企业档案工作数字化转型现状·问题·对策

《中国数字经济发展白皮书（2020年）》指出，2019年我国数字经济增加值规模达到35.8万亿，占GDP的36.2%。2019年我国数字经济名义增长15.6%，高于同期GDP名义增速约7.85个百分点。数字经济正在成为推动我国经济发展的主引擎[1]。2020年，数据也被国家正式列为“土地、劳动力、资本、技术”后的第五种生产要素，成为企业各项经营与业务活动的主要驱动力和核心资产[2]。罗伯特·卡恩认为，到2025年全球可能会进入全数字时代[3]，在此背景下，企业纷纷踏上数字化转型之路，希望能够顺应时代趋势，不被淘汰。但调查发现，我国企业数字化转型比例约25%，远低于欧洲的46%和美国的54%[4]，数字化转型任重道远。企业要想在数字经济时代保持竞争力，必须尽快推进数字化转型工作，这是“十四五”期间企业的重点变革任务。

一、企业档案工作数字化转型的概念与背景

数字化转型是指将数字技术（大数据、云计算、区块链、人工智能、物联网、5G、工业互联网等）与企业生产、经营、管理、组织、运作等模式相融合，完成企业整体结构的升级重构、流程再造，实现企业各项资源最优配置的过程。而档案作为企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。企业档案工作是企业的一项基础性工作，企业档案工作数字化转型也是企业数字化转型工作的一部分，它是指企业将档案工作的管理对象、管理手段等由传统向数字化转变并依此提升档案管理水平和效益的过程[5]。档案工作数字化转型主要特征表现为档案资源数字化、业务流程数字化、管控模式数字化与产品服务数字化[6]。企业进行档案工作数字化转型的背景如下：

（一）数字经济时代的要求

随着我国经济的发展，经济转型升级成为必然要求。网络强国、数字中国、智慧社会加速建设，电子发票、电子商务、财务共享中心、工业互联网广泛应用，使文件数据化、电子化趋势愈加明显。迎接数字经济新时代，保障电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全管理，是当下这个时代对档案工作的具体要求，也是档案工作人员的时代使命与职责。

（二）落实有关单位要求的需要

2020年6月，中央档案馆馆长、国家档案局局长陆国强在区块链专题讲座会议上要求，要加快厘清运用新一代信息技术实现档案管理现代化的思路举措。在“十四五”时期实现以信息化为核心的档案管理现代化必须取得突破[5]。近年来，国家档案局在电子文件归档和电子档案管理、企业数字档案馆（室）建设、电子发票、电子票据电子化归档、建设项目电子文件归档和电子档案管理等多领域进行全国试点，不断强化示范引领作用，积累了宝贵的档案工作数字化转型经验教训。与此同时，加快档案资源数字化转型，推进档案信息化建设，引领档案管理现代化也写入了《全国档案事业发展“十四五”规划》。

（三）档案工作自身发展的需要

数字经济时代，给企业档案工作带来了机遇与挑战。主要挑战包括，一是对管理理念的冲击。档案工作的对象、流程、模式、理论、制度等均发生较大改变，“破”与“立”亟需完成。二是对管理能力的挑战。数字技术的应用导致档案工作技术含量提升，也将越来越多的依靠外部力量，檔案人员信息化能力提升非常迫切。三是服务能力挑战。与传统载体档案管理不同，数字时代要求跨区域、跨单位、及时高效提供查档服务。四是生存空间挑战。很多单位发布了数据管理、数字资产管理办法，成立了数据管理有关组织机构，档案人员若不主动作为，将来电子档案可能成为数据部门的管理范畴。但是，有“危”必有“机”，企业通过档案工作数字化转型同样可以在知识服务、提升档案工作技术含量、海量数据归档等方面有新作为[7]。

二、档案工作数字化转型现状——案例调查

以某能源企业为例，2018年，笔者调研了该企业总部23个部门、近40个业务信息系统和有关基层单位，基本摸清了数据资产现状[8]。该单位文档类数据主要存储在12个业务信息系统中，包括OA系统、档案系统、风控系统、法务系统、物资管理平台、电子商务平台、外事管理系统等。这类数据存储量大，价值高，但难以分类、检索、利用，且容易信息泄露，是数据资产的核心部分。12个业务信息系统的数据量预计在2023年将达到PB级。通过走访各部门，笔者归纳出该单位档案工作的10大痛点：一是缺少信息归集的统一平台;二是部门文档散落在个人电脑中难以被利用;三是相关业务信息系统数据难以被利用;四是对非结构化数据缺少分类和细化管理;五是信息或文档之间没有关联关系;六是缺少源头上的管理，无法进行有效的商密防护;七是相关信息无法实现多维度的展示;八是无法在上级单位及下属企业之间实现档案资源共享;九是部门无有效的文档管理手段，大多依靠个人文档管理;十是保密要求，导致很多文档员工无权查看，影响了具体工作。后来该单位开展了以数字档案馆建设为核心的档案工作数字化转型，并成为国家档案局确定的35家企业数字档案馆（室）建设试点单位之一，于2020年11月通过国家档案局试点验收。通过企业数字档案馆建设，上述问题大多得到有效解决，并取得可观的经济效益和良好的社会效益。

三、档案工作数字化转型存在的问题

（一）制度体系建设仍不完善

目前，很多企业正热火朝天地进行档案工作数字化转型，不少企业也在努力完善档案工作制度体系。与以往相比，档案工作制度体系建设已有较大进步，但仍存在不少问题，突出表现在：一是制度缺失。数字经济时代，企业档案工作的管理对象、管理方式、管理要求、管理理念等都发生了改变。因此，相关方面的工作制度就不能再沿袭以往，需要重新制定。企业在某些方面制度上的缺失，会使得一些工作没有标准可依，造成工作被动。二是制度前后矛盾。很多企业档案工作制度之间互相矛盾、不协调，甚至同一项工作在不同的制度中有截然不同的要求，这样就会造成档案工作前后混乱。三是制度与其他业务系统、其他部门的管理制度脱节。档案工作的最终目的还是要为企业各项业务工作服务的，管理制度上的脱节会制约档案工作对其他业务的服务能力，影响企业档案工作的价值创造。

（二）档案资源收集不全、不快、质量不高

丰富的档案资源是做好档案工作的基础，我国指导档案收集工作的方针一直都是“应收应收、应归尽归”。但很多企业档案工作理念长期受制于纸质档案管理阶段，注重手工档案管理，对办公自动化系统或其他业务系统打印出的纸质文件进行管理尚可，但数字时代，却缺少对原生性电子文件以及元数据的收集，从而造成企业拥有的数字档案资源的类型不齐全、内容不完整。这不仅影响电子文件本身价值的发挥，还会影响对档案资源后续的开发利用。

（三）档案服务水平有提升空间

现阶段，不少企业都主动适应数字时代的发展需求，建设数字档案管理系统，积极应用数字技术提供档案利用服务。企业档案门户、企业数字档案馆作为企业档案工作数字化转型过程中的重要阶段性成果，极大地改变了档案部门的服务方式，使档案工作更好地为企业生产决策、转型升级服务。但是，企业档案服务水平仍有提升空间。比如根据“用户画像”，分析用户查档需求，化被动服务为主动服务，主动推送相关档案资源;利用元数据、日志等为用户提供知识图谱等可视化服务;提供高质量的档案编研产品，而非文档的堆积产品;加快响应时间，提升用户查档体验等。

（四）业务工作全流程数字化还未实现

企业档案工作数字化转型的前提条件是实现存量档案的数字化、增量档案的电子化和利用的网络化。很多企业虽然都建设了档案管理系统或者数字档案馆，但是作为对接的业务信息系统大多为办公自动化系统或者财务信息系统等数字化程度较高的系统，其他重要业务信息系统因为没有实现全流程数字化，仍然处于“双轨”运转的状态，这给在线归档带来挑战。档案工作数字化转型不是档案一个部门的事情，需要各部门都参与进来，将归档要求纳入各自的业务信息系统，尽快实现业务信息系统全流程数字化、预归档标准化，为最终归档奠定基础。

（五）信息烟囱林立，数据割裂严重

由于信息系统建设具有阶段性特征，已有的信息系统建设之初仅以单个的业务需求为目标，彼此孤立，存在着比较严重的信息孤岛，系统之间缺少横向的数据接口，且数据标准不统一。即便是归档后进入档案系统，这些文档数据也难以实现有效的管理与集成。这就造成“一数多源”，无法追溯源头，不能数据共享，建立关联关系等，非常不利于后期用户查找利用。

四、对策建议

（一）自上而下，加强档案工作数字化转型顶层设计

数字化转型具有艰巨性、长期性和复杂性，事关新旧动能转化、核心竞争力与新业态、新模式。做好数字化转型工作必须自上而下，加强顶层设计，属于“一把手”工程。企业的发展战略、管理模式和关键业务活动对于企业数字化转型方向和目标起着决定性的导向作用，同时，企业员工对于数字化转型的理解与期望也将影响转型的效果与进程。企业要将档案工作数字化转型纳入本单位数字化转型战略规划之中，将归档要求前置于业务信息系统建设、升级改造之中，协同并进，取得实效。

（二）制度先行，健全完善档案工作数字化转型制度体系

档案工作数字化转型涉及方方面面，在转型过程中，要提前制定有关标准制度，如元数据方案、安全保密制度、人员职责、接口规范、“四性”检测方案等等，做到“有制度可依”，这样可以减小转型的阻力，促进转型目标的达成。通过制度建设，也可以很好的调动全员的参与度与积极性，更好的为员工服务。在制度建设过程中，要注意新老制度的衔接，关注企业生产、经营、管理、组织、运作模式发生改变的事实，要以利用为中心，以做好档案资源服务为目的，建立健全转型后的档案标准制度体系，在安全保密的前提下，切实方便用户查档用档。

（三）人才保障，组建档案工作数字化转型人才队伍

档案工作数字化转型事关每个部门、每位员工，建议每个部门明确一名档案工作数字化转型联络人，要求具备基本的信息化素养，能够担负起本部门的信息化建设、数据治理等任务。公司在召开重要数字化转型会议时，应要求各部门联络人参加，群力群策，贡献智慧，把归档要求前置到各部门业务系统升级、改造、新建之中。此外，在档案数字化转型过程中，要加大对有关人员的培养锻炼力度，逐步形成一支业务能力过硬的档案工作数字化转型人才队伍。

（四）夯实根基，完善信息化基础设施

档案工作数字化转型过程中需要各类基础设施，比如主数据、网络带宽、存储、服务器等，如果这些信息化基础设施不健全，那么档案工作数字化转型则无法实施。同时，转型中有关信息系统的建设，如数字档案馆系统等，在实施过程中应尽可能的实现自主可控，减少第三方的引入，以防后期受制于人。其次，相关信息化基础设施的建设还应考虑国产化替代的要求，防止二次返工，包括软件、硬件，乃至加密算法等。

（五）迭代优化，深入开展调研学习与对标分析

档案数字化转型工作的长期性决定了转型不是一朝一夕能够完成的，因此要不断的加强学习，跟踪前沿数字技术，深入开展调研学习活动，对标示范企业，不断迭代优化，促进企业档案工作向数字化、网络化、智能化方向发展，稳步增强企业档案工作服务保障能力，发挥数字档案这一战略性信息资源价值。

参考文献：

[1]中国经济网.最新报告：2019年我国数字经济占GDP比重达到36.2%[EB/OL].[2021-03-25].https：//baijiahao.baidu.com/s？id=1671173726825182879&wfr=spider&for=pc.

[2]张宁，冷秀斌，梁帆.企业非结构化文档数据治理探究[J].档案学研究，2020（06）：97-103.

[3]陈水湖.数字转型背景下企业档案管理转型升级对策研究[J].机电兵船档案，2019（02）：65-70.

[4]原诗萌.央企应打造有韧性的數字企业——专访SAP全球高级副总裁、中国总经理李强[J].国资报告，2020（06）：92-96.

[5]蔡盈芳.试论企业档案工作数字化转型[J].中国档案，2020（08）：70-71.

[6]王强.企业档案工作数字化转型：背景、方向与策略[J].中国石油企业，2020（08）：69-72.

[7]蔡盈芳.数字经济与企业档案工作挑战和机遇[J].中国档案，2020（06）：62-63.

[8]蒋术.基于非结构化数据管理平台的企业数字档案馆建设研究[J].档案天地，2019（10）：39-41+34.

作者单位：中国华能集团有限公司