新形势下疾控中心档案管理策略探讨

2021-07-12葛楠

兰台内外 2021年10期

摘要：公共卫生事业直接关系到整个社会经济发展及社会主义和谐发展，所以不断促进公共卫生健康可持续发展成为很多公共卫生工作人员的主要工作任务及目标。在信息网络时代背景下，很多先进的科学技术都被应用到了公共卫生事业领域，使得医院各科室的工作质量及效率都得到了提升，所以在该形势影响下，疾控中心的档案管理体系也得到了完善，相应的管理水平也得到了提升，并逐渐走向信息化及网络化发展道路。尽管如此，实际的疾控中心档案管理依然存在很多问题，所以本文作者基于相关文献资料，详细分析了新形势下疾控中心的档案管理策略。

关键词：新形势;疾控中心;档案管理;问题及策略

在新形势影响下，疾控中心管理者及领导者都会对档案管理给予了很高的重视度，因为疾控的好坏不仅影响到社会是否稳定，还直接影响整个公共卫生事业发展，所以疾控中心档案管理一直备受社会各方人士的关注，必须不断提高其管理水平。有文献显示，很多疾控中心档案管理还存在管理人员专业能力不高、管理方法不合理、不重视档案管理等问题，如果不及时解决则会影响档案管理工作质量及效率，并阻碍公共卫生事业健康发展。

一、疾控中心档案的简单概述

疾控中心的档案类型包括各类疾病预防档案、监测档案、评价档案和检测档案，主要以文字、图像及数据的形式存在，其档案内容包括传染病防治、免疫规划、艾滋病防治、寄生虫病防治、结核病防治及慢病防治、食品营养卫生检查、健康教育等。

其档案特点有以下几点：

第一，具有很高的医学研究及医疗参考价值，因为真实可靠的档案能够为医学研究提供有效资料及样本，这对于突发疾病预防、感染性疾病预防等来说是非常有利的;

第二，涉及范围广。随着信息网络时代的到来，疾控中心档案管理逐渐实现了信息化及网络化，突破了时间及空间上的限制，在不同地域上都能够实现信息共享及快速传递，因此能够快速找到解决疾病问题的方法。例如，2008年的非典以及2019年的新冠疫情，都在信息网络影響下实现了地区与地区、国家与国家之间的信息共享，从而很好地预防传染性疾病;

第三，具体很强的动态性。就目前来说，很多疾控中心的档案管理工作都是实时变化的，需要相关工作人员及时更新档案信息，并对档案信息进行实时管理，以保证档案信息时效性、连续性及适用性，故呈现了很强的动态性特点。

二、疾控中心档案管理重要性

1.疾控中心的主要内容

疾控中心档案管理工作不仅仅是简单的资料信息备案、整理和管理工作，还需要相关工作人员将档案信息有效应用于各种疾病检查、预防及治疗中，以充分发挥档案信息的应用价值，所以档案管理便成为了疾控中心的主要工作内容。另外，档案管理还能够为疾病研究提供帮助，如感染性疾病可通过查看发病记录、基础资料、类似疾病类型等信息找到防治疾病的最佳方法，故很多疾控中心都会将档案管理纳为主要工作内容及任务。

2.疾控中心很多重要的数据都来源于疾控档案

一方面在疾控中心，任何疾病的诊断、防治及护理都是有据可依的，都需要根据相关数据信息开展诊断及治疗等工作，尤其是疑难杂症疾病时都会在第一时间查阅相关档案，以快速找到疾病治疗相关数据，从而及时检测出疾病的发病原因、临床症状、医疗方法及护理措施等，最终提高疾病治疗总有效率。另一方面疾控中心的档案本身就是以各种疾病数据信息为主，所以成为了各种疾病检测、预防及治疗的重要数据来源，不仅为各种医疗研究提供可靠依据，还有利于医疗防控工作顺利开展，还能够大大提高整体疾控中心的工作质量及效率。

3.推动疾控工作整体发展

众所周知，疾控中心是我国公共卫生体系及社会体系重要组成部分，其工作质量及效率直接影响整个公共卫生事业及社会发展，是促进公共卫生事业健康发展的关键，所以不断提高疾控中心工作质量及效率是非常必要和重要的。而疾控中心档案管理则能够为各种疾病医疗提供可靠依据，从而保证和提高了疾控中心工作质量及效率，最终促进疾控工作整体发展，更对整个公共卫生事业发展起到了积极作用。

三、新形势下疾控中心档案管理问题

1.档案管理工作理念落后且重视度不高

调查发现，很多疾控中心档案管理还使用大量人工操作管理模式，相应的管理理念也比较传统老旧，很难适应信息化及网络化时代对公共卫生事业的新要求，进而影响疾控中心档案管理工作质量提升，更在很大程度上阻碍了公共卫生事业健康发展。目前，部分疾控档案工作人员，对档案管理工作还持以轻视或者忽视的态度，所以很少参与到实际的档案管理工作中，更有少数领导及管理者减少档案管理资金投入，加上没有完善相应的管理制度、管理机制及工作标准等，导致档案管理工作不规范等现象发生，使得疾控中心档案管理水平难以提升。还有部分工作人员则对档案管理的应用价值及重要性认识不到位，更对疾控档案管理特点一无所知，故缺乏对档案管理的支持力度，最终导致疾控中心档案管理质量难以提升甚至呈现下降状态。

2.档案管理方法传统老旧且不合理

在信息化及网络化时新形势下，很多疾控中心并没有及时更新相关档案管理理念、方法及技术设备，导致档案管理工作时效性难以提升。虽然有部分工作人员已经意识到信息技术及网络技术等应用的重要性，但因为传统老旧的管理理念没有及时转变，导致各种先进技术很难被应用到实际的疾控信息、数据等管理中，不利于疾控中心档案管理质量及效率提升。

3.管理队伍缺乏专业能力、综合素质

很多管理人员并没有根据新形势要求重新定位疾控中心档案管理工作，也没有与时俱进去完善自己的工作理念、方法及模式，导致自身工作的专业能力难以满足实际档案管理工作需要。有部分工作人员则是直接从社会上聘请的经验人士，本身缺乏专业知识技能，而有部分档案管理人员则是刚毕业的大学生，虽然具备了较强的专业能力，但缺乏相关工作经验，综合素质也没有得到及时提升，影响了整体档案管理工作有效性。

4.档案管理制度不完善

尽管很多疾控中心都建立起了相关的档案信息管理系统，也利用计算机网络技术完善了管理体系及监控系统，但相应的管理制度还没有建立完善，如信息化管理系统操作规范、网络使用安全标准、数据信息检索机制及监控系统等，导致虚假数据信息增多，影响整体档案管理工作质量，更对疾控中心的防治工作产生了不利影响，还浪费了一定的人力、物力及财力。

5.档案信息化水平不高

很多疾控中心的档案资料管理工作没有技术更新和完善工作模式，还沿用比较传统的人工管理、纸质资料存储等模式，很多档案信息及数据内容依然由人工记录到纸质文件上。纸质档案的管理要求及存储要求非常高，要求纸质档案必须保存在恒温的管理室，对于重要的档案还需要进行真空封存管理，避免和减少因为温度异常、湿度异常导致的字迹褪色、虫蛀等问题发生。这些现象都是档案信息化水平不高导致的，不利于后续档案管理工作开展。

四、新形势下疾控中心档案管理策略

1.转变管理理念和提高重视度

新形势下，为进一步提高疾控中心档案管理水平，需要积极转变档案管理理念，要将提高档案管理质量放在第一位，并尽可能获取管理者及领导者的支持，以促使其他工作人员也积极参与到档案管理工作中。要重视档案资源在疾病防控研究及发展过程中所存在的价值与关键性，以此来提升档案管理工作的质量与效率。在日常的管理工作中一定要加强对疾病档案管理的研究，在实际工作中不断吸取经验进而优化，让档案管理工作能够拥有更强的标准性，同时提高工作质量与效率。除此之外，还要增加对档案管理的保证资金投入，以保证档案工作顺利开展，从而为预期效果提供帮助。

2.完善和创新档案管理方式

现代社会下的时代影响，使得档案管理需要有一套科学合理的管理模式，改变传统疾控中心的档案管理工作，使其更加适应当前新社会下的疾控处理，这也对疾控中心档案管理的工作人员提出了更高的要求。不仅要在实际档案管理工作中发现和解决传统档案管理模式的不足，还需要与时俱进、创新、完善和实践应用现代化管理模式，如要尽量适应电子化档案管理，必要情况下可替代传统的纸质化档案。这一过程中，需要档案管理工作人员熟悉信息化技术以及大数据，实现对档案信息更便捷高效的收集，分析及存储与利用等多项功能，从根本上提升档案管理的效率。此外，加强档案管理信息化建设，并完善信息化管理制度、机制及标准，以保证档案管理信息化的规范性及标准化，并保证档案资源能够得到更好的储存和便捷化更新。

3.加强档案管理工作队伍建设

档案管理人员也是档案管理工作质量的决定因素，即管理人员专业能力及综合素质越高则档案管理工作质量及效率越高，反之則越低，所以加强档案管理工作队伍建设是提高档案管理工作质量的重要途径。

具体措施如下：

第一，加强档案管理工作人员的业务能力及素质建设，不断提升工作人员的综合素质及能力;

第二，在日常工作中，疾控中心也应定期对档案管理人员进行专业技能培训，除了常规的管理技能以外，还需要进行信息技术、网络技术及大数据技术等培训，以强化档案管理人员的现代化档案管理专业能力，从而更好地对档案资源进行管理;

第三，要加强职业素养、道德品质培养，以增强档案管理人员的工作责任感、职业道德及综合素质，以此来提升工作中的积极性，让档案管理工作能够更有效地进行。

4.建立电子档案库

社会在发展，时代在进步，在信息时代，疾控中心的管理工作也需要不断创新，所以很多疾控中心都借助信息技术建立了电子档案信息库，以实现网络化档案管理的同时，完善档案在线存储、传送和管理等功能。还可以利用网络技术实时编辑档案资源，并收集其他相关资料、数据及信息，然后融合到档案信息资源中，以完善疾控中心档案数据库，为疾控中心一系列工作提供可靠依据。

新形势下，通过电子平台能够将疾病内容进行共享，针对不同的人群设置开放权限。与此同时，疾控中心需要不断完善疾病防控自动化管理体系，如不同科室设置不同的账号及密码，要查询信息时只需要登录账号和输入密码就可查询和获取信息，实现便捷化办公。除此之外，需要建立档案库快捷的解锁工具，为工作人员快捷搜索以及开展工作提供便捷，让效率更高。这种管理模式能够让更多工作人员加深对疾控档案管理工作的了解及认识，也能帮助更多人去学习信息检索的高效性使用方式，借助当前先进的电子档案库，能够将传统纸质资料占地以及无法长久保存的问题轻松解决。同时为疾控中心卫生工作的展开提供强有力的支持。

5.完善档案管理标准体系及制度

首先，规范化管理档案内容，按照相关标准及要求正确编写和修正资料，并按照规定的格式命名和保存资料文件;其次，要完善修改与查找功能，以便于管理人员快速提取有用信息，提升档案利用;最后，定期汇总档案管理工作内容，以及时发现和解决档案管理工作问题，并在该基础上完善管理标准体系及制度。

6.加强考核和监督

首先，要求相关工作人员严格按照要求进行档案管理，以保证档案管理规范化及标准化。例如，质量检查过程中发现资料不完整、内容丢失与录入错误现象，要及时处罚相关负责人，避免和减同类事件发生;其次，明确规定档案管理人员职位晋升要求，提供公平竞争的机会，激发整体管理人员的工作积极性;最后，不同环节设置不同负责人，以对各个环节进行监督。

五、结语

总之，疾控中心一直影响公共卫生事业发展，其档案管理不仅是疾控中心管理体系组成部分，还是提高疾控中心整体管理水平和促进疾控中心发展的关键，所以档案管理不仅得到疾控中心相关工作者的重视，还引来了社会各方人士的关注，故不断提高疾控中心档案管理质量是非常必要和重要的。因此，上文基于对档案管理重要性及问题的了解，从重视档案管理、完善制度、加强监督、完善方法等方面分析了具体的管理措施及方法，希望对实际的疾控中心档案管理工作强调积极作用。

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