流动人员人事档案信息化建设策略研究

蔡芳芸

摘 要：一直以来，流动人员的档案管理都是一大难题，这主要是由于现代社会各行业内的人员流动性较大，却数量多，加之个人档案涉及个人的历史信息较为繁杂，就使得其管理内容较多，容易出现个人档案丢失、错漏等一系列问题。在传统人工为主的管理方式下，人为的操作失误也容易影响档案的完整性，且管理效能低下，从而为社会人员管理造成负面影响。随着信息技术的发展，信息技术时代已全面到来，基于信息技术工作优化已经成为必然趋势，信息技术开始推动各行业领域实现现代化转型。在此情况下，信息技术同样对流动人员人事档案管理的信息化产生较大影响。目前，流动人员人事档案的信息化建设已经成为了人社部门人力资源开发的一项基础性工作内容，但是如何加快建设速度，提升管理信息化流程的科学性，则成为一个新的难题。为了提高流动人员人事档案管理水平，本文就主要对流动人员人事档案信息化建设策略进行研究分析，希望能够为当前流动人员人事档案管理的规范化、标准化发展提供借鉴。

关键词：流动人员;人事档案;信息化建设;档案管理;人力资源

1.流动人员人事档案信息化建设的意义

1.1是疏通堵点的有效手段

就目前来看，人员流动到异地就业之后需要把原来的档案存放到机构去进行人事档案转递手续，无疑会浪费大量的时间和精力。将信息化技术应用到人事档案管理工作当中，有利于搭建一个档案数据转递协同办理平台，减少档案资料传输的时间，有效地疏通堵点，实现政务服务的“一网通办”与信息资源的有效衔接与共享，为群众提供便利，推动流动人员人事档案管理服务水平的标准化、便民化。其次，流动人员人事档案管理的信息化发展，搭建起了一个大数据存储空间与平台，实现了对人事档案信息资料的大批量存储和高效的利用，充分的发挥了流动人员人事档案管理工作的价。

1.3是提高管理水平的方式

流动人员人事档案建设改革是推进审批服务便民化的重要举措，有利于实现人员人事档案管理工作的跨区域发展。首先，流动人员人事档案管理更加注重服务性功能，而信息技术和互联网是相通的，有利于一个全国联通的档案管理服务信息化格局与平台，推动档案管理工作的标准化发展。其次，流动人员人事档案管理工作的信息化建设弥补了传统纸质档案管理的弊端，减少了人力物力成本的支出，同时也极大地增强了档案数据信息存储的时效性和完整性，有利于减少人事档案信息资料泄露或者是丢失的情况。

2.流动人员人事档案管理存在的问题

2.1管理方式落后

当前，流动人员人事档案管理工作人员采用传统的纸质管理方式，信息资料的传递过程时间周期较长，在短时间内难以实现档案数据资料的更新，档案资料的时效性无法保障。其次，相关部门缺乏对流动人员人事档案管理信息化建设工作的重视，相关的资金投入不足，相关的信息化基础设施较为落后，档案管理工作滞后于社会的发展。

2.2重视度不够

从用人单位来看，一些中小型企业缺乏对流动人员人事档案管理工作重要性的全面认识，人事档案管理工作人员往往身兼数职，对档案工作管理的精力投入不足。其次，一些档案管理工作人员的思想观念较为陈旧，无法积极地参与到档案管理工作当中，甚至不具备信息化设备操作经验，无法熟练地使用一些基础设施和软件，阻碍了流动人员人事档案管理工作的信息化建设步伐。从流动人员来看，大部分的人都是大中专的毕业生，缺乏对个人档案管理的明确认识，甚至自己保存本人的档案，导致档案在保管传递过程当中出现了丢失现象。

2.3信息化意识薄弱

随着现代化科学技术的不断发展，互联网的普及，推动了信息技术在人事档案管理工作领域当中的应用。由于档案数据资料的日益增加，信息传播领域途径越来越多样化，加强流动人员人事档案信息化建设已经成为了必然的趋势。但是，一些流动人员人事档案管理工作人员的自身学历水平较低，甚至是一些兼职人员，工作经验不足，甚至无法意识到档案信息化建设的必要性，在工作过程当中较为懈怠。其次，一些用人单位和相关部门相应的宣传引导措施不足，导致人民群众的信息化意识比较薄弱，在短时间内无法熟练的掌握各种信息化软件的录入与查询技巧。

2.4缺乏统一的标准

虽然信息技术被广泛的应用到了流动人员人事档案管理工作领域，但是一些用人单位认为人事档案管理工作信息化建设需要大量的资金引用一些现代化的软硬件基础设施所以，仍然运用传统的纸质档案管理方式，档案检索、查询等各个环节不能有效地衔接起来，造成了信息沟通不畅的问题。同时，一些用人单位缺乏一个健全的流动人员人事档案管理工作规范标准与要求，档案管理工作人员主观性较强，缺乏工作责任感，使得流动人事档案管理工作模式较为僵化，经常出现管理混乱等问题，各项工作无法得到有效的落实与开展。其次，各部门各自为政，尚未搭建一个信息化的交流平台，导致用人单位和部门无法对人事档案信息进行全面的掌握，流动人员人事档案管理工作效率难以提升，甚至会产生一个长期性的问题。另一方面，各单位和各个部门缺乏一个标准的流动人员人事档案管理规章制度体系，无法对流动人员人事档案管理工作过程进行有效的监督，使得一些档案信息被不断地重复登记和使用。

2.5信息化手段落后

从目前来看，传统的纸质档案管理方式较为落后，而且当查閱信息量较大时档案会被反复的查阅，出现涂改、伪造、遗失等问题，不利于档案原件的保护。其次，一些用人单位和部门的信息化管理基础设施陈旧，无法正常的使用，甚至出现一些卡顿问题，难以承担基本的信息处理工作。另一方面，大多数流动人员需要去部门查询自己的档案存放地和档案数据资料，在查阅资料时也需要调动一些纸质版的档案原件，整体的信息化建设水平有待提高。

3.流动人员人事档案信息化建设策略

3.1建立人事档案信息化规范标准

为了推动流动人员人事档案信息化建设工作的顺利开展，要求用人单位和相关部门制定一个统一的档案管理工作规章制度和流程，增强档案信息数据传输和共享的规范性，加强对档案管理工作人员的约束力，实现档案管理全过程业务的自动化发展。其次，用人单位和相关部门要明确各个岗位的工作内容与工作职责，利用信息技术做好档案数据的收集和存储，保证档案资源存储的完整性和真实性。

3.2加大资金的投入

流动人员人事档案信息化建设的发展，离不开资金的支持，这都要求用人单位和相关部门加强对该项工作的资金投入与重视，引进先进的信息化基础设施和设备，从而实现人事档案管理工作的动态化管理。除了软硬件基础设施之位，各用人单位和部门要积极研发档案管理平台和软件，建立一个有效的档案数据信息收集、反馈和跟踪系统，搭建一个交流共享平台，实现流动人员人事档案查询以及存储的跨区域发展。

3.3加强信息化档案人才的培养

流动人员人事档案信息化建设的发展离不开人才的支撑，就要求用人单位和相关部门招聘专业化的档案管理工作人员，并定期开展培训，使其学习先进的档案管理方法，学会基本的信息化软硬件基础设施操作，树立和践行服务意识，积极地投入到流动人员人事档案管理工作当中。其次，用人单位和相关部门要对档案管理信息化工作的重要性进行宣传和引导，使其树立正确的工作理念，增强档案管理工作人员的信息化管理意识，提高其应用信息软件的技能和业务能力。

4.结语

流动人员是各行各业人才梯队的重要组成部分，在经济社会发展中占据着重要的地位。随着信息技术和互联网的普及，推动了流动人员人事档案管理工作的变革。为了增强档案管理工作的质量与效果，要求用人单位和各个部门要加大对档案管理信息化建设的资金投入，完善相关的软硬件基础设施，加强档案管理工作人才的培养，实现流动人员人事档案管理工作信息化建设的目标。

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