面向全生命周期的高校信息化项目管理系统设计

蒋国明

摘   要：文章通过信息化项目管理系统实现对高校信息化项目线上全流程的规范管理，并出台相应的信息化项目管理办法，最终实现从项目申报到验收环节的全生命周期管理。该系统提高了高校信息化项目管理的工作实效，提升了管理水平，通过构建项目资产数据库，助力学校大数据分析决策系统的建设。文章以高校信息化项目建设管理部门的业务环境为基础，用先进的理念和思路，参照PMBOK、PRINCE2等现代项目管理标准规范，结合高校实际，科学合理地进行了系统架构的设计与实现。

关键词：全生命周期;信息化;项目管理;高校

中图分类号：TP309 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2021）11-0050-04

一、引言

当前，按照教育部《教育信息化2.0行动计划》和《2020年教育信息化和网络安全工作要点》等政策文件的战略部署，高校需加快推进教育信息化攻坚行动的步伐。通过研究国内众多一流高校信息化建设管理部门的机构设置和发布的管理机制内容，笔者发现国内高校信息化建设普遍存在“重建设、轻管理”的现状，而且管理机制相对不够成熟。一般都是成立信息化办公室等的统筹机构，再成立网络安全与信息化领导小组用于项目的论证、审批和立项，并且重在项目审批，项目建设和资金使用绩效监管弱化，缺少利用信息化手段进行项目全生命周期有效监管的机制和手段。

鉴于此现状，我校自主设计并开发了一个面向全生命周期的高校信息化项目管理系统，通过该系统的建设，实现对纳入全校统一监管的校内公共信息化项目进行全生命周期无纸化线上管理，提高项目管理的工作实效，加强监管力度，提升管理水平，构建项目资产数据库，助力学校大数据分析决策系统的建设。

二、高校信息化项目管理现状

高校信息化项目管理工作主要存在以下几方面问题：①项目数量多并且规模范围广，项目收集、统计工作繁重，效率较差，准确度有待提高;②项目的协调推进需要对众多项目信息进行汇总，还要沟通协调、上传下达等，需在工作方法上寻求突破，以提高工作效率;③高校领导对信息化项目建设的关注度日益提高，需要通过相应的管理机制及信息系统随时掌握重点项目的进展情况;④项目相关数据存放分散，以前大多数是纸质存档或不成体系的电子存档，查找使用困难，无法有效进行再利用和进行大数据分析;⑤项目管理环节处理周期较长，业务流程复杂，需要进一步优化，为项目建设提速;⑥项目建设过程中的监管手段不足，导致项目监管力度不够，问题不能及时发现。

由于上述问题的存在，信息化项目管理部门急需对项目进行综合有效的管控。项目建设、监管、验收等环节的工作有待进一步提升。信息技术为项目管理工作提供了广阔的发展空间。将以计算机技术和网络技术为核心的信息技术与项目管理工作紧密融合是历史和社会发展的必然。

三、系统需求分析

1.业务需求分析

（1）使用对象范围分析

整个系统人员类别（角色）主要包括系统管理员、项目审核者、项目申报者、评审专家等四大类。组织架构顶层为学校，一级目录细分到处/学院，人员类别信息保持与学校统一身份认证系统平台同步。整个系统与学校网上办事大厅集成，完成单点登录和消息互动。

（2）基础数据库需求分析

参考其他高校信息化项目管理系统建设经验，建设基础数据库，包含学校组织机构代码信息、人员信息、项目信息、项目综合监管信息、汇总报表、数据字典等基础数据信息。组织机构和人员等基本信息的数据定义需遵循学校数据字典的定义，并完成与学校统一身份认证系统平台接口的集成。

（3）项目申报需求分析

作为系统主要的信息源和监管对象，项目信息的申报和汇总是整个系统最基本的功能单元。根据实际业务情况，结合各个职能处室的工作职责，设计便捷、人性化的项目信息申报录入（根据用户提供的申报文件模板格式，完成在线表单的填报提交并自动生成完整的Word、PDF申报文件，同时支持Word、PDF、Excel格式的附件上传）和信息校验功能，实现系统数据的集中上报和汇总。在项目的申报管理中，具体清单及预算以项目制的目录组织模式，即某个申报项目的一级目录为项目名称，二级目录为项目具体建设内容的条目及预算。信息化办公室主要对项目的整体（一级目录）进行管理和监控。

（4）项目动态监管需求分析

项目动态监管作为系统核心模块之一，主要針对填报的在建项目，跟踪项目建设情况，对重要建设里程碑及时关注。通过可视化的流程图及线性图标直观展现项目的具体流程节点，一旦发现异常情况，及时通过消息平台向相关责任人或者联系人发出预警，要求其及时调整。

（5）项目报表需求分析

项目的动态监管主要依赖于项目信息的实施汇总，而项目的实施汇总要求项目具体负责人、联系人汇总项目建设进展情况，用报表的形式在系统中实现。该模块主要包括月报和季报填写提醒、月报和季报内容汇总。相关责任人根据汇总的情况，实时掌握项目推进情况。

（6）绩效需求分析

根据各个部门填报的效率及内容质量，形成全校信息化项目填报及管理绩效考核内容，作为下次项目立项审批的依据。

（7）项目接口集成需求分析

信息化项目管理系统需与学校办事大厅等已有信息化系统兼容集成。系统在开发建设时就要实现与学校网上办事大厅、统一身份认证系统平台的接口集成工作。

（8）项目汇总报表需求分析

全校信息化项目的投资情况、建设进度、完成情况汇总是整个项目管理系统需求较大的模块之一。项目汇总统计将学校信息化办公室工作人员从传统繁重的手工统计方式中解放出来，通过在管理系统中集成报表系统，科学、准确地对全校信息化项目情况进行统一的统计管理，形成可视、可阅、可调的全项目报表。报表生成可按照人员、部门、管理员和时间维度做项目统计，内容包括报表模板设计、批量导出、报表展现形式设计等。

（9）发布系统需求分析

系统中会涉及一些维护公告、项目报送要求、年度项目报告等需要对外公开的信息。系统提供基本的信息发布功能，同时与信息化办公室现有的信息发布系统（网站）以及学校统一网上办事大厅实现接口对接，可直接推送消息到信息化办公室网站和统一网上办事大厅。

（10）系统管理需求分析

本系统针对全校项目进行动态监管。管理层面不同于单一的系统管理，在系统管理层面的功能设计上，既要考虑相关院系或者部门的组织结构，又要考虑全校的组织结构。通过建设信息化项目管理系统，实现了在线完成项目管理的所有流程，规范了项目实施的技术标准，确保信息化项目符合国际和本校标准规范。从项目的规划阶段即完成数据互通的底层要求，尽量消除“数据孤岛”，极大地提高了我校的信息化管理水平。

该系统实现了在线对学校公共信息化项目的申报、立项、论证、审批、进度管理、变更管理、里程碑检查、验收、绩效管理、风险管理、项目实施过程中的输入/输出文档、合同、项目采购设备和软件资产清单等进行全生命周期管理和资料存档。

2.管理流程分析

项目管理总体流程如图1所示。

四、系统设计

笔者对国内外高校的信息化建设项目管理机制进行了广泛调研，参照项目管理知识体系“PMBOK”，对项目管理先根据职能进行5大过程组（启动、计划、执行、监控、收尾）划分，再按照项目整体管理、范围管理、进度管理、成本管理、质量管理和风险管理等知识领域进行细分，最后结合高校信息化建设实际，进行高校信息化项目管理系统的设计研究。系统的总体框架设计如图2所示。

项目管理系统架构主要包括以下模块：项目部署环境构建、项目库模块、基础数据库模块、项目申报模块、动态监管模块、绩效考核模块、报表管理模块、短信及消息平台、登录接口、决策支持模块、系统管理。

五、系統重要功能模块设计

1.项目库模块

项目信息综合管理库主要包括项目新建、模板管理、状态控制、项目库批量导入导出等功能。项目模板根据项目的划分类型设定不同模板，包括模板的增加、删除、修改、禁用、启用等;项目新建是人员或部门发起项目申报时，要新建汇总项目，包括填报时间、填报要求、填报部门选择、项目模板等内容;项目状态是对项目填报或者监管过程的综合控制，可以对已经填报的项目进行停止操作，也可以对异常项目进行挂起操作;项目批量导入导出可以对项目库中已经存在的项目按照内容、名称、类型、状态等要素进行导出操作，外部其他格式，如PDF、Word、Excel、CVS格式的项目资料，可按照标准格式导入系统。

2.项目申报模块

该模块针对项目的报送部分，结合项目的流程节点，由项目联系人按要求对项目信息进行填写，包括项目基本信息的维护。当项目信息发生变更时，需要及时填写项目的变更内容，项目建设完成后，要具体上报项目的验收报告并填写验收相关数据。有附件文档的项目应当完整上传具体文档信息，详细功能如表1所示。

3.动态监管模块

该模块主要包括项目流程设定、项目流程查看、流程节点查看、预警信息处理、项目流程可视化展现、项目评审、会议纪要等功能。当出现异常情况时，及时预警并通知到相应的项目负责人，实现项目整体流程的可视化展现，详细功能如表2所示。

4.报表管理模块

项目报表管理主要针对管理部门和业务处室的汇总需要，按月份、季度对某一类型的项目进行汇总，汇总信息需要相应的项目联系部门对项目的月报、季报进行填写提交。该模块具有报表模板管理、报表填写、报表汇总和报表查看等功能。报表模板管理是指按照院系类型、项目类型设定相应的报表模板，项目联系人员按照模板填写项目的月、季报信息，可以修改、保存、提交;报表填写是指项目联系人员按月份、季度对项目信息进行及时填报汇总;报表查看是指项目人员可以查看自己的历史报表信息;报表汇总是指管理部门可以在规定的时间内汇总项目月度、季度报告等。

5.绩效管理模块

该模块用于项目的量化绩效考核，主要包括绩效设置、绩效考核和绩效汇总等功能。根据项目汇总情况、项目汇总填报工作情况、项目月报报送情况、项目推进情况对填报部门或者用户进行绩效评估，支持对全校各个部门工作人员的实际工作情况进行打分考核。可具体设置需要进行绩效考核的项目或者考核内容，按绩效考核规则对相应的工作人员进行量化考核，最后汇总绩效考核结果（可以导出并打印）。

6.接口集成

针对系统的集成需求开发预留接口。该模块主要包括接口授权、消息接口、第三方接口等。接口授权是指所有的接口访问必须经过严格授权以确保系统安全，接口授权包括接口身份认证、加密算法等内容，只有对方的身份经过授权认证，才能通过接口传输数据和进行系统级数据查询;消息接口是与消息平台的数据接口，要确保系统之间互不干扰，同时要考慮与学校内部其他系统之间的接口集成;第三方接口实现与学校办事大厅登录、统一身份认证系统的集成。

7.决策支持模块

该模块主要包括项目数据报告模板管理、项目运行数据、基础数据等内容。该模块向信息化办公室领导及决策层提供项目数据报告以支持决策。该模块可根据业务实际需要生成学校项目管理报告模板，然后按照模板选取相应的结果数据生成项目报告，同时支持项目数据报告导出到本地并可以直接在线打印。

8.系统管理

结合本项目组织结构、权限、人员方面的需求，开发了系统管理模块。该模块主要包括菜单管理、权限管理、组织结构管理、用户管理、基础数据管理等功能。系统菜单动态可配置，可对菜单进行授权、修改、删除等操作;参照学校组织架构，完成系统组织结构设定和权限管理;系统用户管理包括用户注册、用户审核、用户密码管理、用户维护等，用户信息与学校统一身份认证系统平台同步。建立了完善的日志功能，对系统登录建立日志，日志文件记载包括登录时间、退出时间、登录的计算机名、IP地址、网卡地址等;对业务办理过程建立日志，记录用户操作及数据新增、审核过程、修改、删除等操作，以便出现问题时能够分析原因、追溯操作过程。

9.系统“V1.0”版本实现

根据上述系统模块设计要求，我校形成了系统需求规格说明书和系统详细设计说明书，并采用Java语言和Oracle数据库，以B/S架构开发了信息化项目管理系统“V1.0”版本。该系统已投入使用1年，项目申报页面如图3所示。

六、结语

该系统目前总用户数达3400余人，已逐步成为学校信息化项目的统一管理平台，深受广大信息化建设工作者的欢迎。通过该系统的应用，我校在信息化项目管理工作过程中，逐步践行研究成果，强化项目闭环管理，加强信息化建设顶层设计和管理机制的研究，有效提升了信息化建设项目资金的使用绩效和员工信息化素养。

参考文献：

[1]谭志彬，柳纯录.信息系统项目管理师教程[M].北京：清华大学出版社，2017.

[2]教科技厅[2020]1号.教育部办公厅关于印发《2020年教育信息化和网络安全工作要点》的通知[Z].

（编辑：王晓明）