浅谈信息化条件下如何做好检察机关的档案工作

高焕强

随着科技强检步伐的快速推进，检察机关的纸质、音像、电子、实物等传统档案载体得到普遍应用外，信息化、数字化、网络化形式也已经成为检察机关档案的重心。在推进依法治国的进程中，对检察机关诉讼档案的利用率也随之提高，传统的案卡查阅、目录查询、实体查卷手段显然已不能满足当前现代化档案管理需求。通过对档案规范化、专业化、信息化管理，运用计算机网络和数字化处理手段，实现档案信息的合理配置、资源共享，提高检察机关档案管理水平和档案的利用率。

一、规范化是信息化条件下检察机关档案管理的基础

结合检察档案工作的特点，建立健全规范的档案信息化管理制度，明确档案收集、录入等相关的技术规范和流程是检察机关档案信息化管理的基础。

统一检察档案业务规范。根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应检察机关档案信息化管理的档案制度。以诉讼档案为例，档案管理标准化包括：诉讼档案的格式标准、目录要求标准、保管期限标准及各项技术标准等，这些标准，是档案信息化数据库中的基础，业务科室兼职档案员按照最新的统一标准做好纸质档案的整理，不能新旧标准混用，表标准规范档案是数据信息化资源共享的前提。

配套的安全设施。一是档案库房的环境安全。档案库房要配备灭火器、除湿器、吸尘器、空调、监控，每周监测温湿度等环境参数是否适宜，根据具体情况采取相应有措施，并做好记录。二是保证电子档案信息网络安全。档案网络要启用准入制度，安装防火墙;档案数据服务器要做好双重备份，档案终端要安装杀毒软件，保证对电子文件和电子档案的安全性、稳定性和完整性。

做好档案收集管理工作。各业务部门的专职档案人员要严格按照档案入档的时间节点做好档案收集工作，这就需要了解本科室工作特点、档案类别、保管期限、立卷归档业务规范，把档案阅卷工作作为业务工作的一部分，不能搞两张皮，以便将办结的案件或应当归档的文书及时归档，确保档案不遗失、档案内容真实全面。

二、专业化是检察机关档案信息化管理的关键

档案管理工作有其特有的知识结构，同时又具有一定的专业性。

检察机关档案管理人员的现状。据了解，目前基层检察机关档案管理人员的现状不容乐观，不但是专业人员的缺少，还有是人员不固定问题。档案管理常常被当作是一个边缘部门，招录公务员重点是法律专业人才，基本很少考虑到档案管理这一门类，将档案岗位或者作为老同志退休前的中转站，有时候还会以工作需要为由，频繁地调换档案员，并且缺乏档案工作上的衔接。从一定程度上影响了检察档案管理工作的正常开展，进而影响检察档案利用工作。

专业化是档案管理的关键。提高检察机关的档案管理信息化水平，专业化人才是关键。一是领导和人事部门在人才招录要向工作有所倾斜;二是对现任职的档案员进行教育培训，优化档案知识结构，提升现有档案管理人员的专业素能;三是重视档案管理的交接工作，交接的不仅是程序，还要是管理的真经，通过前辈带后辈，了解检察机构的沿革发展史，熟悉检察档案的架构。

保障档案队伍的稳定性。一是加强档案工作的组织领导，领导要从全局的高度重是档案工作，档案管理人员遇到问题也要勤沟通、多请示，寻求领导的支持，及时调整和补充档案信息化管理队伍;二是积极为档案人员营造成长进步的良好环境，实现其自身价值与职业生涯的共同发展，既留住人也留住心，保障档案管理队伍的专业化和稳定性。

三、信息化为检察机关的档案管理插上腾飞的翅膀

在档案数据信息安全运行的前提下，运用现代信息化手段，健全科学、合理、高效的档案管理机制，从而为更好地助力建设档案管理信息化，更好地推进档案管理工作的现代化。

配备统一规范的信息化设备。要实现检察机关查询档案信息的快速、准确、全面，纸质档案完成数字化是捷径。一是计算机终端及网络的普及。利用计算机网络对档案管理可实现自动编目、档案快速检索、自动存储、档案统计以及借阅档案一体化审批管理等功能，为检察机关档案管理实现信息化提供硬件保障。二是大容量存储载体。随着检察机关档案数量的加大，不但是档案库房面临容积不足的问题，纸质档案的数字化处理后的电子档案对存储空间也提出有更高的要求，需要使用大容量的存储载体和存储备份载体。利用计算机高容量的磁盘存储系统，不但可减轻管理人员的劳力之苦，而且能提高档案工作效率。

建立统一的档案软件平台。检察机关档案信息资源要想实现高效共享，需要有一个统一的平台和安全接口。目前，各省级检察院使用的档案管理平台不一，建议由高检院根据建立统一的检察系统档案信息管理平台，或者是出台一个统一的设计技术规范，建成一个上通高检院、省院，下通基层检察院的计算机档案管理网络平台，满足检察系统的档案资源库共享的要求，并能与政府电子政务平台的端口对接，实现全国、全省检察机关各单位之间的互联互通，保证上级检察机关对基层院档案资源的查询管理，达到档案信息资源的有效管理和共享利用的最大化。该平台面向多用户、易操作、功能齐全的特点。针对不同岗位的人员可设定相应的权限，既满足不同部门的使用需求又不能造成权限的冗余。同时，档案管理系统具有档案新增、批量导入、转出、查阅、统计、维护、错误提醒等多种功能，既利于档案管理人员灵活操作，又便于检察干警利用档案信息化系统查询所需的档案资料。

四、保密性贯穿检察机关信息化档案管理的全部

档案信息是党和国家的宝贵财富，是检察机关的无形资产，档案管理安全工作，维护档案资料的完整性、保密性，确保档案信息资源不流失，保密工作在档案管理过程中的显得尤为重要。

实体档案方面。纸质档案、音像档案、实物档案作为传统档案，是做好档案保密的基础，这个基础必须夯实，落实防火、防潮、防盗、防鼠的专业防护要求。不断完善档案的保管条件，既要做到统一、整齐、规范，又要保证档案库房环境的安全可靠。确保档案不损坏、不丢失、不散乱、不泄密。

电子档案方面。电子档案的保密工作，应对网络时代的挑战，保证电子档案的安全已是当务之急。一是检察档案网络一定要与互联网实行物理隔离，决不许一机两用，与外网互连互通;二是定期进行网网络安全检查，确保涉密信息不上网。三是在密级文件管理上，按规定做到专机专用专人管理，做到涉密文件不上网、上网文件不涉密，内网上的各类信息资料不得转载到外网或其他公网。四是涉密移动存储介质不得在外网计算机上使用，废旧电脑的硬盘必须统一处理等。

档案的利用方面。档案管理员必须对涉密档案进行科学、规范、严格管理，认真区分普通、秘密、机密档案，严格把控保密期限，严把解密的时间节点，及时确定哪些档案可开发利用，哪些档案的利用有范围界限;哪些档案处于保密期在本阶段还不能提供利用。确保在不泄密的前提下，使档案信息资源得到最大限度地利用。

五、提高档案利用率是检察档案管理的价值所在

提高档案利用率是档案管理工作的出发点和落脚点，发挥检察档案的利用价值是档案管理部门的职责使命。

在案件侦破、定罪量刑、案件复查中的指导价值。在自侦案件和监察委办理案件侦破过程中，通过查阅相关联的诉讼档案可以大大缩短办案期限和节省办案资源，通过查阅以往类似的疑难案件，借鉴以往的经验，触类旁通，有利于追求办案法律效果与社会效果的有机统一。另外，12309检察服务中心在接待群众来信来访时，通过查阅相关的诉讼档案，核查案件的相关证据，以便做到有理有据，及时答复举报人和控告申诉人，助力检察服务高效便捷运行。

在检察信息、調研工作提供服务。检察档案真实地记录了本院的发展史和每年的机构改革、人员变动等重大事件，通过利用这些档案资源，围绕当前检察工作的重点以及领导和社会关注的问题，及时为领导提供有有价值的信息和调研，辅助领导决策，更好地支持和服务检察工作的发展。

六、结语

信息化条件下检察机关档案管理是在规范化、专业化、信息化的基础上，在保证档案数据信息安全的前提下，加快现代化信息技术在检察机关档案管理中的应用，提高检察机关档案利用率，已成为目前检察档案管理工作的重中之重。