关于事业单位OA办公自动化的管理规范化研究

摘 要：事业单位，尤其是一线窗口办事单位，日常需要处理繁多的流程化信息，传统的办公管理模式重复繁琐费时费力，新时代下，事业单位也在逐步完成自身办公模式的转变，向OA自动化办公模式转变，对于事业单位的信息归拢和工作效率有着极大的提升，本文从OA自动化办公出发，探讨事业单位如何借此完成内部管理的规范化。

关键词：事业单位;OA自动化办公;管理规范

OA办公系统是一种将互联网科技同企事业单位内部管理相融合的科学办公管理模式，其着力于对办公人员的工作效率的提升，规范企事业单位内部管理行为，形成数据追溯，规避人员疏忽导致的风险。OA办公系统经历了多次的更新迭代，从简单的数据处理到今日的多设备协同办公，其数据保存的云属性，让其越发的便利，也给事业单位的规范化管理带来了全新的意义。

一、OA办公自动化的基本概念

“OA”一词英文原意指“Office Automation”，翻译为中文的字面意思为自动化办公，其存在的意义旨在于通过计算机技术、现代化设备和网络通信技术的加持，根据所需机构的工作属性，构建线上办公处理平台，以达到对办公质量、工作效率的提升。日常常见的应用场景，如财务、统计、采购、销售、文书等。

二、当前事业单位OA办公自动化中存在的问题

（一）缺乏前期定位，办公需求得不到满足

当前很多事业单位在加入OA办公自动化时，只是单纯的上线了这门技术，而非因地制宜地在日常办公中得以应用[1]。但是作为保证OA办公自动化应用的关键及第一步，在于事业单位对于自身办公需求的清晰把握。这就要求事业单位需要根据自身业务特点，定位OA办公自动化的介入程度，做好前期定位，为后期的全面接入打下牢靠的基石。

（二）协同办公复杂，信息集成程度较低

OA办公系统支持哪些设备？如何做好信息集成？都是当下事业单位所需面对的问题。时至今日，在浏览部分事业单位网络页面时还会提示切换IE浏览器进行浏览，足见部分事业单位对于OA办公自动化的适应程度。所以在定制OA办公系统时，一定要尽可能的支持多设备协同操作，并提升信息的集成程度，建立自身数据库，以随时准备和同级或是上级部门系统进行信息对接，达到节省时间、提升效率的目的。

（三）缺乏日常维护，OA办公逐渐被冷藏

有些部门领导缺乏对互联网技术的认知，认为OA办公自动化一经上线无需维护，这就造成事业单位的办公效率不仅没有得到提升，甚至还会下降的现状。所以，OA办公系统需要进行定期的软硬件更新，保证各项办公流程的部署能够实时准确的进行传递，完成对事件的实时监控，得以让领导统领全局，并为其指明前进的方向，

三、OA办公自动化对于事业单位管理规范化的意义

（一）减少办公流程，提高办公效率

事业单位日常办公中，最常见的工作就是文件处理，特别是事业单位领导，每天都在处理来自下属部门、同级部门和上级部门所提交、转达、下发的文件，如工作报告、办事进展、人事审批、费用审批等等，特别是在一些重点文件处理上，稍有差池容易产生一些不必要的误会。

但是OA办公自动化的加入，能够快速帮助事业单位对各类文件进行分类、并根重要级进行排列，有效地提升了事业单位的办公效率。同时，因为OA办公自动化的加入，只需定期维护，所有的文件都能夠储存在系统中央处理器，甚至是云端，无需传统纸张的加入，随时随地的文件多设备调取，无纸化的文件传递，为事业单位节省了办公费用。

此外，因为OA办公系统处于随时在线状态，能够极大的较少纯人力的分类筛选工作，进一步精简了事业单位的人员配置，化繁为简，为事业单位做到实际的减负，使得其能够腾出更多的空间着手于对单位业绩、能力的提升之中。

（二）统一管理模式，提速协同办公

事业单位的OA办公自动化办公建立，应该提前考虑其自上而下的接洽度，尽量由上级部门牵头，制定统一管理模式，定制OA办公自动化平台，以达到协同办公的目的[2]。针对同属性的事业单位，上级单位和下级单位之间必须统一相似的工作流程，并在OA办公平台中设置流程图，职员在上报流程时可以清晰地了解流程动态，得到领导的批复和指导意见，并根据意见落实执行工作。

在事业单位的上下级管理中，因为区域的跨度、业务的多少等因素，往往导致下级单位和上级单位的脱节，长此以往，不利于上级单位对整体业务的评估及未来发展方向的把控，甚至个别下级单位更换领导后经常会因为瞒报不报，导致一些重大财务、决策问题在事后才被爆出。因此由上级单位牵头建立工作流程标准，统一管理模式，是保障协同办公的关键之处。

（三）信息交互管理，无缝线上办公

除了事业单位上下级的OA协同办公外，对于一些需要信息交互的其他事业单位也要注重在OA办公自动化中信息统一，尤其是文件和档案的交互上[3]。事业单位日常办公中，经常会收到其他事业单位的协同办事函件，但是因为事业单位间的情况各不相同，或是因为相关人员的工作失误、或是负责该业务的人员离职等因素，文件丢失的情况时有发生，致使关键数据的统计上时有偏差。

此外，在涉及数据调取、文件查找的时候，传统办公模式耗时耗力，而且数据核对问题经常发生，但是如果将其加入到OA办公自动化平台中，文件都严格按照管理规范留存、分类和归档，数据实时表现在统计结果中，只需给予相关责任人一定的权限，就可以完成查找、获取，极大的便利了事业单位间的无缝信息交互。

结束语：

随着社会的发展，OA办公系统在事业单位中也越发重要，如何继续发掘事业单位自身管理的问题和工作的需求，并伴随技术的发展，解决问题和需求，实现高效化、人性化、数据化的新时代办公模式，是OA办公自动化所必须重视的关键。另外，在OA办公自动化未来的发展上，构筑云端交互平台，由国家层级牵头，制定全国统一的OA办公平台，不但可以有效的提升办公效率，还可以实时对各类数据进行统计分析，保障OA办公平台的安全性，有效杜绝涉密资料的泄露。

参考文献：

[1].办公室自动化、办公自动化与OA[J].办公自动化，2021，26（24）：1.

[2]王瑞雪.行政事业单位办公信息化管理系统的设计与实现[J].信息与电脑（理论版），2020，32（20）：90-92.

[3]盛开霞.事业单位办公系统与智能档案管理的融合研究[J].办公室业务，2020（05）：187+189.

作者简介：苏世利，女，1986.1，汉族，四川省隆昌市，学士学历，助理工程师职称。主要研究方向：计算机学。