大数据时代下医院的建筑工程档案管理创新探究

摘 要：当前我国正处于信息科技化高速发展的关键时期，各类先进的互联网技术汹涌而至，预示着大数据时代已然来临。面对这种形式，医院的建筑工程档案管理工作必须紧跟时代潮流，融合更为多元化、创新化的工作理念，不断强化各类建筑档案的信息存储与处理能力，应对好新时代带来的挑战与机遇。作为医院建设类信息的重要来源，工程档案的管理工作如若未能落实到位，则无疑将给医院的发展带来难以预估的损失，相关管理者必须认清形势，在过程中用心探索建筑工程档案管理的科学发展模式，以此来保障医院建设事业的长远发展。

关键词：大数据;医院;建筑工程档案

实际上，大数据是一种将各类信息资源、资料进行汇总的综合性数据库，运用此类技术可以改善传统档案管理的某些弊端，同时还兼具了传输与存储过程的多样性、高效性。大数据时代下的建筑工程档案管理，能够解决海量信息数据资源的存储与应用事务，对管理者而言无疑是极为有利的一项网络技术。为了尽可能保障医院各类建筑档案的真实性与安全性，必须建立一套更为智能化的大数据档案资源库，以此来促进医院建设事业的稳步前进。笔者结合自身多年来相关的管理工作实践，就建筑工程档案展开简要概述，分析在大数据时代背景下强化建筑工程档案管理的必要性，并在此基础上探究当前建筑工程档案管理存在的问题及其创新路径。

一、简述建筑工程档案管理

1.建筑工程档案管理的内涵

通常情况下，建筑工程档案管理属于建筑行业的一个特殊工种，但是作为医院的行政后勤管理者，需要站在更为宏远的角度来对待此项工作，因为建筑工程档案很多时候几乎都需要伴随整个项目，从早期的建筑项目立项到后期竣工，期间需要经历极为漫长的一个阶段。而且建筑工程档案管理本身涉及到十分广泛的工作面，如何将建筑工程档案优化到位，让各类建筑资料都能够达成有序管理，这就需要管理者融合大数据优势，达到化繁为简的效果。将互联网当前较为流行的一些技术作为辅助，可以让医院的综合型建筑类档案管理转变的更为系统化，最终让档案使用者获得更为人性化的服务，大幅度提高工作效率。

2.大数据背景下建筑工程档案管理的建设目标

在大数据背景之下的建筑工程档案管理工作，必须将以往那套较为传统的模式进行深度改革，要让所有医院获取的建筑档案、文件、报告等各类资料一律采用信息技术制作为电子档，然后将所有电子档案上传到医院对应的云平台实现综合性管理，将之前使用的纸质等进行革新，之所以要打造数据资料的电子化管理，其本质目的主要是为了让资料的传送、统计、分发、查询等各项事务转变的更加便利，让工作效率更为快速。另外，还需要将各类建筑工程档案能够基于网络二维码完成全流程流传管理，让使用者通过APP的方式就可以轻松达成工作指令，最终实现即时推送。与此同时，大数据背景下的建筑工程档案管理还需要将办公流程转变的更为精细化，要让医院整体办公流程都通过O2O的方式来实现，进而在内部建立专业性建筑档案内网，打造办公“无纸化”流程。

二、在大数据时代背景下强化建筑工程档案管理的必要性

作为医院各类建筑项目竣工验收的重点核查对象之一，建筑工程档案可以将建设过程中的质量等级给出最为客观的正式反映，不仅具备权威法律凭证作用，同时还是优化后续建筑项目的重要基础依据。在医院开展全新的建筑工程项目时，都需要一支专门负责档案管理的行政后勤小组来完成，如何在过程中完成对建筑单位各个流程的监督、协调以及指导等事项，是每一个档案管理人员都在认真思考的课题。在大数据时代背景下强化建筑工程档案管理，是为了让项目推进过程更加科学，让档案文件更为标准化、数字化、集中化，而且还可以将工程项目内的各类文件进行有效收集与整合，同时按照归档范围的时间、重要等级纳入管理系统中，最终实现全过程质量管理。就目前阶段来看，全国各地都在拓展医院公共事业，对工程档案管理工作的要求也变的越来越严格，在这种大数据时代背景下则必须不断提高档案管理人员的技术水平，争取让工程档案更为现代化。对于医院建筑工程档案的内部建设，需要从根本上提高行政后勤部门的技术支持，不断加速大数据档案管理平台的建立，这是时代对现代化医院建设提出的新要求。

三、建筑工程档案管理存在的问题

1.创新意识不够

在建筑工程档案的创新化管理过程中，必须要发挥医院各级主体的创新意识，要让整个档案知识资源体系不断得到内部锤炼，特别是在大数据背景下，档案管理者自身首先要敢于深入探索，将医院各类信息化管理体系以及未来的发展格局作为切入点，绝不能停留在过去的工作模式中不能自拔。打造信息化、数字化的建筑工程档案管理体系，是医院在市场经济体制下的必然趋势。就目前情况来看，很多医院的建筑工程档案管理的创新意识都不够，如在工作培训中没有加入大数据时代的创新内容，导致工作人员实际的业务技能不熟练，难以紧跟时代技术潮流，甚至还有技术方面的档案处理细节还停留在表面，对于建筑工程档案管理的信息化认知程度不高。诸如此类问题，最终都会制約医院建筑工程档案管理的现代化发展进程。

2. 维权意识薄弱

就实际情况来看，当前很多医院的档案管理工作都存在维权意识薄弱的情况，一方面在工作中缺乏配套的担保机制，行业内部的自律机制也不够到位;另外一方面如若建筑工程档案的维权工作没有落实到位，那么后续必然会引发各类信息泄露的问题，这种情况无论是对医院自身还是工程项目承建单位都有极为负面的影响。工程档案的行为主体的缺乏保护自身的意识，必然会导致维权制度不够严谨，最终会导致档案管理维权环境逐渐恶化，制约了档案管理的长远发展。

3.安全管理机制落实不到位

事实上，大数据本身的技术优势就是资源的海量收集与科学分析及处理，此类技术模式不仅具备高效性、共享性以及动态性特点，同时还能够让医院在信息化时代始终占有市场先机，因此必须要落实好对应的安全管理机制。但是目前情况来看，很多医院对于工程档案管理的安全管理机制都落实不到位，若工程档案处于不安全的环境之下，那么前期很多档案管理工作将变得毫无意义。因为医院的工程档案管理若存在漏洞，则很容易被不法分子盯上，黑客破坏档案系统之后会造成数据泄露，再加上网络本身的虚拟特性，又会有这种不安全诱因，最终影响医院档案管理工作的稳定性。

四、医院建设工程档案的全过程管理

1.事前管理

建设工程档案的事前管理，其实就是在医院尚未完成全面工程计划之前开展的各项工作，为了保障各项细节都能够落实到位，需要在事前管理提前做好预判，将各个阶段有可能出现的问题进行标记，确保每个工程文件都能够发挥应用的作用，同时档案管理人员还需要在各个细节上做好把关，同时还需要委派专业工程技术人士做好把控，以此推进医院各项建设工作的顺利开展。

2.事中管理

首先，进入到建筑工程档案管理的事中阶段，需要对所有的工程文件、图纸以及各类音像等档案资料做好科学采集与归档处理，做好科学控制与协调工作，同时还要建立医院专有的档案编码体系。在事中管理过程中，相关档案管理工作人员必须要将各类资料进行集中收集，其中包括工程会议纪要、院内建设项目重大事件及其要求，同时还要对建筑项目的资料进行详细核查，为日后的档案管理工作奠定良好基石。一旦项目开始施行之后，还要对设计方向以及工程目的做好科学计划，方便所有工作都能够有条不紊的开展。

其次，还要考虑到建筑工程档案一旦进入到规划审批阶段后，就会产生相应的各类工程数据资料，此时必须要严格依照文件图纸的性质来做好统筹规划，做好对应的大数据电子归档处理。而且后续的控价阶段涉及到的手续十分复杂，工程档案被借阅的次数也会相应增多，此时必须做好资料的完整性工作，优化好一系列档案借阅制度，做到资料可追溯到人的严格化流程。

最后，由于建筑施工过程毕竟是需要经历一个漫长的周期，因此必须考虑到在建设过程中的图纸变更、材料比价等情况，要督促工程施工单位做好资料与各类工程档案的收集工作，避免后续竣工时发生变更责任人不清晰的问题，凡事都要做到有据可依。

3.事后管理

工程进入竣工阶段之后，承建单位必然要将各类竣工资料推进到资料编制阶段，此时医院的工程档案管理人员必须要将档案管理工作做到同步处理，除开施工单位涉及到的竣工编制材料之外，还需要根据医院的实际情况来推动工程档案的科学化管理，要将前期的一些工程会议纪要、材料批价、重要工程决策以及各类工程往来文函进行完整化归档，以便于日后医院在维修阶段可以及时参考档案。同时，还需要做好工程档案在移交、转接以及数据化分析等过程中的科学处理，必须保障资料存储的真实可靠性，所有文件都需要经对应责任人签字确认，同时要保证签字盖章齐全。

五、探究大数据时代下建筑工程档案管理的创新路径

1.大力培养具备创新意识的建筑工程档案管理团队

首先，大力培养具备创新意识的建筑工程档案管理团队，其中有很多工作都需要不断细化，这不仅是为了满足大数据时代的技术性要求，同时更是为了促进医院各项建筑事业的可持续发展。医院档案管理部门责任人必须要将人力资源格局进行科学调整，将各类大数据技术融合到日常工程档案管理工作之中，做好创新化指引，同时还可以向社会层面招聘更多具备专业素养的创新型人才。对于内部工作人员的意识强化工作同样也要持续落实，让每一名基层员工都能够理解大数据蕴含的发展优势，力争将创新意识内化于心。

其次，医院也要做好定期员工培训活动，将大数据相关的专业理论知识进行宣导，用心将相关档案管理工作人员的综合素质提高到新层次，让他们能够在日常工作中融入到大数据潮流中。同时，对于医院的建筑档案管理工作，还需要为整个部门营造良好的信息化环境，不断加强信息化建设，补足各类专业化的硬件设备与软件设施。对于员工自身而言，同样需要将自身主观能动性发挥出来，用心学习与大数据相关的各类信息技术，避免不良风气在医院内部传播。

最后，由于全国各地都存在一些老龄化的档案管理工作人员，对于这些人员的培训机制要适当做到人性化管理，按级别划分老龄化员工的信息技术能力培训等级，争取让医院各级员工都能够参与到建筑工程档案管理的创新实践中。

2.构建贴合大数据潮流的建筑工程档案管理体系

在大数据潮流之下，医院的建筑工程档案管理体系必须紧跟步伐，要不断提升档案管理工作的信息化价值。考虑到医院在未来建设过程中产生越来越多的工程数据，因此相关管理者一定要制定一套科学的规范机制，逐步引导档案管理的标准化、权威性建设。对于建筑工程档案的准入机制，要尽量提高工作标准，打造智能型档案存储体系，同时还需要将医院各类档案管理部分的内容纳入到法律建设范围中，做好相应的维权处理。与此同时，还要考虑到工程档案管理的各方面漏洞弥补，要健全建筑工程档案的各项科学规章体系。

3.打造安全的档案管理环境

首先，要将安全性内容归入到医院日常运营管理体系之中，要将其作为重点工作项目之一。由于大数据本身的海量数据优势，因此医院的工程档案所能发挥的市场价值是难以预估的，若档案管理工作未能落实好安全管理，则无疑会给医院未来的建设工作留下发展隐患。具体而言，档案管理部门要将当前的网络信息平台作为基础，建立一套明确的信息提交者、档案管理人员的职责以及权力与义务，要让各方面工作都能够在第一时间找到安全责任人。

其次，对于医院不同工作群体的信息处理权限，要根据医院各个部门的实际情况来进行科学划分，规范好档案日常管理的科学使用行为，以此来维护档案信息数据的安全性。档案管理部门还可以选择与市面上有成功运营经验的大数据公司达成合作协议，双方共同来为医院建筑工程档案工作出谋划策。同时要加强档案管理推进中对各个流程化细分处理，将档案管理业务与大数据平台之间做好平衡，为其制定一套极具创新价值的工作计划。考虑到档案管理工作毕竟涉及到多项内容，因此还要大力夯实内部管控体系，节约医院人力、物力以及财力，必要時甚至可以与社会上知名信息安全管理企业合作，以此来避免档案信息产生泄漏。

六、结束语

总而言之，随着信息技术的不断迭代更新，未来的大数据技术形势必将发展的愈发多元化、创新化，身担医院建设任务的建筑工程档案管理者，必须在平时多给自己充电，不断夯实大数据时代背景下的业务技能，同时要敢于跳脱原有工作模式的舒适圈，用独具一格的创新思路来优化建筑工程档案管理工作，为医院未来的发展提供强有力的信息数据支撑，保障医院的可持续发展。

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（作者单位：桂林市人民医院）

作者简介：石胜军（1967—），男，苗族，贵州松桃县人，馆员，本科学历，从事档案管理方面的研究。