科研院所进口仪器设备采购的风险防范与管理优化

李加宏， 赵 鹏， 张寿彪， 陈俊凌

（中国科学院合肥物质科学研究院，合肥 230031）

0 引 言

随着承担的ITER、CFETR计划等国内外合作项目的开展以及“十三五”国家重大科技基础设施项目聚变堆主机关键系统综合研究设施的开工建设，我所科研经费的规模和复杂性与日俱增，对于仪器设备的技术指标与精度要求也越来越高，直接体现在一些高端、单台套价值较高进口仪器设备的采购数量和金额都呈逐年增长态势。与国产设备采购相比，进口仪器设备采购业务流程更为繁杂，参与的责任主体多，因此对进口仪器设备采购过程中关键环节存在的潜在风险进行分析并加以防范，是科研院所采购管理部门面临的重要问题。同时优化进口仪器设备采购的流程、推进信息化建设与协同管理等科学管理模式，对降低采购风险、提高采购效率、节约科研经费有着重要的现实意义。

1 进口仪器设备采购特点及工作流程

为了促进科学研究和教育事业的发展，财政部、海关总署、国税总局于2007年联合颁布了《科学研究和教学用品免征进口税收规定》（财政部令〔2007〕第45号）［1］，并于2011年下发了关于修改《科技开发用品免征进口税收暂行规定》和《科学研究和教学用品免征进口税收规定》的决定（财政部令〔2011〕第63号）［2］，明确了科学研究机构和学校，以科学研究和教学为目的，在合理的数量范围内进口国内不能生产的科学研究和教学用品，直接用于科学研究或者教学，免征进口关税和进口环节增值税、消费税。为深入实施创新驱动发展战略，发挥科技创新在全面创新中的引领作用，规范科学研究、科技开发和教学用品免税进口行为，财政部、海关总署、国税总局于2016年联合发布《关于“十三五”期间支持科技创新进口税收政策的通知》（财关税〔2016〕70号）［3］、《关于公布进口科学研究、科技开发和教学用品免税清单的通知》（财关税〔2016〕72号）［4］，对科研院所进口免税仪器设备提出了更为明确与严格的管理要求。

科研院所的进口仪器设备采购与常规采购工作相比，其特殊性主要体现在：①进口仪器设备采购政策性强，除了需要遵守各种采购相关法律法规，还要把握好海关规定的减免税管理办法，同时还需遵从国际贸易惯例和习惯。②涉及业务责任主体多，除了科研院所内部的课题组采购人、采购与资产管理部门、财务部门等，还有外贸代理公司、设备生产制造与销售商、运输公司、银行、报关公司、海关、出入境检验检疫部门等主体单位。③业务流程繁杂且手续多，如签订代理协议、外贸合同、合同款项支付、减免税申报、到货清关、验收与安装调试、付汇及核销等10余个环节。

根据海关总署于2008年底颁布的《中华人民共和国海关进出口货物减免税管理办法》（海关总署第179号令）［5］，结合科研院所的内部采购管理制度，采购进口仪器设备采购业务流程如图1所示。

图1 科研院所进口仪器设备采购业务流程图

(1)采购前工作。课题组结合科研工作需要与经费预算，对拟采购的进口仪器设备进行市场调研并组织专家论证，拟定技术与商务、安装调试、质保等要求，并向采购管理部门提交采购申请。

(2)采购流程。采购管理部门根据课题组提交的采购申请开展相应的采购流程［6］。大于政府采购限额标准的进口设备进行专家论证及财政部备案，达到公开招标限额标准的开展公开招标或变更采购方式的程序［7］。

(3)合同的签订与履约。采购结果确定后，与外贸代理公司签订代理协议，委托其与设备供应商签订外贸采购合同，并按照合同条款进行合同的执行与履约。

(4)减免税申报。根据国家的减免税政策与申报程序［8］，填报进口仪器设备减免税所需要的材料。对于机电产品办理机电产品进口许可证，对政策上不能减免的货物如实申报。

(5)到货与清关。进口仪器设备到货后办理清关、内陆运输、验收以及款项支付工作。

(6)验收与使用监管。进口仪器设备到货后的验收及固定资产的建档与管理，并按照海关规定进行后续监管及提交使用状况报告书。

2 进口仪器设备采购环节的风险分析及防范措施

2.1 进口仪器设备采购及减免税政策风险

进口仪器设备采购及减免税涉及许多法律法规和政策规定，海关对进口免税的条件、范围和用途及物资分类有明确的规定，不但列出了16大类享受进口科学研究、科技开发和教学用品减免税政策的货物清单，而且规定国内已经引进国外技术并且能够大量生产，能够满足国内需要的仪器设备，或者国家已经正在大量投资，需要适当保护使其得到正常发展的仪器设备，以及进口征税率已基本合理的货物，均取消减免税优惠政策［9］。尤其是近几年来随着国际形势变化以及国内相关行业的发展，国家的外贸政策一直处于动态变化与调整中。

因此，科研院所的采购管理部门应该密切关注时势动态，掌握进口仪器设备采购及减免税的政策走向，防止因政策原因导致设备无法进口采购、无法享受减免税政策、加征关税导致采购成本增加等风险，同时也应该了解国内相关行业的发展，积极寻找国产化替代的采购方案。这对于缩短采购周期、降低科研经费成本、提高科研效率等具有积极的作用。

2.2 外贸代理公司与设备供应商的诚信风险

诚信风险即合同一方缺乏诚信而导致合同无法顺利履行的风险，主要来自外贸代理公司和设备供应商。科研院所一般没有独立的进口业务经营权，无法直接签署外贸合同，需要与具有资质的外贸代理公司签订代理协议，由其代表科研院所与设备供应商签订进口外贸合同。科研院所将合同款项支付给外贸代理公司，外贸代理公司再向设备供应商开具信用证或电汇付款。一旦出现外贸代理公司挪用合同款项风险、单证不符或货证不符的信用证风险、设备供应商交付的货物规格与采购需求不符等，科研院所将承担很大的经济损失。

因此，需要加强外贸代理公司、设备供应商的遴选与考核，通过对主体资质、履约能力等方面的审查，择优选用外贸代理公司。同时建立考核制度与等级评价体系，将信誉差、履约能力差的设备供应商列入不合格名单，最大限度地控制进口仪器设备采购过程中诚信风险。

2.3 汇率波动风险

在全球金融、经济一体化的时代背景下，诸如中美贸易摩擦、国际石油价格波动、国家货币政策等社会和经济问题的不断爆发，使得科研院所的进口仪器设备采购业务承受相当大的汇率波动风险。从课题组制定采购经费预算到采购合同签订再到货物到货后的本外币决算这一较长的时间周期内，人民币汇率变动对进口仪器设备的价格、运输费用、保险费用等采购成本有着直接的影响［10-12］。

面对无法预测的人民币汇率风险，科研院所在开展进口仪器设备采购时可采取以下措施有效规避汇率风险：①合理编制采购预算，避免因超采购预算而取消采购项目的情况发生，降低汇率波动对科研项目预算有效执行的影响。②合理选择结算币种，尽量选择汇率波动小的结算币种并根据汇率趋势采用“提前”或“错后”的方式进行外汇结算［13］。③合理安排采购计划，分散年度内采购执行时间，避免集中在同一时间段内进行采购，平衡全年度内汇率波动而导致的损失。

2.4 免税仪器设备的后续监管风险

近年来，科研院所采购的进口免税仪器设备的数量急剧增加，海关也加强了后续监管与处罚力度，对免税进口的仪器设备擅自转让、移作他用或者进行其他处置，1年内不得享受税收优惠政策；依法被追究刑事责任，3年内不得享受税收优惠政策［14］。

科研院所的固定资产管理部门需加强思想认识与制度管理，建立严格的进口仪器设备责任监管与责任追究制度，分级落实资产管理部门、课题组和实际使用人的管理职责，依法做好进口免税仪器设备的后续管理，严格按照《免税进口科教用品管理办法》规定，在3年的海关监管期内，对进口免税仪器设备进行不定期地使用情况抽查，实现对免税进口仪器设备的动态管理。按照免税申报时指定的地点、原定用途使用免税进口设备，并于每年第一季度向海关提交《减免税货物使用状况报告书》。因科研工作需要而临时移出监管范围或离开本地海关监管范围，及时向海关申报核准或办理异地监管。转移产权归属，办理结转手续。因各种原因退运出境，凭出口报关单申请解除监管［15］。

3 进口仪器设备采购管理的优化措施

3.1 完善规章制度与业务流程，提高管理人员业务水平

享受减免税政策是节约科研经费的重要途径，同时进口仪器设备采购与管理也是一项政策性与技术性很强的工作，因此，不断完善规章制度，规范进口仪器设备采购的业务流程，加强管理人员的学习培训，提高业务水平和职业素养是做好进口仪器设备采购管理工作的根本保障［16］。

（1）加强法律法规的学习与理解，掌握国际贸易业务的相关规则，依法按章开展采购业务。

（2）重视进口仪器设备的验收环节，在有效索赔期内严格按照合同约定完成开箱验收与技术验收，验收内容要详尽并形成验收报告。

（3）开展各类业务培训，熟悉购置的仪器设备性能与特点，了解该类新产品的技术与研发现状，做到与时俱进，满足采购过程中的相关专业知识的需求。

3.2 明确权利与义务，加强各责任主体之间的沟通协作

进口仪器设备采购涉及的责任主体多且采购周期相对较长，除了科研院所内部的各科研与管理职能部门外，还包括外贸代理公司、供应商等诸多的外部责任主体，任何环节的沟通不畅或协作出现问题都将导致进口仪器设备采购工作难以顺利开展。

明确各责任主体的权利与义务，并对流程中各环节进行协作配合与监督，起到相互促进作用。课题组根据科研项目要求，负责采购前的论证与采购申请填报工作，并负责到货后的技术验收。采购管理部门作为采购工作的执行部门，负责采购业务流程的开展及外贸代理的委托，出具免税申请函并协助完成开箱验收、外贸合同的纠纷与退换货等事宜。外贸代理公司负责全部的对外业务。项目管理部门与质量管理部门参与监督进口仪器设备的采购与验收等。各责任主体应定期召开沟通会议，及时解决遇到的问题，从而保障进口采购工作高效、保质、保量完成［17］。

3.3 开发进口仪器设备管理平台，实现有效进度与档案管理

进口仪器设备采购业务涉及环节多，信息复杂，每个环节的时效性很强，同时各环节之间也具有一定的关联性。因此，开发进口仪器设备管理多方工作平台［18］，明确采购管理人员与课题组、外贸代理公司、设备供应商需办理的事项与时间要求，实现对各业务环节的进度与办理时限管理，全面提高执行效率［19］。

每项进口仪器设备采购业务均会产生外贸代理协议、外贸合同、技术协议附件、减免税委托书、免表、用途说明等10余份纸质材料，通过管理系统对所有纸质材料进行电子化分类存档，方便在验收、报销、进口免税申报等后续工作的检索查阅与下载的同时，也保证了进口仪器设备采购档案的准确性与完整性［20］。

4 结 语

进口仪器设备在科研工作中发挥着举足轻重的作用，对科研院所采购进口仪器设备的工作进行深入探索与研究，有着重要的现实意义。本文通过对进口仪器设备采购过程中的风险进行分析并加以防范与规避，并在业务开展过程中，通过不断完善规章制度、提升工作人员业务水平、优化业务流程、加强各责任主体间的沟通协作，推进信息化建设，实现对进口仪器设备采购业务的科学化管理，提升采购效益与效率，更好地为科研工作服务。