高校大事记的编撰与应用

文/北京电子科技职业学院 王琴

高校大事记是记述和反映一定时间范围内高等学校教育教学、科研管理、社会服务、对外交流合作等各类活动大事要事的档案编研资料。近年来对高校大事记编撰工作的研究显示，这项高校档案编研的基础性工作有着“易为而难精”的特点。有的认为高校大事记在选材方面存在堆砌材料、“华”而不“实”“丰”而不“典”的问题；有的指出高校大事记在内容表述方面记录过细，未能突出重点和特色工作，缺乏对综合性工作的提炼梳理；有的发现高校大事记工作流程不规范等。笔者结合本校大事记编撰实践，对完善高校大事记编撰工作略陈管见。

一、以“全”为纲，提高大事记编撰的规范性

（一）编制大事记编撰大纲，确保收录内容齐全准确。全面性、系统性是大事记编撰最基础最重要的原则，为了确保高校大事记全面准确收录年度工作重要信息，一些高校采取了制定本校大事记编撰大纲的办法，详细列述本校工作应列入大事记的内容类别、事项和具体要素，这一措施非常实用有效，既为选择大事记材料提供依据和指导，也符合不同类型学校的个性化需求。结合工作实践将本校大事记编撰大纲核心内容列述如下，供参考借鉴。

表1 大事记编撰大纲核心内容

序号 类别 事项要素5 科学研究 市级及以上科研项目；科研基地建设项目；重大科研成果 时间、项目名称、项目级别、资金支持、建设效果6 社会服务主办、承办行业、企业技术培训项目；主办、承办市级及以上专题培训项目时间、活动名称、主要内容、参加人员及人数新增校企合作项目 时间、项目名称、合作目标校领导出访活动；境外团体来访活动 时间、与会领导、活动目标国际合作办学项目 时间、项目名称、合作目标国际技能大赛参赛活动 时间、名称、参赛人员、获奖情况新增留学生招生情况 时间、招生情况7 对外交流

（二）简化大事记编撰流程，确保核心环节齐全，提高整体效率。高校的大事记编撰工作普遍采取下述流程：编撰部门下发工作安排—各业务部门阶段性上报信息—编撰部门汇总编辑—与各部门核实完善信息—提交主管领导审阅定稿，这样安排目的在于解决收录内容齐全完整准确的问题。但实际上这种模式的弊端也是显而易见的：一是由于各部门参编人员兼职承担此项工作，受认识水平和表达能力的局限，报送条目数量多但质量不高；二是立足部门工作角度提供条目信息，对于涉及多部门合作完成的工作只能反映局部内容，无法反映大事的全貌。为此，本校采取由档案管理部门安排专人全面承担大事记编撰工作的方式，完成从条目信息收集、编辑整理到信息核对、定稿的核心环节，业务部门只需在条目内容核对环节配合提供具体信息即可。这样编撰流程大大缩减，既减少了参与的人员数量，减轻了业务部门的工作压力，节省了来回审校的时间，又发挥了档案部门基础资料完备的优势和在编研业务方面的特长，更易于实现大事要事齐全、表述简明规范的效果，有效提高大事记编撰的系统性、全面性和规范性。

二、以“特”强基，突出大事记历史记忆功能

（一）抓住特色事件，年度大事记常编常新。大事记最忌“流水账”，读来“年年岁岁花相似”。笔者尝试从常规事件中突出特色内容，从学校工作层面汇总零散材料提炼形成综合信息，使大事记在全面展示学校年度整体工作的基础上突出中心工作的创新和变化。例如学生开学典礼是常规事件，但是学校2015年增加了贯通培养项目，在该年度大事记的新生开学典礼中添加了“首批贯通培养项目新生913人参加典礼”的信息，既保持了常规事件的连续性，又通过特色信息准确反映出学校在人才培养方面的变革。又如在2019年工作中，学校两个二级学院工作报告中均提及“1+X”证书试点工作，此项工作是职业教育改革的重要内容，笔者通过查核教育部相关文件，变零为整，从入选批次、时间、专业名称、数量、建设要求、证书考试等角度整合形成了此项工作的条目信息，客观准确展示出学校参与职业教育改革前沿工作的实力和成绩。

（二）挖掘特色专题，主动服务学校中心工作。除了编撰学校年度工作大事记外，编研人员需要结合学校中心工作主动服务，开发特色专题大事记，在记录学校事业发展的同时提供独特助力。例如，编制“十四五”规划是近期重要工作，通过提前编撰“十三五”工作大事记，全面梳理学校五年来教学、科研、管理、社会服务等方面的重要举措、创新和成果，通过图文并茂的形式生动鲜活地呈现学校改革发展历程，为“十四五”规划编制提供借鉴参考。又如，产教融合、校企合作是深入开展职教改革的重要抓手，笔者所在学校涉及多所职业教育院校合并，从中等职业教育到高等职业教育，见证了不同历史时期校企合作的发展演进，编撰学校产教融合、校企合作专题大事记，即是对学校职业教育发展特色的汇总和提炼，也是传承职教文化的重要史料。

三、创“新”为用，发挥大事记文化建设作用

（一）创新呈现形式，扩大影响力。大事记是高校文化建设的一种载体，网络信息技术的发展为创新大事记呈现形式提供了无限的可能，创新呈现形式也是吸引更多师生关注大事记、重视大事记，通过大事记了解学校文化的有效途径。首先是制作大事记图册，例如首都经贸大学档案馆编撰的《图说首经贸》，汇集档案文献和图片展示重要人物、重要事件和历史变迁，增强可读性和传播性。其次是制作大事记微信推文，笔者曾编制微信推文“2019-电科记忆”，以简洁的文字搭配彩图，凝练2019年度大事要事新事，并在学校官网等平台推送，及时迅速、客观准确地把学校年度工作的特色和亮点第一时间传递给广大师生，传递了正能量，也一定程度上改变了大家对档案工作的认识。再次是制作大事记展板，针对一些专题大事记，可以采用制作展板的形式进行宣传，例如北京师范大学在纪念改革开放四十周年活动中专门推出了学校四十年招生情况变化的专题展板，通过图表、图片、数据等展示招生数量、范围、层次等变化，辅以简洁文字说明，从生源信息的变化折射出学校实力的提升，令人过目不忘。

（二）创新应用领域，拓展服务面。高校大事记编撰的目的在于应用，基于应用为导向，不断推陈出新，大事记会成为传播学校文化的重要平台。首先是服务学校改革发展，例如跨年大事记从历史发展的角度集中展示学校重点工作发展的脉络，为制定学校短期、长期发展规划，完善管理制度体系等提供翔实的史料参考。其次是服务学校人才培养，例如学校历次党代会大事记、各二级学院专业发展大事记、学生社团活动大事记、校企合作大事记等专题大事记，可以作为学生入学教育、职业素养教育、新教师入职培训等工作的培训材料，帮助师生从历史事实的角度感受学校文化内涵，增强认同感、融入感。再次是服务学校文化交流，大事记是高校校务公开的内容之一，也是宣传学校工作特色、开展校际文化交流的新途径，可以说，优秀的大事记本身既是学校文化建设的内容，也是高校治理体系和治理能力的真实体现和客观反映，激励着高校大事记编研人员深入探索，提高大事记编研能力和水平。