基于文档一体化的文书档案信息化管理

文/青海省医药卫生学会联合办公室 冶生福

传统文书档案处于文件处理、档案管理相分离的状态，重复手工操作中加剧了人力、物力、财力的浪费现象，不利于提高文档工作的质量和效率。信息技术的飞速发展促使文档实现一体化管理，文件的起草、录入和档案的收集、归档、查找等工作即可依托计算机系统进行，实现了文档效率与质量的双重提高。

一、文档一体化理念阐释

事业单位文书档案指文书处理工作和档案管理工作，是社会组织或个人在各个阶段活动中形成的对我国和社会有保存价值的历史记录。在《电子文件档案管理》与《中华人民共和国档案法》中，对文件和档案的概念做了阐述，其中文件是个人或社会记录活动并能为活动提供凭证的重要信息；档案同样是一种具有保存价值的信息，其形式多样，常见的档案形式有图像、图表、文字等。总的来说，文件和档案具有共通性，两者皆能为活动提供参考和凭证作用，档案是文件的主要内容之一。

信息时代文档一体化可直接简单理解为：公文、档案等内容的录入、流转、归档和销档等，这也是文档生命周期中的全过程管理。文档一体化需要依托于信息技术，以此才能实现文档的规范化、整体化、效率化、经济化管理。通俗来讲，文档一体化即是公文在最初处理和文件的归档等工作时就按照文书立卷的要求做整理、摘录，促使公文和档案符合我国的文档规范管理。

文档一体化的实行简化了管理流程，提高了文档工作的质量和效率，更好地发挥了文档信息价值。同时因文档一体化对信息技术要求较高，因此文书档案工作也节约了文档的存储空间，为文档工作的信息化、规范化打下坚实基础。

二、文档一体化背景下的文档信息化管理策略

文档一体化实现了文档信息的共建共享，简化了工作流程，协调了各部门间的运转。在文档一体化背景下，文档负责人和领导理应提高对文档工作的重视度，通过明确文档岗位责任，制定完善的文书档案相关标准，整合公文流转系统与档案管理系统，以此来构建高效运转的文档一体化建设。其中事业单位文档信息化管理的相关流程如下图：

（一）文档人员素质的培育和责任的明确。文书档案管理工作质量与文档人员的重视度和工作态度有关，在文档一体化背景下，事业单位相关责任人和工作人员都需学习文档先进理念，提高对文档工作的认识，了解信息时代文档一体化的新变化和性特征。1.文档理念的培养。在文档一体化背景下，文书工作人员和档案管理人员需要互相学习、了解并熟练掌握对方的工作内容和要求，增进彼此的业务往来，并渗透工作理念，以此才能促进文档一体化。2.强化管理人员专业能力。文档一体化背景下，文书工作人员和档案管理工作人员都需有超前控制和延伸管理的能力与意识，并能熟知文件规范和档案规范知识，落实文书与档案的统一性、整体性工作。而文档人员业务素养的培育主要来源于以下几方面：一是通过单位内部培训，主要培训员工的信息技术和文档相关知识理念；二是通过招聘一批有活力、有知识、有技术的毕业生来激活文档内部部门，以此提高文档人员的综合素养。3.部门重视，合作探究。文档一体化工作需要原有的两个部门领导一同牵头，联系文档专家，一同探讨符合本事业单位的文档运行模式。在此次部门合作中，应落实学术先行、实践指导的原则，即在理论与实践的结合中建立新型的文档一体化管理模式，在不断摸索中推进文档信息化工作规范化。

（二）把控信息技术，推动文档一体化建设。文档一体化主要依托于先进的信息技术，在技术层面上实现文书档案信息化管理的规范化和科学化。目前事业单位文档工作活用的信息技术主要有以下几部分：1.通过信息技术打破文书系统、档案系统、办公系统和事业单位内部系统之间的信息传输壁垒，实现信息传输、数据同步、信息共享、数据生成和数据一站式传输等，以此提升文档工作效率。2.活用“互联网+”与云共享功能，并实现“政企合作”，加强与阿里云、百度云、360云等高科技云端供应商的联系和合作，以此充分发挥文档的信息共享价值。3.借助信息技术和智能平台构建文档一体化管理系统。文档一体化管理的基础功能是深入文档信息，而在录入环节中可能因工作人员的失误或其他原因导致信息录入出错，进而使采集工作错误，出错影响文档的最终价值。构建文档大数据管理系统，文件办理者将录入工作转交有助于确保文档信息的完整性、准确性和规范性，同时也能节省文档工作人员的时间，提高了文档管理效率。4.建设文档数据库。文档数据库的建设需要依托大数据、智能云平台和先进的信息技术，文档数据库的建立能够为文书档案的录入、保存、查询、借阅提供依据和参考作用。当然建设好数据库需要文档管理人员根据文档要求及时对文档工作做好分类、编号、著录，确保文档工作的规范化。

（三）制定完善的文书档案相关标准。文档一体化背景下的文档工作需要有章可循、有规可依，一切按照标准行事，这样才能促进文档工作的规范化和科学化。我国推行的文档法规有《中华人民共和国档案法》《归档文件整理规则》《保密法》《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，该类法律法规有助于文档工作人员顺利推进、开展文档工作。但在信息时代，推进文档一体化建设还需单位内部依据自身的实际情况，以单位为蓝本构建完善的文档理论体系，依据理论体系引导文档工作人员展开实践，促使文档理论体系更符合本单位的文档工作。

除此之外，文档一体化背景下，事业单位内部人员还需制定一定的文档技术标准，即在明确员工责任基础下，研发出综合公文和档案的兼容性操作系统。该系统需要遵循数据库技术、网络技术、信息存储技术等相关的技术标准，而此系统的顺利推进也需要文档人员了解其具体的操作步骤，把握好文档的安全性和通用性。

（四）整合公文流转系统与档案管理系统。公文流转系统即OA系统，其功能多为文件的复制、检索、传输等；档案管理系统适用于档案的存储、查阅、共享等等，两个系统具有一定的共通性，但无法有效兼容。而在文档一体化背景下，公文和档案需要实现互相传导、共享流通，这就需要事业单位内部能够整合公文流转系统和档案管理系统。事业单位可与科技公司合作，借助于并联、串联等相关技术，提高文档管理系统的兼容性，并拥有系统更新、替换等相关功能，满足大量的用户同时存储、录入信息，能确保文档关系系统的顺利运行和流转。除此之外，在信息时代，文档管理系统可朝着综合化方向发展，即转变为集传统档案馆+数字档案馆+电子文件中心等一体的综合文档机构。此综合机构改变了以往的分散格局，实现了文档的整体化运行和综合化管理。

此外，公文和档案之间有一定的差异，而不同版式文件的标准、格式是不一样的，这就给文档人员带来一定的工作负担。对此事业单位可联合科技公司，开发一款能实现文档自动转化的软件，并率先导入国内或国际的文档标准，进而促使其他文档通过内部软件实现标准化的自动生成。比如北大方正就提出文件按照CEB指定的版式显示，同时还能支持蒙、藏、维等民族文字的互相转换，能实现WPS、PS、DOC等格式的自动转换。

三、结语

综上所述，信息时代文档一体化管理已逐渐成为相关人员研究的话题。推进文档一体化有助于提高事业单位文档管理工作效率和质量，有助于充分发挥文档价值。为此相关部门需要依托信息技术，提高文档部门和人员的责任意识和专业素养，制定文档一体化标准和技术标准，整合公文流转系统与档案管理系统，以此落实文档一体化生命周期的运行与流转。