基于工作流理念的患者报告结局测量系统中国中心（PNC-China）信息化管理系统的构建

李丹钰，黄青梅，吴傅蕾，袁长蓉

（复旦大学护理学院，上海 200032）

患者报告结局测量信息系统（patient-reported outcomes measurement information system,PROMIS）是由美国国立卫生院于2004年牵头研制的用于评估一般健康人群及慢性疾病患者生理、心理及社会健康的自我报告结局工具，其精确性、可靠性及灵活性受到国际社会的广泛认可［1］。目前由PROMIS健康组织（PROMIS Health Organization,PHO）及其下设的各个国家中心负责其国际推广应用。袁长蓉教授研究团队于2019年与PHO签署了PROMIS国家中心协议，并在复旦大学护理学院正式挂牌成立患者报告结局测量信息系统中国中心（PROMIS National Center-China，PNC-China）。PNC-China作为PROMIS在中国临床应用及推广的官方中心，其工作主要围绕PROMIS的中文版翻译、临床检验和应用展开。PNC-China目前已与来自全国各地的多个临床及科研团队展开积极合作。中心的相关工作内容繁琐、专业性强［2］。目前，合作涉及的大量信息交流、文档传递等工作主要依托微信、电子邮件和邮寄等传统方式，一方面导致工作负荷增加、工作效率较低；另一方面存在文件丢失、信息泄露等隐患。因此，有必要建立符合PNC-China工作实践的电子化工作流管理系统（electronic workflow management system，EWFMS），以全周期、全流程辅助PNC-China的日常工作及管理。工作流是指一类能够完全自动执行的经营过程，根据一系列过程规则，将文档、信息或任务在不同的执行者之间进行传递与执行［3］。工作流包括内容、路径和机制三大要素。其中，工作流内容指的是需要处理、流转的信息、文档和任务；工作流路径指明了工作流内容的流转先后节点、约束条件；工作流机制确定节点的操作者、操作方式、操作权限及执行对应的工作组件等。本研究基于工作流理念，在了解目前PNCChina工作人员对构建信息化管理系统的感受、需求及功能设想的基础上，结合工作流的三大基本要素分析PNC-China的工作流程，初步构建了中心的电子化工作流管理系统框架，旨在为进一步合作开发该信息化系统提供方案基础。

1 PNC-China信息化管理平台需求分析

1.1对象2019年11月至2020年5月，采用目的抽样法，选取PNC-China中心的5名工作人员进行深度访谈。纳入标准：①熟悉PROMIS相关内容；②了解PROMIS研制方法及相关核心技术；③参与PNC-China相关管理工作3个月以上。5名访谈对象年龄27～50岁，均具有硕士及以上学历，且在PNC-China工作超过半年。访谈对象一般资料详见表1。

表1 访谈对象一般资料

1.2方法

1.2.1确定访谈提纲研究者以工作流的三大要素为指导，初步拟定访谈提纲，接受专家论证后进行修改。最终确定的访谈提纲如下：①PNC-China的主要工作是什么？您主要负责哪些工作？②您的工作涉及哪些内容（包括信息、文档、任务的交互和传递）？③您工作的起点和结点是什么？④您的工作主要借用哪些工具开展？请具体说说执行工作的方式；⑤是否有必要采用电子化管理系统来支持您的工作？您对该系统的意见和建议是什么？

1.2.2资料收集根据访谈提纲，通过一对一的半结构式深度访谈收集资料。实际访谈过程中，在现有的访谈提纲基础上不断深入，同时进行适当追问和调整。每次访谈大约30 min，在研究对象允许的情况下对访谈进行全程录音，并做好访谈笔记。信息达饱和后即停止资料收集。

1.2.3资料分析访谈结束后24 h内将访谈录音资料及时转录为文字稿，采用内容分析法［4］对资料进行处理。

1.3结果研究者通过对访谈文字资料进行分析，从3方面归纳提炼出PNC-China信息化管理及工作平台的构建需求及功能设想。

1.3.1相关工作流程繁琐，急需信息化工具辅助PNC-China的工作虽然领域明确，但每项工作均涉及反复多次沟通和不同形式的文献传输；同时，随着多中心合作的日益增多，了解、把握、控制各个团队工作进度的难度增加。访谈对象表示，PNC-China的管理工作流程繁琐，急需以信息化的手段辅助管理，并进行相关内容及进展的记录、查询等。如S1表示：“协议书、登记表之类的文件很多，每次都要在电脑中找到相应文件，再（给对方）发过去。”S2表示：“越来越多（的）人来咨询我PROMIS的现状、翻译的进展，我要一个个解释，很麻烦。”S4表示：“哪个团队给我寄了快递、是什么资料、到哪了……这些信息我都不知道。”S5表示：“翻译步骤很多，每个团队（工作进展）到哪一步了（大家）很难记清楚。”

1.3.2文件管理工具较落后，急需实现系统化、信息化管理PNC-China涉及大量文件资料的管理及传递，但目前仍以微信、邮寄和邮件等传统方式进行沟通和资料递送。这些用于片段式沟通的媒介显然难以满足PNC-China的工作流程，亟须对管理工具进行升级，实现系统化、信息化管理。如S2表示：“现在我们都用微信联系，微信群太多了，还要一个个发消息。”S3表示：“协议每次都是合作团队寄过来的，我要去快递中心找到再拿过来，很不方便。”S4表示：“有些团队不及时把数据之类的（资料）发回来，我就没办法（工作）了，只能发微信去催。”S5表示：“（合作）团队越来越多之后，文件也越来越多，我办公室里（积存了）很多合同和表格，万一以后（丢）掉了会很麻烦。”

1.3.3合作管理欠规范，急需实现标准化PNC-China目前已与来自全国各地的23家医院及院校的科研团队展开了合作，工作中涉及大量文件资料的传递，且根据合作流程，每个阶段涉及不同的合作内容。访谈对象表示，急需将他们的脑力和体力从传统的大量文件资料管理以及一些不规范的沟通交流及合作管理中解放出来，实现管理流程的标准化、沟通的高效化。如S1表示：“要是（合作）协议通过了，系统就自动开放这个团队的下载权限就好了，我就不用再把量表找到再发过去了。”S2表示：“最好能够自动通知他们（相关流程）期限到了，提醒团队把数据或者量表传上来。”S3提到：“（如果）哪个团队有进展了，系统也最好提醒我一下，（这样）我很快就（可以）知道自己（的）工作还有哪些没做。”S5表示：“我们中心要是有什么动态，也最好能通过这个系统去发布，就不要用微信群去发布（了）。”

2 基于工作流初步构建PNC-China信息化管理平台框架

研究团队在质性访谈的基础上归纳提炼出工作人员对PNC-China信息化管理及工作平台的构建需求及功能设想，并从实际出发，结合工作流的三大要素，初步构建了PNC-China信息化管理及工作系统框架。

2.1PROMIS中文版翻译工作流程框架PROMIS翻译工作，指的是采用国际标准的慢性病治疗功能评价（functional assessment of chronic illness therapy,FACIT）翻译方法，将PROMIS英文源条目翻译成中文，并进行相应的认知性访谈及文化调试，最终确保PROMIS中英文条目间具有内容等同性、语义等同性、技术等同性、标准等同性和概念等同性。PNC-China按照PROMIS的三大领域（生理健康、心理健康和社会健康）及两类人群（成人和5～17岁儿童）［5］，将翻译对象相应划分为成人生理健康量表、成人心理健康量表、成人社会健康量表及儿童量表4个类别，分别与多个研究团队签署协议，合作完成相关翻译工作。PNC-China翻译工作的一般流程（见图1）为：研究团队获得源量表后，遵照FACIT方法进行翻译，并详细记录每一条目的翻译环节。翻译完成后，PNC-China工作人员审核中文初稿及翻译流程记录，并将审核通过的量表递交至PHO进行第2轮审核。研究者按照审核结果修改条目，并进行认知性访谈，访谈结果及修改后的量表将再次递交至PNC-China。PNC-China工作人员再次审核量表并递交至PHO终审。截至2020年底，PROMIS所有成人量表的翻译均已完成，进入PHO终审环节，儿童八大简表的翻译工作也全部完成。

图1 PROMIS中文版翻译工作流程框架图

2.2PROMIS临床检验工作流程框架PROMIS检验工作，指的是采用翻译后的中文量表收集特定人群的健康信息，将中文版PROMIS工具在中国人群中进行测量学分析，验证量表信效度，并为量表修正提供指导。基于工作流要素，PROMIS临床检验工作涉及：与研究团队签署协议，授权、指导研究团队进行数据收集与统计学分析、数据提交及去隐私处理等。临床检验工作的一般流程框架见图2。

图2 PROMIS临床检验工作流程框架图

2.3PROMIS临床应用工作流程框架PROMIS应用工作，指的是将量表应用于目标人群，收集其健康相关信息。对于临床情境而言，PROMIS的应用将有助于加强医患沟通、改善治疗准确性，提升患者依从性及满意度。从科研角度而言，对PROMIS健康相关数据进行分析能够帮助医护人员了解患者症状发展轨迹，辅助构建可指导临床实践的预测模型和推荐系统。PNC-China的应用工作流程与检验工作流程类似，详见图3。

图3 PROMIS临床应用工作流程框架图

3 讨论

3.1PNC-China工作内流程改进的必要性“关注患者感受、倾听患者声音”是近年来国内外医疗创新研究的热点。越来越多的学者意识到，纳入患者自我报告的健康数据可极大促进医患沟通、提高患者的治疗依从性、改善患者的就医体验，进而促进照护质量提升［6］。患者报告结局中国中心成立的初衷即是进一步在我国推广患者报告结局理念，加速推动患者报告结局测量系统的全球同质化研究，以促进PROMIS测量系统在我国临床的推广和应用。由于PROMIS的研制需在PHO的统一指导下，遵循最新的科研方法及技术一步步进行［7］。工作过程包括方法学的统一培训、相关资料的发送、与PHO专家的交流以及与多中心合作团队的沟通等，工作内容繁杂、流程较多，且涉及大量文书资料的传递、填写及保存等。随着PNC-China的逐步发展及合作团队的壮大，传统的工作模式显然已不能满足国内众多科研团队申请使用PROMIS的需求。作为以开展PROMIS相关科学研究为主要目的的研究中心，PNC-China如何在目前有限的人力条件下提高中心的日常管理工作效率、如何与众多来自不同地域的科研团队在PROMIS的合作研究流程上实现标准化、高效化等均是中心发展面临的问题。而引进信息技术、开发信息化工作流程管理系统则可能是解决以上问题的唯一途径。本研究对5名PNC-China工作人员的深度访谈结果也显示，相关人员对于信息化管理需求迫切。但由于PROMIS相关科研开展过程复杂，为保证中国PROMIS相关研制工作与全球的同质化，有必要首先对PROMIS相关科研工作内容及流程进行统一梳理。因此，本研究在分析PNC-China工作人员对信息化平台构建需求的基础上，引入工作流理念，初步构建了PNC-China信息化管理及工作系统的框架。

3.2工作流理念为PNC-China信息化管理系统的构建提供了流程框架工作流理念旨在实现服务办公自动化。目前，工作流的理念及基于此构建的管理系统在政府、企业、医院、学校等均有相当程度的运用［8-11］，能够有效帮助相关机构明确节点任务，消除冗余任务，提高工作的可视化程度，最终提高工作效率。基于工作流理念，可构建符合不同管理需求的信息化系统，辅助制订多个工作流路径节点，并通过对不同人员赋予相应的管理权限，辅助企业高效运作。基于此，研究者围绕工作流的三要素，梳理了PNC-China的工作内容、工作路径和工作机制。其中，PNC-China的工作内容任务主要划分为PROMIS的翻译、检验和应用，每一部分又涉及相应的申请书、登记表、协议书、量表、翻译后量表（或相应数据）的传递。工作流路径部分，通过流程图呈现，明确了每项内容、每一步骤的先后节点及约束条件。工作机制部分，PNC-China工作流节点仅涉及工作人员和合作团队两类操作者，操作方式为借助社交软件和邮件快递等进行文件传递，操作权限与工作流节点相融合，合作团队完成上一步骤后才能获得量表或其他资料，进而实施下一步骤。对工作流的梳理是信息化系统构架的基础，以此为蓝本与系统工程师反复沟通确认，方可持续推进项目构建。

4 小结

研究首先通过对PNC-China工作人员的质性访谈归纳提炼了PNC-China信息化管理及工作平台的构建需求，然后从工作人员的需求出发，结合工作流的三大要素，初步构建了PNC-China信息化管理及工作系统的框架，包括PROMIS中文版翻译工作流程框架、临床检验工作流程框架及临床应用工作流程框架。该工作框架的建立为接下来研发PNC-China信息化管理系统提供了基础方案。后续将与信息技术人员进一步进行合作研发，以助力PNC-China在我国推动PROMIS相关科研工作的开展。