省立公共图书馆馆藏文献信息处置工作细则制定的思考与探索——以山西省图书馆为例

文/山西省图书馆 马小先

一、公共图书馆馆藏文献信息处置的意义以及现状

《公共图书馆馆藏文献信息处置管理办法（征求意见稿）》总则的第一条：为提高公共图书馆科学化、专业化建设水平，提升馆藏文献信息保存质量，充分发挥馆藏文献信息使用价值，有效利用公共图书馆馆舍空间，根据《中华人民共和国公共图书馆法》《事业单位国有资产管理暂行办法》等相关法律法规，制定本办法。制定《公共图书馆馆藏文献信息处置管理办法》，所有公共图书馆关于文献信息的处置工作将有法可依。

图书馆的文献信息入藏量逐年增长，而馆藏空间在很长的一个周期内又处于零增长状态。近年来，各大公共图书馆通过建立街区图书馆、社区图书馆、图书流通站、图书馆分馆、空间再造等等方式减缓了馆藏的压力。同时也根据图书馆的实际情况制定了本馆的文献信息处置制度，并对本馆的文献信息进行了一系列的处置，适当减缓了馆藏的压力。但是因为文献管理的存在一些漏洞，以及处置办法无法可依，或多或少在图书馆界出现了一些问题，在社会上产生了一定的反响。这导致很多公共图书馆在文献信息处置工作中处于观望中或是举足不前的状态。笔者查阅了公共图书馆文献处置相关论文资料，可以看出：各省立公共图书馆在处置的文献信息类型方面均以书、刊、报纸为主；在文献信息处置去向方面均以捐赠和报废为主，很少部分出售。山西省图书馆目前对文献信息处置工作处于简单被迫的处置状态——剔除。2020年11月12日，文化和旅游部组织起草了《公共图书馆馆藏文献信息处置管理办法（征求意见稿）》，并向全社会公开征求意见。为此笔者认真阅读了《公共图书馆馆藏文献信息处置管理办法（征求意见稿）》，立足本馆的馆藏情况分析，对省立公共图书馆文献信息处理工作进行了思考和探索。

（一）入藏情况。山西省图书馆四分之一的阅览室藏量已经趋于饱和，年入藏情况在不断调整馆藏分布。5个密集书库藏量已占总容量的三分之二。2013年7月长风馆开馆，到2020年，已有六年半的时间。中文图书年均入藏70000册；期刊年均入藏2400种，3000余份；期刊合订本年均入藏7000册；报纸年均入藏300余种，500余份。其他文献信息根据需求以及文献的内容间或有少量的入藏。

（二）文献信息的处置情况。根据《公共图书馆馆藏文献信息处置管理办法（征求意见稿）》对于文献的处置办法有：无偿调拨、捐赠、出售、置换、报损、报废等。

目前，山西省图书馆没有完善的馆藏文献信息处置制度或是条例，采取的文献信息处置方式也只限于剔除。对剔除处理的纸质文献采取装箱集中堆放方式存放在阅览室库房或者密集书库。剔除的文献80%以上是破损严重，无法继续流通；少部分是因为涉及违背宪法、危害国家统一、危害国家主权和领土完整等倾向，或涉及迷信、邪教、色情、暴力等不健康的内容而被剔除封藏。严格意义上来说，剔除属于文献信息处置中报废情况的一个环节，不是完整意义上的文献信息处置。据统计，2013年7月1日长风馆开馆以来，共剔除中文图书24320册，其中少儿图书17941册，占剔除总量的74%。对于过报过刊复本，相关部门近期已经进行了整理，正在处置调研工作。地方文献、特种文献、古籍等尽全收藏的文献目前无处置历史。

入藏的缩微制品属于珍贵文献，永久存用，不予处置。关于声像资料，2013年以来，因为出版量锐减、阅读量降低以及互联网的冲击等原因，山西省图书馆对于声像资料的采购基本上属于停滞阶段，只有一些随书光盘以及一些无障碍电影被读者使用。2013年以前的声像资料大部分没有进行过系统登记，已经下架封藏。因年代久远，已失去使用价值。数字资源目前也无处置历史。

（三）对文献信息的特质和处置标准分析。根据内容、复本量、学术性、利用率、时效性、完整性等因素对山西省图书馆文献信息的特质和处置标准分析，如表1。

表1 山西省图书馆文献信息处置标准分析

（四）对本馆文献信息处置的设想。1.《公共图书馆馆藏文献信息处置管理办法（征求意见稿）》总则的第三条提出对需要长期保存的馆藏文献信息，处置应当遵循保留品种、剔除复本的原则。基于此原则，笔者根据馆藏面积、馆藏容量、评估标准、年入藏量、馆藏饱和率以及文献信息的内容、复本量、利用率、时效性、完整性等客观因素分析提出本馆文献信息处置的设想，如表2。2.文献资源处置流程。步骤一：文献信息的使用部门应根据文献特征分类对文献信息的保存利用情况进行初步统计分析；根据初步统计分析和处置方式，将文献信息分类列出清单；根据文献特征，以及文献的保存利用情况，根据读者的意见，再次判别文献处置清单。步骤二：根据文献资源的评估、建设原则，提交发展研究部审核清单；包括处置依据、处置细则、处置职责、统计分析、处置办法，由文献信息使用部门撰写文献处置申请报告；根据文献资源的评估、建设和馆藏分布情况，提交文献处置申请报告，召集专业人士、馆领导、理事会、相关部门，包括财务人员，召开讨论会，进一步判别审核。步骤三：申请报告增加文献信息资产处置申请报告，根据讨论会修改文献信息处置申请报告，并递交上级部门审核；审核通过，递交本馆财务部门、文献信息数据处理部门；根据处置方式：落实工作捐赠、调拨、剔除、报废、出售等，文献信息使用部门联合财务部门、文献信息处理部门、后勤中心，协同将处置申请报告落实。并提交处置项目结项报告备案财务部门、馆档案部门、上级审核部门。

表2 据馆藏客观因素分析提出山西省图书馆文献信息处置的设想

二、文献信息处置因素实践探析

通过对本馆文献信息情况的调查和思考，笔者建议，在处置文献信息时需要进行分析的因素有：公共图书馆评估标准、文献信息的建设规划、文献信息馆藏设计容量、实际馆藏情况；文献信息分类建设情况、文献信息分类统计分析；文献信息利用率、学术性、时效性、完整性；文献信息之间的知识互补情况；文献信息建设3-5年的规划；馆藏的空间再造等。

根据《中华人民共和国图书馆法》《公共图书馆馆藏文献信息处置管理办法》依据统计分析因素，不断调整本馆的文献信息处置制度，以便更科学、更方便地对本馆的文献信息进行处置，满足本馆不断发展的需求，为公众提供高效的阅读平台。

三、面临的困难和应对的举措

（一）完善监督管理机制，以防不当处置，导致文献信息错误处置。文献信息处置是一项系统复杂的工程，不仅需要清晰的制度依据，还需要严格统一、完善合理的监督管理机制。缺少谨慎严密的监督管理机制，将会导致文献信息不当处置，造成国有资产不同程度的损失，影响读者阅读权益的实现。

（二）完善文献信息处置的固定资产管理制度，以免资产流失。我国《事业单位国有资产管理暂行办法》规定，公共图书馆购置的文献信息必须要计入固定资产，且文献信息处置后资产注销必须严格依据制度操作。但是，很多公共图书馆采购的图书报刊以及部分数字资源未入固定资产账。这种情况会给公共图书馆文献信息处置造成障碍。

（三）文献信息遗留问题需要逐步解决。先前由于制度的不完善和不统一，山西省图书馆文献信息处置基本停滞，但是积累下架的文献信息数量却很大，需要在文献信息处置制度与固定资产管理制度完善的情况下，分阶段分类逐一进行解决。

（四）缺少资源建设和管理的阶段性规划。目前，文献资源采购与经费联系比较紧密，馆藏文献信息的建设缺乏宏观和微观的分析，缺少详细的阶段性规划。这在一定程度上影响了文献信息的处置进程。

（五）公共图书馆评估标准对馆藏文献量化的要求阻滞了文献信息处置的步伐。比如，对于声像制品的评估标准限制了声像制品的发展。自2000年以来，声像制品的出版已经出现连续下滑的趋势。到目前为止，图书馆对于声像资料的采购数量已经随着出版量的下滑在不断下滑。评估标准对于声像资料的量化情况应该加以改善。

（六）反馈机制不健全。图书馆是一个不断发展的有机体。机体的运作和发展，离不开反馈机制。反馈是影响发展的重要因素。文献信息使用反馈的主体，包括有工作在一线的图书馆工作人员，使用文献信息的“读者”。目前，山西省图书馆的反馈机制不健全，需要建立完整的可操作的反馈机制，营造及时有效的反馈环境，促进文献信息处置工作的科学实施。

（七）需要建立域内公共图书馆对文献信息联合处置的办法和制度。《公共图书馆馆藏文献信息处置管理办法（征求意见稿）》第二章第十五条提出：公共图书馆可以在区域图书馆总分馆体系、文献信息资源联合保障体系等协作机构的框架内，对馆藏文献信息进行联合处置，提高资源利用效率和保障水平。目前，省立公共图书馆皆已建立域内的总分馆体系，关于文献信息联合处置可以依托这一体系，广泛征求意见，建立域内公共图书馆对文献信息联合处置的办法和制度，统一组织，协调调查分析，统一处置意见，联合处置文献信息。这有利于文献信息科学有效处置。

（八）馆员专业水平亟待提高。馆员的专业水平影响文献信息处置的判别。山西省图书馆员工共236人，从事图书馆学和信息管理专业的员工共有44人，占18.6%。40-50岁，50-60岁之间专业人员占比比较大，20-40岁之间专业人才占比比较小。专业人才年龄层次分布不均衡，中坚力量专业人员比较缺乏，整体专业水平较低，需要开展集中的专业学习，提高专业水平。

四、对省立公共图书馆馆藏文献信息处置工作细则制定的思考和建议

（一）根据省立公共图书馆的实际情况，科学制定处置流程，增强文献信息处置的可操作性。文献信息处置流程既要严密，又要科学，同时还需可操作，行之无效的程序将不利于文献信息的处置，阻碍文献信息处置的进程。

（二）细化文献信息处置流向，比如出售报废文献信息，降低图书馆文献信息处置的社会舆论压力。近年来，有一些公共图书馆因为在出售和报废文献信息的时候，没有细化流程，致使在处置过程中忽略了某些处置细节，在社会上引起了争议，造成了负面效应，影响了图书馆的形象。

（三）对文献信息设置处置等级，相关处置流程根据等级依次降低处置标准。在笔者所列各类别文献中，存在争议的是本文献和地方文献的保存。对于保存本文献，目前争议的情况分两种，一种在收藏方面，有学者主张“大而全”，有学者主张“选择性地收藏”。在此争议上，山西省图书馆在近几年由“大而全”转换为“选择性收藏”，比如计算机、教辅类不在保存本文献收藏范围内。国内有些公共图书馆和高校图书馆做出了更大的调整，除了计算机、教辅类文献，还有一些娱乐性的、更新快的文献也不予作为保存本文献进行收藏。另一种争议就是在文献处置方面，有学者主张保存本文献永久保存，不予处置；有学者认为对于保存本文献还是有处置的空间，不同功能的图书馆可以根据实际情况，对保存本文献进行适当的处置。地方文献也有相同的争议。笔者认为，省立公共图书馆馆藏文献信息处置工作细则制定应该对某些文献处置有一个科学的等级划分，同一种文献应该根据内容、出版时间、译作的译者、版本、出版社等信息设定更细致、更科学的等级处置办法。一方面可以改善珍贵文献流失的漏洞情况，另一方面也能做到文献信息整理有据可依，提高处置效率等。

五、结语

综上所述，对于公共图书馆来说，文献信息处置无法可依，已经限制了图书馆的发展。《公共图书馆馆藏文献信息处置管理办法》的即将出台以及省立公共图书馆馆藏文献信息处置工作细则的制定，对于公共图书馆馆藏文献信息的建设以及读者的有效阅读服务有深远的意义。总之，笔者认为细则的制定应该具有可操作性和前瞻性。特别是有争议的文献内容、文献处置流程和方式要有清晰的界定。