行政事业单位固定资产管理风险及内控措施分析

2021-06-23张乐

商业文化 2021年13期

张乐

对固定资产的有效管理是行政事业单位财务工作的重心所在。但在实际管理中，仍然存在部分行政事业单位对资产管理的认知不到位、制度不完善、执行不规范等问题，或多或少影响着单位的运行效率，也容易产生风险隐患。本文就如何进一步强化固定资产管理进行了详细的分析。固定资产具有价值较高、年限较长的特质，是保障行政事业单位正常开展业务活动、履行社会管理职能的基础，强化固定资产风险管控与规避管理意义重大。本文根据新《政府会计制度》《行政事业单位内部控制规范（试行）》、财资〔2020〕97号文件精神，结合行政事业单位固定资产管理实际，从实践中发现的问题入手、深剖成因，提出完善制度建设、强化内控管理等建议，进而建立起合理科学的固定资产管理体系，从而促进行政事业单位有效健康运行。

行政事业单位固定资产概念

根据《政府会计制度》规定，行政事业单位固定资产是行政事业单位为满足自身开展业务活动或其他活动需要而控制的，同时满足单位价值高于1000元、使用年限超过一年，并在使用过程中基本保持原有物质形态等条件的国有资产。按资产性质和用途不同，可将其分为房屋及构筑物，专用设备，通用设备，文物和陈列品，图书、档案，家具、用具、装具及动植物六类，分别适用不同的折旧年限和折旧方法。

行政事业单位固定资产管理存在的问题

固定资产管理认识不到位

一是部分单位的负责人对资产管理的重要性认识不足。由于行政事业单位的经费主要来自财政资金，再加上新《预算法》实施前的“粗放型”经费管理模式等历史因素影响，部分单位的负责人在资产管理上存在“重购置轻管理”的错误观念。一方面不断申请追加财政资金投入，新建或新购置资产设备，提前更新尚能使用、未达报废年限的资产，产生资产闲置浪费；另一方面对已购进的资产管理不到位，长期不清点盘查资产，致使家底不清、账实不符，增加了监管难度。二是部分单位的内部管理人员将资产管理看成是财务一个部门的工作，在执行过程中打折扣、落实不到位，造成资产管理脱节。

固定资产管理制度不健全

自2019年实施新《政府会计制度》以来，财政部门制定了系列制度加强顶层设计，特别是财资〔2020〕97号文件的出台，初步形成了以部门规章为核心、辅以配套政策文件的行政事业单位国有资产管理制度体系，推动行政事业单位国有资产管理体制改革不断深入。但在预算单位层面仍存在管理制度不健全的情况，主要表现为：一是存在部分预算单位未单独制定管理办法，只是简单套用财政部门或上级主管部门制度，无法满足实际管理需求；二是部分预算单位没有紧随新《政府会计制度》及时制定或修订本单位固定资产管理办法，仍沿用滞后的老旧办法；三是尽管某些预算单位制定或修订了符合新《政府会计制度》精神的管理办法，但存在相关制度割裂分散和衔接不足的情况，不利于维护制度的统一性。

固定资产管理制度执行不规范

现实中依然存在部分行政事业单位“重制度轻执行”的情况，致使制度形同虚设，无法发挥管理资产、规避风险的作用。这一点，在实践中突出表現为内部控制建设流于形式、内控意识薄弱。虽然按照《行政事业单位内部控制规范（试行）》等要求制定出本单位的具体管理办法，设置不相容岗位，明确相关职责权限，强化资产购置、管理、使用、处置等关键环节管控。但仅将其作为应对监督检查的挡箭牌，并未真正落地执行，仍将资产管理看成是财务一个部门的工作。这样无形中增大了单位负责人对资产分配、处置的随意性，容易产生资产管理风险隐患。比如，按规定行政事业单位需定期清查盘点固定资产，每年至少一次，但在实践中仍有单位未落实该项要求。

固定资产管理系统与其他系统衔接不畅

目前行政事业单位使用资产管理信息系统实现固定资产的电子化管理，包括资产的基础信息、折旧方法、折旧年限、出租、出借及资产处置等内容。该系统由财政部建立、地方财政部门按照财政部数据规范个性化开发，能够实现预算单位与财政部门以及各级财政部门之间的系统对接和数据转换，实现了数据的纵向联系。但是该系统尚不能实现与账务系统、预算系统、决算系统的有效接轨。不仅在数据转换方面需要花费更多的人力、物力，而且因各系统数据不同步容易出现差错，不利于资产的有效管控。

加强行政事业单位固定资产管理的建议

内部控制是维护行政事业单位内部管理秩序、提升内部管理效能的重要制度保障和有效途径。针对当前固定资产管理存在的问题，本文从加强内部控制角度出发，通过完善制度建设、规范管理流程、创新技术、提升业务人员素养和建立监督评价机制等方式，推动行政事业单位固定资产管理有序发展。

完善制度建设

行政事业单位应建立健全内部管理机制，保证固定资产管理过程中有“法”可依，而此“法”为单位内部管理制度。一是“量体裁衣”设计自身管理制度。行政事业单位应在遵循法律法规、规章制度的大前提下，结合自身资产管理实际，特别是各职能部门、岗位职责及资产管理关键环节等方面，细化制定符合内部管理需要的制度办法，真正将内部资产管理落实到购置、管理、使用、处置等过程中。二是“与时俱进”修订完善管理制度。尽管在一段时间内制度具有一定的固定性，但并不是一成不变的。随着经济社会发展、法律法规的出台等因素的变化，以及在实际管理中发现的新问题、新情况，单位须及时修订完善相关管理制度，使其更好地发挥监督作用。

强化制度意识

从根本上来讲，资产管理制度执行不规范主要原因就是思想认识不到位，只有通过加强领导干部、职工的制度意识，才能推动管理制度落地执行。一是单位负责人要带头学习制度、遵守制度，在“学懂、弄通、做实”上下功夫，充分认识到资产管理制度的重要性，起到执行制度的模范带头作用。二是加强对单位职工的制度培训，使其正确认识资产管理制度的重要意义，不断增强使命感、责任感，充分发挥作为单位管理参与人的主动性，自觉参与单位内部资产的日常管理。

加强业务培训

制度的生命在于执行，人的因素起关键作用。一是加强财务管理人员业务理论学习。新《预算法》、新《政府会计制度》等系列法规制度出台，对行政事业单位固定资产管理提出了全新要求，财务管理人员要着重加强新会计制度在核算方式、核算科目及计提折旧等内容上的重要变化，不断提升处理固定资产的业务能力。二是建立新入职员工业务培训机制。作为固定资产的最终使用人，职工作用在资产管理环节不容忽视。通过对新入职员工开展业务培训，使其掌握資产购置申请、日常管理、清查盘点、报废处置等业务流程，有助于实现明职责、重执行。三是选拔专业人才，强化内控人员业务能力。

运用智能化信息管理技术

随着科技发展，云计算技术、互联网技术、大数据应用等都得了到了长足发展，智能化信息管理技术日趋成熟，并将在未来成为实现资产管理的强大助力。一是借助现代化技术手段，实现财务管理系统间的“横向衔接”，使资产管理系统与账务、预算、决算、政府采购等实现互联，实现资产信息在各个相关系统共享、同步。二是探索开发行政事业单位的ERP系统（企业资源计划系统），设置资产购置、库房管理、分配使用、报废处置、财务管理等岗位，并赋予相应的权限，致力于资产信息在单位内部的畅通传输，实现资产管理一体化、资产使用优化，也相应减少资产闲置和重复购置的情况。三是通过系统互联实现资产信息共享，不仅有利于监管部门的监督检查，及时发现风险隐患，而且也为统一调剂调配闲置资产、实现资产效益最大化奠定了基础。

建立内部固定资产管理绩效评价体系

绩效评价工作是指运用科学的监督标准和分析方法，对资金资产使用全过程进行客观、公正的监督，旨在发现问题、提出针对性整改意见，切实提升资金资产使用效益。建立内部固定资产管理绩效评价体系需要注意以下几点：第一，重点围绕保障的需求、管理能力水平和运营的效果等三个方面搭建体系；第二，合理评估、科学确定绩效目标，该目标要体现出资产使用部门或人员的固定资产“投产比”；第三，细化设置科学合理的具体指标，须为体现出固定资产使用配置是否合理合法，且具备一定的代表性；第四，聘请专业资产评估机构，确保评价体系的科学、严谨；第五，注重奖惩考核，引导固定资产合理、有效管理使用。