档案鉴定销毁工作之我见

朱婧文

档案鉴定和销毁是档案管理工作的重要环节，也是工作难度较大的一个环节。档案鉴定存在着主观性，档案销毁的不可逆性，使很多档案工作者及主管领导认为档案鉴定和销毁工作存在潜在风险，“吃力不讨好”。因此形成“有文必档”“有档必存”的现象，档案鉴定和销毁工作无从开展。笔者立足优化档案资源、提高档案保管的安全性、档案服务的社会化，阐述了档案鉴定与销毁的方法和措施，以期档案鉴定与销毁工作更加规范化、制度化。

一、档案鉴定与销毁的依据

档案鉴定就是由档案所属单位组成鉴定主体，以档案学理论为基础，以国家档案法律法规、行业部门档案规范和本单位的具体归档范围、保管期限为依据，分析和考量档案的价值，判定档案的历史记录和凭证作用，将有查考价值的文件重新整理留存，无查考和利用价值的文件予以登记和销毁的管理活动。

档案销毁鉴定的依据有两个方面，一个是保管时限，一个是保存价值。时限是客观标准;档案的价值在不同历史时期有不同的体现，是主观和客观相结合的标准。因而档案价值鉴定的标准应具有多元性，具体问题具体分析，不能搞“大而统”。档案保管期限的制定也不能过于笼统、抽象，要制定符合本专业、本单位的各种类别的保管期限表，让档案工作人员有据可循。因此，各单位应以国家档案行政管理部门颁发的档案保管期限表为依据，制定符合本单位特点的各级各类档案保管期限表。基于文件生命周期理论，我们在对已到保管期限的文件进行期满鉴定时，将仍有保存价值的档案重新制定保管期限并继续保存，而那些确实没有凭证和参考价值的文件，已不能称其为档案，应当予以销毁。

二、档案鉴定与销毁的方法与措施

1.利用档案数据库，做好档案鉴定前期工作

近年来，信息技术高速发展，档案管理模式、管理内容朝着现代化、信息化以及科学化的方向变革。档案目录数据库与全文数据库的建设早已在全国开展起来。在这样的情况下，档案数据库建设是档案工作者日常工作中不可或缺的方向和内容。档案目录数据库具有档案分类、编目清晰实用，目录录入细致、质量控制严格，目录检索快捷准确的特点。档案工作者在日常的工作中，要完善档案目录数据库的各项内容，为今后档案的查阅利用提供支持。利用档案数据库，做好档案鉴定的前期工作，根据档案的综合价值，制定接收和归档的范围，根据档案目录数据库中档案的保管期限及归档范围，编制待鉴定销毁档案清单，为后续的档案鉴定工作提供完整、准确、系统的目录和内容。

2.成立鉴定专家组

档案鉴定工作难度之大，档案鉴定与销毁工作当中很重要一个环节就是要有一个权威的、专业性强的档案鉴定工作组。档案鉴定涉及部门广，如中科院各个研究所的档案，根据其内容分为科研档案、文书档案、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案，名人档案、大科学工程档案、研究生档案等等，形成部门不同，建档规范及保管期限也存在很大差异。而要想对这些档案进行专业的鉴定，首先应与档案的形成部门联系，协同合作，才能综合考量档案的真实价值。档案鉴定组通常应由单位主管领导、档案主管部门、 相关业务部门、 档案馆（室）组成，只有这样专业、权威、负责的专家鉴定组，才能使档案鉴定与销毁工作得以开展和顺利完成。

3.制定鉴定原则、制度，使档案鉴定工作有据可依

档案鉴定是档案销毁的前提，只有科学严谨的鉴定才能够保证销毁工作的准确性。制定鉴定原则和制度，使档案鉴定工作有据可依。所谓档案“销有据”，是指对档案的销毁，必须以国家档案法、各行业各部门档案规范和本单位的具体归档范围、保管期限为依据，否则，将承担相应的法律责任。

2020年新修订的《档案法》第十三条规定了直接形成的对国家和社会具有保存价值的五类材料应当纳入归档范围，这是各级行政主管部门、机关、团体、企事业单位鉴定销毁的根本依据;在2002年、2006年、2013年，国家档案局分别颁布了《国家重大建设项目文件材料归档范围和保管期限表》《機关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，其具体规定了国家重大建设项目、机关文件材料和企业文件材料的归档范围及保管期限。本单位一定要在法律和规章制度的前提下，结合自己的特点和档案的现实价值与历史价值，制定准确细致的销毁鉴定原则和制度。

4.档案销毁鉴定工作的具体方法与内容

档案鉴定销毁工作繁冗，可化繁为简，从简单入手，即先从那些客观上无保存价值，而且已过保存期限的文件资料进行鉴定，如：未实施的项目建议书、过期且无批复的申请等;已残损报废的仪器设备相关的设备档案;已被淘汰的科研技术所涉及的科研档案;已被拆除且无历史意义的建筑物相关的基建档案等等;还有已过保管期限的现金、银行账簿;不重要的且多套存档的档案等。这类档案已无查考利用价值，可按文件名称、 案卷名称，或按单项工程、设备台（套）名称鉴定，编制档案销毁清册。

针对已到保管期限，但仍有价值的档案，鉴定工作则要细致和专业。鉴定时要以保管期限表为主要参考，并遵循以下原则：（1）文书档案鉴定原则：本单位形成的文件以保留为原则，其他文件能销则销;涉及单位重要事项的文件以保留为原则，涉及行政性事务的文件能销则销。有凭证作用的文件如人事任免、机构设置、法院裁决等以保留为原则，参考作用的文件如通知等能销则销。（2）科研类档案鉴定原则：档案鉴定以科研项目为单位。立项阶段形成的申请书、任务书等项目立项及审批文件以保留为原则，其它文件能销则销;在研究试验阶段形成的进展报告、中期报告，科研实验条件、参数，重要的原始记录，试验分析总结等以保留为原则;在鉴定验收阶段形成的研究报告，工作总结、论文、专利、著作、成果鉴定证书、专家验收意见，验收申请及批复等以保留为原则;成果奖励、 推广运用、获奖、国内外宣传报道等过程中形成的文件以保留为原则。另外，科研项目中有国内外先进水平或填补国内空白、解决国外“卡脖子”问题，具有史料价值的档案以保留为原则。（3）基本建设档案鉴定原则：基建档案应与建筑物寿命相同。其中前期立项文件包括立项及审批文件、初步设计、用地、勘察、测绘文件永久保存，项目建议书、 可行性研究报告、选址、环境类文件原则上保留;工程招投标中，中标单位资质审核资料、合同永久保存，未中标单位文件可以销毁;工程管理文件中，工程结算书、结算审核报告、竣工财务决算审核报告、竣工验收文件、项目验收文件永久保存，工程规划许可、施工许可，工程款支付证明等以保留为原则;施工资料中，图纸会审变更记录、 竣工图永久保存，桩基类文件，工程设计文件、 测量及沉降观测记录、 施工材料的质量文件以保留为原则;监理文件中，工程质量评估报告、 监理工作总结以保留为原则，其它文件能销则销。此外，拆除的建筑物若有时代意义等历史查考价值，应保存勘测、竣工图、工程管理文件及建筑物照片等。（4）仪器设备档案原则上规定与设备、 仪器的使用寿命相同。鉴定时涉及设备资产及凭证管理的文件材料，非标设备中的设计图纸、参数等对技术改造有参考价值的文件材料以保留为原则，其它文件能销则销。（5）专利证书原则上以专利的保护期限为依据鉴定。

5.正确处理鉴定后的档案，销毁前做好数字化保存

档案鉴定销毁工作事关重大，每一个环节均需有审批并签字确认。在档案鉴定过程中，档案部门要提供《待鉴定销毁档案清册》、档案鉴定小组要填写《档案鉴定情况审查登记表》，并由档案鉴定领导小组审核签字，最后提交单位主管领导审核。对审核继续留存的档案，重新确定保管期限，并重新进行修复、排序、编号、 装盒，编入档案目录数据库，最后入库上架，做到档案目录与库房保管相一致。

对于经鉴定审核，确定销毁的无价值文件，要逐卷逐件编制《档案销毁清册》按照程序进行销毁。首先档案馆（室）负责人要加强对《档案销毁清册》的审核、确认无误后，由清册的编制人员、档案馆（室）负责人、档案分管领导签字，单位主管领导批准，方可作为档案销毁依据。其次，档案销毁应到规定的文件销毁中心进行销毁，不得擅自处理。档案销毁完成后，经手人须在《档案销毁清册》上签字，并加盖“已销毁”字样印章。

此外，对于一些已到保存期限，并在现阶段没有查考利用的作用，鉴定专家组又很难界定其在未来的历史价值，保留还是销毁难做抉择的档案资料，随着现代化技术的不断发展，我们可以考虑先将这一部分档案资料做数字化处理，以电子档案的形式保存，以期达到节约档案库存空间，节省库存成本的目的。

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作者单位：中国科学院山西煤炭化学研究所综合档案室