学校档案管理员做好财务档案管理方式探讨

范兆龙

摘要：财务档案管理是学校档案管理的重要内容，在信息网络高速发展的今天，作为中学的档案管理员，积极跟上时代步伐，提升自身能力，加强财务档案管理工作的创新，提高管理的质量和效率十分重要，文章将简要分析，为行业工作者提供一些思考和启示。

关键词：学校;档案管理员;财务档案管理;问题;方式

一、学校财务档案管理的特殊性

财务档案管理是学校日常管理工作的内容之一，做好财务档案管理十分重要。随着教育教学的发展、学校扩招，学校财务档案管理显示出很多的特殊性，这些特殊性，要求学校的档案管理员积极调整自身位置，适应新环境。学校财务档案管理的特殊性主要体现在以下几个方面：新世纪以来，我国不断发展教育事业，学校师生增多，添设的教学设备、器材等也不断增多，涉及的财务问题相应增多，财务档案管理任务量加重，情况也更复杂，所以，在传统的学校的综合档案管理中，对财务板块要求更高，需要投入的人力财力物力也更多;二十一世纪是新兴科技和信息网络的世纪，传统的以人工为主的财务档案管理的弊端不断显现出来，急需改善。近年来，信息技术和网络不断进入校园，在学校财务管理中的应用迅速提升，财务管理人员如何面对这种社会发展的大趋势，积极转变自身思想，提升档案管理能力，促进学校财务档案管理的科学、可靠、高效、安全十分重要;学校的财务档案具有一定的周期性，一般一学期统计一次，按学年进行收支管理，相比于其他档案的进度要求，学校财务档案管理时间战线长，在涉及报销、科研、专项经费收支等方面可能会出现更多问题，需要管理人员极高的专业素质和责任心倾注于工作上。

二、学校财务档案管理常见问题

学校财务管理是一项复杂的系统性工作，近年来虽然有很多进步，但依然存在不少問题，影响了管理质量，需引起重视。

1、财务档案管理制度不够完善

我国的学校，尤其是基层中学，还没有充分的认识到档案管理的重要性，没有制定完善的档案管理制度，档案的管理程序、人才的聘用、档案信息化等方面建设还很不足，有的学校甚至没有专门的档案室和档案管理组织，各部门一旦出现财务档案管理问题或新情况，很可能因为财务档案管理的延时性没能得到及时有效的解决，最终影响档案信息的准确、完整。

2、财务档案管理程序不够规范

我国的档案管理发展历史悠久，学校档案管理发展也较长，但是差异性很大，高校档案管理和中小学档案管理、大城市的学校档案管理和乡镇基层的档案管理水平差异较大，作为档案管理的重要组成部分，财务档案管理也呈现了这些趋势。目前，基层地区中学财务档案管理上，管理程序不规范是比较典型的问题，有的中学没有专门的财务档案管理人员，没有专门的档案管理室，导致财务档案在信息收集、整理、分类、编目、归档、保存、调用、电子信息化等方面存在很多问题，程序不规范，影响了财务档案管理的整体质量。

3、财务档案管理意识不足

很多学校没有意识到财务档案管理的意义，认为师资和优秀生源才是学校发展的决定性因素，档案管理等这些管理上的问题不是很重要，所以对档案信息的管理不够重视，对建立起来的档案的利用也不足，没有充分发挥档案的价值，甚至在学生的档案管理上出现纰漏，影响学生的以后的长远发展。学校是一个大集体，财务问题多，虽然不以营利为目的，但是也需要控制成本，优化资源利用，财务档案是重要的发展决策的参考和依据，然而很多学校并没有重视和利用财务档案管理的意识。

4、财务档案管理人才综合素质有待提高

财务档案管理是一项任务量大、要求高的专业性极强的工作，学校发展越来越快，面临的财务相关的档案问题越来越多，对财务档案管理人员的综合能力、法律意识、职业道德水平要求越来越高，但是很多中学没有专门的档案管理人员，多由学校财务人员图书管理员等兼职，或者招聘的人员条件较低，综合素质有待提高。

三、学校档案管理员做好财务档案管理的方式

学校的财务档案是学校的重要资源，对学校的发展具有重要意义，针对存在的问题和不足，应积极加以改善，提高管理质量。学校的档案管理人员是学校财务档案管理的直接参与者和执行者，更应积极寻找探索有效管理方式，提高财务档案管理的能力。

1、重视财务档案管理工作

要想提高学校的财务档案管理水平，首先必须加强学校财务档案管理的意识建设，让学校从管理层到档案管理人员充分认识到档案管理的重要性，才能在行动上更好的开展档案管理工作。比如，学校应在财务督查、审核、等活动中融入档案工作的重要性，并在这些活动中积极的推动档案管理创新，也促进财务档案管理质量的提高。为财务档案管理投入足够的资金、技术、基础设施，为财务档案管理创造良好的环境。为财务档案制定完善的管理制度、监督机制，促进财务管理规范化。学校积极推动财务档案管理的信息化建设等等，都是重视财务档案管理，提高管理水平的手段，财务信息档案管理人员要积极支持和配合学校的相关措施，促进自身财务档案管理水平的提高。

2、加强财务档案管理的规范性

学校的财务档案管理，包含学校的各项开支内容，账簿、会计凭证、财务报表等，细说的话还包含各类记账、汇总、财务收支的凭证、财务的年度报告、季度报告、月度报告内容、日记账簿、辅助账簿、财务总账、固定资产、对账单、会计电算化等复杂的档案内容，每一种档案都有其管理要求和管理标准，财务档案的管理人员必须坚持全面、专业、严谨、守法的原则，按照相关工作要求进行档案的管理工作，提高学校财务档案管理的规范性。

3、提高管理人员的自身综合素质

从学校层面来说，应将财务档案管理当作专业的工作，制定完善的人才聘用制度，选拔专业的、经验丰富的管理人员进行财务档案的规范管理，而学校财务档案管理人员被聘用以后，应自觉的提高自身专业技能和综合素质，更好的开展财务档案管理工作，首先，财务档案管理人员必须具备一定的财务知识、档案管理知识、一定的信息处理能力、一定的文字编辑能力、计算机运用能力，应坚持学习，积极参与校内外的专业技能培训，提升自身的业务能力。然后，学校的财务档案管理是一项复杂的、枯燥的工作，但又十分重要，学校的财务档案管理人员必须具备严谨、认真、细致的工作精神，认真对待每一分资料，每一个数据，减少失误;最后，学校的财务档案是学校的重要机密，财务档案管理人员必须具备一定的保密意识，具有一定的法律知识，注意日常工作生活中的保密工作，维护学校档案信息的安全。

4、推动财务档案管理信息化建设

信息技术高速发展的今天，传统的以人工为主的财务信息档案管理已经不适应时代的要求了，应顺应时代潮流，紧跟时代步伐，积极配合学校，推动学校财务档案管理的信息化建设是学校财务档案管理人员的基本要求。应积极配合学校为档案管理信息化配备专业的硬件设备，连接互联网，优化机室内的环境，安装先进的财务管理软件、安全防护软件，为财务管理信息化提供良好基础。财务管理人员应积极调整心态，提升自身的电子计算机使用能力，除了做好日常的财务档案收集、整理、分类、编目、归档、储存等工作，还要将学校以往的财务信息档案进行电子化备份，将纸质的财务信息，录入为电子化的信息，包括数据、图片、表格等，建立财务信息数据库，接入计算机上的财务信息管理系统，便于财务信息的调用和资源共享、安全保存等。财务信息档案的建立和保存，最终目的是为了利用，财务档案管理人员的档案管理工作，不能单纯的停留在数据的录入、保存等这些机械化的工作上，更重要的是应加强对财务相关数据信息的分析、归纳、总结，找出规律。根据分析、归纳和总结出的具体情况，提出财务管理信息中出现的相关问题，把财务分析报告交给管理层，为学校管理层制定学校发展规划、发展策略、资产管理、资源节约等方面发挥作用，促进学校的长远健康发展。

结语：学校财务档案管理是学校管理工作的重要部分，具有自身特点，近年来我国的学校的财务档案管理虽然有了很大进步，但还存在不少问题，尤其是基层中小学，学校财务档案管理人员是财务档案的直接管理者，应加强对财务档案管理工作的重视，加强管理工作的规范性，提高自身综合素质，推动财务档案管理信息化建设，促进学校财务档案管理工作高效发展。

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云南省下关第一中学初中部，云南 大理 671000