事业单位信息化档案管理

李霞

【摘   要】随着社会的不断建设与发展，事业单位的档案不仅仅局限于纸质档案的管理，电子档案也是一项重要的工作内容。如今已经步入信息化时代，在事业单位的档案管理工作中使用信息化管理能够使繁杂的档案管理工作变得简单。本文首先详细阐述了目前事业单位信息化档案管理中存在的问题，指出了档案管理工作相关人员专业性较差和缺乏完善的设施等问题，然后提出了事业单位信息化档案管理工作如何开展实施进行了全面总结，为事业单位信息化档案管理工作提出有效的理论措施。

【关键词】事业单位;信息化;档案管理

引言

档案事业是党和国家事业发展不可或缺的部分，是一项崇高的事业， 做好档案管理工作，对推动经济发展、服务社会民生具有不可替代的作用。目前来看，机关事业单位档案管理工作存在檔案管理缺乏规范性、重视程度不够、缺乏资金、缺乏复合型人才、安全存在隐患等问题，影响着信息化进程。档案信息化后，数据只需一次录入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索准确性，大大提高了工作效率。

1.事业单位档案管理存在的问题

1.1档案管理相关人员缺乏专业完善的管理知识

档案管理的工作量较大，而且需要档案管理人员具有极强的耐心，更重要的是对档案管理人员的专业素养具有较高的要求，比如专业性强，具有丰富的专业知识以及技能，还有较强的责任心。目前，在很多事业单位档案管理工作并没得到重视，一些单位的档案管理工作分配到其他一些岗位上兼职实施，并没有设置专业的档案管理岗位进行该项工作。目前进行档案管理工作的人员同时也在从事其他工作，没有经历过专业的档案管理工作相关知识和技能培训工作，档案管理知识储备较差，这就导致事业单位的档案管理工作缺乏完善性和专业性。这样也就导致档案管理工作存在不规范的问题，在档案管理上，没有严格按照国家档案管理相关规定收集、征集和归档处理，导致之后的档案管理工作存在诸多不便的地方，甚至导致档案管理和信息化之间的融合有一定的难度。

1.2事业单位档案管理缺乏完善的设备设施

因为一些事业单位档案管理工作并没有得到重视，仍旧使用陈旧的设备设施进行档案管理工作，即使是一些事业单位进行设备更新，但也仅仅限于打印机和电脑等基础设备的更新换代，其他档案管理信息化设施设备不完善。事业单位的档案管理工作信息化建设离不开完善的基础设备。因为不具有专业的信息化档案管理设备，导致一些事业单位档案存放的环境不达标。不符合纸质档案管理的条件，导致纸质档案保存时间较短，甚至容易造成纸质档案在长期保存中出现信息缺失、纸质破损、材料缺失和字迹不清楚等情况的出现，给事业档案管理带来较大的问题。

2.开展事业单位档案管理信息化建设的有效策略

档案信息化建设面临机遇也存在挑战，机关事业单位档案建设亟需正确认识档案信息化建设的重要意义、优势和存在的问题，并提出行之有效的策略建议，使档案管理工作发挥最大作用。

2.1提高事业单位对档案信息化建设的重视程度

档案资料记录着个人学历、社会经历、人事变动、工作成绩等内容，事关员工的档案质量，事关机关事业单位的发展，档案的完整性和准确性尤为重要。档案管理工作在整个事业单位的建设过程中具有重要的意义，一方面需要提高事业单位相关领导人员对档案管理工作重要性的认识。一个单位未来发展和领导决策等都会受到档案管理的影响，因此事业单位档案管理信息化建设工作迫在眉睫。是日常的工作管理中，事业单位相关部门应该重视档案管理信息化建设，严格按照国家相关档案管理标准开始实施。其次在档案管理信息化建设过程中，应该设置专门的档案管理相关部门和办公区域，为其配置齐全的档案管理信息化建设相关基础设施。提高事业单位档案管理的保密性，安排专门的人员进行档案管理信息化相关工作，整理档案管理相关查询步骤程序。最后，事业单位需要定期开展事业单位档案管理相关培训工作。

2.2实现档案管理信息化和传统纸质档案的结合

传统的档案管理形式主要是保留已登记档案信息的记录，将其分类为纸质档案，并进行馆藏管理。由于目前我国的大多数事业单位在档案管理工作上主要采取的纸质档案管理保存的方式，档案管理信息化比较匮乏，因此在档案管理信息化建设过程中，要坚持循序渐进的原则，不能急于求成，实现档案管理信息化和纸质档案管理相结合的管理模式，逐渐实现档案管理工作的信息化。

2.3建立健全的档案管理信息化管理机制

事业单位档案管理信息化建设工作开展中，完善档案管理制度是工作顺利开展的重要保证。档案管理信息基础设施建设是档案管理信息化的前提和基础，加强档案管理制度建设才能有据可循，使档案管理更加科学高效，要结合机关事业单位实际，加强档案标准化建设，实现硬件和软件标准一致、统一规范。事业单位档案信息化管理需要完善的管理制度作为制度保障，在此基础上，事业单位应该坚持因地制宜的原则，结合单位本身的发展状况，制定合适的档案信息化管理机制，为单位档案管理共工作提供制度保障。只有完善健全的档案管理信息化制度才能保障事业单位档案管理工作实现有效管理。并且，事业单位需要建立完善的档案管理工作考核机制，针对在管理工作中表现比较突出的工作人员给予奖励，对于在档案管理中存在问题的情况，需要采取一定的惩罚措施，同时要及时找出解决的办法，从而提高档案管理相关工作人员的工作积极性。另外，事业单位还应该专门组织档案管理工作人员定期进行国家档案管理信息化相关制度的培训，从而保障事业单位档案管理工作能在国家规范化和制度化下操作运行。

2.4建立完善的档案管理信息化设施设备

完善的物质保障是促进工作全面开展的基础条件，事业单位在进行档案管理信息化建设过程中，完善的信息化设施设备是其重要的物质条件。数字化的办公条件和办公环境显得尤为重要。主要包含独立的办公环境、专门的档案存放室、独立的档案存放位置、电脑设施、彩色打印机、扫描仪等相关基础设施设备。另外在该项工作中，还应该为其制定专门的电子档案管理机制，加强电子档案管理相关基础设施的建设和完善工作。

3.结束语

综上所述，事业单位档案管理信息化建设与完善，需要各个部门的共同支持。针对目前事业单位中档案管理信息化建设比较匮乏的现状，需要借助多方力量，提高事业单位档案管理信息化建设的效率和质量，为事业发展提供良好的档案保存工作，为事业单位建设与管理提供良好的资源基础支撑。

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