大数据时代的高校档案管理创新分析

卢运利

【摘要】    随着网络技术快速的创新发展，大数据时代已经到来，这也是新时代发展的必然结果。由于当前网络技术的普及人类也是无时无刻在应用这些大数据技术，并且给我们的生产生活也带来了很多的便利。就如当前如果想了解天下事仅需动动手指就可以完成，买东西可以不出么就能实现等等，因此大数据的运用切实发挥出来了积极的作用。在大数据时代的背景下高校档案管理也得到了有效的利用，同时也提升了更加广阔的发展空间，但档案管理在面对庞大的信息数据时，随之也带来了更大的挑战和问题，本文首先围绕大数据的含义和当前所面临的问题，来阐述高校档案管理工作中面对的种种问题需要加以创新，并对此详细的进行分析并且提出了相关的策略。

【关键词】    大数据    高等院校   档案管理

档案作为一种非常重要的文件资料，高校档案管理工作属于一种基础性的工作，但同时也是非常重要，对高校未来发展有着非常重要的意义。随着当前教育事业的不断革新发展，规模也是逐步的在扩大，所以这也使得高校档案资料增长越来越快，同时由于信息技术带来的多元性使得信息资源的种类也是日趋多样，因此高校在传统的档案管理中也相应的出现了一系列的问题，更是加大了档案管理人员的工作难度。为了改变当前这种现状，高校档案管理工作也需要不断的创新，跟上数据时代的步伐，提升高校档案管理的工作效率、工作水平，因此大数据技术的存在就显得更加重要了。本文对大数据的含义和特点进行了分析，进而要求高校档案管理方式需要逐步加以创新，对此，提出了高校档案管理的建议和策略。

一、大数据基础理论概述

1.1大数据的定义;

大数据简单说指借用常用性的软件工具来进行获取、管理、处理数据等，所耗费的时间超出了规定时间的数据集。它的准确率更高，使得数据分析的可靠性也更高。进而实现高增长和多样化的信息资产。

1.2大数据的特征;

大数据包括以下四个特征：一是数据的类型多样性;二是价值密度低;三是数据处理非常块;四是数据量非常大;这四个特征是传统数据所不能及的，至今传统数据仍然是不具备以上特征的。当前大数据时代在现代社会中的意义是无法比拟的，每个人都可以享受到大数据带来的生活便利，如买东西可以不用出门，想了解国家大事只需动动手指等等，这也足以说明大数据切实的改善了我们的生活，同时也促进了互联网的快速发展。

二、大数据时代高校档案管理创新的必要性

档案管理是一项非常重要的基础性工作。它能进一步的提升高校的内部管理工作，从而促进高校良性的发展。当前信息时代下，高校的档案管理要想更快的提高工作效率，就需要借鉴大数据来进行档案管理。

如果当前还仅仅运用传统的档案管理方法，那么工作上将出现很多的难题，档案管理工作开展的时效性也很低，特别是在面对大量的电子数据文件时，如若管理人员要对每一份文件进行阅读那也很难实现。随着大数据的应用，当前存在的问题都能迎仍而解，经过大数据管理软件的安装，能有效提升搜集数据的速度，提高了时效性。大数据技术还能对数据类型进行分类、新数据的搜索，从而帮助档案管理人员更加简化的去处理数据。因此，传统的管理模式已经不适应当前的发展速度，所以要想为高校档案管理提供更高效、更优质的服务，就需要将大数据技术应用到高校档案管理工作中，所以说大数据对高校档案管理创新发展有着一定地必要性。

三、大数据时代下高校档案管理工作现状

3.1档案管理人员的管理观念相对落后

通常档案管理人员都有着丰富的工作经验，也是工作多年的资深工作者，但是随着大数据时代的到来，各种网络科技技术的兴起，对于比较善于传统管理方式的他们，一时间也很难快速的去掌握并且应用，所以大数据技术也没有得到有效的运用，同时由于高校的管理部门对档案工作的改革创新没有建立完善的体系，所以也使得档案管理人员在应用大数据技术的管理工作中没有积极性，因此很难提高档案管理工作的效率和水平。

3.2档案管理的配套设施不完善

当前高校在档案管理设施的配备上存在很多不完善，没有与大数据技术相结合的配套设施，管理人员管理水平也没有进行改革，所以无法形成一套规范科学的电子管理系统，主要是高校没有重视大数据技术的发展而去投入相关的人力、物力、财力等等。还是应用的传统的管理方式，而这种方式不仅效率低，管理质量也是非常差。

3.3档案信息的安全性问题

在大数据时代下任何的事物都可以具体信息化，然而档案一般会存在一些机密性的文件，如果被信息化放到大数据的平台之后，那么也会存在相应的安全隐患。高校档案在应用大数据技术之后就要和整个数据相连接。然而档案中的机密文件本身是具有价值性的资料，也会遭到某些不法分子利用。因此大数据管理工作中安全性也存在一定地威胁

四、大数据时代下档案管理的创新对策

高校档案管理工作为了更好的满足当前社会对知识的需求，开发出更多新的档案资源，提高档案管理的能力。只有顺应大数据高标准的档案管理工作的要求，才能更有效的创新和优化档案的管理模式，才能加强管理以及更好的保护好庞大的档案数据，实现高效率高质量的服务好高校档案管理工作。

4.1大数據观;

大数据的分析更加规范性、代表性。在大数据应用中所有的数据都有自身的价值。

大数据作为一个时代的科技潮流，很多人在认识上会存在一些差异，大数据并不是仅仅从字面上所看到的大，可以从时间和速度上看它是科学，进一步的优化整合了数据。在大数据技术下，数据也可以说就是档案，虽然单个数据没有非常大的意义，但是在整个数据中单个数据也是有自身身特定的作用的，所以档案管理人员需要逐步转变到大数据管理档案工作中。

4.2大档案观;

档案观念通常从两个方面来理解。一是所有的数据都能够入档案，档案的范围更加爱的广阔，同时档案的内容更加的多样化，包含所有可利用价值的信息，同时借助互联网快速获取信息的优势，能及时获取所有可利用的价值信息。二是、档案更加普遍性，传统的观念是档案存放在档案袋里的物品才算真正的档案，但是随着网络的发展，数据更新也是非常的快，且包含的方面特别广，很多的资源没有及时收藏到档案馆内。所以需要我们认识到并且逐步的转变观念，在检索中只要能搜到的信息都是有存在的价值，而且这些信息都在我们的日常生活当中。

4.3大服务观;

大数据背景下，档案管理中的服务也是愈加重视，如何提升档案管理工作中的服务质量也是当前的重点。在大数据时代的背景下不仅仅只是为了从庞大的数据库中挖掘出重要的数据，还要不断的去分析用户的爱好以及习惯，把最优质的档案服务放在核心的首位，从而给服务用户提供更加优质精准的档案定制服务。

所以用户需要的是更加精细地数据，时刻享受着问题、数据、解决的人性化服务，以全面的提升档案使用者的评价服务。

4.4大平台;

随着教育事业的不断革新发展，规模也是越来越大，因此高校档案的数据也是逐年递增，当前的传统管理方法稍显落后了，所以在当前大数据时代信息的管理要求中已经不能更好的去适应，就需要档案管理部门的管理模式必须加以创新，并且建立档案数据的平台，同时应用这个平台不仅有着海量的资源，且使用也非常的简单，服务质量也更加凸显。如一线大城市都已经实现了档案数据管理平台，而且还有公众平台以及在线查阅平台、电子管理系统等等。档案管理的平台给档案管理互联网系统提供了更好的资源。当前高校档案管理在建设中还需要做很多的工作，还需要不段的完善，以实现能权衡的发展，建立局域网提供内部的交互。外部信息在附属软件的辅助下可直接导入系统，能将数据资源集中完成自动化办公，进一步的实现无纸化。能有效的提升工作中的办公效率。档案管理的模块主要在系统的平台中，经过划分档案的类别，将更加细化的划分出档案管理，做到不同职能的业务会有不同的业务档案。在大数据平台上还能随时随地的进行查询所有的文件，通过系统平台来将历史文件和预归档的文件进行电子归档。同时通过软件可以将文件自动生成文件目录，实现纸质和电子文档统一管理。所以大数据技术来管理档案是一种全新的管理模式。由于当前的档案管理模式意识非常的薄弱，所以在平台搭建的工作上，需要不断去创新管理模式，加大投入去完善平台的建设，进一步提升档案管理的效率。

4.5大数据安全性;

安全性对于大数据是一个非常重要的现实问题，且档案的安全性需要很大的技术支撑才能实现，所以要强化档案管理工作中的身份认证、密码加密技术、权限的建立、档案备份等，都是需要我们强化管理的。另外，安全的档案借阅也需要制定相关的管理制度，只有不断地完善规章制度才能保障档案管理中的有迹可循，在档案信息安全的前提下进行借阅，且使用完善的保密制度进行数据的共享。最后还要建立一支高素质高质量的档案管理队伍，运用专业的技术以及优质的服务意识来保障高校档案管理工作的有序开展，促进档案管理在高校发展中发挥出积极的作用。

五、结束语

随着社会的快速发展，人们生产生活中对大数据的需求越来越高，高校档案管理如果想要顺应时代的步伐，健康良性的发展就需要充分利用大数据的优势，文中主要对大数据时代下的高校档案管理的创新进行了分析，当前在高校档案管理过程中面临各种难题，随着大数据时代的到来，对当前高校档案管理中的现状着实提供了新的发展，在借助大数据技术的同时也需要高校对档案管理工作进行创新，确保高校档案管理工作能够更加高效率的开展，且将高校档案自身存在的价值优势进一步的凸显出来，建立专业完善的档案管理队伍，提升管理人员的自身修养和工作能力，以及大数据技术管理档案的意识，搭建专业的服务平台，加强自身信息技术不断的提升，进而也提高了档案管理中的的管理水平，以更加优质的服务去开展档案管理工作。

参  考  文  献

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