大数据指导下办公室档案管理工作创新分析

王精莉

摘 要：随着科技的发展，大数据时代的到来，必然会对传统的档案管理工作模式产生影响。因此，相关档案管理部门应该结合时代大背景，积极拥抱新技术，与时俱进对档案管理工作进行变革。本文详细介绍了在当前大数据背景下，办公室所开展的档案管理工作应当如何进行创新，旨在为相关工作人员工作的优化调整提供参考。

关键词：大数据;办公室档案管理;共享档案资源

引言：对于各个组织的平稳运转来说，办公室是其中连接各个部门和各个工作的枢纽，有着关键的桥梁作用，而档案管理工作也是其中比较重要的工作内容之一，但一味沿用固有的档案管理模式无法充分同当前时代背景下的新要求相适应。而大数据与档案管理工作的结合，能够极大提升档案管理的效率与质量，能够对巨大体量的档案进行精准分类，极大地解放了人力资源，解决实际工作中效率的问题，这对整个行业的发展都是十分重要的。

一、大数据对办公室档案管理工作的影响

大数据对于办公室档案管理的影响除了工作环节外，还有信息来源与信息结构。过去的办公室管理是不同部门各司其职，根据管理责任与智能，将各种档案在办公室进行汇总，并由办公室进行纸质档案的收集整理。这些档案信息的来源在客观上能够确保管理体系的有效运作，但从长远来看，庞大的整理工作会严重拖慢办公室的工作效率，甚至导致档案管理工作的混乱。随着信息技术的发展，大数据技术也得到了越来越广泛的应用，其对于档案信息的管理而言能够带来新的变化，也是一个创新的尝试。在大数据的指导下，档案信息的来源突破了传统的纸质渠道，通过不同的互联网存储载体流转与收集，从而提升档案归档与整理的效率，避免出现遗漏与重复。

传统的档案收集流程一般是由专人依据相关职能要求，对各种档案进行定期、定时的汇总与收集，这一收集方式能够保障各个部门的档案工作能够做到有序管理，确保各个部门在一定的时间范围内对相关内容进行有效整理，但在实际整理过程中相关工作往往会对相关部门的人员造成大量时间与精力的消耗，尤其是在面对复杂档案的整理收集时，很容易出现遗漏与重复的状况。但在大数据的帮助下，新时代的档案管理工在保留传统档案管理中优势的同时，也对档案管理收集工作提出了切实的改革意见，通过创新方法进行管理，提升档案管理收集工作的效率。

在使用大数据进行档案的合理收集的基础上，需要合理运用储存过程。与收集不同的是，大数据的作用体现在储存上。传统的档案管理往往需要耗费一定的空间，对各种纸质档案进行存储分类，不仅大量占用办公空间，因纸质自身的原因还会在存储过程中发生氧化现象，因此档案管理对于大数据具有较高的依赖性。首先，在存储过程中能够通过大数据资源自动整理档案，并进行排序，解决庞大档案统一整理归档的问题;其次，在存储过程中可通过不同介质和模块整理并分析档案内容，以确保覆盖整个存储过程中的所有内容;最后，大数据存储能够规避传统纸质存储中因时间而造成的诸如氧化等问题。大数据的存储档案更为具象，对于办公效率也能够有效提升，实现档案办公的自动化管理。

档案管理工作在办公室的日常管理中具有重要作用，不但能够反应办公室日常管理的细致化与精细化，还能够反应办公室日常管理的程序性和系统性。在档案管理工作中，如何做好相关工作成为了办公室档案管理中的重点，需要将日常档案进行维护管理，细致的将日常档案和保密档案进行分类管理，并快速找到所需檔案，因此，大数据在管理工作中发挥着重要作用。

二、大数据下办公室档案管理工作创新

（一）增强大数据档案管理工作的意识和能力

现如今在办公室所进行的档案管理工作中普遍面临着工作人员意识不足的现象。大多数人员仍然沿袭传统的档案管理工作模式，导致办公室档案管理工作人员虽然熟练掌握档案管理的知识，但是却不懂得如何运用技术。针对这种问题，各单位应该有意识地培养复合型人才，在懂得档案整理工作的同时，还会应用互联网、大数据技术，学会将技术融进工作之中，起到事半功倍的效果。

首先，单位应该定期举办讲座，为员工科普大数据技术，使其能够熟练将大数据与档案管理工作结合起来，并懂得相关的理论知识。这在一定程度上能够避免员工懂知识却不懂技术的尴尬局面。其次，随着经济的发展与时代的进步，相关单位在招聘人才时应该多方面考察，不仅要保证专业知识过关，还应保证其掌握相应的技术，能够紧跟时代的变化，调整自身的工作方式[1]。最后，除了外部条件的介入之外，档案管理人员自身也应该转变意识，积极主动地了解单位发展的实际情况，将平时档案的整理、分类、分析工作做好。除此以外，办公室还应当注重提升档案管理人员的法律和保密意识，并在日常的工作中学会通过对于大数据的应用进行档案分析，以便于提高档案管理工作的信息化水平，并为信息的安全性提供保障。

（二）建立健全完善的大数据档案管理系统

相关工作人员若想进一步在档案管理工作中体现出大数据技术应用的实效性，便应当对其以往所使用的管理系统进行更新和升级，并搭建起覆盖更广、效率更高的新型大数据档案管理系统，切实发挥出技术的优势作用支撑办公室档案管理工作的科学化和信息化发展。档案信息能够在某些方面充分地反映单位在一段时期内的工作状况，为未来工作的走向奠定基础。许多单位发展飞速，档案数量也在飞速增加，而大数据技术为实现档案管理信息化创造了有利条件。因此，建立比较完善的档案管理系统，会进一步促进现代工作信息化，大幅度提升工作效率。一方面，完善档案管理系统，是从宏观层面规划档案管理工作，使相关人员在工作中有章可循。另一方面，在大数据背景下，分析档案数据可以采用云计算的方式，这种方式所得出的结果也具有真实性、客观性。同时，大数据能够分析体量较大的数据，方便档案数据的纵向、横向对比，从而找到潜在的规律，利于相关人员进行分析。总而言之，传统背景下的档案管理系统已经不能满足当下时代发展的需要，办公室档案管理应该熟练运用物联网、大数据技术，使档案管理实现分布式存储，对其进行信息化处理[2]。

（三）大数据背景具备共享档案资源的意识

虽然部分单位已经初步具备大数据档案管理的意识，但是仍然处于“相加”阶段，并没有做到“相融”。例如当前所进行的档案管理大多呈现出较为分散的特点，存在着突出的条块分割的问题，无法充分落实信息共享。一些办公室档案管理部门墨守成规，不愿意进行档案资源共享，这往往会限制有关单位的发展。如果条块分割的进行管理，不但会加大管理的难度，还会造成档案资源的浪费，增加管理成本，不利于档案发挥更大的价值。因此，在大数据背景下，办公室的档案管理应该具备资源共享的意识，建立统一开放平台，挑选可以公开的档案，将相关资料上传至互联网开放平台，供其他单位的人参考查阅。值得注意的是，虽然倡导档案资源共享，但并不是共享所有的档案资源。基于此，有关部门应当加大力度对其现有的开放标准进行健全和完善，葱粉结合公共资源的相关内容，在保障知识产权的基础上高效达到数字资源共享的实际效果，真正发挥出档案信息应有的价值提升服务质量。相关单位应该制定严格的开放标准。同时立足公共资源的角度，确保知识产权的前提下适当共享数字资源，利用档案信息为社会提供服务，体现其社会责任感。

（四）大數据背景下促进档案业务流程重构

在大数据背景下，要想进一步创新办公室档案管理工作，应该从根本上破除传统落后的业务流程。首先，与传统档案管理的不同的是，大数据背景下要学会尝试数据预测。在相关关系法基础上进行预测是大数据技术的重要功能。针对大数据技术而言，基于相关关系所开展的预测是不仅是其基本功能，同时还是其优于其他技术的重要体现。对档案管理工作不能仅仅只了解“是什么”，还要知道“为什么”，否则势必会导致工作人员陷入固步自封的境地。熟练运用大数据对现有档案进行相关关系分析，可以使相关人员更好地了解周边的环境。毕竟，档案管理工作不仅要记录历史，还要展望未来，尽可能准确地预测未来的工作方向。同时还应熟练运用社交平台，为大众传递更加真实有效的信息，满足大众的知情权，真正做到“网上网下同心圆”，以此发挥办公室档案管理的社会功能，为民众谋福祉，促进办公室档案管理的可持续发展。

结论：综上所述，办公室档案管理工作一直以来都起着至关重要的作用，其记载的重要信息关乎单位发展的命脉，同时，具备重要的历史参照价值。因此，在大数据背景下，更应该勇于创新，将新技术融入档案管理工作之中，破除传统的管理模式、更新思想观念。这就需要相关管理人员拥有“壮士断腕”的勇气和乐于接受新事物的胸怀，使办公室档案管理工作能够与时俱进。如今，大数据时代的发展已经势不可挡，作为传统的档案管理部门也应不断创新，使相关工作起到事半功倍的效果。

参考文献：

[1]黎琪丹.大数据时代背景下办公室档案管理的改进对策研究[J].农家参谋，2020，（13）：207.

[2]阮丽.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].兰台内外，2021，（30）：57-58.