基于视频会议系统的在线开标实践

邹俊华 黄向东

一、引言

当今社会供应链日趋完善，每个企业都存在大量的采购行为，对于其中额度较大的采购工作，大多数企业更愿意通过招标、竞争性谈判、询价采购等方式进行开展，因为这些规范、成熟的采购理论和方法，有利于企业中采购事项的公平、公正、公开，大多数情况下有利于企业降低采购成本，有效降低企业工作人员产生腐败的风险，提高企业采购行为的透明度，有利于企业合规经营。

笔者负责的公司采购事项，只要预估采购金额超过规定的数额，通常采用招标、竞争性谈判等竞标采购方式进行，这两种方式通常均需要履行“开标”环节。由于我公司目前尚未建立“电子化招标”系统，因此在2020年2月之前，全部采用传统的召开开标会进行。即邀请所有竞标方代表到达现场参加开标会，由竞标方代表检查竞标文件（或者投标文件，下同）的密封情况，按法定程序当众拆封竞标文件，当众宣布竞标方名称、竞标报价以及其他事项或者信息。

但是随着2020年2月开始的国内新冠肺炎疫情的暴发，传统的召开开标会方式无法正常施行。为了不耽搁采购周期及后续相关工作的开展，迫使我们探讨一种新的“在线”开标方式，以达到既满足疫情防控要求，又满足采购时间要求，同时还能基本保证竞标采购过程中“公平、公正、公开”等核心要义。

二、“在线”开标方案

本文所称的“在线”开标方案，有别于一些文献所述的电子化招投标方案，即无需事先建立电子采购平台或者“不见面”交易系统，而是将现场开标会“搬到”计算机网络上进行。具体讲就是，在无电子采购平台情况下，简单地部署一个视频会议系统，邀请需要参加传统开标会的所有人员通过登录视频会议系统，一起参加这种特殊的开标会。

（一）实施条件

首先必须保证开标会组织方和所有竞标方都具备良好的计算机设备、计算机网络可供使用。这种条件目前在国内大多数企业都能满足。

其次需要建立一套视频会议系统。目前有软件视频会议系统和硬件视频会议系统可供选择，为了保证所有竞标方代表都有权登录视频会议系统，可优先选择IT业界普遍推荐的软件视频会议系统，有些软件视频会议系统可有条件地免费使用。

最后，为了便于追溯，保留各竞标方代表对整个开标结果的确认，还需要在视频会议系统的电脑上安装屏幕录制软件，最好选择同时支持音、像录制的软件，然后事先完成相关参数设置，并测试、验证录制效果。

最后，还需要准备配套的影音设备，如麦克风、摄像头，并事先安装在计算机上进行调试，以设备运行稳定可靠，通过麦克风拾取的语音清晰，通过摄像头拾取的影像效果良好。

（二）准备工作

首先要布置会场。由于所有竞标方都无代表到现场参会，因此会场可以选择面积小一点，但必须保证采光良好、市电正常、计算机网络连接可靠，并避免外界吵杂声音的干扰。其他条件与传统开标会相似。

其次要开展视频会议系统联调联试。在组织“在线”开标会前，必须与所有竞标方通过视频会议系統完成联调联试，保证语音、影像清晰良好，若出现较长时间的影像迟滞，必须查明原因，妥善解决。

最后还应专门配备一台辅助用电脑，将各竞标方的电子版竞标文件在该电脑上解密、解压缩，同时准备一个摄像头正对该电脑屏幕，以方便所有竞标方代表可以通过视频会议系统查看到电子竞标文件解密、解压缩的全过程。

此外若有本公司多人到达会场参加该“在线”会议，还需要提前准备投影仪、幕布等相关投影设备，并保证设备连接正确、运行良好、稳定可靠。

（三）竞标文件的送达

由于竞标方代表无法全方位查看其纸质的竞标文件是否被提前拆封，因此本文“在线”开标方案推荐组织方先接收加密版的电子竞标文件，而为了归档需要的纸质版竞标文件可以在随后邮寄给组织方，邮寄时间以不早于“在线”开标时间为宜。

为了保证“在线”开标方案的顺利实施，招标方或者采购人可在招标文件或者采购文件中明示采用“在线”开标方式，明确各个竞标方需配合完成的工作，让各个竞标方理解与传统开标会的区别。

1. 电子版竞标文件是否加密。我公司的经验是声明“各竞标方以邮件方式提供加密后的电子版竞标文件，并自行牢记密码，直到召开“在线”开标会再将密码提交给采购方”，这样可达到“不得提前拆封”的效果。

2. 竞标方是否、何时提供纸质版竞标文件。我公司的经验是声明“各竞标方还需提供纸质版竞标文件，并且不可以在开标会前邮寄”，以避免组织方提前拆封的嫌疑。

3. 纸质版竞标文件与电子版竞标文件有异时如何处理。我公司的经验是声明“纸质版竞标文件与电子版竞标文件有异时以电子版竞标文件为准”，当然也可以声明为“不合格的竞标”。

4. 开标顺序问题。可以参照传统开标会的规则，以电子版竞标文件送达先后顺序的倒序进行开标。

（四）开标方法

“在线”开标会在流程上与传统开标会无明显区别，主要环节有：主持人致欢迎词——介绍参加开标会的人员——宣布竞标纪律——宣布开标唱标计标监标人员——宣布竞标单位数量和名称——请竞标单位代表检查竞标文件的密封完整性——宣布竞标文件密封完整性检查结果——宣布竞标文件开启顺序——开始开标和记标——请竞标单位代表确认开标结果——主持人致谢并宣布开标会结束。

但是“在线”开标会中有几个环节在操作上与传统开标会有所不同：第一项是检查竞标文件的密封完整性环节，此时应双击打开加密的竞标文件，若提示需要输入密码，可视为完整性合格，否则为不合格。第二项是开标时，需要请竞标方代表将打开竞标文件的密码写在纸上，通过视频摄像头向开标人展示。第三项是确认开标结果，此时开标人可将开标结果打印出来，通过视频摄像头向所有竞标方代表展示结果，让各竞标方代表以点头示意的方式进行确认，并将点头示意的全过程通过屏幕录制软件录屏、留存。

（五）相关注意事项

除做好准备工作、注意与传统开标会的不同操作方法外，采用“在线”开标会还需要注意以下几个问题：为了避免后期出现争议，开标会的组织方应考虑将整个开标会采用屏幕录制软件等手段进行全程录屏，以便对有争议的操作进行辨别;

开标会的组织方还应保留所有与竞标方往来的电子邮件，以便后期溯源、验证“在线”开标会合规性等工作保留证据;

按照国家保密管理工作相关规定，“在线”开标会不得涉及国家秘密;

有条件的企业应采用带加密的软件视频会议系统、硬件视频会议系统或者带加密功能的硬件视频会议系统实施“在线”开标会，但要事先考虑竞标方有权正常使用相应有视频会议系统。

三、与传统开标方式的对比分析

在2020年度笔者负责的公司采购工作中，多次采用视频会议系统顺利完成“在线”开标会的召开，取得了良好的效果。通过与传统的开标会相比，笔者认为有如下几方面优点：

在国内外疫情防控的大形势下，采用“在线”开标会使用招标/竞标工作能正常开展，并避免外地来人的“隔离”若干天等防疫要求，同时降低采购方（或者招标方）与竞标方代表交叉感染新冠肺炎的风险。仅此一点参加采购工作的各方（包括竞标方）都广泛认可。

采用“在线”开标会，有效地节省竞标方的竞标成本，如差旅费、人工出差的时间成本等。因此即使國内外疫情结束后，这种“在线”开标会方案相信也会受到竞标方的欢迎，值得作为常态化方案进行推广。

采用“在线”开标会，仅是将现场开标会“搬到”计算机网络上进行，非常适合未建立电子采购平台或者无“不见面”交易系统的企业采用和推广，避免为建立电子采购平台或者“不见面”交易系统所需的大额资金投入。

采用“在线”开标会，由于采购方人员与竞标方人员互不“线下”见面，一定程度避免采购方人员及评标专家与竞标方代表的不正常接触，有利于各方人员遵守采购竞标纪律。

当然，“在线”开标会也存在一些不足，如“在线”开标会只适用于不十分严格和非涉密的采购场合;只适合于无现场踏勘的采购行为;在使用免费的软件视频会议系统时，可能由于网络性能不佳导致视频出现“卡顿”现象，一定程度上影响参会人员的体验。

四、结语

当今社会类别繁多、应用广泛的信息技术正深刻影响我们的日常生活和各项工作，如何紧跟时代先进技术洪流，不断创新工作思路和方法，为企业和社会提高效率、节省成本，正得到越来越多的技术人员、管理人员的关注和探索。笔者结合工作经历，对将视频会议系统应用于“在线”开标进行一些有益的实践，希望相关经验和做法有益于大家开展类似工作进行参考，有益于大家对进一步创新工作思路进行深入广泛探索。