新公共管理视域下低值物品的数字化管理——以三明学院审计与资产管理处低值品管理为例

林燕妹 冯 倩 张建汉

(三明学院，福建 三明 365004)

地方本科高校国有资产是高校开展人才培育、科学研究及社会服务的重要保障，是高校综合办学实力与办学效益的具体体现。高校资产管理工作作为高校管理工作的重要组成部分，其管理水平的高低直接影响学校教学、科研的发展,影响着学校人才质量的培养。近年来，随着我国经济社会的快速发展，地方本科高校的办学规模在教育体制改革及自身发展的需求中不断壮大，资产管理工作的精细化要求和复杂程度也日益增强，低值物品资产由于其易损坏和需频繁更新的特点，在资产管理上更不容易追踪，由此造成的资产流失和浪费的问题严重。因此，加强对高校低值物品资产的管理，探索有效的途径和方法，保证国有资产权益，是高校资产管理者进行研究和实践的重要课题。完善低值物品的资产管理工作将极大地提升高校资产管理的效率，这不仅对高校的行政管理工作意义非凡，同时也将促进我国高等教育事业的发展。

一、背景及研究思路

2015年10月，教育部、发改委、财政部联合发布《关于引导部分地方普通本科高校向应用型转变的指导意见》，明确部分地方本科高校的办学定位。该指导意见坚持需求导向，推进需求传导式改革，以地方需求为导向引导地方高校的改革。在该意见的指导下，三明学院确立以创建地方一流应用型高校的治学目标，提出为党育人、为用育才、为地方发展育力的治学理念，明确学校行政管理部门应当不断学习，通过管理理念、管理方式等方面的创新，提高管理水平，转变管理职能，树立服务意识，为创建地方一流应用型本科高校提供更优质的服务和保障。

新公共管理理论始于20世纪70年代西方资本主义国家的政府改革实践,主要包括：一是组织以顾客为导向，奉行顾客至上理念；二是公共管理中引入竞争机制，通过竞争提高服务供给的质量和效率；三是重视效率和结果，实行严明的绩效目标控制，并对完成情况进行测量和评估。新公共管理理论以顾客需求为导向，坚持服务取向，主张借鉴先进的企业管理经验，引入市场竞争机制来优化社会资源配置。这些基本内容和主张与地方高校行政管理所服务的主体和发展目标一致。因此，新公共管理理论为高校的行政管理工作提供了重要的管理思路和方向[1]。

本文以三明学院审计与资产管理处低值物品的管理现状为出发点，借鉴新公共管理的理论宗旨和理念，综合国内研究机构、学者关于地方高校低值物品管理研究成果，结合实地调查进行分析，剖析当前三明学院低值物品管理中存在的问题和产生原因，并结合学校实际情况，探索地方高校低物值品管理的新思路。

本文主要采用了实地调研法和案例研究法，其中实地调研法是以三明学院为研究对象，利用工作之便通过观察和沟通，同时运用系统性问卷式访谈等方式调查收集数据和资料，归纳分析三明学院低值品管理中实际存在的问题。案例分析法是指在三明学院进行实地调研后，选取低值物品报销流程为案例进行深度挖掘，找出地方高校低值物品管理中存在的问题。

二、三明学院低值物品管理的现状和问题

(一)三明学院低值物品管理的基本情况

三明学院低值物品采用“统一领导、分级管理、划块包干”的管理制度，在学校审计与资产管理处(监管部门)的监管下，各部门/二级学院(部门)自行采购、自主管理。学校现有规章制度规定，使用人、部门、监管部门和财务的主要职责大致归纳，如表1所示[2]。

表1 三明学院低值物品管理职能表

表1直接体现出学校低值品以使用人直接管理、部门统筹管理和监管部门监督间接管理、分级管理模式。其中监督部门以制度制定和监督为主要职责，部门进行日常维护和制度执行。因使用部门众多，采用划块包干，也导致学校难以对物品进行集中管理，对物品的管控力较为薄弱。同时，也由于学校对低值物品的管理力较为薄弱，作为管理职能部门通常只会从学校现有制度出发，难以满足广大师生对低值物品管理流程便捷性的需求。此外，学校对低值物品的管理并没有过多关注，容易忽视对其的管理，所以即使有相对完整的管理制度，也并没有很好落实，造成责任落实不到位、相互推诿等问题[3]。

(二)现有低值物品管理制度下的案例研究——低值物品纸质报销流程

分级管理制度下低值品报销流程涉及部门多，需签字的部门多，使用人能一次都签完字顺利报销并不多，大部分报销签字需要使用人跑两到三次。据调查统计，一次顺利处理完报销流程平均需要约2个小时的时间，其中约1—1.5个小时是用于到各部门签字。调查统计，能在2小时左右完成报销的约占30%，一半左右的报销需花费5小时。使用者在报销低值物所花费的时间统计，如图1所示。

图1 使用者在报销低值品所花费的时间统计分布图

根据上述统计数据，如果以8小时为单日工作量作为基准，约50%左右的使用人报销一次低值物品需要占用0.5个工作日，还有约20%的使用者则需要用一整个工作日的时间来完成一次报销，工作效率之低下显而易见。在工作交流和访谈中得知，约70%的低值物品是用于教学和科研实验，是由教师亲自完成，剩余的用于行政管理机构日常运营工作，这部分报销是由专人来完成。所以，低值物品的报销流程所花费的时间大多来自教师。低值物品管理流程的繁琐严重浪费教职工工作时间和精力，是教职工对学校低值物品管理工作最为不满之处，特别是教师。学校教职工迫切需要一个相对便捷的低值物品管理流程。作为学校低值物品管理人员，能在简便工作流程中提出行之有效的建议，为全校教职工解决工作中的具体困难，也是在为学校创建地方一流应用型本科高校作出一份贡献。

(三)低值物品管理中存在的问题

1.管理流程不适用

因学校低值物品管理遵循“分级管理”，报销流程涉及多部门。使用人自行采购物品，填写纸质单据，到部门保管员核实签字登记，再到监管部门审核签字入库，最后再到财务签字核算，呈现出如图2所示的直线式管理流程。在这种流程中登记、审核和报销核算都是通过签写纸质申请单，一份申报单至少需经过三、四个签字手续，且容易出现部门间相互推诿，多次返工，严重浪费时间和精力。此外，划块包干具体执行后，很多部门管理人员并不是专职管理低值物品的，导致出现“谁使用谁负责”的这种以使用人为主的散花式管理流程，如图3所示。

图2 低值物品的传统直线式管理流程

图3 散花式管理流程

造成散花式管理流程的主要原因有：一是管理意识上的不重视，管理制度松散，忽视对低值物物品的管理；二是管理方法落后，管理人员身兼多职，工作量大，无暇顾及；三是“谁使用谁负责”的办事潜规则影响下，自然而然将该工作当成是使用人的工作。

2.管理方法落后

目前，学校低值物品的管理方法仍以纸质记账为主。上述的案例研究直接表明该管理方法极大浪费了学校教职工的工作时间和精力。学校现有一套低值物品管理系统，该系统的主要功能为入账、附件入账、低值物品处置和入库单打印及数据统计。但该系统还不具备网上低值品申请、采购和报销，使用时需要使用人将品入账形成入库单后，打印出来到部门的管理人员、监管部门签字，不能实现无纸化办公，也没有简化管理流程，减轻使用人的工作量。该系统管理功能还不够完善，数字化程度不够，目前还没全校推广，当前学校还是沿用传统的纸质记账方法，填写纸质入库单，手工登记入库。

三、低值物品管理问题的原因

从学校低值物品管理全局工作来看，学校低值物品管理工作中管理流程、管理方法和管理制度均有问题，其原因既有外部客观因素也有内部主观因素。

(一)外部客观因素

1.社会发展多元化，需求变化

随着我国社会经济不断发展，且呈现出多元化共同发展趋势。国家政府组织受新公共管理理论启发，逐步转变政府管理职能，调整管理理念来满足当前社会多元化的管理需求。地方高校管理也面临着时代巨变的发展环境，但较之于政府组织，地方高校管理环境相对独立，管理者对不断变化发展的管理需求敏感度较低，所以，在管理中很多方面未能及时更新管理理念，仍沿用传统高校管理方法进行管理，导致在管理上存在很多不能满足地方高校多元化的管理需求。

2.低值物品种类扩大，管理成本上升

2012年，财政部对低值物品的标准重新拟定，其中设备类，一般设备的单价提升到1 000元，专用设备的单价提升到1 500元。这就导致原本属于固定资产的部分设备被划入低值品，核算范围扩大[4]，直接扩大了低值物品管理对象的种类，增加管理难度。此外，随着地方高校招生不断增加，学校规模不断扩大，为控制行政管理成本，管理机构和管理人员并未随着增加，使很多管理人员身兼多职，增加工作量，因此，使得低值物品的管理难度和管理成本均上升。

(二)内部主观因素

1.管理制度松散，管理意识薄弱

低值物品是学校财产物资的重要组成部分，是保证学校教学科研和师生日常活动正常开展必不可少的重要物资基础。但是学校在进行资产管理时只关注于单位价值高的固定资产的管理，对固定资产进行了一系列详细、行之有效的规章制度，且将规章制度确实落实到位。而对低值物品的管理则采用“分级管理、划块包干”松散的管理制度，由各部门划块包干。学校管理层面上不重视、制管理制度的松散，再加上低值物品本身价值低、使用快、种类多等特点，这就造成了当前低值物品管理制度松散，管理意识薄弱的局面。

2.管理队伍素质较低

由于低值物品的管理不受重视，由此引起的管理队伍素质也较为低下，包括以下原因：一是一人身兼多职现象普遍存在；二是低值品管理人员多元化深造培训机会少、晋升渠道少；三是对管理员招聘要求低，对专业化知识和技能无过多要求。所以当前低值物品管理队伍素质低，无法留住优秀人才，这也是低值物品管理方法一直处理落后状态的原因，由于管理队伍素质较低，习惯于按习惯办事，很难在管理方法上提出行之有效的改善措施。

3.管理方法数字化程度低

数字化时代下还以手工的纸质记账管理方法为主，已远远无法满足当下教职工对高效率的行政管理工作的需求。这样的管理方法存在很多弊端：一是容易因单据丢失、损毁等因素造成数据的不完整；二是登记过程中出错率高，容易造成数据的不准确性；三是人工做账，统计标准难以一致；四是耗时耗力。

纸质记账的管理方法使各部门在统计低值品时统计和计算方法不一致，造成学校在清盘低值物品时结果差异较大，无法将准确的低值物品情况及时、清晰反映出来[5]，导致管理工作效率低。同时，也是低值物品管理流程繁琐的主要原因，是广大教职工最为不满之处。再加上数字化程度低未能及时发送和共享数据，导致出现盲目采购，库存结构不合理，造成资源浪费。

四、地方高校低值物品管理问题的解决方案

(一)低值物品解决方案的思路

1.更新管理理念

从前地方高校低值物品管理问题的原因分析中得出，当前地方高校低物值品管理问题发生的根本原因是由于社会经济发展带动下高校多元化管理需求不断变化及低值物品范围不断扩大导致管理成本上升造成的。高校资产管理对象复杂，低值物品的管理对象也是随着社会发展千变万化。因此，要想从根本上解决地方高校低值物品管理存在的问题，需要地方高校在进行资产管理时与时俱进，及时更新管理理念来满足高校多元化的管理需求。

2.健全管理制度

首先，学校应加强对低值物品管理的重视，同时，结合高校实际情况，密切跟踪市场发展动态，为低值物品管理工作制订科学合理的管理制度，明确管理责任，将管理原则改成“分工管理、专人负责”，责任落实到人。其次，强化监督与内控，增加低值物品预算监督机制，通过合理有效的预算编制加强低值物品采购管理，从源头上避免浪费，以此同时加强内部监督和控制，及时清查账目和实物，一发现问题及时整改[6]。

3.优化管理队伍

在学习和借鉴新公共管理理论后，地方高校资产管理机构应树立起为全校师生服务的行政观念，这就需要地方高校在健全资产管理制度后，建立一支高素质、专业化的资产管理队伍。学校在进行低值物品管理队伍建设时不仅要求管理人员不断改进管理方法、提高管理技能，转变工作作风，树立服务全校师生的意识；还要向管理人员提供更多多元化、专业化的培训学习机会，同时将低值物品的管理考核纳入年终绩效考核，增加管理人员晋升途径或奖励机制，以此来吸引更多优秀人才。

以上是从全局出发，提出解决问题的思路。但就管理流程繁琐、工作效率低下这一具体问题，笔者认为需要从具体的管理方法着手，改进管理方法，提出如何搭建更合理的低值物品数字化管理平台见解和建议。

(二)从实际出发，重构低值物品数字化管理平台

学校已有一套数字化平台，但由于其数字化程度低，且系统功能少尚未启用，对简化管理流程尚未提供任何帮助。想要再重新购置或开发一套全新的数字化管理系统浪费资源也不切合实际。最好的解决办法应是加快启用现有数字化平台，重塑平台结构，增加并完善数字化管理系统，建立便捷实用的低值物品数字化管理平台。

1.平台延伸至财务部门，打通低值物品业务上与财务数字化沟通的最后屏障

现有低值物品的管理流程仅在申请、登记审批上实现了数字化，平台并无财务介入，结算、清盘等工作无法在该系统中开展。建议延伸现有管理平台功能，将业务功能拓展至财务部门，直接将各部门完成审批后的各种申请单推送至财务，让财务作为付款凭证直接完成财务核算工作，让使用人不需要再打印纸质验收单到各部门签字，真正实现无纸化办公。打通当前数据无法及时精准共享屏障，同时,将财务部门纳入该系统，打通使用部门在业务上与财务数字化沟通的最后屏障，是实现无纸化办公的最后一步。

2.重塑平台结构，将预算编制和采购流程纳入低值物品数字化管理平台

一套相对完善的低值物品数字化管理系统应当包含预算和采购流程。由于长期忽视低值物品的管理，低值物品的采购往往具有很强的随意性，随用随买，缺乏预算和计划，出现过多采购或是采购不足，造成低值物品库存结构不合理。适度增加预算编制，加强对低值物品采购的规划，加强采购管理，能有效减少因随意采购造成库存结构不合理的现象。系统引入采购流程，主要是引入供应商及其供应的物品信息。学校监管部门可向社会公开招标，通过审核引入符合条件的供应商及其物品信息到低值物品数字化管理平台。这样做的好处：一是既可以加强学校对低值物品的采购管理，规范采购流程，减少随意采购所带来的一系列问题；又保留一定采购选择权，让使用人可以根据自身需求择优选择。二是引入市场竞争机制，通过供应商之间的竞争，来提高数字化管理平台中低值物品质量，保障使用人可以从中选取最物美价廉的物品，从而提高效率，实现成本的节省。当然要实现良好有序的市场竞争，需要对供应商的监管。系统可以通过使用人作为供应商的消费者，对供应商进行评价，监管部门根据评价对供应商进行考核，淘汰考核不合格的供应商。

图4是本文在现有数字化管理平台基础上设计的相对完善的低值物品数字化管理平台。使用人首先提出需求，部门管理员将该需求列当期预算后，进入采购系统，然后开始采购。供应商发货根据需求信息发货，使用人确定收货后，系统将收货信息转换成入库信息发送至部门管理员核实和登记，部门管理员核实无误后发送至监管部门审批，最后到财务部门审核。整个流程将财务部门、使用人和管理员有机结合起来形成一个可及时沟通彼此协调的综合管理平台，避免低值品的管理部门与账目审核相脱节。

图4 重塑后完善的低值物品数字化管理平台

五、结语

建立科学合理有效的低值物品数字化管理系统，提升高校资产管理科学化、便捷化水平，对构建地方高校资产管理数字化系统意义重大。数字化管理路径的建设，需要融合新公共管理理论，以需求为导向、追求效率和成本；也需要完善的管理制度为保障，形成各部门鼎力合作科学的综合管理体系。构建高校资产数字化管理平台，真正推进高校资产管理信息化，不仅极大改善高校行政管理工作效率，也将大大促进我国高等教育事业的健康有序发展。