能够有效促进企业的现代化发展。档案管理信息化能够更好地把握档案的原件，采用信息化手段来实现对档案资料的扫描，将纸质档案转化为电子档案，通过电子档案的方式来进行管理和保存，能够有效避免损坏档案原件，还能够避免档案丢失。不仅如此，档案信息化管理还能够让档案文件的归档工作更加规范和高效，在归档时采用相关的软件就能够快捷实现归档，节省人力和时间。档案管理信息化还能够让档案的整理和共享变得更加便捷，从而提高档案的利用效率。以往相关的部门要查看档案，需要经过比较复杂的程序，过程比较烦琐，而采用信息化的管理手段，就能够借助局域网来共享档案。以往人们检索档案主要是通过目录来检索，整个查询的过程非常低效，而采用信息化的管理手段，只要借助计算机中的检索功能就能够实效高效、准确的检索，让相关人员能够更加快速和准确获得想要的档案信息和文件。

（1）改善硬件、软件设施。要推进现代档案管理的形式，实现档案的信息化管理，企业首先就要改善档案管理的硬件设施和软件设施，开发适合、专门的档案利用软件，包括计算机应将基础环境、计算机软件、各种辅助设施等。具体来说要建立信息高速公路、宽带网、内部局域网以及各种配套的硬件设备和软件设备，引进数据库管理系统、信息安全系统以及高性能的服务器等，同时还要购置充足的打印机、扫描仪、刻录机和数码相机等。

（2）建设信息化档案资源。建设信息化的档案资源是实现档案管理信息化的核心内容，但是信息化的档案资源建设往往是一个非常漫长的过程，要求在档案管理的过程中将传统的纸质档案等转化为电子档案，通过智能化的设备和先进的信息技术来实现对档案的收集、归纳、整理等，全面提升档案管理的整体水平。在档案信息化管理的过程中，要做好档案信息的整合，确保所有的资源信息都能够实现数字化的记录，实现档案信息的统一管理、规划和控制，将传统静态的档案管理转变为动态的信息管理。这就要求档案管理部門要搭建统一的软件平台。另外，还要不断提高档案管理部门的信息化技术水平，不断引进最先进的技术来实现对档案资源的管理。档案管理人员要不断学习，提升自己的信息素养， 熟练掌握各种先进的信息技术的使用方法，能够掌握使用计算机来录入数据、建设数据库的技术。

（3）提高安全管理水平。信息化的档案管理虽然有很多的优势，但是同时也面临着新的问题，其中最突出的问题就是档案信息的安全性问题。在进行信息化的档案管理时，一定要提升档案资源的安全管理水平，确保档案资源的安全性。这就要求档案管理部门要建立科学、完善的安全管理体系，确保档案信息资源共享过程中的安全性，避免信息出现丢失和损坏的情况。相关的工作人员要不断提升自己的信息化技术水平，利用先进的信息技术来实现对档案资源的全方位监督，避免档案管理过程中出现的安全问题。

五、结束语

总而言之，想要让企业档案管理能够在现代的企业制度中占据重要分量，确保企业在决策的时候保持正确和权威，我们需要加强和推进企业档案的管理工作，确保档案资料的真实和安全性，通过现代的科学技术手段，提高档案管理的安全和完整性，促进企业的工作效率得到有效的提高，同时推进企业能够可持续发展。

参考文献：

[1]庄 静.现代企业制度下企业档案管理路径研究[J].城建档案，2020，

[2]孟同筠.浅析档案工作中的人本管理[J].兰台世界，2020

[3]曹小雷.中国传统管理思想对现代企业管理的影响分析[J].神州，2020

（作者单位：山西省临汾市烟草专卖局）