国际工程建设项目中的文件控制管理思考

李英华

【摘要】国际工程是一种国际间的经济合作方式，随着中国综合国力的增强，中国建筑水平的提高，中国对国际工程建设项目的参与越来越多，对国际工程建设项目的管理也提出了更高的要求。文件控制管理，是国际工程建设项目管理的重要组成部分，文件控制管理的水平，体现了国际工程建设项目的管理水平。本文主要围绕国际工程建设项目中，文件管理的特点、意义、注意事项、常见问题展开讨论。

【关键词】国际工程建设项目;文件控制管理

文件控制管理贯穿于建设项目的始终，通过对文件进行有效的管理，控制建设项目的执行过程。在国际市场竞争中，项目管理水平影响着公司的竞争力，而文件控制管理是项目管理的工作重点。因此进行文件控制管理时，要严格按照流程进行有效管理。

1、国际工程建设项目文件控制特点

国际工程建设项目文件控制，具有来源多样性、查询反复性、处理及时性的特点。国际工程建设项目涉及的内容比较多，业主和承包商，会在工程项目的设计、采购、施工和试运行投产等各个阶段，产生大量的工程文件。文件来源范围比较广泛，这就使文件的形式，呈现出多样性的特点，使文件控制变得比较复杂。在国际工程建设过程中，对项目文件的处理要求非常严格，不管是接收的文件，还是发出的文件，都需要及时的处理，不然有可能会造成经济上的损失，或者工期的延误。工程文件在工程竣工后，需要移交给业主，而且在建设过程中，常常需要借还、审计、更新等，因此需要对文件进行简单的归档和索引，方便对文件进行管理。

2、国际工程建设项目文件控制管理的意义

文件控制是公司知识管理的基础，是工程项目管理的基本因素。工程建设的每个环节都需要依托于文件控制。当文件进行更新时，对文件的版本进行控制，可以对项目的进展，各项工作的最新情况，进行了解。同时文件内容也是对项目进行管理的重要参考资料。对文件进行控制管理，使文件处于合理有序的状态，可以便于查阅和参考。

当出现工程纠纷时，变更指令、施工方案等文件资料，可以提供有力的书面证据，以保护承包商的利益。因此，在国际工程建设项目管理中，对文件进行控制管理，可以避免工程纠纷。

对文件进行控制管理，可以为公司的项目管理积累相关经验，公司通过对文件的整理和利用，从而总结出项目建设中的相关经验，为以后的工程管理提供经验依据，避免同样的错误再次发生。

3、文件控制管理的注意事项

3.1文件控制的程序

在对国际工程建设项目进行管理时，要严格按照文件控制管理程序进行操作执行。每个项目的执行和变更，都需要得到业主的书面批准，才可以执行实施。在签订合同生效后，文档管理人员需要首先按照合同的要求，编写文件控制管理的程序文件，并提交给业主，对文件控制的工作流程、工作范围、实施办法进行确认。并对项目的报批流程、文件格式、收发文件的处理步骤、归档和控制等，做出明确的规定。还需要对各种登记表格进行设计，对文件处理的流程图进行绘制，制作出文件的标准格式及电子模板，从文件的编制和运行上，对工程项目的文件进行规范。其他程序文件的编制和运行，要以文件控制管理的程序文件作为基础，保证项目文件管理程序的规范性和一致性。此外，文档管理人员还需要与业主进行沟通，尽快对文件进行批复。

3.2文件编号的标准化

对文件控制的编号进行标准化管理，建立标准的文件编号系统。标准的编号系统，可以使文件信息的存储和查询更加的便捷，便于对文件进行管理，提高了文件控制管理的效率。文件编号需要包含四个层面的信息，由高到低的顺序：首先是公司名称代码，其次是项目名称代码，然后是文件的属性代码，最后是文件的序列号。前三个代码都是相对固定的，文件的序列号则可以相对灵活。每个文档管理人员，都需要严格按照文件编号系统，对每份文件进行编号管理。

3.3文件的版本

在国际工程建设项目的施工中，文件会不断的被修改和升级，因此要严格控制好文件版本的管理，便于对文件进行追溯，同时保证使用者可以区分出文檔的最新版本，避免因为使用错误的文件，获取错误的信息。通常情况下，会在文件的序列号后面，再加上版本的编号。

3.4文件传递表

文件传递表是进行文件传递的工具，上面除了记录文件接受方和传递方的通信信息外，还对文件进行了详细的描述，包括文件的编号、文件的名称、文件的版本号、文件的份数、文件的类型、文件的总页数、文件传递的目的等。文件传递表对文件传递的信息进行记录，并为文件的状态信息提供依据。

3.5电子文件和纸质文件

为了保证文件的完整性，可以用电子文件和纸质文件两种形式对文件进行管理。电子文件需要依托专业的文件管理系统、保存系统和查询系统，并要与纸质文件保持一致性。纸质文件需要按照索引，进行同一分支顺序存放，做到规划清晰、科学合理、逻辑性强，便于查找和利用。

3.6台账登记表

工程文件的来源比较广泛，有供货商、承包商、业主等，文件的类别又比较多样化，包括采购文件、设计文件、施工文件、管理文件等多个类别，为了方便对文件进行检索，可以编制台账登记表进行登记管理。台账的内容可以包含文件的编号、文件的名称、文件的日期、收发方的名称、文件间的关系、各方的负责人、文件的状态、文件的回复情况等。

4、文件控制管理中的常见问题

4.1接收的文件编号，不同于项目的编号系统。

那么需要根据文件的来源进行存档，如果是回复性文件，可以保存在发出文件的附件里，如果只是单纯的接收文件，那就根据对方的文件编号进行存档，另建文件夹，并做好索引信息的登记。

4.2文件复印件居多

国际工程建设项目，在进行文件控制过程中，要统一对原件进行保存。一旦发生工程纠纷，复印件是没有法律效力的，因此在对项目文件进行控制管理时，要把原件进行妥善存放，统一管理，严格按照借阅制度，对文件原件进行管理，避免原件被修改、部分缺失、丢失、未经允许复制等，确保文件的安全性。

结语：

文件控制管理，是项目管理的重要组成部分。加强对项目工程的文件控制，可以避免工程纠纷，减少不必要的经济损失。由于国际工程建设项目文件的来源广泛性、查阅反复性、处理及时性，使文件的控制管理，比较繁琐且任务艰巨，需要文档管理者，不断的进行探索和创新，提高文档管理的水平。

参考文献：

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