提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

张馨月

摘  要：随着近年我国事业单位的持续改革，传统事业单位的常规档案管理模式无法充分满足于新形势背景下对事业单位发展服务的需求，如何及时对现有事业单位档案管理工作方式进行全面改进，是事业单位今后都需要进行认真分析、思考和处理的问题。在如今信息化背景下，事业单位应意识到现代化信息技术对于档案管理工作而言具备重要价值，并以此为契机积极创新自身的管理理念，引入信息化管理理念，从而提高事业单位档案管理的整体价值。

关键词：事业单位档案管理;信息化建设;策略

引言：事业单位改革深化的背景下，不仅越发强调了档案管理工作对事业单位建设的重要性，也为今后事业单位自身的档案规范化管理工作建设提出了一系列要求。事业单位应在此指引下，积极增强现代档案管理经营意识，创新档案管理新模式，对其现有业务资源进行合理优化及整合，完善现有档案信息及管理技术平台，确保自身档案经营管理工作的科学高效化水平以及制度规范化，进而得以促进事业单位形成长期稳定的良性发展趋势，推动我国事业单位总体的档案信息化建设水平提高。

一、事业单位档案管理现状

1、管理理念趋于陈旧

在新时代背景下，事业单位自身的档案管理理念对提升单位档案管理工作的实际水平起到了决定作用，管理理念的缺失将在一定程度上影响档案管理的发展。然而，在目前事业单位的档案管理工作里不难看出，部分档案管理工作人员仍然囿于传统的管理理念以及管理模式，未能及时完善自我档案管理体系知识，对于档案管理工作理念缺少足够的认知，进而影响了档案管理能力的发挥。

2、配套设施不完备

完善的设备设施是事业单位保证档案管理工作有序进行的重要前提。但是，在事业单位档案管理的实际工作中，针对档案管理设备设施的资金投入方面较为乏力。尽管短期未见显著危害，但档案管理工作对事业单位发展的影响是间接性的，这一问题的出现，将会在很大程度上，对事业单位档案管理工作以及事业单位发展产生影响[1]。

3、电子化进程滞后

电子档案库的建设和维护对于实现事业单位档案工作具有重大意义。由于很多事业单位并不了解电子信息库建设的具体方法和内容，在实际过程中选择性忽视了该项工作，不仅降低了档案资源的利用效率，提高了查阅难度，也容易发生纸质档案损坏后重要信息缺失，造成业务工作的进展困难的现象。

二、提升事业单位档案管理信息化建设的策略

1、及时转变档案管理观念

为了有效提升档案规范化管理工作效能和工作效率，事业单位的领导人员应对新时代背景下的各项规章制度形成认知，要充分重视对现有事业单位档案现代化管理和工作程序进行及时改进和不断优化，有效地转变旧的现代化管理方法和观念，主动向现有档案管理工作人员系统地传递现代先进的管理方法和观念，使其能够充分认识到建设现代先进科学管理理念的重要性，保证摒弃当前传统的管理思想观念体系中存在的所谓落后元素理念，加强科学先进规范化管理思维观念成果的推广、引进、示范和普及使用。

2.加强信息化管理人才队伍建设

在加強事业单位档案业务管理的信息化系统建设过程中，人才建设是需要格外重视的一项工作。随着事业单位改革走向深入，事业单位档案管理体制对人才能力的总体要求发生了新变化，提出了更高的要求。档案管理人才不仅需要过硬的政治与道德素养、全面先进的系统知识和认真细致的实操能力，还需要有着依据单位实际开展方法创新的思维能力。因此，加强事业单位信息化综合管理人才队伍的建设迫在眉睫。第一，提高人才引进的门槛。事业单位信息系统应该采取措施对档案招聘岗位设置招聘“硬杠杠”，尤其对非相关专业毕业的档案管理人员专业综合工作能力全面进行深入考察，从源头方面把控好新引进人才的专业素质能力，确保引入的人才能够真实满足当前的档案管理工作要求，为单位良性运行夯实基础。第二，加强后备人才储备的培养。为充实档案管理人才库，事业单位可以定期集中展开岗位技能知识大培训活动，让档案管理人员为全单位党员干部进行集中授课。这样做，一方面可以提升现有的档案管理人员的综合管理能力，促进知识的二次融合;另一方面，也可以提升各级管理人员对档案管理工作的知晓度，补足现有知识系统对档案管理方面的认知短板，从而全面系统地提升事业单位档案信息化管理建设的实际效能。第三，强化档案管理人员保密观念，提高档案管理人员政治素养，敦促其按照事业单位规定进行档案资料的查阅、调取和运用，维护档案数据资料的安全性。

3、加强先进设备的引进和使用

事业单位充分引进、配备和使用档案管理信息化设备，也是当前促进事业单位档案管理信息系统效率明显提升的关键因素。因此，事业单位应当加强先进管理设备的引入，合理利用各种先进设备以提高其使用效率，提高事业单位档案管理水平。第一，对于管理条件较好的事业单位，在综合档案室环境的整体设置、规划方面，需要单独建设恒温防潮的专用库房，内置先进完善的档案信息管理硬件设备系统，包括智能扫描仪、打印机和读码输入系统，提高仓库档案数字化管理平台各硬件设施的智能化建设程度。如果已建成相应的综合档案室，也可进行升级改造，加配消防除尘处理设备和空调，改进消防炮等消防设备，进一步加强档案管理。第二，摒弃事业单位传统落后的手工输入处理方式，借助电脑扫描仪和读码工具，逐步将纸质档案资料清晰完整地制作为电子档案，并利用条形码或者二维码进行分类，将相关信息直接存储到专用档案数据库中，做好相应备份。第三，提高管理人员设备综合运用能力，注重提高先进设备功能使用熟练度和正确保养知晓度，从而有效支持事业单位档案数字化的相关硬件管理。除此以外，还应做好网络防火墙的建设，防治各种黑客以及不正当的网络侵犯，保证事业单位档案信息的完整性与安全性，以此努力促进我国档案管理的技术现代化和管理信息化[2]。

结束语

事业单位实现档案管理信息化是大势所趋，面对现阶段档案管理工作的一系列挑战，唯有端正对档案管理工作的态度，对档案管理先进理念进行系统学习，积极引入先进的档案信息化管理设备，培养高素质信息化管理人才，从而不断提升事业单位的档案管理工作的安全性和高效性，推动事业单位档案信息化建设水平稳步提高。

参考文献：

[1]赵闽丽. 机关事业单位档案管理信息化水平提升研究[J]. 办公室业务，2020，（1）：68.

[2]宋晓慧. 事业单位档案管理信息化建设问题分析[J]. 经济技术协作信息， 2021（5）：1.