灰色文献的开发利用

2021-07-12李时雨黑龙江省牡丹江朝鲜族图书馆

消费导刊 2021年7期

李时雨黑龙江省牡丹江朝鲜族图书馆

前言：信息时代的到来使得人们会更加注重对于信息的应用，所以作为一种特殊的文献类型而言，灰色文献自身包含着各个学科的内容，而且它也有着独特的形式，所以在进行功能价值的应用上，也必然会引起社会人士的广泛关注。同时，随着社会的不断发展而言，对于灰色文献的定义以及应用也使得它在当前社会成为一种逐渐趋于主流的应用文献之一，尤其是其自身独特的价值观点使得越来越多的机构对于灰色文献进行了大量研究，这也使得灰色文献自身的重要性也越来越凸显。对此，对于时代的发展与进步而言，灰色文献也成为了重要的文献资源信息。

一、灰色文献的特点以及应用价值

首先，灰色文献与正规文献有着本质性的区别，因为在出版上，灰色文献会更加灵活，而且在整体应用的过程中，其自身的信息资源更迭速度也十分迅猛，所以这也使得灰色文献的出版往往不受限制。同时，灰色文献的出版形式也没有固定的载体，因此在进行应用的过程中，往往也不以主流形式出现在大众眼前，但是其自身包含的成果却占据了各行各业的科技前段[1]。此外，对于一些学术成果而言，灰色文献也有一定的涉猎，并且在应用上也有着更新迅速的特点，而一般文献想要达到交流的程度至少要半年左右，这也使得对于信息传播的速度以及应用效果来看，灰色文献都有着传播迅速的特点，而且也无法在主流文献当中找到相关的最新情报。

其次，灰色文献的结论往往十分具有可信性，而且其整体文献内容也具备着科学严谨的态度。毕竟，大多数的灰色文献都是由科研人员进行长期积累，并从课题选题到资料收集以及无数次地试验，最终将其成果进行创造与应用，所以对于灰色文献的生产而言，不管是在国内发展的最新前沿，还是在国外发展的最新前沿，其资料均占据了文献总数的“半壁江山”。与此同时，灰色文献资料的内容也十分详尽，并且也具备了严谨性的特点，更是科研人员通过多次探索来总结出的最新结论，所以对于灰色文献的应用而言，其结果在应用上有着十分重要的参考价值，在一定程度上也有着明显的使用价值。此外，对于已经成功的案例结果来看，它可以直接被人们应用，从而获取更高的价值，而对于一些失败的结果来看，则可以在后续科研的过程中，不在设计此思路，以此也能降低资源的浪费，这也使得灰色文献具有十分强烈的参考性意义。值得注意的是，对于很多科研结论而言，其实都是全新课题的发展起点，这也使得很多灰色文献的内容都具备着传承性和继续研讨的价值。

最后，对于灰色文献而言，它能够有效反映当前不同领域的最新科研成果，而且也能在一定程度上反应不同领域的整体发展动态，所以它既是一种资源成果应用的主要渠道，也是实现对信息发展探寻的探索渠道。与此同时，灰色文献既包含很多已知的科研信息，又包含了很多未知的发展前景资讯，因此它既能够为各行各业的发展提供有力的信息保障，也能实现在各行各业发展建设的过程中，为其发展的趋势方向做好选择。此外，灰色文献所具备的信息质量以及内容的丰富性，能够进一步加快各行各业的转型与发展，并且也能在科技创新企业中，使其发展速度获得惊人的提升。对此，对于灰色文献的应用而言，它也成为各行各业发展的“标杆”。

二、灰色文献的应用现状与问题

随着灰色文献应用重要性的不断提升，它也实现了为世界各国的发展作出了有力保障。毕竟，在灰色文献当中所给予的信息线索能够为世界各国的科研力量做好选题，并且也能为各项工作的开展提供更高的挑战，所以对于一些发达国家而言，在早年就已经成立了相关机构来实现对灰色文献的研究。相对比之下，亚洲各国在进行开发与应用时，整体的起步时间较晚，且我国在进行灰色文献的研究上，也仅仅只有短短十几年的历史，因此尽管灰色文献自身具备着很高的应用价值，但是我国在整体利用与开发的过程中，仍然落后于发达国家。

首先，我国在很长一段的发展时期内，由于思想建设上没有实现对灰色文献的高度重视，这就导致在进行基本开发与利用上，我国往往会以一般文献为主来进行应用，而这就会直接影响到我国科技创新的开展速度[2]。其次，对于我国改革工作的开展而言，也仅仅只是经历了几十年，因此国在进行基本工作落实上，往往也缺乏了与各大地区组织的有效合作，进而就会导致在进行灰色文献收集上，就存在着流通渠道不顺畅的现象。最后，由于灰色文献自身所具备的特点，这也导致灰色文献在出版时没有规律可循，并且也无法通过特定的渠道来实现对文献的收集，这也会给管理工作的开展带来一定困难。

三、灰色文献的获取途径

（1）对于灰色文献的获取而言，交换与赠送是一种基本方式。毕竟，对于一些大型科研机构而言，在内部进行资料的收集与整理过程中，会以学术团体为主来实现大量科研工作的开展，所以在进行基本工作落实时，往往也需要通过与其他机构或者是企业的联系来满足自身工作的开展，而这时就会通过赠送的方式来将文献作为一种赠礼进行应用，但是这时的文献往往就会存在着缺乏针对性且具有随机性的特点，而这也需要在进行文献资料收集管理的过程中，实现对文献资料的加工、整理，并通过及时补充来使具有特色价值的灰色文献得以应用。除此以外，对于部分单位而言，如果其工作开展存有交互性，就会以交换为主来实现互相补充，进而就能通过扩大灰色文献资源的应用来满足自我工作的落实，而这时主要面对的单位则是科研部门或者是高等院校，它们之间能够有效建立起长期的稳定关系，并通过灰色文献交换网络的建立来确保将各类文献资料进行交换、交流，以此就能做到加强其自身的发展。值得注意的是，这种交换工作往往具有长期性和普及性，还会有专人进行管理，因此这时的灰色文献管理则具备着系统性与完整性。

（2）对于部分企业或者是机构的发展而言，在很多时候其自身并不具备着良好的外在形象，或者是由于其起步时间较晚，所以没有被大众所认知，因此这类机构往往会通过自产自销的方式来实现对样品的普及，进而就会通过以目录的形式来实现对文献资料的发放，甚至部分机构或者是单位为了有效提高自身的形象，也会通过技术推广来实现满足对市场动态的获取，而这时就会通过企业之间的联系来实现对灰色文献资料的调用，以此就能实现在关系建立上，以帮助或索取的形式来进行灰色文献的获取与提供。

（3）对于很多单位而言，想要扩大自身灰色文献的总量，往往也会选择通过现场收集的方式来进行灰色文献的快速查找，而此时进行相关工作的落实，一般具有针对性，并且也能确保在第一时间内获得一手资料，这也使得此类具有超强意识的搜索型机构或者是单位，就能够在短期发展时获取更多的资源信息。但是，此种途径的应用必须要保证相关人员具有较高的情报意识，而且也要在资料分析、判断时能够掌握资料的核心内容。对此，此种现场搜集的方式一般是以经验交流会或者是学术部报告会为主来实现对灰色文献样本的收集，这样就通过相关动态信息的资源收集来满足对资料的有效整理，最后再通过以报告的形式进行文献叙述，以此就能以这种方式来实现扩充灰色文献资源。

（4）随着现代信息发展速度的不断加快，信息网络的有效建设也加快了信息流量的应用，所以对于现代科学技术的发展而言，通过互联网技术的有效应用，就能实现对信息的搜集，而这时就可以实现对已经被上传到网上的灰色文献进行截取，这不仅能够有效提高管理人员自身的工作效率，并且也能在网络信息不断更替的同时，有效确保自身所获得资源信息的及时性和抢先性，这样就能确保在第一时间内拿到灰色文献之后对其价值进行开发利用。例如，以常见的会议信息和新闻为主，它能够有效实现对各类先进信息的转载，并确保在贴合市场发展前景的同时，实现满足人们的应用需求，所以这是一种常见的信息资源获取方式。除此以外，在当前阶段中，有效实现对灰色文献信息的提取，也可以通过订购的形式进行应用，而这种订购往往是与某些机构进行直接性联系，并通过直接订购进行网上邮件的发送来进行灰色文献资源的收集，这时则可以选择多渠道进行灰色文献的选择，这样也能保证在进行应用的过程中可以更具全面性。值得注意的是，订购不仅仅可以在网上，也可以通过现实手段的应用来实现即时传送，这也能实现满足对灰色文献的有效扩充。

（5）有很多机构在进行灰色文献上传时，往往会对文件进行加密处理，这就会导致很多机构想要获取灰色文献时，就不能对其直接进行下载应用。对此，这时就可以实现对文献的复制、粘贴，并通过特殊手段进行抄录、录像等方式来对其资料内容进行转载，进而就能确保灰色文献的完整性，并且也能有效确保在资料整理与应用的同时，直接实现对其价值的判断和资源价值的挖掘。

四、灰色文献的开发与利用方式

（一）建立灰色文献专业管理机构

想要实现对灰色文献的开发与利用，则必须要建立起专门的专业管理机构来实现对灰色文献的收集和管理。同时，根据我国发展的需要来看，也可以在国家文献信息中心实现对灰色文献专业管理机构的设立，并通过统一规划其制度的应用来保证对其规章流程的运作进行调整，这样就能通过各项制度的应用与落实来确保在职岗位人员都能够明确自身的责任与义务，进而就能在监督体制的共同应用下，有效为灰色文献的收集与管理工作做好保障。除此以外，对于地方发展而言，也可以实现成立以灰色文献研讨会为主的机构来实现加强对灰色文献的交流与应用，这样就能进一步提高灰色文献的应用价值，并且也能实现满足创新工作的开展与落实。

（二）实现对灰色文献书目的控制

由于灰色文献的内容过于丰富，且其形式和种类也十分具有多样化的特点，所以在进行应用的过程中，则必须要实现对灰色文献的书目进行有效控制，这样才能确保在整体管理与应用的过程中，能够通过区分不同文献的价值来进行直接使用。对此，在基本开展工作时，首先要以单位模块为主来实现对灰色文献的内容进行目录编制，并且要根据不同行业的实际特点来实现对灰色文献的有效分类，这样才能确保在进行文献应用时，能够既掌握行业特色，也能够根据行业发展的整体趋势来进行判断，以此才能通过有价值的信息应用来促进国家发展工作的落实[3]。其次，随着信息化时代的到来，在进行网络信息建设上也能够有效实现确保对灰色文献的管理，而这时就需要实现以信息系统为主来对灰色文献的目录进行编制，同时也能通过人工智能系统的搭载来实现智能化识别文献内容，这样就能通过自动分析处理来进行应用，并确保在资料保存上能够强化其管理工作开展的效率，更能通过信息的分析与应用来进一步加快文献资料应用价值得以体现。

（三）建设灰色文献的数据管理库

想要有效实现对灰色文献的开发与利用，也需要通过以数据库的形式来进行灰色文献的保存，这样才能确保通过对灰色文献数据的有效输入来实现满足搜索作的开展。同时，对于我国而言，在进行灰色文献数据库建立时，必须要按照标准化制度的应用来实现信息化技术的融合，以此才能通过多元化的检索途径应用来实现对灰色文献数据库的使用，并确保可以通过信息平台的共享来加快灰色文献的利用效率。