统计整理理论对数据透视表运用效果的影响分析

柴光林

郑州财税金融职业学院商贸系 河南 郑州 450048

引言

在百度中搜索“数据透视表”，找到相关结果约为2350万个，在百度知道中搜索“数据透视表”，找到约271万条结果。两个数据充分说明，数据透视表在数据处理中存在着广泛的应用，且知道自己数据透视表不过关正在努力提高中的人也很多。从知网中搜索篇名中含有数据透视表的中文文章有121篇，第一篇是袁天歌于1998年4月发表的“数据透视表是表吗?——EXCEL出神入化的数据处理技巧”，最近一篇是骆国城于2020年4月发表的“数据透视表在财务数据分析中运用的操作方法解析”，每年都有相关的研究文章发表。从篇名角度来看，有43%的研究集中在学校和医院领域，如此集中与其现实的广泛运用之间存在着不匹配。从内容分析，100%集中在实践运用，没有一篇谈到支持数据透视表运用的相关理论。任何时候，理论和实践是相辅相成的，缺一不可，科学的理论对实践具有积极的指导作用，研究数据透视表背后的理论，对提升数据透视表在数据处理领域的运用具有广泛的意义。

1 数据透视表

Excel数据透视表能够将数据排序、筛选、分类、汇总等操作功能融为一体，通过对基础表的行、列字段的选择，快速制作出不同形式的统计表，同时双击各个汇总数据，还能够生成一个新的工作表，显示汇总该数据的数据源。数据透视表以其操作方便灵活和汇总数据与数据源之间的交互优势得到广大数据操作者的喜爱。

数据透视表不仅功能强大，而且操作简单，共分为三步：第一步，插入数据透视表；第二步，调整字段布局，将字段拖拽到相应的位置；第三步，设置值的显示方式，用右键调整值的显示方式。数据透视表不需要具备任何的函数和代码知识。从来没有接触过EXCEL的人员也能够快速掌握，普及该功能对提升企业整体数据分析水平具有重要意义[1]。

2 统计整理理论

统计整理由分组、汇总和数据显示三步骤组成，统计表是数据显示的形式之一，它是通过两步来制作的。

第一步，分组。分组由选择分组标志和确定分组方式组成。分组标志只有一个时，称作简单分组，分组标志超过一个时，称作复合分组。有分组标志就有对应的分组结果，分组结果中的每一个值被称作组标志值，当每组的组标志值只有一个值时，称为单项式分组，当每组的组标志值以区间形式表示时，称为组距式分组。日期型和数字型字段是数量标志，既可进行单项式分组，也可进行组距式分组，文本型数据是品质标志，只能进行单项式分组。分组标志一般为1至3个，过多的分组标志意义不大。

第二步，汇总。汇总由选择汇总字段和确定汇总方式组成。选择的是数量标志，汇总方式可以是总量指标中的求和、计数等，也可以是平均指标和相对指标；选择的是品质标志，汇总方式只可以是总量指标中的计数[2]。

3 统计整理理论与数据透视表实践的结合

学校和医院等事业单位固然需要进行数据处理，而企业单位才是数据处理的主力军，进销存数据涉及采购、销售、仓储、财务等多个部门，是企业数据处理的主要领域。进销存模块中有大量的采购分析、销售分析和库存分析中间表，它们是由采购明细表、销售明细表和库存明细表等三个基础表演绎而来的。这三个基础表在统计整理理论的支撑下，在EXCEL中利用数据透视表同样可以演绎出大量的中间表，以销售明细表为例来进行演绎。

销售明细表主要由销售日期、业务员、客户名称、商品名称、规格、单位、数量、单价、金额等字段组成。

3.1 分析字段类型

销售日期、数量、单价、金额等是数字型，这些字段是数量标志，业务员、客户名称、商品名称、规格、单位等是文本型，这些字段是品质标志。

3.2 选择分组标志和确定分组方式

3.2.1 选择一个分组标志的简单分组。数量标志可以进行单项式分组，也可进行组距式分组，品质标志只能进行单项式分组。例如，日期是数量标志，进行单项式分组，可得到每个日期，进行组距式分组，可得到每月、每季、每年等；客户名称是品质标志，只能进行单项式分组，得到每个客户。

3.2.2 选择两个或两个以上分组标志复合分组。在复合分组中，可以全部是单项式分组，或组距式分组，也可以是单项式分组与组距式分组的组合，例如，每天每个客户，每天每个业务员，每天每个商品；每月每个客户、每月每个业务员，每月每个商品等。

基本的统计表是由列标题、行标题、汇总项三部分组成，列标题与行标题中的每个值是选择某个分组标志所对应的组标志值。将分组标志对应的字段拖到列框中，组标志值就形成了列标题，将分组标志对应的字段拖到行框中，组标志值就形成了行标题。默认的组标志值都是单项式。在数据透视表中，将分组称作组，在单项式分组的组标志值的任意值上单击右键，在右键菜单中单击组，弹出组窗口，确定起始值、终止值和步长，单项式就变成了组距式。

3.3 选择汇总字段和确定汇总方式

在数据透视表中，将汇总字段拖到汇总框中，默认的是总量指标，数量标志默认的是求和，品质标志默认的是计数。平均指标需要进行汇总方式的选择。相对指标一般是由两个有联系的总量指标相对比而计算出来的，它们是总量指标的派生指标，是通过总量指标计算来的。累计求和、累计计数等总量指标的累计指标也是总量指标计算来的。手工计算比较麻烦，在数据透视表中很简单，就是值的显示方式不同。在数据透视表中，只需先将汇总字段拖到汇总框中生成总量指标，然后在生成的总量指标的任意值上单击右键，在右键菜单中选择值的显示方式，数据透视表会根据值的显示方式来进行计算，从而获得数据分析人员需要的相关指标数据。值的显示方式中有很多种，总计的百分比、列汇总的百分比、行汇总的百分比等三个是计算结构相对指标，百分比、差异百分比是计算比例相对指标，差异是计算总量指标中的增长量，按某一字段汇总是计算总量指标中的累计指标，按某一字段汇总的百分比是计算结构相对指标中的累计指标。

3.4 排列组合的结果

在销售分析中，规格、单位作为分组标志意义不大，作为汇总字段最有意义的是金额。销售明细基础表对应的中间表很多，本处仅以汇总金额字段为例进行排列组合。

3.4.1 简单分组+总量指标。以数量标志日期为分组标志，得到每天的销售额、每月的销售额、每季度的销售额、每年的销售额等；以品质标志业务员、客户名称、商品名称为分组标志，得到每个业务员的销售额、每个客户的销售额、每个商品的销售额。

3.4.2 复合分组+总量指标。用日期与业务员、客户名称、商品名称中的任意一个进行组合分组，得到每天每个业务员的销售额、每天每个客户的销售额、每天每个商品的销售额；每月每个业务员的销售额、每月每个客户的销售额、每月每个商品的销售额；每季每个业务员的销售额、每季每个客户的销售额、每季每个商品的销售额；每年每个业务员的销售额、每年每个客户的销售额、每年每个商品的销售额。用业务员、客户名称、商品名称中的任意两个进行组合分组，得到每个业务员每个客户的销售额，每个业务员每个商品的销售额，每个客户每个商品的销售额。

还可以选择三个或三个以上分组标志进行组合分组，只要分组标志选择有存在的意义均可。行标题、列标题和筛选器是放置分组标志的三个基本位置，切片器是另外一种形式的筛选器，可以根据需要放置任意个，日程表也是另外一种形式的筛选器，它只能放置日期标志。

3.4.3 其他排列组合。其他排列组合主要有：①简单分组+总量指标的累计指标；②简单分组+相对指标；③简单分组+相对指标的累计指标等。表1就是其他排列组合中常见的形式之一。

表1 业务员销售分析

表1前两列是简单分组+总量指标制作的统计表，累计销售额是总量指标的累计指标，比重、累计比重是相对指标中的结构相对指标和结构相对指标的累计指标。累计销售额、比重、累计比重等可以通过值的显示方式中的按某一字段汇总、列汇总的百分比、按某一字段汇总的百分比进行快速的演变。表1就是数据分析中常做的20/80分析中的业务员销售金额20/80分析。根据销售明细表，还可以制作客户销售金额的20/80分析、商品销售金额的20/80分析。20/80分析非常有价值，当公司的业务员销售金额不符合20/80时，说明公司没有出类拔萃的业务员或业务人员数量较少，公司没有排头兵，不利于公司选拔优秀的人才成为管理人员，公司业务人员较少，不利于市场的拓展。当公司的客户销售金额不符合20/80时，说明公司没有优秀的客户或公司客户数量较少，公司开展促销活动离不开优秀客户的支持，没有优秀客户，不利于公司开展各项促销活动，公司客户数量较少，不利于销售额的提升。当公司的商品销售金额不符合20/80时，说明公司没有拳头产品或产品数量较少，没有拳头产品不利于公司的长远发展，公司产品数量较少，同样可以反映出很多问题。20/80分析非常重要，是每个经营管理人员必须要做的数据分析，在统计理论支撑下，使用数据透视表，能够非常轻松地开展20/80分析。

其他的排列组合还有很多，一个销售明细表，有了统计整理理论，数据分析人员胸中就会有这么多表，有了数据透视表，数据分析人员就能轻松将这些表进行呈现。进销存模块中有3个表，销售明细表、采购明细表、库存明细表，3个表在统计整理理论支撑下，数据分析人员胸中会有更多的表。只有胸中有表，数据分析人员才会使用数据透视表进行呈现。这充分说明，有了统计整理理论作支撑，数据透视表工具才会被发挥得淋漓尽致。最为关键的是，数据透视表的拖拽很简单，不具备任何EXCEL操作经验的人都能快速掌握。普及统计整理理论和数据透视表，定能提升所有企业的整体数据分析水平。

4 结束语

当数据分析人员具备了一定的统计整理理论知识，看到一个基础表，就能够利用分组和汇总演绎出大量的中间表，从而做到了胸中有表。胸中有表是图表制作的前提，胸中有表后，使用数据透视表，经过简单的拖拽和值的转换，就能制作出各种统计表。进销存数据只是企业数据中的冰山一角，数据分析人员利用统计整理理论作支撑，利用数据透视表工具能够制作出大量的销售分析、采购分析和库存分析等统计表，充分见证了数据透视表在统计整理理论支撑下的强大。相信有了统计整理理论作支撑，数据分析人员定能够将数据透视表发挥得淋漓尽致，定能够快速提升企业的整体数据分析水平。