高校实验室建设项目过程管理探究

赵 云， 任光辉， 付晓宁， 郑树桐

（中国民航大学国有资产及实验室管理处，天津 300300）

0 引 言

高校实验室是开展实验教学、科学研究的实习场所，是高校教育的重要组成部分，是高校的基本办学条件之一，是衡量高校办学水平、科研能力的一个重要标志。随着高校逐步加大推进向双一流建设和发展，教育资金投入的增加，实验室建设规模和体量呈上升趋势。如何建好实验室，实现人才培养、科学研究、社会服务作用，充分发挥投资效益，一直是教育管理部门和高校实验室管理部门工作者思考的课题［1-3］。多数高校将项目管理引入实验室建设，以项目的形式实施实验室建设，在实际管理中取得了成效［4-5］，也遇到了诸如建设项目人员职责分工不明确、实验室建设项目实施过程中缺乏有效监督、项目无法预期完成等问题［6］。根据实验室建设项目的特点及过程中遇到的不良因素，提出实验室建设项目全过程管理的举措，行之有效地保障实验室建设项目开展。

1 高校实验室建设项目的特点

项目是在达到满足实践、费用和资源等约束条件的前提下，通过实施一系列相互协调和控制的活动，实现项目目标的独特过程。它具有明确的开始日期和结束日期。主要有以下特征：时限周期性；目标确定性；唯一性；不确定性［7］。实验室建设项目与一般建设项目相比，有相同点，也有其自身的独特性。

(1)整体的系统性。实验室建设项目是一项综合性很强的系统工程［8-9］，既涉及专业与学科建设相关的硬件建设，也涉及制度建设、课程体系改革、实验教学队伍等软件建设［3］；既有实验用房资源的调配，也有相关经费的支持，各个建设过程都是相互联系，要统筹考虑。

(2)内容的前瞻性。实验室建设项目是为实现学校未来教学计划及学科发展方向的总体计划而做出的投资，不管是在资金还是人力资源方面，对于实验室建设项目给予支持，以期在项目完成后，实现人才培养、科学研究、知识创新的功能。在购置仪器和实验技术方面均具有前瞻性。

(3)影响的持续性。大多数工程建设项目是不可逆的，存在一次性特征。不同于一般建设项目的是，实验室建设项目只是学院总体实验室建设发展中的一个子环节，受学校实验室建设规划的制约［3］。这一环节进展的好与坏，对下一步规划会有一定影响。

(4)成员的临时性。为了适应教学改革、学科发展，进行实验教学改革创新，优化配置、整合资源，项目组成员不一定为同一课题组，可能是跨学科跨学院的组合。这些成员是临时组建在一起的项目组，随着项目的结束，成员回归到各自的领域或学院。

(5)管理的复杂性。实验室建设项目涉及的管理单位多、业务流程多。比如立项申请、采购审批、设备验收、支付货款、项目验收、资料归档等，环节和程序多，经办人员多，管理复杂，建设进程难以把控。

2 高校实验室建设项目全过程管理的意义

就实验室建设项目的特点，在实际管理过程中涉及的层面较多，具有较强的复杂性和综合性［10］。项目在实际实施过程中经常会遇到一些不可预见的事件，这些事件会影响项目进展，在实验室建设项目管理过程中加强每个阶段具体环节的把控，从项目立项、设备采购、资金执行、管理模式等方面采取有效措施，加强项目过程控制，为实现项目目标而做出贡献。通过对项目建设进行全过程管理，项目组定期汇报实验室建设进度，实验室主管部门掌握实验室建设过程中存在的问题，做好协调工作，及时调整项目资金投入和进度安排，以保证实验室项目建设顺利完成。及时掌握和解决问题，强化实验室建设项目“立项论证、过程监控、验收考评”的管理流程，有利于推进实验室建设工作的制度化、规范化、科学化，可促进建设任务如期有效完成。

3 影响实验室建设项目的因素分析

高校实验室建设项目作为项目，分为计划、启动、执行、结束四大程序，为科学的计划、控制完成项目目标，一般按任务细分为各个阶段。将实验室建设项目管理分为项目申报、项目立项、项目启动、项目实施、项目验收、项目考评六大阶段（见图1）。

图1 实验室建设项目全过程管理流程

3.1 前期调研未到位，项目不通过

在项目申报阶段，个别教学单位不重视，前期调研不足，形成的需求报告可行性差、对设备型号、技术参数、价格、位置摆放、后续运行保障等很多方面表述不清，最后导致项目申报不通过［11］。

3.2 论证不充分，项目执行困难

(1)建设计划缺乏较为长远规划。学院在做实验室建设规划时，未做长远规划，尤其是对实验内容、教学任务的规划按当前学生数来计划，导致项目建设到一半时，发现学生人数的调整，教学任务增加，仪器台套数明显不足，项目不得不调整方案。有的项目论证时未考虑实验室用房规划的问题，项目论证通过了，但房屋调整了，没有地方建设，导致项目无法实施。

(2)盲目跟风。实验室建设中存在一个误区——跟风现象。别的学校建设了什么样的实验室，也要建同样的实验室。尤其是在基础教学需要尚未满足，师资匮乏，场地不足的情况下，上马一批缺乏合理论证、缺少课程支撑，导致实验室的建设脱离了课程架构，扰乱了实践教学秩序［12］。另外存在资金浪费，项目未经过充分调研盲目执行，导致项目收益无法达到预期，资金大量浪费甚至项目失败。

3.3 项目内容及责任不清楚，随意变更项目内容

项目立项之后，由于项目组人员多且为临时组成，在执行采购、设计实验方案时，部分参与人并不熟悉项目的内容及目的，或项目负责人为了简化程序，在立项之后随意变更项目采购设备或实验技术内容。

3.4 项目参与人水平参差不齐，增加项目不确定性

实验室建设项目是一个复杂的工程，项目完成需要多部门多人齐心协力共同促成。整个项目的参与人有项目组成员、学院管理人员、学校相关职能部门工作人员及相关的领导，在技术上和沟通能力上的参差不齐，为项目增加了很多沟通成本。有的项目人员分工很明确，有负责采购、报销、技术、总协调的及负责写材料的，各司其职，沟通也顺畅；有的项目则是谁有时间谁办理，单办理资产分期入账一件事多人负责，来来回回，既不了解前因，又不了解后果，延长了项目的时间；更有甚者，不沟通，遇到问题，项目停滞不前，没人过问也没人提，到最后资金结算或是项目验收时，才发现问题。

3.5 周期长，项目建设进度掌握较难，项目收尾困难

项目从立项到建设完成，周期长，涉及设备多，由于市场价格波动等原因，在执行过程中难免会有改动；各部门只负责项目建设的一部分，无法从全局来统筹，比如设备采购环节的不确定性，设备验收环节的拖后，影响支付货款；如项目组成员公派出国、岗位调动等，人员变更工作未交接等均会造成项目收尾困难。

4 高校实验室建设项目全过程管理举措

4.1 建立管理体系，科学分工

针对实验室建设项目系统性强，管理复杂性，首先建立管理机制，加强实验室建设项目在各个环节的管理力度和执行效率。在学校实验室管理委员会的指导下，根据项目各阶段的特点及各个部门职能，对各个部门进行分工，同时实验室主管部门总统筹建设项目，参与全程。从管理角度将各阶段的责任单位主要任务及可考量的结果进行划分，具体内容见表1。

表1 实验室建设项目各阶段各部门分工

4.2 统筹论证，加强规划

把好论证关，让不合理的项目在立项阶段就无法通过。立项论证是明确和细化项目建设目标的必要措施之一［13］。学院申报时应充分考虑专业学科规划，实验用房、人才、课程设计等资源，学校在组织论证时，合理规划、保证重点、突出效益，根据自身建设总体规划、人才培养计划、学科发展方向、实验教学改革需求等对项目进行“投入产出比”和“成本效益”分析［14］。在规划时房屋、人才资源要统筹考虑，对于目前房屋资源紧张、授课教师不足、研究人员短缺的项目，应予以暂缓建设。为防止重复购置，资源浪费，对10万元以上设备进行可行性论证，从校级层面对全校的仪器设备购置进行量的把控，减少小而杂的实验室建设项目。

4.3 明确责任，提高效益

在项目建设过程中，项目实施阶段最容易产生问题，采购时间、技术发展和人员管理的不确定性等，特别容易出现项目内容及责任不清楚，随意变更项目内容。在实际管理过程中增加了一个项目启动阶段，这一阶段的主要内容就是签订实验室建设责任合同，签订责任合同后，下达建设任务的同时下拨支持经费。结合学校的管理机制，实验室主管部门代表学校，项目组直接归属单位是二级单位，双方签订责任合同，明确在实施过程中各自的责任。同时明确项目责任人、执行人，项目预期成果，设备购置清单，建设进度，人员分工，支持经费等信息，这样，因项目成员的临时性带来的人员管理难、水平参差不齐导致项目不确定性增加的问题得以解决。

4.4 加强协作，理顺沟通

实验室建设项目中涉及人员多环节多，参与项目的部门、人员要加强沟通，注重协作，各部门根据在项目中的分工优化本部门的管理流程和业务流程。实验室建设项目立项后，由教务部门将论证通过的实验室项目及批复的金额转交实验室主管部门，由实验室主管部门组织签订责任合同，下达实验室建设任务启动项目，财务处下达资金。同时将项目中购置设备的清单移交一份给招采部门，招采部门根据采购内容选择采购方式，与实验室建设项目单位沟通购置顺序。签订合同时，在合同管理系统中，实验室建设项目审核流程经实验室主管部门、财务部门。设备到货后，组织验收，资产主管部门入库，财务支付资金。实验室主管部门根据责任合同建设进度进行项目验收，给出验收结论，最后与项目建设单位根据项目的情况做考评，总结经验。各个环节部门衔接通过校园网通知公告或办公留言，必要时开专项协调会，比如2019年召开实验室建设项目采购协调会。

4.5 建立动态管理机制

动态管理包括两部分，一部分是动态调整，一部分是动态监管。首先关于动态调整，在项目实施过程中因为项目周期、技术发展、市场设备供求、人员变更、规划变更等情况，可能发生的调整事项有单位调整、人员调整、研究范围调整、预算调整等［15］。在不影响建设目标的前提下，应该允许一定范围的调整［16］，同时责任合同相应的要发生变更。《中国民航大学实验室建设项目管理办法》根据调整资金比例划分审批权限，调整资金在批复金额10%以内由归属单位出具意见，实验室管理部门审批；超过10%的需要由教务／学科、财务、实验室管理部门会签并报主管校领导审批。对于单位调整、人员调整等，由归属单位同意之后报实验室主管部门、教务或学科部门会签；研究范围调整、设备购置调整需要进行专家论证之后，再由教务／学科、财务、实验室管理部门会签报主管校领导审批。

动态监管通过实验室主管部门按季对项目进行资金执行情况及项目进展的统计，及时根据项目进展情况调整资金和进度。部分项目采购执行完毕，批复金额尚有结余，可及时对项目余额进行回收，统筹进行二次分配，客观上保障了资金执行率。

5 结 语

高校实验室建设投资金额高、管理部门多、参与人员广、持续时间长、见效周期慢，认真做好项目建设每一步，在过程中实施有效监督，建立动态管理机制，理顺管理流程，确保建设任务顺利完成，充分发挥投资效益，是高校实验室主管部门工作人员需要在实际工作中不断摸索和总结。做好实验室建设项目效益管理和评价，以推进高校实验室建设发展。