文书档案数字化管理的优化策略研究

阮莹

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2103-5042-8422

摘  要：我国经济发展日新月异，目前已经做出适应性的政策调整，从而让数字中国成为一项关键的国家战略，并在此基础上强调了数字政府建设、数字经济发展等要求。文书档案数字化管理转型，也随之提上议事日程，它极强地显现出对于档案建设的价值，而其快速处理海量数据的功能、现状及优化策略等，则将成为此次论题的要点，处理好此类情况，才有可能进一步有利于文书档案数字化建设目标有效达成。利用行之有效的文书档案数字化加工和处理，能够促进构建形成完整程度更高的文书档案管理系统，让数字档案被纳入综合式、一体化管理视域之下，这就极大地便利单位业务人员、科研人员的检索与查阅工作，给后续的各项工作提供良好的服务。

关键词：文书档案  数字化管理  优化策略  数字中国

中图分类号：G271                             文献标识码：A文章编号：1672-3791（2021）03（b）-0112-03

Research on Optimization Strategy of Digital Management of Documents and Archives

RUAN Ying

（Ningde Forestry Bureau， Ningde， Fujian Province， 352100  China）

Abstract： With the rapid development of China's economy， adaptive policy adjustments have been made to make digital China a key national strategy. On this basis， the construction of digital government and the development of digital economy are emphasized. It will be helpful for the construction of digital archives to achieve the goal of digital archives management. The use of effective digital processing and processing of documents and archives can promote the formation of a higher degree of integrity of documents and archives management system， so that the digital archives are included in the comprehensive and integrated management perspective， which will greatly facilitate the retrieval and consulting work of business personnel and scientific research personnel， and provide good services for the follow-up work.

Key Words： Documents and archives; Digital management; Optimization strategy; Digital China

文书档案数字化管理，即借助图像扫描技术、数据压缩与存储技术等手段，将传统意义上的纸质档案给予扫描和录入，让其在接受加工处理之后，转化成计算机可以识别的、具有数字化特点的文字及图像，以便在接下来数字化档案数据库的建设，以及多媒体数据库档案资源的应用等，为档案信息管理水平提升、利用效率发展等做出积极的服务支撑。

1  文书档案数字化管理的功能

重视文书档案数字化管理，使相应的模式成为现实，具有其独有的，或者与其他模式相比更加重要的功能[1-2]。

1.1 现代信息交流形式的促进

文书档案数字化管理模式的倡导及实现，其极为有效地带动现代信息交流方式进步，并且因此使文书档案管理水平提升拥有强劲动力。在数字化技术作用之下，文书档案管理者可以基于常规工作，更为主动且有效地提升档案管理效率，并注意到信息利用率的高低问题。与此同时，由于得到了数字化管理模式相支持，文书档案管理水平也将上升到新的层次，并与具体管理策略发展一道，共同保障文书档案的真实性与完整性，这也将成为现代信息交流形式的促进力量。

1.2 单位办公管理需求的满足

在当今市场发展强大作用力的影响下，各行各业之间处在极为紧张、激烈的竞争环境之中，为了让该单位得到稳固发展的机会，管理者在面对文书档案信息现代管理的問题时，应当给予足够重视，并在注意传统文书档案管理模式及策略对该单位造成严重阻碍的前提下，积极倡导数字化的使用，从全新的角度强化文书档案管理工作，这将让机关单位办公管理需求得到满足，即基于稳健、高效的新型文书档案信息管理策略，使机关单位因此受到需求满足的帮助[3]。

1.3 文书档案安全完整的支持

利用对文书档案的数字化管理优化工作，既能够让文书档案信息处在更加安全的状态，又可以保证其以完整面目呈现在需求者面前。即数字化技术水平影响力持续提升时，相应的网络信息是否安全、是否完整使用等有关问题，在社会中引起了广泛重视，而单位文书档案管理工作亦应迎合社会心理，利用引入数字化信息技术的形式，强化所辖范围内的文书档案安全性和完整性，以便给该单位、该部门未来发展提供有利条件[4]。

2  文书档案数字化管理的现状

2.1 文书档案数字化管理的有利局面

首先，从法律效力上讲，数字化文书档案已经被广泛认可，依据《中国人民共和国民法典》，以电子化形式存在的文书档案，具有和纸质文书档案相同的地位，在证据应用等方面的作用并不存在差异，而按照国家档案局的相关管理办法，符合规定要求的电子公文，完全可以只用电子形式归档。类似的规定完全证明，在法律法规与政策层面，以电子形式呈现的文件、档案等，其地位是受到普遍认可的[5]。

其次，从各地重视程度来看，各地区、各单位均增加了对于文书档案在数字化管理工作的科学安排，可以从国家档案局日前所做机关部门电子文件归档与管理试点工作中，发现这方面的变化情况，按照试点结果的分析，多家单位均已经做好了单位内部业务系统所有文书档案数字化，并顺利通过验收，从实践角度出发的机构探索、领域分析、行业调研等，也取得了比较明显的成绩，这将给有关单位的此类工作提供借鉴经验。

2.2 文书档案数字化管理的突出问题

（1）从技术角度上讲，因为资金投入等因素的影响，各单位文书档案数字化管理及转型工作，未能在数字环境和网络设备方面满足要求，这造成了档案数字化建设过程的迟缓，所以应弱化由此可能产生重大效益[6]。

（2）从制度角度上讲，现有的管理体制和机构情况，依然有不适宜规定，且阻碍文书档案的数字化建设问题，而伴随新技术的持续引入，此类问题有较显著的增加趋势，受到这方面因素影响，管理者投入于数字化建设与创新中的积极性也会受到冲击。

（3）从人才角度上讲，专业人才匮乏始终是无法规避的问题，文书档案数字化管理及转型工作，对档案管理者的专业知识、专业技术的要求很高，然而现在的人才整体素质显然不够理想，无法全面满足工作要求，成为优化策略成为现实的瓶颈。

3  文书档案数字化管理的技术及配套举措要点

3.1 技术要点

文书档案管理者应当在现有经费条件受到一定限制的条件下，做好技术方面的改善工作，即通过对数字化扫描文书档案的具体操作，力争形成友好程度更高的文书档案数字化管理化平台[7]。因此，要达到文书档案数字化管理的理想效果，其关键问题在于信息资源的扫描、语音内容的识别、键盘形式的录入等方面，其中较常应用的做法为扫描，它能够让文书档案以数字化的形式重新面世，让管理效率无形中提升。

在开展此项工作时，专业扫描设备的配备是必要的，例如：同性能要求相符的扫描仪，可以依正确扫描流程完成文书档案的扫描任务，受限于外部因素的限制，相关人员应当及时做好扫描仪参数检查工作，并准确定位文书档案，包括其具体类型、预定的扫描方式，再做出相应的方法调整，如调整扫描仪的分辨率等。当基本扫描工作完成之后，要进一步开展文书档案文字、图像的校对与识别工作，直至确认无误再妥善保存。

除此以外，对于技术层面的优化策略，还要做好各部门之间协调工作，这将让数字化文书档案从使用方式到阅读方式，因内部资源的优化配置与紧密结合而受益，换言之，注意沟通和交流，可既确保文书档案数字化管理工作本身的实效性，又能够让文书档案所关联的信息资源能够做到实时共享，由于远程检索等策略的影响，因而需不断优化各部门间的信息传播效果，使其趋于高效。

再者，针对原本存在的电子档案分散存放、档案检索效率未能满足使用要求、借阅障碍重重、文书档案泄密、权限分配不够合理等问题，在开展数字化优化策略探索时，应当有与之相对应的思考，最好可以建立完善度更高的电子档案库，对纸质档案与电子档案统一、集中管理，并支持多个角度、多种途径的线上档案检索工作，与此同时，确立更为科学、高效的数字化归档与借阅管理流程，实现对文书档案资源的安全防护与合理使用双重目标[8]。

最后，力争让文书档案管理系统提供符合管理者需求的各种统计表，以利于随时进行文书档案监控和评估工作，为了达到这一效果，还应将文书档案在创新管理方面有所突破，并保證采集和管理的精细化程度，以完善的归档、借阅以及鉴定等流程作为统计表形成的支持力量，由此从多个角度全面提升文书档案管理工作。

3.2 配套的制度及人力要点

文书档案数字化管理的优化策略中，技术要点是其根本，而配套支持要点同样不容忽视，该文认为制度要点和人力要点是两股重要支持力量。

（1）各单位需要以强化制度保障的形式，对工作机制创新给予支持。第一，需要综合考虑当前管理机构、管理体制的实际情况，找出与规定不相适应之处，并尽快加以完善，特别是应当基于文书档案数字化管理的全局性角度做出思考，重新构建更加全面的管理体制，要积极探索文书档案的管理网络是否健全议题，再从这个角度出发，重新划分岗位责任。第二，在新技术被不断引入的背景下，文书档案也应当在修编时，做出与之相对应的调整，这项工作的长期性与艰巨性毋庸置疑，关键的问题在于定期的制度评审与修订，以便让文书档案数字化管理拥有健康与可持续发展的可能性。第三，受现实利益所驱动，各单位文书档案管理部门及相应人员，一定要重视自我管理机制的加快建立工作，这将给档案数字化生成的质量提高奠定坚实基础。

（2）各单位需要以关注人才培养的形式，对工作机制创新给予支持[9]。缺少数字化管理技能是一个管理者无法回避的问题，由此应尽快扫除文书档案数字化管理与创新方面的障碍。为了解决这一问题，第一，应当使人才引入机制完善起来，从源头进行人才控制，有效提高文书档案管理者的基本能力，使高资质、高技术人才被引入进来。第二，有必要进一步加强内部培训工作，在原有培训机制基础上，从数字化角度着眼，组织管理者参与到多种形式、多个层次的继续教育中去，用于提升其知识储备与综合素养。第三，可在实际工作中，实行激励作用更突出的岗位轮换制，让管理者可以在横向加强以数字化为中心的业务交流，让其综合业务能力既能巩固，又能创新，当人员文书档案管理数字化建设工作表现优异时，则要得到精神及物质方面的奖励。

4  结语

利用行之有效的文书档案数字化加工和处理，能够促进构建形成完整程度更高的文书档案管理系统，让数字档案被纳入综合式、一体化管理视域之下，这将会极大地便利单位业务人员、科研人员的检索与查阅工作，给后续的各项工作提供良好服务。因此，该项工作亦是其他类型档案走向数字化变革创新之路的经验基础。关于具体的优化策略，该文认为单纯的技术要点，以及配套的制度及人力要点，是两个重要方面，两方面缺一不可，将共同服务于数字化效果的提升，对最终达到档案信息资源共享理想境界起到至关重要的作用。

参考文献

[1] 石海英.信息化时代机关事业单位档案管理的创新探索[J].文化创新比较研究，2020，4（35）：179-181.

[2] 侯明.浅谈信息数字化在妇幼保健机构档案管理中的作用[J].科技创新导报，2020，17（18）：131-132.

[3] 韩娟.文书档案数字化管理的策略探究[J].兰台内外，2019（26）：1-2.

[4] 党景丽.文书档案数字化归档管理模式的探讨[J].甘肃科技，2019，35（23）：73-74.

[5] 张丹青.新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策[J].江苏科技信息，2018，35（16）：12-14.

[6] 孙弘.企事业单位文书档案收集与归档路径研究[J].兰台内外，2020（33）：70-71.

[7] 苏东冬.浅析信息化时代卫生监督办公室文书档案的收集和归档[J].办公室业务，2018（21）：174，180.

[8] 翁颖群.办公室文书档案收集与归档工作要点分析[J].办公室业务，2020（4）：119，130.

[9] 胡春玲.人事档案数字化在人事管理中的重要性[J].科技资讯，2020，18（19）：76-77，80.