教育系统档案管理存在的问题与策略探讨

兰明全

摘 要：档案管理一直是教育领域内的一项基础性工作，其主要是针对教育领域内的各种档案资源进行归档和存储，并为学校行政管理、教育教学工作提供服务，助力学校的健康发展，可以说，教育系统内的档案管理是学校管理工作中的一项重要内容。但是就当前教育系统的档案管理工作而言，其在工作理念、工作方式、技术手段上仍然存在一定的滞后性，无法提高管理效能，实现教育资源的有效利用。基于此，本文分析了当前教育系统档案管理工作普遍存在的一些不足以及面临的挑战，进而尝试提出相关解决对策，希望能够引起重视，促进教育系统档案管理水平的提升。

关键词：教育系统;档案管理;管理模式;管理制度

1.教育系统档案管理工作面临的问题与挑战

1.1缺乏足够的重视

教育系统档案管理工作在具体实践操作环节仍然存在一些或多或少的问题，大多数院校缺乏对教育系统档案管理工作重要性的全面认识和了解，相关的资金投入不足，教育系统档案管理工作的相关软硬件基础设施不够健全，软硬件系统更新不及时，再加上人才储备不足，而且流动性较大，阻碍了教育系统档案管理工作的顺利开展。其次，部分高校缺乏对相关工作人员的宣传教育和引导，导致大部分教育职工和教育系统档案管理工作人员的积极性不高，无法在教育教学工作实践当中对数据资料进行有效的建档存储，甚至一些数据信息存储存在一定的滞后性，无法保障数据信息的完整性和实效性。

1.2档案管理模式落后

随着信息技术的不断发展，为教育系统档案管理工作提供了巨大的便利，推动了教育系统档案管理工作的信息化发展，但是在实际部署教育系统档案管理工作过程当中，大多数高校无法将信息技术引入到档案管理工作当中，信息技术和档案管理工作的融合度不足，仍然运用传统的人工进行纸质版的档案文件归档，无法满足现阶段数字档案文件管理工作的需求。其次，教育机构和相关部门认为档案管理工作涉及到的数据资料较少，利用传统的手工就可以进行高效的管理，但是事实恰恰相反，利用传统手工进行教育系统档案资料的管理，无法保证档案信息存储的全面性，甚至会造成档案信息的丢失，无法发挥档案资料的服务功能。另一方面，一些院校开展了线上档案传输方式，但是在上传档案资料时档案管理平台运行不稳定，导致档案管理工作人员无法对档案资料进行直接的导入和输出，而是需要将资料进行打印之后再转化为数字化的档案资料，极大地降低了档案数据资料的利用效率，而且成本费用也会大大的增加。

1.3档案管理人员专业水平较低

教育系统管理工作人员素质水平参差不齐，一些管理人员甚至认为档案管理工作是一项基础性的工作工作成效较慢，思想认识不够深刻。同时，一些档案管理工作人员随意的变动工作岗位，在工作过程当中较为懈怠，不能按照管理工作原则和规范要求进行档案处理，导致一些档案数据信息造成泄露，使得教育系统档案管理工作陷入混乱。其次，一些教育系统档案管理工作人员没有经过专业化的岗前培训就上岗工作，缺乏相应的理论知识和实践经验，甚至职业道德不强，在工作过程当中会存在很多的疏漏，后果不堪设想，拉低了教育系统档案管理工作人员的整体专业素质。

1.4缺乏一个规范的档案管理制度

教育系统档案管理工作涉及到的内容比较广泛而且信息量较大，再加上人事制度的改革和教育事业的发展，高校的人才被大量的引进，无疑人才流动频率也会增加，而高校缺乏一个明确的档案管理规范和流程，导致管理工作人员缺乏动态化的管理意识，无法及时地整理堆积多年的人事档案资料，甚至一些档案资料出现残缺现象。其次，高校缺乏一个健全的教育系統档案管理规章制度体系，无法给予与档案管理工作人员一定的约束力，导致教育系统档案管理工作无法有效地落实，过于形式化。另一方面，高校的人员变动较大，而相关的交接工作不够完善，导致档案信息管理存在一定的缺陷，数据资料收集不够完整。

1.5档案管理团队建设缺位

教育系统档案管理工作具有一定的系统性，涉及到了教育机构、教职员工和学生等多个主体的档案信息，信息资源整合具有一定的难度性，这就需要构建一个完整的信息数据库存储平台，利用计算机网络来对档案资料进行整合归档与处理。但目前来看，相关的信息技术投入和运用并不完善，大部分高校的教育系统档案管理工作仍然运用传统的人工方式，档案管理工作效率较低，而且成本较高。同时，教育改革进程的不断加快使得教育系统管理制度发生了一定的变化，增强了人才引进的频率也加快了人才流动的步伐，给教育系统档案管理工作人员增添了巨大的工作量，而工作人员每天处于一个细碎繁琐的工作状态，工作积极性不高。其次，档案管理工作各个部门之间的交流沟通不足，配合度较低，甚至存在各自为政的情况，缺乏大局发展意识，无法对档案信息资源进行系统的整合和处理，降低了教育系统档案管理工作的质量与效率，难以发挥档案管理工作的功能与作用。

2.教育系统档案管理策略

2.1提高重视度

为了保障教育系统档案管理工作的顺利开展，要求高校加强对教育系统档案管理工作重要性的认识，保障各项资金的有效落实，完善相关的基础设施建设，定期对软硬件基础设施进行更新与完善，增强档案数据管理工作的实效性。其次，在对档案数据资料处理时需要运用大数据存储系统以及现代化的技术软件，构建一个信息接收和传输平台，设置一个良好的办公场地，保障档案资料采集、记录、存储等各项工作内容的顺利开展。

2.2创新教育系统档案管理模式

随着信息化建设的不断发展，推动了教育信息档案系统管理工作的自动化水平，这就需要教育部门和机构积极的创新教育系统档案管理方式，加强对先进技术的引进，打造一个统一的数据标准化教育教学档案数据。其次，设置一个有效的信息化档案管理平台，加强各个部门工作人员之间的交流与沟通，方便在线进行档案教育资料的收集和传输，增强档案数据资料存储的全面性和安全性。另一方面，建立教育档案电子数据库系统可以改变传统纸质档案存储的弊端，保障档案数据信息资料存储的全面性和实效性，减少数据资料泄露的情况，实现教育系统档案信息存储方式的优化，满足现阶段教育档案资源精细化管理的需要。

2.3规范教育系统档案管理制度

规范的教育系统档案管理制度是推动各项工作开展的基础，这就要求教育部门和机构对现阶段教育系统档案管理工作存在的问题，构建一个有效的档案管理制度体系，明确和规范档案管理工作流程，把握档案管理的基本方向，从而给予工作人员一定的约束力，实现教育档案资源管理工作的规范化开展。其次，通过规范教育系统管理流程，有利于实现对档案资源的有效利用，加强数字档案副本和电子档案的安全管理，降低教育系统档案管理工作的风险性。

2.4提高档案管理人员专业素质

档案管理人员的专业素质水平是影响教育系统档案管理工作质量的一个重要因素，这就要求教育部门和教育机构招聘专业化的档案管理工作人员，定期开展相关的教育工作，增强其工作责任感，保障档案管理工作的统一规划和领导，发挥教育系统档案管理工作的作用与价值。此外，在提升档案管理人员专业能力的基础上，也应该进一步加强整体队伍建设，不断充实和完善管路队伍。这就要求学校乃至整个教育系统内部要努力打造一支现代化的档案管理团队，结合现代档案管理的信息化、标准化要求，优化人才结构，从技术人员、管理人员等层面做好人才配置，從而以此为基础对管理流程和方式进行不断优化。尤其在现代信息技术开始深入应用到档案管理领域的情况下，教育系统内部需要安排专业的信息技术人员开对信息化管理系统和平台进行建设、优化和维护，保障信息化管理平台的稳定运行，从而为管理人员提供良好技术支撑。

3.结语

教育系统档案管理工作是一项重要的工作内容，直接影响着教育规划方案的实施和教育事业的发展。因此，相关部门加强档案管理的信息化建设步伐，创新档案管理工作模式，提高档案管理工作人员的专业性，发挥教育系统档案管理的作用与价值，实现教育事业的可持续发展。

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