新时期人事档案管理中存在的问题及优化策略探析

韩丽仙

摘要：新时期人事档案管理工作对服务行业的管理和发展来说愈发重要，要想在新时期保持良好的发展和飞跃，就需要重视人事档案管理的优化，通过增强工作人员对档案管理工作的重视度、优化档案保管环境、提升档案管理人员的综合素养、优化档案管理规章制度等工作的进行，促进并获得行业的良好发展。此外，档案管理人员要结合时代的发展，积极提高自身的素质和专业水平，满足服务行业对于档案管理工作的需求，为公益类事业单位的健康可持续发展保驾护航。

关键词：人事档案管理;问题;优化策略

引言

新时期人事档案管理工作的创新，需要在明确档案管理对服务行业发展重要意义的基础上，从管理理念、管理制度、管理方式、管理人员及档案利用多个方面着手，采取合理的措施，实现档案管理工作的创新，以促进档案管理工作水平的提升，从而更好地为促进行业发展服务。

1新时期人事档案管理对行业发展的意义

人事档案管理是行业稳定发展的基础，是提高人事管理的重要保障。行业要想实现长远健康的发展，仅靠完成生产任务和单一的管理模式是不够的，还需要内部管理工作的有力支撑，可见行业的良性发展是需要兼顾多个方面的。良好的档案管理能够反映人事的管理水平，纪录了人事的发展历史，这对人事今后开展的管理工作、建设与发展均有重要的作用。随着信息时代的到来，行业若要发挥人事档案管理的作用，就需要在充分把握档案管理工作特点及规律的基础上，将档案管理与现代信息技术有效融合，促使档案管理方式的转变，从而满足当前行业发展的需求。人事档案纸质版向电子档案的转变，更加方便了档案信息的存储、查询及利用。但需要注意的是，无纸化办公虽然带来了许多便利，但是以电子形式保存的档案，在真实性、价值性、系统性方面还不及传统的纸质档案，所以也需要行业采取有效措施，不断完善档案管理工作，促进档案管理水的提升。

2人事档案管理存在的主要问题

2.1档案管理的意识缺失

过去一直受到传统发展观念的影响，服务行业在实际发展中不够重视档案管理工作。有些领导对档案管理的工作存在着错误认知，他们往往认为档案管理工作就是单纯的对人事发展资料进行收集和汇总，此外，还有相关资料的借阅和更新等，并不能直接促进行业水平和人员素养的提高。这样的思想观念由于长期存在于人事的档案管理中，档案的管理方式和管理方法都有着较大的缺陷，无法跟上时代发展的步伐，仅重视档案的收集和数量，忽略了档案的应用和创新，因而无法发挥出档案管理的作用。由于对档案管理工作的不重视，人事档案缺失，使得很多数据无法通过档案来核实，从而造成了人事决策的不科学和不到位，一定程度上阻碍了行业的发展。

2.2档案管理设施落后

目前来看，大部分人事在档案管理的硬件设施上做的并不到位。俗话说：巧妇难为无米之炊，在档案管理缺少相应的硬件设施下，将难以提高档案管理的工作效率，不利于档案管理工作的优化和完善。人事的具体档案硬件情况如下;部分人事档案多，但是存放档案的空间有限，无法满足档案管理的需求;有些单位“六防”设备不完善，很多档案遭受到潮湿和虫害的影响。档案管理硬件设施的不到位将会影响档案的安全储存和档案的完整美观，不利于进行相关档案的查询。

2.3档案管理体系落后

随着社会经济的不断发展，各行各业都取得了较好的发展，在此期间行业就需要对人事各个部门进行有效改革，从而不断适应时代的发展要求，使人事能够在复杂多变的市场竞争中提高竞争力。人事的档案管理也不例外，需要进行改革发展，只有做好档案管理工作的优化和创新，才可以为人事的发展提供前进的动力。不过在现实中，人事的档案管理部门并没有及时随着市场经济体制的改革而进行相应的改变，这使得档案管理体系落后，具体表现为档案的利用形式、利用周期、利用效率等。因为档案管理体系的落后，致使档案管理的创新和服务并不能满足人事的需要。

3人事档案管理工作改革与创新的实施策略

3.1将档案创新意识贯彻到底

一些人事缺乏档案管理创新意识，甚至还存在档案管理工作可有可无的错误认识。因此，首要的问题就是要提升人事全员对档案管理重要性的认识，当创新意识深入人心的时候，档案所发挥的价值就不再仅仅局限于档案室，而会在人事的发展中发挥日益重要的作用，档案管理模式的创新将会进一步促进人事的健康发展。

3.2全面提升档案管理人员的综合素质

要进行档案管理工作的创新，前提条件是要具备一支高素质的档案人员队伍。在人事档案工作中，档案管理人员比较缺乏，而且还会出现一人多岗的情况，工作内容繁杂导致档案人员不能进行高效的档案管理工作，更没有空余的时间进行管理方式的创新。人事应为档案管理部门提供较充实的人力资源，其建立专门的档案团队，为人事档案工作的发展和信息化工作提供有力的条件。除此之外，还要做好员工上岗以及档案业务培训，这样有利于员工更好地拓展思维，也有利于档案管理的创新。

3.3实施人事档案管理制度创新

人事档案是涉密档案，人事应完善制度流程，严格执行人事档案管理制度规范，在档案的收集、鉴定、整理、归档、保存、利用各环节中推行科学、规范化管理。可以根据行业的实际，采取一些具体的措施，如：可以经过层层“过滤”确定一个专门档案管理员和资料员。

3.4实施档案管理技术创新

随着大数据时代的到来，档案管理信息化已经成为一种趋势，电子档案信息可以全方位地为人事的决策提供更具有参考意义的信息资源。需要注意的是在档案信息化的过程中要以数字形式为中心，并确保数据的安全，从而在不断的发展与整改过程中实现档案管理的创新与人事经济效益共赢的局面。

数字化时代，档案信息是一项非常重要的资源，无论是对于国家各项事业的发展，还是对于人事获取核心竞争力都具有强有力的推动作用。档案管理人员应不断努力，推动档案管理的创新与改革，在不久的将来一定会呈现出档案管理方式的一种全新局面。

3.5加强档案管理队伍建设

新时期人事档案管理工作的创新，也需要进一步加强档案管理队伍的建设。首先，要建立工作职责，明确档案管理人员的责任与工作目标，用制度对其工作行为进行约束和管理，促使其能够有效开展档案管理工作。其次，将档案管理人员的培训提上日程，不仅要重视对其进行专业知识及专业素养的培养，也要重视对其进行信息技术的培养，提高档案管理人员的信息化意识和信息化操作能力，确保档案管理工作高效开展的同时，保证档案信息的完整性和安全性。最后，要重视高素质人才的招聘，优先选择具有专业档案管理知识及计算机知识掌握能力的人员，打造一支高素质、高水平的综合性人才队伍，从而为档案管理工作创新提供智力支持。

结束语

随着社会的发展，大数据时代已经到来，信息技术为社会生活提供了极大的便利。国家要求人事档案信息要尽可能的完善，档案管理工作也要实现创新。档案工作者要做好档案管理工作的创新就需要与时俱进，具备创新思维。只有不断地提升自身的管理素质和强化创新的理念才能更好地整合档案信息资源，为行业各项工作服务，行业的才会最大限度地提升，使人事更快地适应新时代发展的需要，实现可持续发展。

参考文献

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（参考文献出处请修改）