“互联网+”时代高校档案服务方式创新研究与实践

李丽环

随着社会和时代的发展，信息资源越来越受到人们的重视，作为信息资源的重要组成部分，档案的利用广度和深度也有了很大的发展。高校档案馆作为信息的服务部门越来越意识到传统“重保管、轻利用”的管理模式已不能适应当今社会发展的需要，必须以档案利用者为中心，转变服务观念，改变服务模式，优化服务流程，提升信息时代档案利用者的满意程度。

一、“互联网+”与档案

自2012年“互联网+”概念的提出至今，“互联网+”的概念逐渐由一种新工具升华为一种新的生态和理念，“互联网+”理论研究与实践探索工作的大幕也正式拉开。

在这样的时代背景下，每一个行业都面临着新的挑战和机会，档案工作亦不例外。国家档案局原局长李明华在《数字记忆国际论坛暨第六届中国电子文件管理论坛》上就指出：“如今，我们进入数字时代、大数据时代和‘互联网+时代……档案工作者要积极顺应新时代的要求，主动汲取新知识、新方法，改变传统的记忆保存、再现、分享模式，让这个伟大时代的鲜活记忆与数字世界同在同行，我们要主动担负起传承人类记忆的历史使命，一起为人类文明、记忆的保存与传承共同努力。”[1]

既然档案工作与“互联网+”技术的融合已成为不可逆转的发展趋势，那么作为档案工作者特别是档案实践工作者都应该思考这样一个问题，就是如何更好地利用“互联网+”技术提升和优化档案工作的现代化管理程度，同时运用“互联网+”的思维方式来改善传统档案工作的粗放管理和被动服务的局面，为档案利用者提供更加方便快捷和满足其各种查询方式的服务。

二、“互联网+”时代的高校档案工作

“互联网+”时代，信息技术成为档案工作的一部分，档案工作面临越来越多的新形势和局面，与此同时，公众的档案意识也在悄然发生变化，人们越来越意识到档案以及档案工作的重要性，对档案的需求也越来越多样化。高校档案馆必须改变的传统的工作方式，重组整合各类业务，探寻新的生存模式。

（一）“互联网+”时代高校档案数量和种类急剧增加

“互联网+”时代带给高校档案馆的首要挑战就是档案数量和种类的急剧增加。正如Derrida所说：“技术的变化不僅仅是归档过程，而且是可归档的，也就是说，必须归档的内容是由技术改变的。”[2]信息技术的普遍应用，不断繁衍出新的档案载体类型，狭义的“档案观”正逐渐向“大档案观”转化，高校档案馆面对的资源不再只是传统的纸质档案，还包罗了越来越多的电子文件、照片、音频、视频等其他载体资源，档案馆面对的数据也不再只是馆藏档案的各种统计数据，还包括了提供服务的数据和档案用户信息等数据资源。

下图是燕山大学档案馆自2004年以来每年接收进馆的档案数量数据折线图（图1），可以看到2014年之前，进馆档案数量由最初的3000多卷逐年递增至最高峰的11000多卷（件），2014年之后呈相对稳定的增长态势。面对较之以往海量增加的信息资源，档案馆在人员配备不变的前提下，如果仅仅是将原有传统档案管理模式套入新媒体框架，用新形式做旧事情，其结果一定是不可取的。特别是在馆藏档案数量急剧增加的前提下，档案信息数据及其存储、查询、分析的形式与方法变得越来越复杂，原来针对相对小量、静态、结构化“小数据”档案信息的处理方式，已经不能适应海量数据发展的需求，因此，必须探索新的出路，改变传统的管理模式。

（二）“互联网+”时代高校档案利用需求愈加旺盛

在面对数量和形式迅速增长的同时，档案馆还面临档案利用需求愈来愈旺盛的问题。以燕山大学档案馆为例，2008年全年档案馆接待查阅56人次428卷（件），而到2019年，档案馆（学校机构改革，并入人事档案）仅综合类档案的查借阅就达到2563人次，5428卷（件）。大量的查借阅工作使档案馆疲于应付这些对原始档案信息的低层次利用，难以集中精力和人力发掘档案信息数据潜藏的宝贵价值，进行档案信息资源的开发编研工作。而档案信息数据资源不被开发利用，就很难彰显其潜藏的价值和活力，实现档案价值的增值利用。

与档案数据来不及开发，档案利用数量日益增加相伴的，还有随着信息技术的发展公众需要的提供档案利用服务的途径日益多样化的需求。这种情况下，传统收集、整理、鉴定、保管、统计、利用的档案管理业务流程显然已不能满足档案利用者的需求。校友特别是已经毕业的异地校友，更需要的是一种不需要到馆就能办理的线上服务方式。因此，“互联网+”时代的高校档案工作要做的绝不仅仅是把传统的纸质档案数字化实现网上查询这么简单，而是以“互联网+”为途径和手段，重新定位档案馆重心工作，通过信息化技术的运用，使馆内的资源活起来，推动档案资源的开放，使之融入信息公开的服务圈，实现档案馆和用户之间的零距离对接和沟通，进而实现档案馆由保管型向服务型转变。

三、服务方式创新研究与实践

基于上述原因，燕山大学档案馆重新定位重心工作，不再将工作重点局限于档案信息的收集、整理等环节，而是以服务创新为导向，按照档案数字化管理与服务的自然顺序和需求特点，整合馆藏资源、简化管理步骤、完善检索系统、优化服务利用，同时分析现阶段高校档案业务流程中存在的突出问题，细化区分“互联网+”时代档案利用者需求，对传统的纸质档案业务流程进行科学调整与精简，建立深层次档案查询体系，提供多元化服务方式，自觉适应时代发展，提升服务创新力。

（一）建设专题数据库，开发馆内办公系统

为解决查阅量大的问题，燕山大学档案馆充分利用数字化档案管理软件，管理好档案管理信息系统。并且按照“存量档案数字化”“增量档案电子化”和“档案利用网络化”的基本要求，全面推进档案管理现代化。已完成全部案卷级目录90404卷和文件级目录383218件的录入工作，部分行政文件也已全文扫描入库，实现全文检索。同时，分析档案利用者查询需求与利用习惯，针对不同情况下的档案利用需求特点，细化检索工具，建立专题数据库，为用户提供具有针对性的档案查询利用服务。自2004年以来自编自建了包括职称查询、本科学历认证、研究生论文查询、科研成果查询、专利数据查询、学籍查询、毕业生图片库、博导数据库等八个档案数据库信息查询系统，实现了部分档案信息资源的共享（关于档案数据库已在其他论文里专门论述，此处不再赘述）。在上述数据库的基础上，通过OCR识别技术以及将常用模板格式化等手段，自主开发了馆内办公系统，实现了常用电子数据如本科生成绩、英语四六级证书和本科学历学位证明等通过姓名或学号检索等方式就可以直接打印的目的，简化了进入档案库房查找，再根据原件复印和开具证明的工作流程，提高了工作效率。

除此之外，档案馆围绕学校中心工作，开发提供深度专题性档案利用服务。一是主动服务大学文化建设，结合学校重大活动，多角度挖掘馆藏档案资源的内在关联，提供最新、最全、最丰富、深度聚合的二次、三次档案信息平台，如针对2020年燕山大学百年校庆，学校各部门及广大校友对早期校史资源需求的增加，整理馆藏报纸、文件等资源，建成“校史上的今天——新媒体下的档案宣教基平台”，该平台内容涵盖1958年学校独立办学初期至1997年更名后共568件大事，并在此基础上，整理出版编研成果《不能忘却的回忆——1958-1997年燕山大学历史上的那些事儿》供校史编研部门和人员使用。二是主动服务校友工作，比如在毕业校友返校聚会时为其提供在校时的照片，复制在校期间的档案，使其在追忆往昔的同时更能够感受到母校的温情。

总之，“互联网+”时代，燕山大学档案馆创新服务概念，突破传统以档案实体管理为核心的理念和方式，更多地关注档案实际承载的信息内容，以档案全文信息内容的特征标引、文本分析、元數据聚类为切入口，在揭示档案基本特征的基础上，对档案之间的关联进行整合，建立具有层次化特点的各类档案数据库，满足用户多样的档案利用需求。[3]

（二）完善查档前环节，不断优化提供服务流程（图2）

为方便档案利用者查询馆内各类档案，档案馆在其网站首页和微信公众号公示各类业务办理流程并详细列出办理各项业务所需材料，使档案利用者在办理前就得到专业、规范、透明的业务指导。遇到材料不齐的办理者，档案馆工作人员也会耐心说明，将所缺材料一一指出，避免办理者多次往返。对于不能办理的业务，工作人员会耐心告知可以办理该业务的职能部门，并热心解答办理者的相关问题。

同时，响应学校精细化管理，简化工作流程的号召，档案馆在细分利用需求的基础上，精简审批流程，实行“一表制”，即对既有各类档案查借阅审批进行分类整合，将能统一的尽量统一，实现审批手续“一张表 ”，同类查档需求的一个审批流程，实现一口对外，内部整合，为档案利用者考虑，使其感受到服务型档案馆带来的真真切切的便利。

（三）进行资源整合，建成远程服务利用系统

服务创新既要创新服务概念，以档案利用者为中心，提供更加细致、全方位的服务，也要改善服务手段，创新服务传递方式。因此，在进一步提升服务质量的同时，档案馆充分利用现代信息技术手段，开发了远程服务利用系统，为全体师生特别是异地校友提供了一个不受时空限制的网上服务平台，使其能够享受到更加方便快捷的服务。

档案利用者可以通过互联网及社交媒体等信息媒介在PC端、移动终端进行系统注册、身份认证后进行业务咨询、预约查档等，如需纸质档案材料，还可在提交相关材料后，在线申请办理学历学位认证、中英文成绩证明等各项业务。通过系统，档案利用者还可以时时查询办理进度。馆内工作人员在系统后台获取任务后首先对提交的申请进行审核，如审核通过，则按照用户需求复印或制作证明材料，并将需要邮寄的材料在办理完毕后以顺丰到付的形式转递到档案利用者手上;如用户提交资料不符合要求，业务员可在注明原因后驳回该请求，无论是否通过，用户都可通过注册时的联系方式获取档案馆反馈的短信提醒。与此同时，通过档案远程服务利用系统，系统管理员还可进行任务分发、用户管理、参数设置，并可统计分析档案馆运行、档案利用等大量动态数据、关联数据和网络数据，及时发现有价值的最新信息，预测用户需求，推动档案服务更深层次的智能化。

综上所述，“互联网+”时代的到来，促进并带动了档案管理和服务的革新，燕山大学档案馆正努力通过使用先进的技术和手段，转变自己的服务理念和方式，实现服务方式的从单一向多维方式转变，使实体档案馆幻化为用户触手可及的虚拟存在，真正做到“档案就在你身边”。

虽然，目前燕山大学档案馆在技术上、资源上、理念上仍有许多需要解决的问题，比如只是对原始纸质档案进行了数字化加工扫描，并未应用大数据技术对已数字化档案进行数据挖掘，聚类分析，在档案数据的利用方面做的还不充分。但却是高校档案馆在“互联网+”时代基于自身实际、为更好地满足用户需要进行的一系列探索和尝试，未来，“互联网+档案”会不断地前进，燕山大学档案馆也会努力致力于释放档案信息数据潜藏的价值，打造更加开放的知识世界，使档案馆和档案利用者都能够最大限度地享受到“互联网+”时代带给我们的便利。

参考文献：

[1]杨太阳. 2015 数字记忆国际论坛暨第六届中国电子文件管理论坛在京召开[N]. 中国档案报，2015-10-29（1）.

[2]Eric Ketelaar. Tacit Narratives： The Meanings of Archives[J]. Archival Science，2001（1）：131- 141

[3]陈永生，杨茜茜，侯衡，苏焕宁.电子政务系统中的档案管理：查询利用[J].档案学研究， 2015（5）17-28

[4]中国青年网.马化腾两会提案大谈“互联网+”[EB/OL].[2015 -11 -26]. http：//www.netofthings.cn/GuoNei/2015-03/5507.html.

[5]王协舟，王露露.“互联网 +”时代对档案工作的挑战[J]. 档案学研究，2016.（6）66-69

[6]李克强.政府工作报告———2015 年 3 月 5 日在第十二届全国人民代表大会第三次会议上[EB/OL].[2015 -11 -26]. http：//www.gov.cn/guowuyuan/2015 -03/16/content_2835101.htm.

[7]国务院.国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见[EB/OL]. [2015 -11 -26].http：//www.gov.cn/zhengce/content/2015-07/04/content_10002.htm.

作者单位：燕山大学档案馆