高职本科院校教学档案管理探索与实践

摘 要：本文针对目前教学档案管理存在意识缺失、制度不全、条件有限和利用率低等高职院校教学档案管理现状，探索了高职本科院校改善教学档案管理的可行途径。研究表明，完善规章制度，提高档案意识，可有效增加权威性、减少任意性;保障经费投入，是提高高职本科院校教学档案管理的专业性与科学性，提升教学档案服务教学研究的功能的基础条件。《高等学校档案管理办法》规定，高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。档案管理是高等学校重要的基础性工作，高校应当加强档案管理，将之纳入学校整体发展规划。教学档案是高校档案的重要组成部分，它产生于教学活动之中，真实地记录了高校教学活动的全过程，在反映高校教学水平的同时也体现了高校的管理水平。因此，做好教学档案管理工作具有重要意义与价值。

关键词：高校;档案管理;实践与思考

一、高职院校教学档案管理现状

教学档案是高职院校档案的重要组成部分，是学校评估教学质量和提升教学管理水平的重要依据。教学档案管理工作包括教学档案的收集、整理、保存和利用全过程。长期以来，由于各种原因，高职院校的教学档案管理仍存在不同程度的问题，主要表现在：

（1）档案意识淡薄。长期以来，高职院校以培养学生的职业实践技能为教学目标，重视实践教学工作。而教学档案管理是一种伴随教学活动产生的后续工作，往往被忽视。学校领导和广大师生未能正确认识教学档案对于加强教学管理和提高教学质量的作用，在制度上和资源投入上未能给予充分支持。有的院校或能意识到教学档案的重要作用，但在实践中也只强调纸质档案管理，忽视了更广义层面上的教学档案的收集、整理工作，导致教学档案内容不完整、质量无保障，无法完整呈现教学活动和教学管理工作的全过程。

（2）规章制度不全。随着国家《档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规的出台，近年来各高校的档案管理工作有了明显进步。但当前很多高校的档案管理工作仍然缺乏完整的制度支撑，尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的管理机制，存在档案归档范围不清晰、档案管理流程不具体、档案职责划分不明确等问题。在规章制度不健全的情况下，教学档案管理工作存在相当大的随意性。

（3）条件投入不够。教学档案管理需要投入相当人力物力成本，但高职院校现有的档案管理条件普遍不够。一是硬件条件方面，教学档案管理需要规划专门的教学档案室，并配备必要的档案存储、开发和利用的设施设备。二是人员配备方面，现阶段高职院校教学档案一般由教學秘书统筹收集管理，但教学秘书日常工作繁杂，往往身兼数职，对于档案管理工作有心无力。档案管理也是一门专门的学科，大部分教学秘书缺乏系统培训和学习，基本靠个人主观理解展开工作，归档不及时、漏归档、乱归档的现象普遍存在，对教学档案的连续性和可持续发展带来一定影响。

（4）研究利用率低。教学档案是加强教学管理、规范教学活动、深化教学改革和提高教学质量的重要参考依据。实际工作中，高职院校的教学档案管理多停留在收集归档阶段，除职能部门偶尔抽查外，几乎长期闲置，利用率较低。其中的原因是多方面的。一是教学档案普遍实行封闭管理，师生缺乏查阅档案的意识，二是档案管理条件不足，信息化程度不高，查阅不便，三是现有档案完好度差，利用价值低。长期缺乏利用，教学档案未能在推动教学改革上发挥其应有的价值，限制了教学档案管理工作的深入开展。

二、关于高职本科院校加强教学档案管理的思考

我国高职院校的发展伴随着改革开放的历史进程，四十余年间，高职院校为推动区域经济社会发展发挥了重要支撑作用。与此同时，经济社会的进一步发展对人才提出了新的更高的要求，迫切需要职业教育进一步提升人才培养层次，培养符合行业企业需要的高素质技能型人才。发展职业本科教育已成必然。2019年1月，国务院印发《国家职业教育改革实施方案》，明确提出“开展本科层次职业教育试点”。截至目前，全国共有22所高职院校升格为高职本科院校，进入本科职业教育试点，其首要任务便是提高教育质量，培养基础理论扎实的高素质的技术应用型和职业技能型高级专门人才。正如全国人大常委会原委员、全国人大教科文卫委员会原副主任委员王佐书在调研本科层次职业学校改革试点工作时所强调的，本科层次职业院校改革试点工作要紧紧围绕提高教育质量这个中心，培养“知识型、技能型、创新型”和“具有劳模精神、工匠精神、敬业精神”的人才，推动职业教育向更高质量、更高水平发展。做好教学档案管理工作是提高教育质量的前提与重要保障。

另一方面，高职院校升格为高职本科院校后，需连续5年接受教育部的评估。教育部依据《中华人民共和国高等教育法》对全国普通高等学校进行本科教学水平评估，其中重要的评估依据即是教学档案。教学档案与教学评估相辅相成。教学档案是教学评估的重要依据，教学评估反推高校提高教学档案管理水平。因此，高职本科院校必须系统加强教学档案管理，将教学档案管理贯穿教学活动全过程，为教学评估做好准备。

三、高职本科院校教学档案管理模式探索与实践

在全国22所高职本科院校中，南京工业职业技术大学是唯一的公办院校。南工历来重视教学档案管理工作。2014年印发《南京工业职业技术学院教学事故认定与处理办法实施细则》规定，“档案管理混乱，造成严重后果/档案管理不善，造成不良影响”认定为教学事故。2018年印发《南京工业职业技术学院教学档案管理办法》，强调“教学档案工作是教学管理的重要组成部分，教学档案的建档质量是衡量高等院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一”。2020年印发《南京工业职业技术学院考试管理工作条例（修订版）》，规范了试卷档案的归档流程。2020年6月，随着学校正式更名为“南京工业职业技术大学”，进入职业本科教学元年，学校的教学管理也面临着更大的挑战。做好教学档案管理工作是学校发展的必然要求，也是学校迎接教育教学评估的内在需要。针对高职院校在教学档案管理中存在的不足，本文根据南工在教学档案管理工作中采取的有力措施，探索性提出建设意见，以期为高职本科院校的教学档案管理提供借鉴。

（1）提高档案意识，完善规章制度，增加权威性，减少任意性。意识是行动的先导，规则是行动的指南。升格为职业本科院校后，南工更加重视档案管理工作，建立档案工作机制，自上而下推动形成档案管理意识。同时，根据高职本科教育和教学档案的内在属性，进一步修订现有文件，完善教学档案管理制度。各二级学院也结合专业实际，制定并完善教学档案管理规定，如《教学档案管理工作实施细则》《教学档案保管借阅制度》《教学档案信息化管理制度》等，在制度的监督与指导下，南工的教学档案管理工作逐步进入制度化轨道，形成良好的运行机制。

（2）加大经费投入，提高条件保障。巧妇难为无米之炊。要做好教学档案管理工作，首先要保障基本条件设施。南工加大经费投入，一方面，发展以计算机为主的信息化管理系统，改进档案管理方式，使之适应新时代发展的要求。另一方面，专设教学档案管理经费，为二级学院统一购置高速扫描仪等设施设备，为档案管理工作做好保障。各二级学院单独规划区域用作教学档案室，配备办公桌椅、电脑、打印机等日常办公设施。针对试卷、实训资料、毕业设计文件等各类教学档案购置适当的存储装具，对要求长期保存的教学档案，购置恒温恒湿设备，结合现代信息化手段，提高教學档案管理水平。

（3）提高档案管理的专业性与科学性。《高等学校档案管理办法》明确要求高校档案管理人员必须具有档案管理的专业知识和相应的科学文化知识及信息化管理技能。南工重视档案管理工作，尤其是已升本专业的教学档案管理，结合专业实际，聘用具有专业知识和信息化管理技能的档案管理员，提高档案管理的专业性。暂未升本的专业和学院，暂由教学秘书负责教学档案的管理工作，南工组织教学秘书档案管理工作培训，提高档案管理的科学性。同时，组织档案管理学习交流，以点带面，发挥先进院系和个人的示范带动作用。制定激励措施，鼓励档案管理员加强学习，钻研档案管理工作，提高个人素养与工作能力。

（4）提高教学档案服务教学研究的功能。教学档案存档后，形成按学年、学期、专业、课程、班级、任课教师为索引的全方位反映教学活动的教学材料，具有广泛且深刻的教学研究价值。一方面，教学档案作为教学活动的真实记录，是探索教学规律，改进教学方法和检验教学质量的有力证据，也是新老教师“传帮带”的重要教学材料，有效推动新教师快速学习进步;另一方面，通过对各学年、学期、专业等多维度的教学档案进行纵向分析、横向比较，可探索研究专业建设、教师教学、学生学习的变化趋势，推动教学研究、教学改革的不断深入与发展。

四、结语

教学档案是高校教育教学改革的重要依据，是衡量高校教学管理水平和教育教学质量的重要标志之一，是高校教育发展的历史见证。高职院校升格为职业本科院校，在相当一段时间内，本专科专业并存，招生规模持续扩大，都将为教学档案管理工作提出更高的要求。教学档案管理工作是全局性工作，学校和院系要从制度层面、经费层面、人员层面等加强对教学档案管理工作的支持，教学团队、任课教师要提高归档意识和利用教学档案服务教学研究的意识，档案管理人员要强化责任意识，提高管理能力，努力做好教学档案管理工作。

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基金项目：2020年北京外国语大学中国外语与教育研究中心“疫情防控常态化背景下的线上教学有效性研究”（编号：ZGWYJYJJ10A077）

作者简介：唐魏（1992— ），女，汉族，重庆人，硕士研究生，研究实习员，研究方向：教育管理、英语翻译。