基于信息化时代探讨基层档案管理质量的提升与发展

王燕

摘 要：近年来，经济的发展，促进我国科技水平的提升。在互联网信息技术快速发展的背景下，社会的不断进步使得信息技术已经成为了当今时代发展的主流，尤其是在微信等新媒体应用平台产生之后，在人们的视野和日常生活中也开始出现了大数据这些专业名词。为了能够让档案管理工作与时代发展同步，在日常档案管理工作开展过程中合理融入信息技术已经成为未来各个单位实施档案管理的关键所在，通过档案管理工作的信息化能够为日后档案资料的信息利用和研究提供便利。而档案管理价值导向在很大程度上取决于档案管理有效性，因此在大数据技术普遍应用的情况下，必须要积极转变档案管理模式才能够不断提升档案管理工作的整体能力和水平。本文就基于信息化时代探讨基层档案管理质量的提升与发展展开探讨。

关键词：信息化;基层档案;管理质量;策略

引言

基层档案是保证单位稳定发展的基石，档案管理工作是否正常，与管理人员能否正常工作有直接关系。针对基层档案管理中存在的问题，及时制定解决措施，有效保证管理工作顺利开展，这是提升基层档案管理整体水平的前提条件。

1基层档案管理现状分析

在传统的档案管理模式下，基层档案管理是对纸质档案文件进行简单的收纳，很多基层单位在档案管理实践中并未具备与时代发展相适应的管理思维，大部分档案管理人员对于档案管理的重要意义和内涵缺乏有效认知。档案管理思想的落后导致各基层单位的档案管理频繁出现问题，档案管理工作人员不能有效提升自身的工作效率，导致整个档案管理体系出现混乱现象。在传统的档案管理模式下很多基层单位存在管理机制不完善的问题。在实际开展档案管理工作过程中，基层档案管理人员往往面临着无章可循的现象，档案管理机制出现过于形式化的问题。管理人员的工作开展有效性缺失，虽然大部分档案管理机构也设置了相应的档案管理条例，但是在实践中各类管理条例并未得到严格落实。与此同时，完善的奖励和惩罚机制缺失，导致在档案管理工作中经常会出现互相推诿的现象，整体管理质量和管理效果也受到了严重影响。另外，由于一些基层档案管理机构管理人员本身存在综合素质相对较低的现象，缺乏专业工作技能和责任心，在出现档案管理事故的情况下会出现互相推诿。此外，由于缺乏完善的奖惩激励机制，基层档案工作人员在实际工作中缺乏主动性，对于档案管理工作缺乏责任感，这对基层档案管理工作开展极为不利

2基于信息化时代探讨基层档案管理质量的提升与发展策略

2.1强化档案管理人员信息化意识，提升档案信息化管理程度

强化档案管理人员信息化管理意识，运用先进的信息管理模式替代传统的手工管理模式，使计算机等信息设备的优势充分发挥出来。对所有档案资料实行信息化管理，以此来提升档案管理工作的质量和效率。不断提升基层档案管理信息化建设水平，加大对档案信息化管理的投入力度。针对信息化管理实施过程中遇到的各种问题，工作人员要积极同技术人员共同分析和研究应对措施，引入先进的档案信息管理软件，建立基层档案资料数据库，将参保档案信息及其他档案信息统一录入数据库中进行安全保存，制定档案信息化管理制度，并根据单位实际不断优化和改进制度内容，为基层档案管理工作的有效落实提供重要保障，这也是提升档案管理水平的基础。

2.2利用大数据实现档案资源整合

传统的档案管理模式下，由于基层档案信息涉及范围非常广，信息量巨大，因此在信息收集环节就存在较大困难。档案管理工作开展往往需要投入大量的人力和物力，管理工作也会受到人为主观因素影响。在这种情况下无法充分保障档案管理工作的准确性和完整性，因此档案管理工作的信息化转变是一种趋势。目前大部分基层单位档案管理实践中主要是以大数据信息技术和传统纸质档案文件结合的方式为主。在档案信息的收集过程中充分利用大数据信息技术能够保障档案信息的准确性和完整性，具备相关软件和硬件设施的基础上，工作人员就可以快速的完成基础档案信息的整理和归档。但是在信息化时代下档案管理工作人员在具备档案管理技巧的同时，需要对各类信息技术的软硬件熟练掌握，这样才能有效避免因自身业务能力差而导致档案信息丢失问题。与此同时作为档案信息管理人员也需要跟随时代发展及时提升自身的新技术应用和接受能力，这样才能保障基层档案管理工作的顺利开展。

2.2建立符合基层数字档案室的档案管理体制

基层档案管理部门推进信息化建设，建设数字档案室是重要路径。第一，在推进数字档案室建设过程中，基层档案管理部门必须要加强组织领导，把数字档案室建设纳入单位或部门的信息化建设总体规划，采取分步实施的方式，先易后难，整体推进基层数字档案室建设工作。第二，推进基层数字档案室管理的建章立制工作，结合基层数字档案管理现实情况，根据上级档案管理部门要求，建立适合本单位的基层数字档案管理制度要求，如电子档案信息资源归档和利用制度、档案信息资源管理流程和安全备份制度、档案数字化技术规范等，把基层数字档案室管理制度与单位信息化管理制度融合起来，加强电子档案信息资源的管理，利用大数据技术分析档案信息资源价值，实施前端控制，并在电子信息资源的归档、存储和利用阶段，进一步使用大数据技术。第三，加强基层数字档案室人员配置，明确档案管理人员岗位職责，根据大数据技术在基层数字档案管理中的应用要求，选优配强一批掌握大数据技术应用能力、具有大数据思维和档案管理能力的复合型档案管理人员。

结语

为了能够让档案管理工作与时代发展同步，在日常档案管理工作开展过程中合理融入信息技术已经成为未来各个单位实施档案管理的关键所在，通过档案管理工作的信息化能够为日后档案资料的信息利用和研究提供便利。而档案管理价值导向在很大程度上取决于档案管理有效性，因此在大数据技术普遍应用的情况下，必须要积极转变档案管理模式才能够不断提升档案管理工作的整体能力和水平。

参考文献

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