行政事业单位档案管理信息化的策略分析

谢宁

摘要：当前时代的发展，也是信息化不断发展的时代。智能化的出现也给事业单位档案管理工作提出了更高的要求。因此在事业单位档案管理工作中，必须要加强信息化建设，与时俱进，使得单位档案信息管理工作能够更加高效有序。但是，在各企事业单位中，档案管理专业信息化体系建设仍然是长期的基础工程，并且也并不是一蹴而就的，需要不断发展和规划。本文简要分析了在推进事业单位财务档案管理业务信息化体系建设工作方面仍然存在的一些问题，并就此提出了有效的具体解决措施对策，希望为社会相关科学研究人员提供实用参考，促进单位档案管理信息工作的有效健康开展。

关键词：行政事业单位;档案管理信息化;策略

引言：

随着计算机信息技术、网络以及信息处理技术的高速同步发展，必将掀起我国信息化产业发展的新浪潮。作为连接组成我国信息网络资源重要组成部分的电子档案也被逐步推到这一浪潮前沿。档案真实地记录着我国行政档案事业单位日常开展各项业务活动的档案信息管理资源，是宝贵的社会无形资产，现代档案管理的不断创新与档案信息处理技术的不断变革在成为提高我国行政档案事业管理单位行政档案综合利用管理效能的关键同时也对行政档案管理企业提出了新挑战，加强行政档案管理企业信息化体系建设势在必行。

一、行政事业单位档案管理规范化的重要性

行政执法事业管理单位主要履行的职能是行政执法监督和管理社会的一些基本管理服务职能，以为民提供各种基本社会管理服务为直接经济目的的社会组织。而开展行政机关事业管理单位机关档案管理内部工作服务是行政事业单位档案内部管理服务工作的重要组成内容，是直接决定一个行政机关事业单位档案工作服务质量的一个关键因素。由此可见其对行政机关事业管理单位业务档案管理的特殊重要性。其次，档案管理不仅不但可以为国家行政机关事业单位的管理决策和发展规划工作提供有力的科学理论依据，而且对逐步加强档案管理制度化的规范性建设有重要促进作用。此外，提升各级行政机构事业机关单位业务档案管理工作规范性等也是确保行政机关事业单位档案工作正常顺利进行的重要有力保证。[1]

二、行政事业单位档案管理信息化策略的建议

1、提高计算机系统安全系数

在国家行政主管事业机关单位业务档案管理的专业信息化发展进程中，提高单位计算机档案系统安全防护等级性能是最重要的一个关键环节，能有效保护事业单位的所有档案管理信息不被恶意损坏，提高单位档案管理员的工作效率。1.确保企业计算机管理系统的网络安全性。当一个单位的档案计算机管理系统与国际网络连接之后，极易被网络木马病毒或网络黑客攻击，导致系统异常瘫痪，或可能引发严重的单位档案机密信息数据泄露安全问题。所以请各单位人员有必要定期安装单位计算机操作系统安全防火墙与安全杀毒防护软件，并定期更新升级安全病毒库，促使单位计算机安全系统正常运行操作、安全正常运行。2.行政区各事业机关单位部门要高度重视组织落实做好计算机信息系统内部保密工作，由内部保密技术人员专门负责检查维修处理计算机系统故障，尽可能多地预防人员随意外出招聘技术人员，给事业单位的人事档案保密信息安全造成严重泄露安全隐患。

2、进一步优化单位档案服务

存储大量档案的有效空间在信息网络化和信息时代仍然是完全虚拟的，和我们传统上的档案库不同，它仍然会随着信息技术的发展进步不断优化拓展有效存储空间。随着国家行政机关事业管理单位开始建立大型档案资源数据库，档案数据资源的信息数量急剧扩大增多，提供的可利用的信息方式简洁、方便，且信息内容涉及形式多样，利用可将档案资源信息的主要内容转变成可以利用档案数据库里的大量档案信息数据。此外，行政机关事业单位的公共档案服务信息管理服务将逐步走上企业知识产权服务化的道路，也就是說现在档案信息服务中的内容不仅仅局限于一个档案信息实体，而是它们的承载的知识。这就必然需要各级行政机关事业管理单位进一步通过优化提供档案管理服务，从改变过去的提供批发档案服务模式转向提供专业化档案服务、个性化档案服务，全程管理跟踪根据用户实际需求可以提供优质化的档案管理服务。

3、建立科学化档案人才结构

行政机关事业管理单位部门应高度正视自己在档案人才资源储备与信息硬件基础设备等各个方面的自身优势，认识当前档案管理的不足，结合行业发展实际形势与现代档案管理技术特征优先培养一批档案管理技术信息化专业人才，打造一支具备信息技术素质高、掌握新专业知识与新管理技术、新业务能力的复合型专业档案管理人才队伍。行政机关事业管理单位必须要特别注意不断加强机关档案管理人员信息化专业培训，促使机关档案管理人员快速学习掌握最新的档案信息化工作理念与信息技术，不管他们是到高校专业继续学习深造还是到相关上级事业单位继续接受专业培训，或是直接进入国家相关法律咨询所或培训服务机构继续接受专业培训，行政机关事业单位都必须要在针对档案管理人员的近期工作发展计划中对其做出明确规定或具体安排。当然，合理的专业档案工作人才培养结构中也应当应该是相对专业化的、多样化的，行政机关事业单位的管理档案工作人员不仅仅只是一般档案或专业文书、历史资料类档案工作人员，还必该应不断放宽专业视野，成长发展为专业计算机、自动化、管理等相关专业人才。[2]

结语：

综上所述，在当前的背景下，我国现代信息技术不断发展，档案管理信息化工作也是当前的重要任务，同时也是社会发展的趋势和要求。因此，必须要采取合理的措施，解决在档案管理工作中存在的问题，从而促进事业单位工作的开展。

参考文献

[1]李云雪. 浅谈信息时代下的行政事业单位档案科学化管理策略[J]. 名城绘， 2020， 000（002）：P.1-1.

[2]王媛媛. 机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究[J]. 企业文化（中旬刊）， 2020， 000（002）：204.

（河北省定州市安全生产执法监察大队）