关于加强企业电子发票管理的对策探讨

摘 要：随着以计算机技术为代表的信息技术的飞速发展，云计算、大数据、人工智能、区块链技术日新月异，电子发票随之而生。电子发票作为信息时代的产物，一方面解决了纸质发票查询和保存不便的问题，规范了电子商务纳税行为，降低企业发票管理成本，提高涉稅工作效率;然而另一方面，电子发票作为一种电子影像，具有可复制且可重复打印的特点，因此对于信息化管理水平不高的传统制造型企业来说，电子发票的应用反而对企业的发票管理模式及内部控制提出了更高的要求，如何有效管理电子发票成为了企业关注的热点问题。本文结合电子发票的管理，以中车贵阳车辆有限公司（简称“贵阳公司”）为例，阐述电子发票管理中遇到的问题，并探讨相应的应对策略。

关键词：电子发票;纸质发票;管理系统;应对策略

随着信息技术的快速发展，各类信息的数量规模不断增加、传输速度不断加快、处理能力不断提升，现代商事活动的开展变得越来越高效便捷，为顺应时代的变化和现代商业交易的需要，电子发票应运而生并且广泛普及，逐渐替代了纸质发票。2012年我国电子发票试点推行，2013年6月京东商城在北京开具了第一张电子发票，2020年我国电子发票开具数量为246亿张，预计2021年将达到近500亿张，然而随着电子发票的广泛运用，在给企业管理带来便利的同时，也带来了较大的风险挑战，并对企业内部控制及信息技术水平提出了更高的要求。

一、电子发票的特征及管理要求

（一）电子发票的特征

1.无纸化

电子发票的载体是无形的数据电文，替换了原有的物理载体，无需耗用纸张，开辟了发票使用的新时达。一方面降低企业发票管理成本，节省了财务人员前往税务机关排队领取纸质发票的时间成本，以及印制、传递、存储、保管纸质发票的经济成本;另一方面简化企业发票开具程序，减轻税务人员的开票负担，最大程度降低发票开具的错误率，并且有效避免了传统纸质发票易损坏、易丢失、易被盗的风险。

2.高效化

电子发票随开随用、高效便捷，电子数据信息处理速度快、传输时间短。发票未实行电子化之前，税务人员需要花费较多的时间通过人工输入、查找、整理、统计、分析纸质发票的相关信息，然而发票电子化后，电子发票的相关信息可以通过电脑实现自动化统计分析，传统的手工操作转变为计算机自动处理，不仅大大提升财务人员工作效率及工作质量，并且最大程度缩短业务人员及管理人员的等待时间。

3.规范化

电子发票需在线领购、在线开具、在线传递，发票真实性得到保证，不易篡改。传统纸质发票时代，企业财务人员需要耗费大量时间查验发票真伪，电子发票的出现杜绝了传统纸质发票难辨真假的问题，有效防止了偷税、漏税情况的发生，并且帮助税务机关开展实时的税务监管，企业不用再担心收到假发票、或者收取的发票对方未真实缴税等问题，确保企业发票规范管理，企业经营依法合规运行。

（二）电子发票的管理要求

近年来，国家先后出台了一系列电子发票相关政策文件，对电子发票的应用和管理提出了系列要求，具体如表1所示。

二、贵阳公司电子发票管理过程中存在的实际问题

（一）费用报销监管难度大

贵阳公司目前电子发票的报销方式仍然是以其纸质打印件作为报销入账依据，然而现实情况却是电子发票作为一种电子资料，可以多次重复打印，如果财务人员无法进行有效监管，信息系统无法有效甄别重复的电子发票，便可能存在业务人员恶意重复报销从而套取公司资金的可能性。与此同时，电子发票作为一种电子影像，虽然其本身具备防伪识别技术，但随着信息技术的快速发展，各类修图软件层出不穷，电子发票的货物数量、货物单价、货物金额、购买方信息等关键数据极易被篡改，如何鉴别发票真伪，这对于贵阳公司的财务人员和财务信息化能力均提出了更大的挑战和更高的要求。贵阳公司必须打破当期陈旧的管理模式，探索适合企业发展的信息化发展之路，方可有效适应电子发票时代的来临。

（二）电子会计凭证归档系统不健全

贵阳公司的电子发票的归档主要以其纸质打印件为主，然而自2020年3月财政部和国家档案局发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会[2020]6号）之后，要求企业以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。这对贵阳公司的电子会计档案管理提出了更高的要求，必须建立完善的电子会计凭证归档系统，一方面需实现电子发票全面在线归档，并且按照《会计档案管理办法》的规定，确保电子会计档案长期保存、可读、可调阅、且不能被随意篡改;另一方面需要结合企业管理需求，实现电子会计凭证归档系统与财务信息系统的对接，确保电子会计档案有序归档、且达到双向查询功能，从电子发票可查询至会计凭证，从会计凭证也可查询至电子发票，方可实现电子会计档案的快速查找和利用。

（三）信息技术水平有待提升

贵阳公司目前使用的财务信息系统金蝶K3 ERP是公司于2004年购入的，迄今为止从未聘请过外部运营商进行更新升级，主要依靠企业自身信息化人员进行个性化定制及改造，依托于金蝶K3 ERP平台及BI数据平台企业自行开发设计了生产调度指挥系统、应收账款逾期预警系统、成本分析系统、质量管理系统、能源监控管理系统等，搭建了一套适应于企业业务特点的信息化系统。然而受企业成本效益影响，财务信息系统已久未更新，当前的信息化水平已不能满足电子发票时代的需求，而当前较为热门的OCR识别、税企直连、银企直连、财务共享、RPA机器人等自动化技术，对于利润薄弱的传统制造型企业来说，均是一笔不小的投入，因此如何以低成本高价值的方式，利用好企业现有资源，既能解决当前企业面临的困境，又能满足电子发票时代的要求，成为了贵阳公司财务人员面临的最大难题。

（四）信息系统的安全性不能保障

电子发票的载体为无形的数据电文，虽然具备低成本、高效率、不易丢失等优势，但在安全性保障上的压力却远远高于纸质发票，纸质发票拥有物理形态的载体，其传播范围、传播速度相当有限，而电子发票以互联网作为传播渠道，信息提取便捷，传播速度快，应用范围广，安全防范的风险压力則随之增加。一方面电子发票时代的来临必然带来海量的数据信息，信息的传输、存储及保管均是企业当前面临的问题，如何建立信息安全管理机制，确保信息安全存储、安全提取并且安全公开成为了贵阳公司当前的巨大难题;另一方面各行业间及各企业间的信息技术水平参差不齐，然而市场上一些网络犯罪的手段、各种病毒、木马等层出不穷、且隐蔽性较高，普通的信息人员难以准确识别，信息泄露的风险较高。

三、贵阳公司改进电子发票管理的应对策略

为有效应对电子发票时代的来临所带来的各项风险问题，贵阳公司结合自身业务特点及资源配置情况，一方面基于企业成本效益考虑，尽量采取了低成本高价值的开发方式，主要依靠自身的信息开发能力搭建了适用于企业特点的电子发票管理系统;另一方面通过强化内部管控措施，从制度上、流程上、环境上强化电子发票信息安全管理及安全利用。

（一）搭建电子发票管理系统

1.甄别重复发票

贵阳公司依托于企业现有的BI数据决策平台搭建了电子发票管理系统，借助员工自身的通讯设备，利用通讯设备自带的图像识别功能甄别重复的电子发票号，以此解决了电子发票使用后企业可能存在的重复打印、多次报销的行为。员工进入电子发票管理系统后，利用自身通讯设备扫描电子发票二维码，系统自动提取电子发票信息，并且以“日期+发票代码+发票号码”作为编码规则，为每张电子发票编制一个唯一的流水号，当流水号重复时，系统自动提示业务人员该张发票已经报销入账、无法成功上传，从业务源头杜绝电子发票重复报销的行为。

2.电子发票归档

财政部《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会[2020]6号）第四条规定“企业以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”，并且第五条也规定“符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存”，表明不管企业以电子发票或以其纸质打印件报销入账的，均需保存电子会计档案。因此电子发票管理系统除了需要甄别重复发票、预防多次报销的风险外，还需按照《会计档案管理办法》的要求存储保管电子发票原件。因此贵阳公司员工扫描电子发票二维码后，需上传电子发票原件，由于贵阳公司费用报销目前仍以纸质打印件作为报销入账归档依据，因此财务人员需在系统中对电子发票原件进行审核，确认其与纸质打印件对比无误后，方可履行费用报销程序。

3.财务系统互联

在电子发票管理系统中存储的电子发票等文件档案，既要确保数据安全存储、长期可读;又要实现数据分类检索、方便查阅，方可有效满足企业电子档案归档及长期利用的要求。因此贵阳公司将电子发票管理系统与财务系统互联，实现了会计凭证信息与电子发票信息的互相检索。电子发票经财务人员审核通过并履行费用报销程序后，财务系统信息反填至电子发票管理系统中，方可最终实现电子发票存档归档，且不可再随意篡改。通过电子发票管理系统，不仅可以查阅到电子发票原件及电子发票相关信息，还可以调阅到电子发票在财务系统中的具体报销信息，例如该张电子发票对应的审核时间、报销时间、报销人员、审核人员、科目信息等等;并且信息数据的利用更为广泛，财务人员根据管理需求设置查询条件后，系统可自动按要求生成可视化图表。

电子发票管理系统运行流程如图1所示：

（二）完善电子发票内控措施

1.完善发票制度建设

内控机制的有效运行必须以制度建设为支撑，一套完整的电子发票管理制度和标准是电子发票内控措施运行有效的重要前提条件。贵阳公司结合电子发票管理系统的建设，从不相容岗位职责分离、内部控制重要节点、电子发票报销流程及审核要点、电子档案编码要求、电子档案存储介质、电子信息查阅及信息安全管理等方面着手，逐一确定规范的工作标准及工作流程，完善电子发票授权审批制度，明确各级管理监督职责，建立责任追究制度，落实奖惩激励措施，强化考核，以确保电子发票内部控制制度运行有效。

2.重塑发票管理规范

电子发票管理系统需要重塑员工费用报销的业务习惯和操作规范，因此新系统的上线必然面临员工的不习惯和不适应，而建立员工的使用习惯其实就是企业重新梳理管理规范的过程，为此制定标准操作规范、建立奖惩激励机制就显得尤为重要。首先要加强宣传培训，充分利用内部培训平台、公司公众号、小视频等方式加大宣传力度，让员工能够多渠道了解电子发票管理系统操作规范;其次提升财务人员服务意识，财务人员要多站在业务人员的角度换位思考，帮助他们解决问题;最后通过建立奖惩激励机制，设置信用黑名单，约束员工不规范行为，激励员工快速适应新系统，重塑企业发票管理规范。

（三）建立信息安全管理机制

1.区分信息管理权限。建立信息系统授权审批制度及操作权限分级管理制度，按照身份认证、权限控制、数据密级等严格执行，明确各级责任、加强监督管控，确保信息在提取、处理、传输及存储的各个环节中均不外泄给非授权者;

2.建立安全防范措施。通过防火墙、杀毒软件、局域网、入侵防护、流量监控、信息加密等技术提高信息系统安全防范能力，且内部信息技术人员要定期维护系统，及时更新补丁和软件，处理系统漏洞，加强信息系统过程监管;

3.做好数据备份工作。形成数据日常备份机制，建立数据容灾备份中心，通过远程备份以提高数据安全性、容灾性，制订完备的数据备份和恢复方案，确保数据资源安全有效存储，避免因数据误删、网络病毒、黑客攻击等问题导致数据丢失;

4.提高安全防范意识。强化信息安全培训教育工作，提高信息技术人员及普通员工的整体信息安全防范意识，规范电子发票管理系统操作行为，限定信息使用范围及使用方式，从操作源头杜绝内部人员信息泄露风险。

参考文献：

[1]郭英.电子发票管理的现状及国际借鉴探析.财会通讯，2018年第16期，122-126.

[2]李晓.我国电子发票推广应用中存在的问题与对策研究.中国产经，2020（ 10），55-56.

作者简介：

胡琴，1993年9月，女，汉，湖北省荆州市，本科学历，注册会计师、中级会计师，研究方向：财务管理。