企业数字档案资源建设中的问题及对策探讨

2021-07-12黄妍

科技视界 2021年16期

黄妍

(湖北省石首市事业单位登记中心，湖北石首434400)

0 引言

数字档案资源是指在互联网环境下通过计算机形成的电子文件，或者是将传统的纸质档案进行扫描或转化后形成数字资源。近年来，随着互联网技术的发展，企业数字档案资源的建设受到人们越来越高的关注。一方面它是企业全面实现信息化建设的基础和关键，可以为企业进行各种决策提供有价值的信息；另一方面它是档案管理现代化发展的方向。然而企业数字档案资源的建设并不是一项简单的工作，它涉及的范围较广、内容较多，需要进行多方面统筹谋划，才能有效推进。

1 数字档案资源建设在企业中的作用

1.1 提高企业办事效率

当前企业的很多业务工作都在向数字化方向转变，因为数字化资源有利于提高企业的办事效率。对于档案资源更是如此，它涉及的内容多且杂，如果通过传统纸质版的档案进行收集和整理，费时费力，工作效率很低，同时档案的使用效率也很低，不利于企业经营管理效率的提升。而如果建设数字化的企业档案资源，不但有利于档案收集和整理工作的开展，还有利于档案资源的查询、调用以及资源的共享，从而提高企业的办事效率。

1.2 保护实体档案

企业之所以要对档案资源进行收集和整理，就是为了日后在需要的时候可以查询和调用相关档案资源。因为档案资源详细、准确地记录了企业经营管理过程中重要的事件、信息等内容，具有较大的凭证价值和参考作用，因此查询和翻阅的频率也较高。而在查询和翻阅过程中不可避免地会对纸质版的档案实体造成一定的损耗，这将不利于档案的长期保存。因此建设数字化档案资源，可以方便地通过计算机进行查询和调用，不会对档案实体造成任何损耗，完全解决了档案实体保存期限和查询、调用之间的矛盾。

1.3 有利于档案信息的延伸

数字化的档案资源不再需要特定的档案存储空间，因此它可以实现应收尽收，不局限于某些特定范围之内的档案，这将进一步丰富了企业档案资源，为企业的发展提供了保障。同时，通过建设数字化的档案资源，可以实现档案信息系统的全覆盖，在企业经营管理过程中可以动态地对档案资源进行补充，因此有利于档案信息的延伸，促进企业的发展。

2 企业数字档案资源建设中的问题

2.1 数字档案资源建设意识不高

数字档案资源建设意识不高是目前大多数企业的现状，这主要是由于企业的管理层没有充分认识到档案资源的重要作用，只有在需要查询或调用档案资源的时候才想起档案的重要性。因此企业在日常工作过程中将大部分的人力和物力都集中在了生产经营方面，对档案资源建设方面关注异常较少，致使集中在数字档案资源建设方面的资源严重欠缺。事实上，数字档案资源的建设需要企业管理层的大力支持，否则会出现硬件设施跟不上，信息收集渠道不畅、运维困难等问题。

2.2 数字档案资源信息不规范

数字档案资源的建设需要规范、统一的基础数据作为支撑，否则将会使得一个个档案资源成为数据孤岛。目前只有很少企业实现了数字档案资源的建设，无论是企业的管理层还是一线档案管理人员都对数字档案资源没有正确的认识，因此数字档案资源存在信息不规范的问题。例如，数字档案资源系统中存在数据类型不同、目录字段不统一、著录全称和简称不一致等现象。

此外，随着全社会信息化水平的上升，国家以及行业之间没有统一的标准体系，导致不同档案之间出现相互不兼容、不配套等问题。这对数字档案资源的收集、检索、利用、统计以及编研等都有重要影响。

2.3 数字档案资源缺乏深度的开发和利用

相对于传统档案来说，数字档案资源的一个重要优势是可以通过深度开发扩展资源的深度和广度。然而目前有的企业即便是建设了数字档案资源，也仅限于档案目录的检索，未能实现根据不同人员的权限来查看档案资源的相关信息，即没有真正发挥数字档案资源的内在优势。这一方面是由于数字档案资源的深度开发需要一个相对漫长的过程；另一方面是由于企业其他配合部门更倾向于传统纸质版的档案，对数字档案资源利用的积极性不高，这也就影响了企业对数字档案资源开发的决心。

2.4 缺少档案数字化的复合型人才

企业数字档案资源建设的一个重要限制因素是复合型人才，从事数字档案资源建设的人员不但需要具备档案相关专业知识，还需要掌握足够的信息化专业知识。而目前大部分的企业在档案资源管理方面都是指派一些文化水平相对较低、知识结构相对老化的人员，而把懂得信息化技术的人员都调往生产一线。这样即便是企业购买了数字化档案系统，由于一线操作人员并不能有效运用其中的功能，也就不能充分发挥数字档案资源的作用。

3 加强企业数字档案资源建设的对策

3.1 提高数字档案资源建设的意识

为了加强企业数字档案资源的建设，最重要的是提高企业人员对数字档案资源建设的意识。首先，企业的决策层要重视数字档案资源的建设，做好数字档案资源建设的长期规划，设置专门的档案管理部门和岗位，并设置专项资金用于数字档案建设的相关工作。其次，企业的各个职能部门要为数字档案建设提供支持，包括前期档案信息数据的提供和后期档案信息的查阅和利用。最后，企业的档案管理部门更是要引起重视，做好存量档案和数字化增量档案的电子化，加强工作落实，实现档案资源的网络化，从而构建出可行有效的数字档案资源体系。

3.2 加强数字档案资源标准化建设

数字档案资源的收集、存储、管理以及利用等各个环节都应该制定统一的标准体系，只有这样才能实现数字档案资源的协调和共享。数字档案资源的建设可以分为两个层面来开展，对于政府层面：档案行政主管部门应该建立并适时颁布数字档案资源规范，并将其传达给所属区域企业的档案管理部门。然后，档案行政主管部门应加强相关标准的要求，并深入企业进行调研，结合企业的实际情况和迫切需求，修改或制定相关标准以服务企业数字档案资源建设工作。

对于企业层面：首先要遵守档案行政主管部门颁布的标准和规范，并结合自身企业的实际情况，建立健全自己的数字档案资源标准体系。其次要加强日常档案的核对工作，补充缺失的字段信息、修正不规范的著称、统一字段类型和名称。

3.3 深化数字档案资源的开发和利用

数字档案资源的深度开发和利用需要企业多部门的联动，一方面要有专项资金的支持，另一方面要有专业人才的支持。具备这两个条件之后，企业就可以着手数字档案资源的开发工作，首先要实现全文检索功能，加强数据分析和整理，并做好数据的备份，防止数字档案资源的丢失。其次可以开展数字档案编研工作，建立健全档案数据库，以更加系统化和多元化的形式提供给需要的部门。最后可以开发个性化的检索和查询形式，例如根据不同人员的需求，做好权限配置，解决档案资源共享和隐秘性的矛盾。

3.4 建设档案和信息化复合型人才队伍

企业建设档案和信息化复合型的人才队伍可以从两个方面开展，一方面是引进复合型的人才，例如可以与高校开展产学研合作，为高校学生提供实习岗位，通过职业晋升渠道吸引其毕业之后加入企业，从而强化企业的数字档案资源建设队伍。另一方面是对档案管理人员进行针对性的培训，充分提高其数字档案建设的意识和专业技术，使其能够自行完成数字档案系统的日常管理和维护工作。