浅谈如何有效提高企业公文印制水平

文/中国航天科工飞航技术研究院 吉霞 王莉莉

党政机关公文是党政机关在实施领导、履行职能、处理公务过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书。一般包括决议、决定、命令（令）、意见、通知、通报、报告、请示、批复等内容；一般企业的公文主要包括通知、请示、报告、批复、纪要以及信息、简报等体现企业特色的内容。本文中所涉及的企业公文主要包括通知、通报、决定、意见、报告、请示、批复、纪要、函、简报、信息等文种。所涉及公文种类较多，公文印制时需要核查核对的地方也相应增多。为此，为了有效提高公文印制水平，作者制定了“记、审、制、发”的公文印制关键点及印制要求，较好地提升了公文印制效果，减少公文印制差错率，得以在企业内部广泛运用。

一、公文拟制流程

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。具体见“图1”。

图1 公文拟制流程

公文的“拟稿”，就是起草公文，也称“撰稿”。是公文中最重要、最细致、最复杂的部分，是一项政策性、思想性、业务性很强的工作，在一定程度上反映一个企业的精神面貌、政策水平以及执行能力。因此，拟稿人要有高站位、宽视野，充分贯彻上级文件精神，领会领导意图；要立足岗位，彰显才能，具备一定水平的业务能力、写作能力、分析能力。

公文的“审核”，也称“核稿”。即公文起草成形送交领导人审批签发前，由业务部门负责人对公文的文字、内容等做的全面审核工作。审核人要履职尽责，既要把好公文质量关，也要审核公文印发的必要性，严格精简公文。

公文的“复核”，指由办公室主任（或秘书）对公文文稿进行把关，从政策、措施、审批流程以及体式、文字等方面进行审核。对于不成熟或质量有问题的文稿，协商拟稿部门或者请示领导后可以根据情况采取退、改等办法加以处理。

公文的“签发”是文件定稿的最后一个关键环节。文件一经领导人签发即成定稿，产生效力。企业根据领导的分工、部门的职责等确定公文的签发人。签发人签发公文，应当明确签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。在办公系统中使用电子签名的视为本人签署意见。联合发文由所有联合单位的负责人签发。

公文的“印制”是由公文制发部门通过套红、用印、缮印等才能成为正式文件。公文印制前要设定发文字号、注明缓急程度、标明文件密级、确定文件印制份数等。制发是公文处理工作的重要组成部分，也是本文主要讨论的内容。这些工作做得好坏，直接影响到公文的处理速度和准确性。

公文的“分发”主要是向外发出，包括联网发送和纸质文件发送。公文分发前要做好发文登记。发文登记可根据企业信息化建设程度选择办公系统登记或簿册式登记。登记的项目主要有：文件标题、密级、缓急程度、份数、发文单位、发文日期、文件页数等。

公文的“归档”指公文加盖公章后的正本需要留出相应份数（根据公文联合发文单位数量确定），连同原稿一起立卷归档。

二、公文印制关键点及注意事项

作者在长期从事公文印制工作中发现，影响公文印制质量的主要环节在发文代字号设定、版头设计、落款名称、版记等方面。为提升公文印制水平，作者将公文印制过程进行了步骤划分，并列出每一步骤的关键点和易错点。详见“图2”。

图2 公文印制步骤图解

发文登记工作是公文印制的第一步，主要记录文件标题、签发日期、签发意见、承办人及承办单位、发送范围。按照当前信息化发展应用程度，企事业单位一般通过内部信息系统进行公文流转。为避免系统的不可靠性造成的数据丢失，公文印制人员要认真仔细记录以上信息，便于后期查询。公文印制人员可在记录时添加文件是否发送以及发送途径等备注作为日常工作记录，可较大程度上避免差错。

发文登记后进入审核发文审批流程阶段。该阶段主要由各级领导层层审批，把好公文质量关。以本企业为例，以企业名称印发的公文审核需要经过拟稿部门处（室）领导审核、拟稿部门领导审核、办公室复核，最终由企业领导签发。处（室）领导主要审核行文方式是否得体；情况是否属实，数据和文字是否准确；观点是否明确，条理和内容表达是否清楚；提出的要求和措施是否明确、具体、可行；标定的密级和保密期限是否准确；发文范围是否合适；与党和国家、上级部门以及本企业的其他文件是否抵触。部门领导审核的重点是行文目的是否明确；是否符合国家的法律、法规及其他有关规定；是否需要与相关部门协商、会签；审核需呈报的领导是否准确。办公室复核的重点是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，行文方式是否妥当，公文格式是否符合相关规定等。公文印制人员的职责则为审核发文流程签署的完整性，标题、公文格式的正确性以及主、抄送单位的正确性、规范性。

制发公文环节是公文印制的核心部分，主要由公文印制人员完成，其主要任务是编辑公文格式，开展文字核查类工作。首先根据公文的类型确定发文字号，并选择对应的公文版头，然后进入公文格式编辑。在进行公文格式编辑时，首先根据文件内容确定标题的命名是否准确、规范，尤其注意标题断行时切忌词组分家。标题确定后对标公文格式确认各层级序号、字体是否使用正确。正文格式编辑完成后，需确认版头、制文单位与落款单位、印章的一致性，版记中的印发时间是否正确，页码标注是否规范、正确，尤其关注在页面版式发生变化的相邻页面。

公文印制完毕，公文印制人员应当对公文的文字、格式和印制质量进行再次检查后严格按照文件确定的分发范围进行分发。尤其是纸质文件分发做好记录，办好交接手续，确保文件的全生命周期管理符合国家及企业的相关规定。

三、结语

公文印制是公文的最终收官环节。公文印制人员必须时刻保持高度的责任心、事业心，加强业务学习，提升业务能力。企业应与时俱进，强化信息化手段及能力，建立不同公文的写作模板、AI检错功能。通过软硬件能力的保障，与业务人员的专业素质相结合，整体提升企业的公文印制水平。