大数据时代档案管理与服务模式的转变与挑战

汪鹏涛 韩婧

加拿大档案学者特里·库克曾说：“我们需要把自我满足的封闭式档案界转变为与当代社会同步、对社会有益、并具有活力的档案界，否则就会在数字时代变成毫无用处的化石。” 20世纪中期，档案载体形式发生了革命性的变化，产生了电子文件，继而将具有保存价值进行归档的电子文件形成电子档案，档案工作的管理对象、管理方式发生了变化。

2010年6月，国家档案局发布《数字档案馆建设指南》，全国数字档案馆建设开始沿着《指南》指引的方向规范发展，智慧档案馆的提出使用数字档案馆建设进入了新的阶段。2018年4月20日，习近平总书记在全国网络安全和信息化工作会议上强调：“信息化为中华民族带来了千载难逢的机遇。我们必须敏锐抓住信息化发展的历史机遇，发挥信息化对经济社会发展的引领作用。”同样，信息化为档案工作带来了新的机遇与挑战。

从古至今，我国乃至世界对于档案的存储载体使用的主要介质就是纸张，纸质档案在世界各国档案馆保存的馆藏档案中，仍占主要地位。电子档案的出现，从存储容量、共享程度等方面具有纸质档案的不能达到的优势。但无论档案保存的载体是纸质档案还是电子档案，最终的准则依然是档案“收集、保存、管理、利用”。

一、档案收集是档案资源建设的基础

“收”是档案工作中极为重要的环节，是档案工作的起点，也是档案资源建设的首要环节。无论是传统管理的纸质档案，还是电子档案，二者只是所采用的载体不同，电子档案的出现，改变了传统档案管理形式。纸质档案从内容上有较高的安全性和真实性，而电子档案有较大的存储量和共享性的特点，优势与不足各有利弊，随着社会信息化水平的不斷提高，电子档案的高效性将逐步替代纸质档案。但在档案收集与整理的过程中，纸质档案主要依靠传统的方式进行收集、归档，而电子档案的收集与整理利用管理系统平台将电子文件通过在线进行归档，除要求真实可靠、齐全完整以外，还应有安全可用的要求。相比纸张档案，电子档案的信息资源更为丰富，所保存的信息更为全面。

二、档案数字化到数据化的转化

数字化，在网络迅速发展的时代，得到了广泛的应用，从某种程度上说是一种技术手段，主要更关注通过网络进行交换的各种资源。而数据化，在当前的大数据时代更偏重于社会各类资源的数据化过程 ，通过整合各类数据，让数据产生价值。而档案数字化主要通过对文本、图表、资料、声像等等具有档案“身份”的各类别内容进行数字化，通过有效的存储，形成包括档案目录和档案全文的数据库。数字化的档案数据只有数据化才能更大、更有效的发挥价值，而数字化又是档案数据向数据化转化的基础，档案数据的数量、质量、范围等都必须满足实现大数据时代数据化过程中“大”的要求。

三、档案信息资源的整合与共享

在大数据背景下，档案数字化产生的信息不能只是录入档案目录和扫描全文。在传统档案管理模式下，对档案工作的要求是将“死”档案变为“活”信息，在大数据时代，对档案工作提出了更高的要求，那就是转变思路，要从“数字化”向“数据化”转变，通过OCR识别、检索等多种方式结合技术手段，便于利用、便于检索出合适的档案信息，更为重要的是，数据化后的档案信息，除了方便以外，信息将更为全面、层次更为清晰，在内容方面有了更大的拓展，更加社会化大众化和多元化，从而不断发挥通过整合后档案数据对经济社会发展的作用，最终满足不同层次、不同方面利用者的利用需求。

四、档案信息安全与人才队伍建设

档案信息安全与档案实体安全同样重要，档案载体会因环境与人为因素遭到破坏，而档案信息的丢失、泄露等安全问题始终是档案工作的生命线和底线，构建档案安全体系建设是档案安全工作的首要任务。

建国后，我国一直沿用传统的档案管理模式，随着社会不断发展，档案管理方式发生转变后，对档案管理者提出了更高的要求，档案管理者不仅要熟悉档案管理的各项要求，还应了解如何运用档案管理系统发挥档案部门的作用，熟知网络安全建设等多面内容，单一的档案专业人员已无法适应大数据时代档案管理的新要求，而在大数据管理模式下档案工作的重心，将需要更多的综合性人才，做到收集齐全档案信息、预防档案安全风险、拓展档案业务管理、挖掘档案价值信息，让大数据时代档案信息服务适应社会发展需要。

档案工作正在走向依法管理，走向开放，走向现代化。对档案管理与服务实现思维创新，通过管理与服务模式的创新，充分发挥大数据优势，完善档案管理机制，才能实现档案价值最大化，不断提升服务水平。

作者单位：围场县交通局 承德市档案馆