新冠肺炎疫情下项目管理系统的设计与实践

2021-07-07赵一鸣苏莎莎韩耀廷李图雅郭烨红杨浒昀

内蒙古科技与经济 2021年10期

赵一鸣，李祺，苏莎莎，韩耀廷，李图雅，郭烨红，杨浒昀，张茹

(内蒙古电力集团蒙电信息通信产业有限责任公司，内蒙古呼和浩特 010000)

面对新型冠状病毒肺炎(以下简称“新冠肺炎”)疫情在全球的大暴发，众多的生产企业停工停产，由于电力行业属于关系国计民生的基础能源产业，部分工程建设项目不具备停工停产可能性，必须加强疫情防控和人员流动管制。在项目管理方面，设计实现项目管理系统对项目进行线上管控，电力工程项目的建设涉及行业上下游众多单位，有设计单位、施工单位、建设单位、使用单位等[1～3]，只有各个单位之间积极沟通、通力合作、相互反馈问题[4]，才可以有效保证项目在疫情暴发的特殊时期高效、高质量竣工。有序帮助其他单位部门快速复工复产，如果各单位之间因为疫情影响，沟通不畅，难免会导致项目进度延期，或者项目质量出现严重缺陷，最后造成项目没有达到预期目标，为了避免此类现象出现，使用项目管理系统对电力工程项目进行线上管控十分有必要。

为了配合国家发展人工智能、5G、区块链、物联网等信息通信领域[5～9]，某省级电力公司出资新成立一家产业公司。根据该公司定位，该公司的业务范围主要包括：信息化规划咨询、信息系统建设、信息化运维服务、信息安全、信息网络及通信网络建设等[10，11]。业务的开展必然以项目为依托，进而项目管理的重要性自然凸显出来。作为信息化服务的提供者，用信息化手段实现项目管理是公司运营的必然要求。

1 项目管理系统的设计与实现

电力建设项目生命周期活动一般包括计划、启动、规划、实施，在这些生命周期活动开展的同时，会产生大量的报告、文件、合同、图纸、录像等数据信息，项目管理和控制时通常需对这些数据信息及文档进行整理归类，实现高质量项目管理与控制[12，13]。传统的项目管理基本都是采用纸质方式进行存档和记录的，这种方式不利用信息的共享和保存，容易造成信息丢失和失真，也不利用后续对数据的挖掘，进而影响了领导层对项目的决策分析，不利于电力行业的工程项目顺利有序建设。

1.1 项目管理系统业务架构

项目管理系统是将先进的管理理念和现代信息技术相融合，利用公司内外部资源，提升企业效率和效益，增强企业行业内的竞争力。根据公司项目管理整体业务架构，系统建设内容包含3个管理维度、17个管理域、55个管理项，基本覆盖公司各项目类型的全生命周期。其中，就项目管理维度而言，参考国内成熟电力企业现行项目管理系统及国内外主流项目管理知识体系，例如PMI项目管理知识体系，将项目管理业务分为五大过程组和十大知识领域，涉及项目管理全过程及全维度指标[14]。

项目管理五大过程组：项目启动、规划、实施、监控、收尾，横跨整个项目生命周期。罗列的十大知识领域有项目整合管理、范围管理、进度管理、成本管理、质量管理、风险管理、干系人管理、人力资源管理、沟通管理、采购管理，整体项目架构如图1所示。

图1 业务架构

依据项目的技术特征和管理特点，公司将项目划分为6种基本类型：咨询/技术服务项目、研发实施项目、系统集成类项目、简单贸易类项目、综合运维项目、运营类项目。大项目类型下可继续划分子项目类型，如咨询/技术服务项目又分为咨询项目、可研服务项目、初设服务项目、科技项目等。

1.2 项目管理系统功能架构

该系统架构采用三层，有展示层、应用层、数据层(见图2)。该框架基于经典技术组合(Spring Boot、Apache Shiro、MyBatis、Thymeleaf、Activiti工作流)，降低了开发技术难度，缩短项目周期，减少开发成本，从而提高软件可重用性。

图2 系统架构

该系统主要功能包括系统管理、消息中心、项目管理、信产百科、项目看板等五大模块。

1.2.1 系统管理。包括项目组织架构管理，用户管理、系统角色管理、权限管理、工作流管理、模板管理、项目分级管理、项目分类管理、项目角色管理，编码规则管理，人力资源管理、成本项管理等。

1.2.2 消息中心。包括待办任务和工作报告，待办事项，对当前登录的用户需要处理任务的查看、处理以及相关管理人员进行项目预警提醒。工作报告，进行编写项目相关工作报告，以日报、周报、季度报等形式进行上报，并以列表形式记录。

1.2.3 项目管理。实现对项目整体进行多维度管理以及对项目的全生命周期监控。①项目前期管理，对于项目前期工作进行统一管理，包含项目发起、任务下发、任务下发等。项目发起，市场部进行项目发起，进行线上填报前期计划任务，包括招投标、签订合同等阶段，并将工作任务以工作联系单的形式下发到工程项目处。任务下发，进行任务下发，线上发布任务书至生产部门，相应负责人进行任务书及相关附件在线预览以及下载，完成审批。任务接收，生产部门负责人指派任务的接收。②项目立项管理，是指相关负责人通过立项管理，进行立项申请，录入相关信息，完成后点击提交申请，等待审核，包括新增项目、上传立项文件。③项目实施管理，通过项目列表查看已通过立项审核的项目，点击目标项目时间轴，可查看项目整个实施阶段详情。有里程碑文档管理、项目变更管理、项目外包管理、项目成本管理。④项目验收管理，项目进度完成度为100%时，上传验收文件，提交验收申请，申请同意后完成项目验收。⑤项目结项管理，是指项目验收后，上传结项申请文件，提交结项申请，上级管理部门审批通过即可完成项目结项。⑥项目归档管理，可对已结项的项目进行归档申请，审批通过后完成项目归档，项目全部过程文档可查看。

1.2.4 信产百科。主要是对具有指导性的文本文件和对于某些问题的解决办法经验的在线分享。包括文件分享和知识分享，文件分享是对所有线下编辑的文件可进行上传下载操作，也可在后期根据需求进行在线编辑。知识分享是对所有项目进行过程中产生的问题进行汇总分享，有利于大家互相学习促进。

1.2.5 项目看板。根据需求对项目、进度、成本、人员情况进行统计分析并展示。整体功能模块图如图3所示。

图3 功能模块

按照项目管理系统涉及的各个实体项，系统实体关系如图4所示。

图4 实体关系

2 应用效果与创新

目前，公司及各子公司项目分布较为分散，且工作流程完全依靠手工填写及口头传递，极大影响公司项目管理的进一步开展，包括不科学管理、烦琐审批流程、缺乏规范性等问题。另外，面对突如其来的新冠肺炎疫情，根据疫情防控的特点，使用该项目管理系统可将公司及各子公司项目特点及特殊需求实现专业化、个性化的统一管理，为公司及各子公司提供科学、规范的项目管理服务，支持常见项目管理中的各种管理业务，为公司管理决策者提供决策信息，有效提升公司项目管理水平，提升工作效率，同时减少人员接触与聚集，降低疫情传播的风险。该系统的主界面如图5所示。

图5 项目管理系统主界面

使用该项目管理系统，具体价值主要包括以下几方面。

2.1 有效提高疫情防控水平

在疫情防控的特殊时期，减少人与人之间的接触，降低交叉感染风险，助力疫情防控工作的展开，实现项目管理无纸化办公，方便员工远程办公。

2.2 提升办公效率

有效利用信息化方法，解决公司不同部门、不同岗位的项目业务问题，实现信息快速沟通交流，将项目管理系统合理利用移动通信网络连接，实现移动办公，解决部分人员经常出差、不能及时有效处理工作的问题；通过该系统实现管理部门、业务部门的协同联动，为公司各层级人员提供准确、及时、全面的业务服务，从而提高公司办公效率和质量。

2.3 提高公司的执行力

目前公司在项目管理方面存在流程不规范等问题，进而造成管理行为的差异和结果有偏差，导致管理十分低效。通过该系统将公司现行项目管理制度、项目管理流程、公司组织机构纳入项目运营体系，真正实现管理制度化，制度流程化，流程表单化，表单信息化，信息数据化的新思路。将公司的管理固化到项目管理系统中，实现公司管理的透明、阳光、高效、规范，提高企业的整体执行能力。

2.4 提升公司对项目过程的监管能力

将目前项目管理过程中数据信息进行统计、汇总、分析。通过项目管理系统公司决策层可以在系统中随时查看所有项目信息(合同、资金、产值、进度、成本、质量、安全、利润等)，项目信息通过系统进行整理、统计、分析，最终以各种图表的形式展现给公司的决策层、管理层，辅助公司领导进行决策。

2.5 实现公司“项目全面管控”的发展战略

通过项目管理系统，辅助企业项目管理由粗放式管理向精细化管理转型，其中项目成本管理由“事后计算”转变为“事前预测、事中控制”，实时掌握项目的整体进展，一旦发现异常，自动反馈，立马解决，防微杜渐。通过项目管理系统严格把关专业分包和人力外包签订流程，保证公司职能机关处室对项目层层把关，实现项目人人有责，落实到人，从项目前期层层管控。