探析事业单位会计档案的信息化管理策略

林泓钰

摘  要：现阶段，科学技术发展速度日益加快，互联网和计算机技术的应用越来越广泛，可以说信息化时代已经来临。在这一形势下，档案管理面临着良好的机遇和巨大的挑战，面对不断增长的社会需求，传统的档案管理模式已无法较好地满足。所以，今后事业单位的一大发展趋势就是加强会计档案信息化管理。但现阶段，诸多事业单位在开展会计档案信息化管理方面均表现出各种各样的问题。对此，该文主要阐述了会计档案信息化管理的重要性，同时对当前事业单位会计档案信息化管理中存在的问题提出了相应的解决策略，以供参考。

关键词：事业单位  会计档案  信息化管理  重要性

中图分类号：G27           文献标识码：A            文章编号：1672-3791（2021）02（c）-0107-03

Probe into the Information Management Strategy of Accounting Archives in Institutions

LIN Hongyu

（Xiamen Institute of Industrial Technology， Xiamen， Fujian Province， 361000 China）

Abstract： At this stage， the development of science and technology is accelerating， the application of Internet and computer technology is becoming more and more extensive and the society has entered the information age. Under this situation， archives management is facing good opportunities and huge challenges. The traditional archive management model can no longer satisfy the increasing demand. Therefore， the information management of accounting files in public institutions has become the general trend in the future. But at this stage， many public institutions still have many problems in the management of accounting file information. In this regard， this article mainly expounds the importance of accounting file information management， and at the same time puts forward corresponding solutions to the problems in the current accounting file information management of public institutions for reference.

Key Words： Public institutions; Accounting files; Information management; Importance

随着我国事业单位的不断发展，单位内部的工作内容和工作流程越来越繁杂，尤其是在事业单位的会计档案管理中，需要诸多部门积极合作才可以有效整合相关资料，进而为之后顺利开展各项工作提供重要参考依据。而传统的事业单位的会计档案管理已经难以使现代化事业单位的发展需求得到满足，所以事业单位需要积极改革。新时期快速发展的信息化技术，给事业单位提供了良好的发展机遇，使之能够更好地开展会计档案管理工作，其可以借助调查事业单位的实际需求，运用信息技术创新事业单位会计档案管理工作，顺利实现会计档案信息化管理的目标。

1  会计档案信息化的特点和重要性

1.1 会计档案信息化的特点

首先，会计档案信息化载体多种多样。传统的会计档案主要为纸質材料，是对财务进行记录和反应的重要证据和资料。会计电算化实施以后所形成的会计档案，不仅将传统意义上的纸质会计档案保留了下来，同时还囊括了在计算机硬盘等存储介质中存储的会计数据。其次，表现形式较为特殊。传统的会计档案具有较强的直观性，主要保存形式为书面纸质，在对会计档案信息进行查看和利用的时候，可以不使用任何技术手段[1]。但其只记录了少量的信息，却占用了较大的空间，查找数据时较为麻烦。信息化会计档案必须基于特定的计算机软硬件环境才可以使用，对计算机系统具有很强的依赖性，但记录了诸多信息量，占用空间不大，可以十分便捷地查询相关数据，同时保管难度小。最后，会计档案信息容易处理。会计信息化档案因为会计信息的数字化，促进了会计档案利用效率显著提升，为会计档案信息的资源共享提供了方便，但同时也会将档案被泄密、破坏和篡改的风险加大。

1.2 会计档案信息化管理的重要性

1.2.1 增强档案管理的充分性和安全性

在会计档案信息化建设过程中，会建立健全一套档案管理计算机信息系统。该系统有助于提升档案利用率，使档案管理工作流程更加规范，先进性增强，同时满足档案信息管理的需求。不仅如此，还可以将实际情况结合起来进一步增强档案系统软件的功能，这对构建健全的内部控制制度极为有利，进而使档案更加安全。

1.2.2 有利于促进管理和服务质量的提高

针对事业单位的会计档案采取信息化手段进行管理，简单来说就是把所有的方案信息均储存于计算机设备中，如此既可以促进空间利用率提升，同时也能够显著提升工作效率，为工作人员提供方便，使其可以迅速查找信息，并能最大化控制档案丢失问题，做到快速、便捷地传输和复制档案。现阶段，工作人员需要处理诸多档案信息，但把信息化计算机系统积极运用到档案管理工作中，对高效开展档案工作极为有利，是今后档案管理工作的大势所趋[2]。

2  当前会计档案信息化管理存在的问题

2.1 信息化意识不足

不断推进的信息化建设，促使诸多事业单位纷纷采用信息化手段开展会计档案管理工作，但部分事业单位仍存在忽视信息化建设的思想，并未切实落实单位的信息化建设，缺乏主动意识，进而造成单位会计档案信息化速度和时代发展难以保持同步，不能使新时代需求得到满足。诸多档案管理工作人员仍采用的是人工管理和手工书写的方式，他们认为档案管理工作十分枯燥、信息量大、数据多，但要他们用信息化手段管理档案，必然会改变人员配置和工作要求等，很多档案管理人员难以接受[3]。

2.2 急需完善信息化档案管理制度

在现代事业单位会计工作中，最重要的一项内容就是会计档案管理制度体系，其完善与否至关重要，是档案信息化管理工作顺利开展的重要支撑。据相关实践证实，一些事业单位和自身实际情况相结合，对个性化、差异化和系统化的信息化档案管理制度体系进行构建，但缺乏科学、合理的制度依据，影响了档案管理工作的有序开展，造成会计档案管理工作缺乏可以参考的依据，在具体实施过程中表现得较为随意，缺乏目的性。而且由于信息化档案管理制度的不健全，一些单位仍采用保守、落后的档案管理思维和方法，让档案信息的可靠性和真实性有待考证，完全违背了目前事业单位会计工作的发展要求和趋势[4]。

2.3 亟待加强安全系数

会计档案信息化有助于提升档案管理工作效率，但电子档案的形成也使得安全方面的隐患越来越显著。部分管理人员在对数据进行收集、储存和整理时，由于自身缺乏较强的保密意识，留下了严重的安全隐患，极大地影响到了后期档案信息管理工作的顺利开展。此外，如人为泄密、系统故障、黑客攻击、断电事故等突发事件，均会导致安全隐患产生。这些隐患的出现也和会计档案管理软件自身所存在的问题有很大关系，包括适用性不好、专业性不强等，这些都会严重影响事业单位会计管理工作的信息化建设进程[5]。

2.4 会计档案管理人员自身素质不高

电子会计档案虽然主要以计算机系统为载体，但也需要人工管理和配合。现阶段，我国已步入信息化社会，社会各界也正竭尽全力展开社会主义现代化建设，应用信息技术已成为大势所趋。我国会计电算化正处于发展初级阶段，能够熟练掌握电算化知识的档案管理人员仅有很少一部分，大多均不能正确、熟练操作。而专业的档案管理队伍对会计档案信息化管理的顺利开展至关重要，部分管理人员知识匮乏、能力较弱，因为忽视会计档案管理，造成会计档案管理工作由他人兼任的情况较为普遍，这些人员的综合能力较差。所以，要想促进事业单位会计档案管理水平提高，必须先将会计档案管理人员的综合素质提高。

3  加强强化会计档案信息化管理的对策

3.1 树立信息化优先的档案管理理念

更新思想观念，接纳新事物并非短时间就能实现的，在此过程中也会遇到诸多问题。对此，就要求事业单位档案管理人员将自身思想观念不断更新，把档案信息化建设工作切实做好，深刻认识到信息化建设在会计档案管理工作中举足轻重的位置，切实做好相关财务管理工作，同时使账目的完整性和清晰性得到保障。针对会计档案信息化管理，加强培训、教育和宣传，鼓励档案管理人员积极投入到信息化建设中，把会计档案信息化管理工作当作事业单位的发展方向和目标[6]。会计档案管理人员要积极摒弃传统观念，明确发展方向，与时俱进，促进自身工作责任感增强，最终顺利实现会计档案信息化管理的目标。

3.2 建立完善的信息化档案管理工作制度体系

事业单位的会计工作，离不开完善的信息化档案管理制度体系，只有建立健全信息化档案管理工作制度，积极优化创新其机制体制，才可以促进事业单位会计信息化档案管理实效性的提升。新形势下，事业单位会计档案信息化管理并非短时间就可以实现的，需要长时间的坚持[7]。应和信息化发展脚步保持一致，不断完善和调整会计档案信息化管理制度体系，第一时间修订制度體系，确保其符合事业单位会计工作的实际情况，满足信息化技术发展要求，并和经济社会发展规律相一致，明确告知各环节、步骤的具体要求和标准，包括会计档案出错、归档、销毁等，把相关凭证、账簿、发票、报表以及涉税文件等妥善保管。

3.3 提高会计档案信息化管理系统的安全性

会计档案信息化管理质量受信息化管理系统安全性的影响极大，应当从软硬件方面对会计档案信息化管理加大投入力度，以此将黑客攻击和网络病毒的风险减少。同时，必须确保会计档案信息化管理工作和计算机以及相关软件开展的同步性。

硬件环境要求会计档案的现场温湿度适宜，整洁、清洁，以免影响电子档案存储的安全[8]。在对电子会计档案进行储存的时候，事业单位可以运用磁盘或档案管理系统进行储存。但不管单位选择什么样的方法储存，都必须立足于其特性展开合理维护，以此使会计档案信息的有效性得到保证。例如：某事业单位在财务管理系统中储存了全部会计档案信息，为了使系统运作更加安全，此单位还将杀毒软件和防火墙安装在了电脑中。如此便能使会计档案管理系统得到有效保护，以免受到互联网的风险，从而确保档案存储管理环境的良好性，使档案管理系统更加安全，促进会计档案更加有效、完整。

3.4 提高档案信息化管理人员素质

就事业单位会计从业人员而言，应从业务和思想两个方面促进其综合素质提高。第一，从思想方面加强教育从业人员。利用多种形式（党课、参观学习、警示教育等），对广大财务档案工作人员展开教育，使其做到尽职尽责、廉洁奉公、严于律己。第二，加强培训从业人员的素质。在开展教育培训过程中，要在培训教育的必学内容中纳入电算化、会计信息化、财务知识等专业知识和信息技术知识，给予档案管理管理人员鼓励，让其积极学习，进而在会计档案管理中灵活运用信息化技术。此外，还要注重大力引入复合型人才。应与事业单位会计档案管理的现实需要相结合，选聘相关人才，人才必须具备扎实的档案专业知识，并对信息化财务管理知识比较熟悉，从而不断增强管理人员的综合业务素质[9]。

4  结语

总而言之，会计档案是事业单位会计核算中不可缺少的一项内容。新形势下，会计档案的规范化、信息化管理已成为必然趋势，若要进一步发展事业单位会计档案，就需要和时代发展保持同步，积极运用信息化手段管理会计档案。实現会计档案信息化管理，建立健全会计档案管理制度，可以为事业单位会计档案管理工作的顺利开展保驾护航。

参考文献

[1] 饶美霞.会计档案信息化管理建设研究[J].时代经贸，2020（11）：28-29.

[2] 徐红.信息化背景下事业单位会计档案管理的优化研究[J].中国管理信息化，2019，22（24）：159-160.

[3] 王莉.会计档案信息化管理的问题及对策[J].兰台世界，2019（S2）：64.

[4] 付亚萍，刘廷利，赵亚.信息化背景下事业单位会计档案管理的优化策略探讨[J].兰台内外，2019（29）：   67-68.

[5] 张娜.浅析会计档案信息化管理的重要性[J].现代经济信息，2019（17）：45-46.

[6] 李红波.会计信息化对企事业财务管理的重要影响分析[J].经济学，2019（3）：71-72.

[7] 陈伟伟.对新形势下加强事业单位会计档案管理的思考[J].现代经济信息，2018（22）：246.

[8] 钟礼凤.行政事业单位财务管理信息化建设的问题及对策[J].财务与会计，2018（16）：43-44.

[9] 王立军.信息化背景下的事业单位会计档案管理[J].现代农业，2017（4）：102-103.