浅谈科研单位固定资产投资项目档案的管理

摘要：近几年来固定资产投资项目逐年增多，本文针对我院固定资产投资项目新基地建设项目为例，该项目建设周期长、投入资金多、涉及建设部门较多等特点，本人在实践的工作中结合项目实际情况，发现存在的问题，如：在工程文件的收集、整理和归档的工作中，一些单位（部门）还存在着工程文件完整性欠缺、归档不及时等问题，针对存在问题总结出适合该项目的档号编制规则和分类方法，采取事前控制、纳入考核等管控方式，以及如何完善电子档案的完整性等方法，有效的保证了该项目档案的完整性、准确性、系统性、规范性、安全性等方面的归档要求。从而为后续的档案利用、检索提供了有力的支持保障。

关键词：固定资产投资项目、收集、完整性、电子档案

前言：

固定资产投资项目档案（1）（以下简称项目档案）一般界定为项目由论证、立项、建设直至验收的全部过程中生成的文字、图表、声像等不同表现形式并具有查考保存价值的原始记录。未经项目档案验收亦或验收不合格的，不得进行或通过项目竣工验收。由此足见国家对项目档案的重视程度，所以做好项目档案的管理工作尤为重要。怎样运用科学的档案管理方法，确保该项目产生的各类文件收集完整、分类准确，便于日后利用是当今档案管理人员思考的问题。

一、我院固定资产投资项目档案管理的现状

1、本院该项目档案管理及信息化概况

该项目位于天津市津南区，项目建设周期47个月。该项目在2017年项目开工之初，进行了项目文件管理和归档交底，明确了规范、标准和相关制度。在主管院长全面负责项目档案的同时，由院档案室的档案工作人员具体负责，配备了专职项目档案管理人员。院项目管理部门、相关职能部门、实施部门和项目总承包单位、项目监理单位均配备档案工作负责人，并配备了专、兼职资料员，形成了以档案室为核心的项目档案管理网络。档案工作人员负责对项目相关部门和总承包、监理等单位项目文件材料的收集、整理和归档工作进行指导、监督和检查，同时还负责全部项目档案的审核、接收、汇总整理。目前该项目可以利用档案管理系统进行立卷整理，部门资料员通过录入案卷和卷内文件信息，系统自动打印封面、卷内目录、备考表、归档移交单、案卷目录等格式，实现了一次输入、多次输出和在线移交、提高了项目档案的整理归档工作效率。档案入库后，全部项目档案目录可以进行在线查询，大大提高了检索效率。该项目实现了数码照片和重要档案的数字化扫描进行了备份存档，丰富了竣工图及合同协议文件的电子版，为今后查询利用提供了便利。

2、我院固定资产投资项目—新基地建设项目档案档号编制规则：

根据《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018），结合我院档案分类大纲和项目实际情况，制定了项目档案分类情况（2），主要分为：立项文件，招投标、合同协议文件，勘察、设计文件，项目管理文件，施工文件，监理文件，设备文件，电子文，照片竣工验收文件等十大类。

二、根据该项目特点各类别档案包括的主要内容：

1、立项文件包括：项目建议书、可行性研究报告、初步设计及相关批复文件、项目选址、规划许可、职业安全、職业卫生、环境影响及“三同时”等文件

2、招投标、合同协议文件包括：总承包合同、监理合同、工程咨询合同、设备合同及相关招投标文件

3、勘察、设计文件包括：勘察报告及施工图等

4、项目管理文件包括：项目管理制度和质量保证文件、项目机构成立文件、安全质量检查文件、投资计划、进度计划、工程结算审核、会议纪要文件等

5、施工文件包括：建筑施工文件、设备及管线安装施工文件、电气、仪表安装施工文件等

6、监理文件包括：施工监理文件、监理大纲、监理通知单、监理日志等

7、设备文件包括：设备开箱验收资料、操作规程等

8、电子文件包括：设备随机光盘、数码照片资料、系统软件、竣工图电子版、招投标及合同文件的扫描版等

9、照片包括：原始地形地貌、隐蔽工程、领导视察、重要会议、施工过程等

10、竣工验收文件包括：项目管理工作总结、质量监督报告、规划验收资料、环保、职业卫生、职业安全等“三同时”验收文件、财务审计报告、档案验收文件（3）、竣工验收文件等

三、该项目档案存在的问题：

1、收集完整性需加强

由于固定资产投资项目建设周期往往是一年、两年、甚至几年，项目建设周期长，而且在此期间难免会发生人员变动，导致文件资料的交接不完整的情况比比皆是。所以就给档案的收集工作带来了困难。

2、部分项目文件为复印件，缺乏有效性

个别文件需多个部门存档，故存在归档时为了保证其相互关联，会有复印件存档的现象。

3、个别原材料检验报告未归档

四、解决措施

1、开工交底、组织培训

自项目开工之初，进行项目文件管理和归档交底，并明确标准、规范和相关制度，项目参建各方统一标准、达成一致。结合项目实际，在院内组织开展项目档案管理业务培训，为项目档案的规范化管理奠定了坚实的基础。

2、领导重视、监管落实

根据项目竣工验收计划，档案部门制定归档验收工作计划，明确了院相关部门和总承包、监理、各施工党委的归档内容、工作任务和时间节点。主管院长多次召开项目档案工作协调会，亲自督促工作计划的完成情况，有效地推进了项目文件的归档进度。

3、日常监督、纳入考核

档案部门积极开展日常监督，建立了项目档案微信工作群，形成管理网格，指定专人对院相关部门、总承包、监理单位进行对接，经常深入现场进行一对一指导，及时沟通解决项目文件收集、整理、归档工作中的具体问题，确保项目档案的收集、整理等工作符合国家标准要求。档案部门人员参与项目全过程关键节点，现场检查文件收集和归档情况，初步提出整改要求，确保问题及时归零。

我院把项目文件的收集、整理及归档工作纳入对总承包、监理单位的合同履约考核以及对相关部门月度JYK考核工作中，确保项目文件收集（4）归档的及时性。

参考文献

[1]国家国防科技工业局、国家档案局.国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法 [S].北京：国防科工局，2015.

[2]贺宇晨.浅谈固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案， 2019（4）：68-70.

[3]固定资产投资项目档案管理探析 [J].机电兵船档案，2017（4）：72-74.

[4] 郝纪维 . 来源原则与档案管理[ J ] . 档案学通讯， 2000 （ 2 ）： 7-9.

作者简介：陈欣（1981-）女，汉族，天津人 ，本科，馆员，研究方向：档案管理。

（天津市核工业理化研究院 档案情报中心 天津 300000）