高校学生档案流转问题的实践探究

2021-07-28金娅琳谢雨

档案与建设 2021年6期

金娅琳谢雨

摘要：高校学生档案记载着大学生在校期间的学习和生活经历以及综合表现，是高校毕业生就业时用人单位选聘人才的重要凭证和考核依据。文章从高校学生人事档案流转的过程入手，通过问卷调查和个别访谈的方式收集数据，分析流转过程中存在的问题及其产生原因，提出应当完善网络化档案管理体系，探讨解决档案流转问题的对策，提高高校学生人事档案流转效率。

关键词：高校；学生档案；流转

高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，是联系学生与用人单位的桥梁纽带。档案在流转过程中出现问题不仅会影响毕业生顺利就业，还会不同程度影响毕业生工龄计算、工资调整、工作调动、职称申报、出国深造、婚姻生育、办理“五险一金”等，高校也难以落实毕业生档案的有效保护工作[1]。因此，管理好高校学生人事档案，安全、及时、准确地将档案转递到各用人单位或相关主管部门，十分重要且具有现实意义。高校学生档案流转大体经历新生入学、在校管理、毕业离校时、毕业离校后四个阶段，在档案流转过程中往往会出现“缺失”“丢档”“弃档”“死档”等各种问题。进一步解构分析这些问题，并提出相应的解决对策，有利于提高学生档案工作效率。

一、学生档案流转过程性解构与风险评估

高校学生档案在不同的阶段因各种原因会导致不同问题。为深入分析各环节问题出现原因，文章采用问卷调查和个别访谈的方式收集资料，共对1000名在校大学生和已毕业学生进行问卷调查，对10名已工作的毕业生及5名有档案工作经验的辅导员进行访谈。参与问卷调查的对象中29.6%是来自大一，9.5%来自大二，10.8%来自大三，30.5%来自大四，还有9.7%来自毕业后1-2年的学生，9.9%来自毕业后3-5年的学生。在调查对象选择时注重广泛性与合理性，收集的结果具备可参考性。

1. 新生入学阶段

高校新生入学时，转递的档案有两种形式，分别是电子档案和纸质档案。纸质档案一般会由学生自行携带，或由原中学通过普通邮寄的方式转接。根据调查结果分析，在新生入学阶段学生人事档案流转过程中，造成纸质档案缺失的原因主要可归纳为两类：邮寄丢档和转接丢档。

（1）邮寄丢档。部分省市中学通过普通邮寄方式进行档案转接，在寄件和接收的过程中存在丢档的风险。因邮寄丟档在新生入学阶段丟档总量中占33.5%。

（2）转接丢档。中学老师在将学生档案装袋时，可能会遗漏材料；新生报到时将档案交到所属学院，辅导员归档时可能造成档案错装或者遗漏；学生档案转交过程中，也存在缺失隐患。因转接丟档在新生入学阶段丟档中占66.5%。

2. 学生在校期间

高校学生进校后档案由所在学院统一归档，直至毕业后转出。在此期间档案缺失风险相对较低。调查结果显示，学生在校期间档案缺失的原因主要有两种：

（1）工作交接丢档。根据辅导员访谈内容分析，辅导员岗位调动，或者工作重新分配后，在档案交接中有时会出现疏忽，造成学生档案转接不完整，存在档案缺失的风险。统计中工作交接阶段丟档的比例占87.6%。

（2）转专业丢档。转专业的学生或自行携带档案到所转专业学院报到，或由原学院统一转交到新学院，档案流转期间有丟档风险。访谈中一名有转专业经历的学生就有丟档的经历。转专业丢档的比例占12.4%。

3. 毕业离校阶段

毕业生离校阶段出现的档案丢失、档案缺件、档案滞留等现实问题，在大部分中国高校毕业生档案派遣工作中均有发生。根据调查，毕业离校阶段大学生人事档案流转存在的问题归纳为两类：

（1）归档过程不规范。归档过程中由于人手不足、事务庞杂等现实条件限制，辅导员会将毕业生档案整理工作分派给学生干部，再由学生干部具体分工。在一层一级任务传递的过程中容易造成档案材料缺失或者内容错误。调查显示归档过程不规范导致问题发生的比例占22.1%。

（2）档案滞留学校。《国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题意见的通知》（国办发〔2002〕19号）允许“在毕业离校前仍未落实就业单位的应届毕业生可以在两年内将其户口和档案在学校代存”。因学业暂时未达到毕业要求需延长学制或退学的学生，已经毕业但尚未就业的学生，“二战”考研、留学、创业、考公务员的学生，如未在期限内办理转档托档等相关手续，其毕业生档案将成为“死档”。档案滞留学校导致问题发生的比例占77.9%。

4. 毕业离校后

随着就业环境和观念的变化，越来越多的学生选择进私企、自由创业、出国劳务等就业方式。因频繁更换工作，档案流转也较频繁，在流转过程中滞留档案、遗漏档案、遗失档案的现象屡屡发生。究其原因，主要有以下几方面：

（1）管理不规范。学生毕业后或将档案挂靠于各地人才市场，或托管于用人单位人事部门。一些用人单位人事部门在接收档案及保管时不够规范，最终造成档案缺漏，甚至遗失。另外，学生将档案转入人才市场时，也会存在类似处置不当现象。根据问卷调查结果和访谈内容来看，管理不规范导致问题发生的比例占10.6%。

（2）離职后未及时托管。有的毕业生自档案转托到相关单位后从不过问，离职时也未将档案转至新单位或将档案挂靠新单位所在地人才市场。有的毕业生将档案留存在身边，超过规定时间，形成“死档”，或在转托档案期间自行打开档案造成档案失密无效。离职后未及时进行托管导致问题发生的比例占80.3%。

（3）离职后单位截留档案。有的毕业生跳槽时与原单位发生矛盾，档案被扣押，其中部分毕业生档案意识淡薄而弃档，等到了新单位需要档案时才回头寻找，往往找不到。离职后单位截留档案导致问题发生的比例占9.1%。

二、学生档案流转问题根源

1. 管理机制不健全

大学生档案管理主要遵循《高等学校档案管理办法》《流动人员人事档案管理暂行规定》等法规。《高等学校档案管理办法》规定：“学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”。对收集、整理、管理附加材料，如奖惩、学生业务能力与专业素养等材料的管理办法和范围均没有详细规定。目前，相关法规对丢失损坏档案的行为只是做出了相应的处罚规定，未制定明确补救办法，这也意味着档案丢失成了不可追溯、不可逆转的“硬伤”性事件[2]。当档案丢失、材料不齐、超过规定存放时间等问题真正发生时，最终会导致“死档”。有研究者提出，当个人档案中缺少录取通知书和毕业生登记表时，档案馆所存教学档案中的新生录取名单及毕业生名单可以弥补[3]。但从现实情况来看，仅有此种补档方式是不够的。

2. 管理方式不完善

高校学生在校期间档案流转发生的问题中，87.6%是因为工作交接而导致丟档；毕业生离校阶段档案流转发生问题，22.1%是因为归档过程不规范导致丟档，77.9%是因为档案滞留学校导致丟档。由此看来，高校档案管理方式不够完善体现在两个方面：一是缺少可供参考的档案管理细则。在高校学生档案管理方面，管理机构没有统一明确的管理细则，各高校只是在学生毕业时根据本校实际情况和用人单位要求对档案进行整理，由学院辅导员将学生现有信息归档。缺乏档案管理制度和管理体系的约束和指导，导致责任不到位，分工不明确。这样的管理方式容易引发档案缺失、档案滞留等现象。二是缺少专职档案管理人员。部分高校未设置专職的学生档案管理人员，而是由二级学院的辅导员兼职管理，导致存在学生档案管理者不专业、档案管理队伍不稳定等问题。辅导员往往对学生档案管理的相关业务及规章制度不甚了解，使得学生档案很难做到定期更新与完善，工作中出现问题和失误也在所难免。

3. 档案重要性认识不足

高校在学生档案意识培养方面重视程度不足，不少学生对自己档案的重要性没有清晰的定位。有学者指出：“缺乏基本的档案常识是大学生档案意识薄弱的主要原因”[4]。部分大学生认为档案只对在国家单位工作或者考研的人才有用，觉得自己未入职国有企业，也不参加考公考研，档案对自身转正定级等完全没有用处，即使不作任何处理也不会影响今后生活学习，故而离校时不办理任何转档或托档手续，也不关心自己档案的去向，造成档案缺失，甚至“死档”。部分学生在毕业后把档案放在自己身边保管，不办理任何转托手续，造成“死档”或档案失密无效。部分毕业生没有关注自己的档案是否由于单位没有独立人事权而被退回，导致档案缺失。问卷调查显示，73%的学生对大学生档案的作用不甚了解，大学生毕业后由于离职未及时进行托管导致问题发生的比例占80.3%。

三、完善学生档案管理体系

1. 规范管理体系，强化档案集中管理

首先，制定相关的管理细则。细则要包含档案收集、归档以及管理办法。要明确档案收集人员、管理人员和归档人员具体职责，做好与用人单位和人才市场的对接移交工作。其次，设立学生档案室，由学校设专人管理。学生在高中期间的档案直接由当地招生办通过机要形式转递给高校学生档案室进行归档。学生档案室根据学校、教育部门、档案部门的相关规定，编写新生档案所需材料目录，制定审查原则，对新生档案的真实性与完整性进行核验。再次，二级学院设一名档案联络员，定期将学院辅导员和班主任收集的学生在校期间档案材料定期移交学生档案室归档管理。最后，学生档案室组织档案清查队伍，根据制定的章程对审查人员进行培训，提示重点检查项目，定期对新生档案进行检查、整理、纸质电子双重归档。各部门、人员通过建立的信息沟通和反馈渠道，明确自身在管理体系中应该承担的职责，保证高校学生档案管理体系正常运行，更新完善学生在校期间的档案证明材料。学生毕业离校时，档案由学生档案管理部门通过机要形式转递给就业单位或人才市场的档案管理部门。

2. 利用网络技术，构建智能化档案管理系统

《高等学校档案管理办法》规定：“高校档案馆有责任改进学生档案管理方式，推进学生档案的信息化和数字化。”随着高校不断扩招，每年需要转递的学生档案数量不断增大。高校应充分利用网络技术带来的便利，构建智能化的适合高校学生特点的学生档案管理系统。经笔者调研，目前已有高校研发并使用了毕业生档案服务管理系统。系统具备档案目录生成，档案转接去向的记录和查询、添加、删除、更新等多个功能，通过系统管理新生入学、在校期间、毕业离校时学生档案的归档及转接。根据学生填写的报到证申请表，可以将学生档案的去向分为到所在单位、到人才市场、留校三类。利用系统录入学生档案接收处的地址、联系电话，对学生档案去向进行详细登记，以便日后查询。

3. 重视宣传教育，培养档案意识

加强学生档案常识的教育和档案意识的培养，可以有效避免高校学生人事档案在流转过程中出现问题。将档案基本常识、档案管理规章制度和档案相关法律法规教育贯穿于学生入学教育、课堂教育、社会实践活动和毕业离校前的就业指导，引导和帮助学生树立正确的档案观念，培养学生的档案意识。通过大量的实例和法律法规讲解向学生宣传档案知识，让学生充分认识到档案的重要作用，详细了解毕业后办理档案转托所需要的各项材料及具体流程。特别要向学生强调档案暂留学校、档案存入生源地人才市场或单位所在地人才市场、档案存入用人单位几种情况的不同，提醒学生时刻明确自己档案的去向，档案滞留自己手中绝不可超过规定时间。提醒毕业生在更换工作时，不管档案是存在用人单位还是人才市场，都要及时完成档案新的转托挂靠，绝不可弃档或自留。

四、结语

高校学生人事档案是大学生在校期间各类学习、生活、实践的真实记录，与他们未来的工作和生活都有密切关系，是异常宝贵且不可再生的资源。一旦缺失，虽然可参考当地档案管理机构的规定通过“以档补档”的方式尽力补全，但若丢失了所有可以证明身份的材料，“以档补档”也难以实现。要从根本上解决这个问题，应提前预防，加强制度建设，提升学生档案意识，构建科学规范的高校学生人事档案管理体系，实现进档有源、存档有序、转档可循的理想目标。

*本文系2020年度江苏省教育厅高校哲学社会科学研究项目“工程教育认证视角下高校德育评价范式的创新研究”（项目编号：2020SJB0916）阶段性研究成果。