“零接触”高校财务报销系统研究

2021-07-16石本仁

武汉理工大学学报（信息与管理工程版） 2021年3期

邓欣,石本仁

(1.武汉理工大学财务处，湖北武汉 430070;2.暨南大学管理学院，广东广州 510632)

新冠肺炎疫情是新中国成立以来传播速度最快、影响范围最广的重大突发公共卫生事件。财务部门是高校聚集性较强的场所之一，也是高校疫情防控的重点区域。各地高校在防控疫情的同时，积极推进教学、科研等工作的开展[1]，随之而来的经费支出、薪酬发放等报销业务亟待推进。通过信息化手段优化高校报销流程，减少甚至避免直接接触，在疫情防控常态化的形势下具有重要意义。

“报销难”一直是高校财务工作推进中的顽疾，学者们进行了大量研究。牛星等[2]分析了窗口式报销、投递式报销和网上报销的利弊，以K高校为载体对财务报销流程进行了再设计。邱均成等[3]构建了基于“互联网+”的高校预约无等候报销体系，研究了各个系统的功能及其数据流程。陈建凯等[4]提出了网上预约报销系统与审签系统相结合的一体化报账系统，简化了业务流程，提高了工作效率。尹学东等[5]阐述了高校财务网上报销系统的优势，包括加强预算管理、规范报销流程、提升支付环节效率和提高内控力度等。付耀珍等[6]提出了基于微信平台的高校经费报销排队模式，并通过问卷调查法和回归分析法验证该系统具有一定的优越性。陈薇[7]展望了云计算应用于高校会计信息化建设，能降低财务软硬件成本，实现数据共享和精准专业的服务。燕丽征[8]指出高校财务智能化发展能将财务人员从简单重复的业务中解放出来，更好地完成服务和财务决策职能。

目前，关于高校财务报销系统的研究主要是借助人工智能、云计算和大数据等技术手段来提高效率、加强管理及提升满意度，缺少从保障公共卫生安全的角度来优化财务报销系统。在疫情防控常态化的背景下，除了解决“报销难”的问题，更应针对传统财务业务聚集性、流动性、接触性的特点来优化报销系统[9]，以减少人员接触，保证报销业务不成为病毒传播的媒介，保障公共卫生安全。鉴于此，笔者提出建立“零接触”高校财务报销系统，实现报销人员、审签人员和财务人员之间的零接触，以期在助力高校疫情防控的同时，推动高校财务信息系统一体化、数字化和智能化。

1 疫情防控对高校财务报销的影响

(1)对审签方式的影响。传统的线下审签是以面对面的方式进行，容易导致病毒在人际间传播。疫情防控阶段，许多高校财务部门通过对接学校的OA系统来简化审签流程。由部门OA提出支付申请，写清支付原因及对方账号等信息，并上传发票、付款通知、合同、验收单等佐证资料作为附件；根据学院现有的财务报销审批权限进行财务审核和院系领导审批；审批同意后，财务付款。事后由相关人员补充纸质材料和领导签字[10]。在某种程度上，疫情防控冲击了高校财务部门通过经验教训总结出的传统分级审签流程，容易导致监管缺位。因此，亟需其他途径来解决两者之间的矛盾。

(2)对投递方式的影响。传统的单据投递是在审签完毕后，由经办人到财务处报账大厅现场排队等候，直接交给会计审核制单。疫情防控阶段，为了减少人员接触，部分高校在报账大厅门口放置投递框或投递箱，经办人将单据放置其内后即可离开。物理消杀原始单据上可能携带的病毒后，会计人员进行分单、接单及制单。这种方式造成大量单据杂乱地堆砌在财务处报账大厅门口的投递框内，用回形针固定的单据由于挤压而散开，用胶水粘贴的单据由于胶水使用过多，粘贴上其他人的原始单据。财务人员在分单时极易混淆不同报销人员的单据，等到会计人员接单后才发现原始单据不完整，需要报销人员补办一系列校内甚至校外相关审签手续，极易引起报销人员的反感情绪，加剧报销人员和财务人员之间的矛盾。

(3)对沟通方式的影响。传统的沟通方式是会计人员在报账大厅现场接单后，与经办人进行面对面沟通。疫情防控阶段，沟通方式转变成通过电话或邮件进行沟通交流，但这种辅助沟通方式极大地影响了报销业务开展与运行的效率。报销人员不具备财务背景知识，电话或邮件沟通时，原始单据无法实时共享，经常还需要配上照片等帮助报销人员理解，造成人员与时间的过多耗费。若原始单据不完整，则需要报销人员再次投递补充资料，等待期间该笔报销业务无法处理。以W高校为例，财务部门恢复办公后，在2020年4月共制约2 700张凭证，5月共制约7 500张凭证。而2019年4月共制约14 400张凭证，5月共制约14 600张凭证。排除疫情对师生报销积极性的打击，辅助沟通方式对报销业务开展与运行效率的不利影响不可小觑。

2 “零接触”高校财务报销系统构建

2.1 “零接触”高校财务报销系统总体架构

为有效应对疫情防控对高校财务报销的影响，保障公共卫生安全，提升报销效率和服务水平，高校财务报销系统需要实现以下目标：

(1)实现报销人员和审签人员之间“零接触”。传统的线下审签受到时间和空间的限制，一旦超出工作时间或审签人员外出，审签流程很难进行。如果审签人员外出较长时间，则授权他人，而授权行为需要更高级别的审签，以满足内部控制的要求。报销人员为签一个字要跑三四次的情况经常发生，审签人员在集体开会时签字签得手发软的情况也屡见不鲜，报销人员和审签人员均怨声载道。疫情防控背景下的高校财务报销系统，通过网上审签来突破审签流程的“时空限制”。审签手续不再局限于在办公室面对面地进行，审签人员可以随时随地通过手机APP进行在线审签。另外，网上审签系统可记录每一笔审签业务，包括审签时间、报销内容、报销金额、原始单据影像等信息，方便审签人员对审签业务进行备忘。以往重要报销事项的审签单据需要一式多份，除财务留存外，审签人员和报销人员也会留存。现在可以直接翻查网上的审签记录，这在一定程度上节约了办公经费，践行了绿色办公。

(2)实现报销人员和财务人员之间“零接触”。传统的财务报销需要报销人员将报销单据送至财务处报账大厅，并在报账大厅等待业务处理完毕再离开，导致报账大厅长期以来都是一片拥挤的景象。年底业务繁忙时，更是人满为患，极易导致报销人员和会计人员的紧张情绪。一方面报销人员在焦虑地排队等候，另一方面会计人员在高压下处理业务，沟通稍有不畅，就升级为争吵。疫情防控背景下的高校财务报销系统，报销人员只需将报销单据放置在自助投递终端就可离开，等待会计接单处理业务，最终通过银行转账收到报销款项。整个报账大厅不会再出现排队的场景，会计人员可以在安静的办公环境下按部就班地处理报销业务，不仅改善了财务人员的办公环境，减轻了其工作压力，也改善了报销人员和财务人员之间的关系，优化服务质量。

(3)实现报销人员和财务人员之间高效沟通。传统的财务报销，会计人员经常因费用不允许列支、审签流程未尽、佐证资料不全、项目超支或者费用超预算等事项与报销人员沟通，在报账大厅争论不休的场面屡见不鲜。疫情防控背景下的高校财务报销系统，通过对各类业务的报销方案进行标准化设计，将报销人员的填报流程、审签人员的审签流程和财务人员的审核流程规范化，消除了信息不对称，实现报销人员、审签人员与财务人员所掌握的信息始终一致，从而减少沟通矛盾，降低沟通成本。

在上述目标的基础上，结合一般日常报销(日常费用报销、版面费报销、实习费报销)、国内外差旅费报销、会议费报销、设备费报销及借款等高校报销的主要业务，构建“零接触”高校财务报销系统的总体框架，如图1所示，主要包括网上填报、网上审签、自助投递、财务核算、银校互联和财务查询6个模块。

图1 “零接触”高校财务报销系统总体架构

2.2 系统主要模块功能分析

2.2.1 网上填报

通过网上填报，项目负责人可以实现自助填报和项目授权。网上填报的主要功能包括：①填写报销单。需要确定项目，选择报销内容，填写关键字摘要、单据数及金额，并选择支付方式。这些信息在会计核算时自动生成记账凭证，在资金结算时自动生成结算凭证。②内置报销标准。如国内外差旅费报销可根据相关规定，按职别将出差地点的住宿标准、伙食及交通补贴等信息预先内置在系统中，报销人员填写时，住宿费是否超标一目了然，还可以自动计算伙食及交通补贴。③校验功能。网上填报时，系统对项目及报销内容的使用权限、预算金额和项目余额进行校验，如果不能使用某项目，不能报销某项费用，报销金额超预算或超项目余额，系统会直接提示错误及原因，报销人员可以立即修改金额或者更换项目，避免后续无效劳动。④项目授权。项目负责人通过网上填报系统将项目授权给其他人使用，授权内容包括授权项目、授权时间期限和授权额度。项目授权后，被授权人可以在自己的账户中查看该项目，并在授权时间期限和授权额度内进行填报。

2.2.2 网上审签

网上审签实现了快捷、高效、透明的审签过程。相较于“面签”形式，网上审签省去经办人跑腿的环节，节省了时间成本。网上审签的主要功能包括：①自动匹配流程。不同部门、不同业务、不同金额的报销单对应的审签人和审签流程是不一样的。“面签”形式中，经办人和审签人需要熟知不同项目、不同报销业务的审签流程，否则会出现“跑错地、找错人、签错字”的情况。实行网上审签后，系统会根据使用的项目和金额自动匹配审签流程，经办人和审签人在网上按部就班地操作即可，提高了审签的效率。②记录审签内容。网上审签需要上传发票、合同等附件，作为佐证资料供审签人查看，这些附件记录了审签内容，且可随时再次查看。③查看审签物流。报销人员可以查看审签的物流状态，随时知晓审签进入哪个环节，停滞在哪个环节，整个审签过程清晰透明。

2.2.3 自助投递

自助投递功能通过一个类似于银行ATM机的“自助投递终端”来实现，主要功能包括：①投递与消毒。自助投递终端打破传统人工接单管理方式，直接采集网上报销单的二维码，自动记录投单信息，通过箱体上的长槽接收装袋后的网上报销单和原始凭证。箱体内置紫外线消毒灯，实现对单据进行紫外线消毒的增值功能。②查询单据物流。该终端可以查询一定时间段内投放单据的流转状态和物流信息，如何时投递、何时何人接单、是否制单、是否复核、是否支付等。③更新银行卡。通过刷身份证验证后，教职工和学生还可以在自助投递终端更新银行卡信息，不再需要系统管理员操作。④监控录像。该终端具备监控录像功能，并定时传送监控录像信息，实时传输主机、打印机和投递数量等状态。

2.2.4 财务核算

财务核算模块主要完成制单、复核、记账、账表查询与打印、项目管理等业务，其核心功能包括：①自动生成记账凭证。通过扫描网上报销单的二维码，检索到报销单所包含的数据信息，自动生成含摘要、部门项目、科目、经济分类、金额及支付方式的记账凭证。相比传统的会计手工录入凭证信息，大大提升了账务处理的效率和准确率。②修改自动生成记账凭证。系统自动生成记账凭证后，若会计发现报销单据有疏漏，可修改凭证的业务类型和分录信息。

2.2.5 银校互联

银校互联模块是财务内网与银行专线的链接，使财务报销的业务走出局域网迈向互联网，实现了“无现金报销”。该模块的主要功能包括：①网上转账。可以实现对私转卡(如报销差旅费)、对公转账(如转论文版面费)、对私批量代发(如发放助研酬金)。复核后的凭证由出纳发起支付，显示凭证的支付信息，包括单位名称、账号及开户行名称等。②交易查询。在系统中可以查询银行账户实时余额、历史余额及网上银行交易的明细记录。③数据提取。系统不但能提取来款记录，供教职工认领，而且能直接打印银行回单，不用跑银行就可以拿到凭据。④银行对账。系统可以提取网上银行账户对账单的电子数据，并完成自动对账。

2.2.6 财务查询

财务查询模块的主要功能包括：①查询报账进度。报销人员可以在财务网上综合服务平台或者财务处微信服务平台，随时随地跟踪报销业务进展情况；系统能够实时将报销完成及款项支付的信息推送至报销人员手机。②查询财务信息。财务信息查询内容包括工资、个人其他收入、项目经费和银行来款等。其中，项目查询可以实现对项目明细账、分类账、往来款及项目预算执行情况等信息的查询。传统的用笔在记账本上记账，易出现错误和遗漏，而查询系统内数据准确，信息及时，有利于项目负责人更合理地规划支出，更自主地管理经费。

2.3 系统网络结构和数据传导分析

“零接触”高校财务报销系统的网络结构如图2所示。报销用户和审签用户可以通过因特网访问财务系统的Web服务器，这两类用户在通过身份认证后可以分别完成网上填报和网上审签等业务。在财务内网中，财务用户可以完成制单、复核、记账及查询等工作。此外，财务系统通过银行业务专线与银行连接，实现实时转账、查询、银行对账等工作。系统各个功能模块之间的数据传导如图3所示。

图2 “零接触”高校财务报销系统网络结构

图3 “零接触”高校财务报销系统数据传导

3 系统主要流程分析

“零接触”高校财务报销系统的6大功能满足了疫情防控的要求，在报销人员、审签人员和财务人员“零接触”的情况下，保质保量地完成财务报销工作，提升报销人员的体验感，改善财务人员的工作环境。“零接触”高校财务报销系统流程如图4所示。

图4 “零接触”高校财务报销系统流程

(1)经办人进入网上填报系统，选定项目，根据业务类型填写相应的报销费用明细，并选择支付方式后提交。如果填写有误，可退回修改再重新提交。同时上传发票、合同等附件，等待相关人员审签。

(2)经办人提交报销单后，系统根据经办人选用的项目及报销金额，自动匹配审签流程。有审签权限的审签人登录系统后，可以看到审核任务菜单，即待审核的报销单列表。点击审核预览可以看到报销单内容及发票、合同等附件。据此审签人填写审签意见或者审签退回。经办人查看报销单状态，若审核成功，则可打印报销单准备投递。若审核失败，则根据退回意见修改或补充资料后重新提交审签。

(3)待审签流程完全结束，经办人打印审核通过的报销单，连同票据等原始凭证一并到自助投递箱进行投递。经办人经过身份验证后，扫描报销单二维码并装袋投递，打印回执单。

(4)相关财务人员定点取出自助投递箱内经紫外线消毒的报销单，分发给会计人员。会计人员接单并审核原始凭证，审核报销单会出现3种情况：①单据有问题，不予报销。会计人员审核退回，并附上退单原因。经办人可以在报销系统中查看退回的报销单及退回原因，修改或补充资料后重新投递；②单据没有任何问题，会计人员审核通过后制单。③单据可以报销，但是经办人填写的金额或者报销内容有误。会计人员审核通过后制单，并对金额或者经济分类科目进行修改。

(5)会计制单完毕后，记账凭证和原始单据由复核人员再次审核。通过复核后，报销款项最终由出纳通过银校互联系统实时支付到报销人员网申时预选的账户中。

(6)系统将通过信息发布管理平台将业务已完成、实际报销金额和内容等信息推送到报销人手机上。报销人员可以通过电脑或手机跟踪整个报销流程，还可以查询项目的支出明细、预算执行情况及余额等信息。

4 实例分析

W高校是教育部直属全国重点大学，学校科研项目种类较多，经费量较大，2020年科研经费支出约9.88亿元。2020年，W高校在全校范围内逐步推广“零接触”财务报销系统。各类报销及借款业务的填报、审签流程不完全一致，特殊情况的处理方式也不相同，以国内差旅费报销为例，报销流程可分为5个阶段。

(1)填报阶段：经办人在系统中选择报销项目，填写差旅费明细及支付方式，系统根据报销人员职别和出差地点自动匹配后弹出住宿费标准。若在标准内，系统以实际发生的住宿费金额为准；若超标，系统会自动以住宿费标准为上限。同时，系统会根据“标准×天数”自动计算伙食补助和交通补助。如果有报销行程不完整等特殊情况，可以下载《差旅费特殊情况报销申请表》并填写。上传交通费、住宿费等发票图片，以及填好的《差旅费特殊情况报销申请表》等文档资料。网上填报示例如图5所示。

图5 网上填报示例

(2)审签阶段：根据《W高校差旅费管理办法》，项目负责人出差，由所在单位分管科研负责人审批，网上审签示例如图6所示。差旅费报销单、连同填报阶段上传的佐证资料一并推送至学院分管科研院长处，等待审签。

图6 网上审签示例

(3)投递阶段：审签通过后，经办人打印差旅费报销单，连同发票及《差旅费特殊情况报销申请表》(如有需要)一并装袋，投递至财务处报账大厅自助投递终端，并打印回执单。自助投递终端如图7所示。

图7 自助投递终端

(4)财务处理阶段：会计人员从投递箱内取出报销单，接单并审核，审核无误后系统自动生成记账凭证，如图8所示。复核人员对网上填报生成的记账凭证进行复核，复核无误后交由出纳人员完成转账支付。

图8 自动生成记账凭证示例

(5)信息反馈阶段：支付成功后，报销人员手机收到差旅费报销已完成及实际报销金额的短信通知。财务查询系统显示该笔报销业务已完成，项目明细账显示该笔支出记录。

从W高校国内差旅费报销的例子可以看出，报销人员、审签人员及财务人员在整个报销流程中实现了“零接触”，并保持高效沟通。2020年6月—12月，W高校财务部门通过“零接触”报销系统处理报销业务约71 000笔，未发生一起感染事件。该系统在保障公共卫生安全的同时，提升了报销效率和服务水平，得到教职工一致好评。