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国有企业办公室档案信息化的管理与使用

2021-07-22合肥通用机械研究院有限公司

安徽科技 2021年6期
关键词:办公室国有企业档案管理

文/陈 健 史 杨(合肥通用机械研究院有限公司)

一、前言

国有企业办公室档案工作贯穿在项目经营规划、产品生产与销售的整个过程中,涉及项目档案、产品档案、财务档案、科研档案、人力资源档案等内容,这些档案对国有企业现有经营生产、远期发展决策起着重要作用。因而如何利用网络信息化技术、信息化管理平台,对国有企业办公室档案资源,做出全面、客观与准确的管理,成为档案管理的重点。借助大数据技术、后台数据库及云服务平台,可以展开档案信息智能化分类、处理与存储,以便于用户或管理人员的检索、使用操作。

二、 档案管理信息化的内容概述及主要特征

数字信息化档案管理顺应时代发展要求,依托于大数据技术、云计算服务平台,通过开展档案原件扫描、档案数据上传、批量自动分类分发、申请归档、档案入库等执行流程,对现有海量化档案数据进行备份、保存。

1.加快传统纸质档案管理的信息化转变

当前数字信息化档案管理所使用的技术,包含高速扫描技术、数据压缩技术、数据库技术等。不同技术针对现有的纸质报表、书籍、磁带、录像带、卡片等档案资源,采取OCR字符识别仪、自动扫描仪、数字照相机等网络硬件,进行不同类别档案的筛选、分类,将其转换为字节数组来完成存储,使海量档案资源做到长期或永久保存。

2.有利于档案数据共享、远程服务提供

企事业单位对多元档案信息资源的管理,主要依据科学规范性原则、效益性原则,利用网络化档案资源管理平台,展开档案数据传输功能、信息共享功能、远程服务功能、宣传功能的建设,再以网络主页方式向用户展示;或者建立数字档案馆,由网络档案管理平台从远程获取文件资源,将纸质文档、图像文档、影音文档,归档保存至档案信息库,能够为局域网或云通信空间的用户,提供远程浏览、数据共享服务。

3.降低档案管理成本、提升效率

纸质文档档案信息搜集、整理、编目、检索与存档,一般需要大量人力资源在较长时间内,针对实体档案空间内存储的档案数据,对有用档案信息做出筛选、分类、统计分析与编目存储,这一方面占用了较大的档案室空间,另一方面也导致档案维护面临着重重困境。在此情况下,应用“互联网+档案”管理模式,推进数字化、智能化档案管理发展,可在提高档案资源管理效率、服务水平的同时,降低档案管理人力成本、计算成本。

三、 国有企业办公室开展档案信息化管理的重要意义

1.完善不同企业部门档案管理明确的任务分配

国有企业办公室档案管理活动,是优化与提升国企产业结构、经济效益的重要手段。通过将“互联网+”技术、大数据及云计算技术,引入国有企业档案管理工作之中,可以针对企业项目档案、产品档案、财务档案、人力资源档案、科研档案等的类别,向不同企业部门分配明确的档案管理任务。根据《中华人民共和国档案法实施办法》《归档文件整理规则》的要求,由档案业务管理人员、文书工作人员,开展一系列档案信息资源的搜集、整理与归档管理,进行部门立卷的档案管理活动,实现档案信息管理任务、利用流程的明确与简化。

2. 加快企业档案管理的数字信息化转型发展

传统国有企业纸质化档案管理过程中,容易受到光照、温度、湿度、虫蛀等外部因素的影响,使得档案出现字迹模糊、褪色、腐烂等方面问题。借助于自动扫描仪、OCR 字符识别仪、广角数字照相机等网络硬件设备,对现有纸质档案作出电子扫描、筛选、分布计算与存储,将其转换为.doc、.xls、.txt、.st 等格式,通常保存至网络数据库、后台服务器之中。因而依托网络云服务管理平台,可以打破时间、空间与地域限制,加快各种类别企业档案管理的信息化转型,实现档案数据资源浏览、共享与管理等功能服务。

3. 有助于档案资源管理的灵活检索、变更与使用

国有企业办公室档案管理不是一蹴而就完成的,还需要在不同档案信息资源不断增加的过程中,对其做出灵活的检索、变更与使用。利用大数据技术、网络云服务平台,对现有的国有企业档案类别、编号、数量、具体内容等,经由OA 系统信息缓存库,进行批量筛选、自动分发和统计处理,可以完成符合要求的档案资源的申请归档。用户或管理人员根据自身的数据需求,对所有编号档案做出检索、添加、删除或下载等操作。网络后台服务器之中。

2. 档案管理与使用缺乏信息化网络软硬件设施

由于不同地区经济发展状况的差异性,国有企业办公室档案信息化管理与使用,也存在着软硬件设备匮乏、数字化管理进程推进缓慢的情况。部分国有企业办公室限于自身财政经济状况,往往只配备网络计算机、自动扫描仪、OCR 字符识别仪、复印机等硬件设备,而缺乏与海量档案信息存储相关的网络云服务器、后台数据库,这使得企业档案管理与使用的系统兼容性不好,在海量数据信息搜集、传输、查询、统计分析与推送过程中,容易出现不同档案资源管理效率低、管理与使用水平低下的问题。

3. 不同部门档案管理的协同性差、功能单一

国有企业办公室行政部门、档案主管部门等机构,负责对海量化档案信息资源的搜集、筛选、统计处理与存储管理,但不同部门职责权限的独立性、间隔性,使得档案管理向数字化推进变得困难,各档案部门之间的工作协同性差。另外,从档案管理与使用功能的实现方面来看,国有企业档案管理网站、云服务平台,只能提供基础的档案资源浏览、查询、下载等服务操作,而难以对不同类型档案信息搜集、筛选与存储的客观准确性,做出全方位的数据统计与计算分析。

五、 国有企业办公室档案信息化管理与使用的创新策略

1. 构建档案管理与使用制度、网络云服务平台

国有企业办公室档案管理的网络云服务平台,通常设置资源层、控制层、服务层等层级,具体组成架构如图1 所示。

(1)资源层:资源层为国有企业

四、 目前国有企业办公室档案管理与使用中存在的问题

1. 企业档案管理与使用制度、管理内容不完善

面对层出不穷的办公室档案信息资源,对于企业档案管理与使用信息化的改进创新,应该构建完善的档案管理制度与之相适应。但当下国有企业办公室档案管理信息化改革实践,仍旧未针对档案管理流程,建立科学规范的档案管理标准、管理内容与管理方式,文书档案人员如何进行纸质文档、报表、图书、图像、磁带、录像带,以及数字化档案信息的融合管理,并不存在一个明确的可操作性制度。而在办公室档案管理内容组织方面,仍以纸质化档案扫描、存档为主,缺乏有价值性线上线下档案的筛选,使得大量重复、错误及无意义档案,被存储于档案管理的最底层,包含网络计算机设备、后台服务器、共享资源池、数据库等组成结构,用于响应用户访问、数据计算与存储等请求借助于以上硬件设备,构建起网络操作系统、虚拟机、共享资源池等档案管理软件环境,对用户数据访问请求做出响应。

图1 国有企业办公室档案管理网络云服务平台组成架构

(2)控制层:控制层主要负责发送对于档案资源的管理、使用方面的各类控制指令,一般包括用户权限管理、数据管理、执行流程管理、功能服务管理、安全管理等模块,管理人员只需通过网络服务器,利用分布式数据库,就可以实现对多元档案数据的搜集、检索、传输、下载与存储等功能服务的控制。

(3)服务层:服务层为企业档案管理的展示层,主要通过外部显示器面板,通过档案检索、档案筛选、档案鉴定、档案编目、档案统计、档案利用等服务模块,向用户端展示与提供一系列档案信息服务。而国有企业用户人员只需利用智能手机、平板电脑或PC(个人电脑)等终端设备,登录企业档案管理服务平台,就可以获取到相应的档案内容、功能服务。

2.优化企业档案管理与使用的系统执行流程

当前对于不同类型档案信息化管理,通常包括纸质档案、数字化档案的归档整理,而网络信息化云平台的档案管理与使用,主要借助于OA 系统数据库、档案管理信息系统等,进行.doc、.xls、.txt、.st 等多种格式档案的归档管理,该系统档案管理执行流程如图2 所示。

首先,通过webservice 软件应用接口,对OA 系统数据库内的档案数据,包含企业项目档案、产品档案、财务档案、人力资源档案、科研档案等进行输入。之后,借助档案管理系统中的OA 信息缓存库,自动批量分发档案资源,对电子化档案文件展开数据扫描、统计分析与整理编目。最后,再将系统化档案资源做出全文挂接、申请归档,由系统自动审核并生成档案号,存储于正式档案库中完成归档管理。

3.创新企业档案信息化管理内容、功能服务

在网络档案管理云服务平台支持下,国有企业办公室档案信息化管理与使用工作的开展,应不断采集实时变动的档案数据资源信息,创建OA 信息缓存库、立卷库、归档库与正式库等,设置不同数据库之间的匹配规则,对数字化档案做出筛选、分类、统计分析与存储管理,去除干扰大、重复率高的不当信息。而档案信息化管理与使用功能服务的实现,要围绕不同用户的多样化需求,设置档案信息检索查询、借阅调用、下载与共享服务模块,促进档案管理的数字信息化发展。

图2 系统档案管理执行流程

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