医院档案信息化建设存在的问题与策略分析

冯艳欣

山东省青州市王府卫生院 山东 青州 262521

信息化手段的不断进步,使得多个领域的工作都受到了影响,针对医院来讲,在管理过程中,档案管理是其中非常重要的构成部分,进行档案信息化建设,能够改变以往管理工作的观念和方式,使档案工作的管理成效得到较好的提高。然而,目前部分医院在进行档案信息化建设时还存在一定的问题,对建设的效果产生了影响。所以,需要深入分析其中问题,采取合理办法强化信息化建设的有效性。

一、医院档案进行信息化建设的重要性

首先,档案的管理工作规范化水准得到提高。由于信息技术的深入发展,医院在逐步实现智慧化建设。现如今的档案已经从原来的纸质版逐渐转变为信息平台、电子病历等形式,将以往大量的纸质资料信息通过相应的设备存储到数据库中,在管理工作方面的成本可以得到节约,工作的成效更加明显。另外,档案资料在其内部可以提供查阅服务,资料共同使用率提高。借助平台进行存储,通过网络技术,相关人员可以在权限范围内对档案信息进行查询,医务工作人员也可以进行调用,对病例资料进行充分的研究,积累医学理论经验,进而推动医院长久发展。再者,能够使服务的质量得以优化。医院本身的性质就具有公益性,主要是为广大群众提供健康服务,对档案进行信息化建设,医疗服务的流程得到简化,工作效率提高,病患就医体验得到较好的优化。

二、医院档案信息化建设中的问题

(一)相关的管理制度建设存在问题。医院档案信息化的实现,需要有完善的管理机制作为依据,这样在信息档案的数字化收集、整理、分类以及存储时才能够有序的开展。如果在档案数据管理方面没有形成统一化的规范,医院内部各个部门之间的档案信息就不能有效实现互通连接,档案的信息化管理就会受到阻碍。从现阶段部分医院的档案信息化建设情况来看,信息化管理系统的建设基本都是结合自身实际进行的,系统可能来自自主研发,也可能来自第三方软件公司,医疗档案管理系统没有形成完善统一的建设管理标准制度,影响了档案资料在其中的共同使用,在信息化方面展现的效果不好。

(二)管理人员的综合能力需要进一步提升。对档案管理实现信息化的发展,和相关工作人员的岗位专业水平有很大的关联。工作人员在信息手段使用方面的表现不好,就影响了档案信息化的成效。具体来讲,首先,医院的管理者没有全面的认识到档案信息化的重要性,在工作建设上重视度较低。另外,部分医院的档案信息化建设属于初级发展阶段,而对管理人员的综合能力有较高的要求,高素质人才的缺乏,使得医院档案信息化水平较低。再者,将信息管理系统应用到档案管理工作中,在资料信息的整个管理过程中虽然提高了便利性,但是需要工作人员对信息技术以及设备有熟练的掌握,而管理人员综合能力的不足对档案信息化建设的有效性产生了不利影响。

(三)信息手段进行档案管理的支持力度问题。在对档案进行信息手段管理时,支持力度存在问题使得管理的成效受到影响。资金的支持力度有限,因而在进行档案信息化建设时相关的软硬件设施配备不够齐全,在后续使用过程中的维护也没有足够的资金支撑,因而使得档案的信息化建设工作还有一定的提升空间。

三、有效进行医院档案信息化建设的措施

(一)对信息化管理制度进行健全。进行档案的信息化建设,需要对其管理制度进行健全。开展档案信息化管理时,可以建立双套制,对纸质版档案和电子档案同时进行有效管理。双套制度的实施需要结合档案信息的具体类型,医院的档案资料并不是全都需要实施双套制。通过合理的选择,能够使管理制度更加贴合实际,减少资源的浪费,对档案信息可以有效的归档保存。另外,需要完善建立档案使用审批制度。有关人员在需要使用档案时,需要严格按照流程进行申请,在得到审批后再对档案资料进行使用。完成了档案的信息化管理,在资料使用方面更加便捷,但是需要在管理制度上严格规定使用范围,结合档案资料的内容对其设置加密等级。通常来讲,有部分档案资料的私密性较高,只有少部分医院的管理层人员才能进行查阅,而且对其资料需要进行实时监控。信息化管理医院档案,需要建立严格的加密制度。规定密钥的使用周期,同时在更改密钥时要至少两人参与。

(二)对管理人员的综合能力进行强化。档案管理实现信息化主要是通过多种技术手段支持,与以往的档案工作比较,使用信息手段管理档案,涉及到的内容更多,工作人员的岗位能力需要保持较高的水平,需要对信息化手段应用的重要性有全面的认识,同时还能够良好掌握相关的技术使用方法。因此,使用信息手段管理档案时,工作人员需要对自身的能力进行提高,使档案的管理质量得到更好的保证。首先,医院可以在选择人才时更加偏向于档案管理专业,对医院内的工作团队进行整体化的水平提高。另外,各个岗位的工作职责需要仔细的划分,做好人员配置,避免一人多岗的现象,通过团队的优化推动医院档案信息化的有效开展,这样工作人员才会更加注重对自身综合能力的不断强化。再者,需要制定完善的人才培养计划,使相关人员对信息方面的技能不断的学习,通过再教育和业务交流,有效的提高档案人员的综合能力。

(三)进一步增加信息化建设的投入。在进行医院档案的信息化建设时,为了能够更好的推进各项工作,需要有充足的资金投入。因此,医院可以将档案信息化建设归入到年度预算中,向医院财务申请更多的资金支持,对先进的技术、设施设备进行引进。同时建立统一化的医院档案信息化管理平台,对信息化管理系统的软硬件进行标准化管理,这样系统的应用更加有效,在医院内部,档案资料能够实现互联共享。另外,需要建立专门的档案信息化库房,在其中配备好信息化管理有关的设备设施,同时,为了能够更好的保证档案安全可靠,需要完善建立防火防盗报警系统,对档案资料进行实时监督。还需要投入资金进行信息化管理软件的建设,在医院内部构建局域网,建立网络档案管理平台,医院的档案资料可以更好的实现网络化使用,进而提高网络档案管理的水平。

结束语

总而言之,在如今的社会环境下,医院的管理工作要充分认识到档案工作优化的重要性,在这方面工作的成效,和医院的总体管理存在较大的关联。目前在使用信息手段管理档案时,要做到两者之间有效的结合,通过档案信息化建设,使医院管理档案工作的成效得到良好的展现。同时,相关人员对自身的工作也要充分认清职责,对目前新型的技能要不断的进行学习,合理的利用信息手段进行档案管理。