网络环境下高校教工人事档案管理方法探究

谢孟胜

摘   要： 在当今社会信息高速发展、互联网环境极度发达的形势下，新技术、新平台被每个行业充分利用以发展自我，高等教育领域也不例外。通过当前网络环境，有效管理高校人事档案，适应新形势需要，积极应对新技术的挑战，并提出解决对策，使得档案管理工作蒸蒸日上。

关键词： 高校   人事档案   管理   网络环境

高校教育事业快速发展，使教工人事档案资源成倍增加，人事档案管理的传统模式面临挑战，为了适应新形势的需要，档案管理工作的特性尤为重要。为了更好地实现人事档案数字化、管理自动化、资源共享等，必须使管理效能得到提高、前端控制得到加强、信息开发和专题编研得到强化，这是如今高校人事档案工作者探讨的热门话题，也是高校人事档案管理制度革新和发展的必经之路。

一、高校教工人事档案工作的特性

1.档案具有机密性

人事档案是记载员工个人信息的原始记录，具有机密性，尤其是领导和干部、优秀学者的档案，管理不善，就会造成一些本不该有的损失和信息流失，对当事人和管理单位造成诸多麻烦。保证档案的机密性，维护档案的安全性是重中之重。

2.动态管理档案

高校教工教书育人工龄的增加，使档案中的材料增加，根据人事档案管理的要求，高校教工的资料需要实时更新，使档案管理过程遵循动态管理原则。

3.材料来源广泛

高校人才来源多种多样，不仅有在职、离职教工档案，还有无档案的人才等，故人事档案的来源和类型多样化，档案管理要灵活多变。

4.开放利用档案

档案与个人的利益是密不可分的，个人的调动都会作为人事档案材料审核的重要依据，信息化技术的发展逐渐改变个人信息服务方式，减弱人事档案的神秘度，显示出现如今开放利用档案的这一事实。

二、高校教工人事档案管理现状

当前，虽然高校不断加强档案管理工作，但是长久以来，由于人事档案信息管理意识不强，工作过程比较烦琐，人员配置不够，对管理工作不够重视，导致档案管理中的资源开发与利用滞后，档案管理工作现状不容乐观。

1.缺乏信息化管理意识

一些高校认为人事档案信息化管理可有可无，对其重视不够、意识不强。即使有些高校建立了基础网络平台，但大部分采用的技术比较落后;有些虽然对硬件设施建设足够重视，但实际操作时却忽视软件和系统管理平台建设;有些高校虽引入了计算机管理技术，但是由于管理者水平有限，局限于传统管理模式如打印等简单的操作，不具有充分的动力对管理技术进行开发应用，使得高校档案管理信息化管理氛围淡薄，档案数字化管理的使用次数甚少。同时，管理者忙于收集整理新形成的材料等大量重复性的无意义的劳动，没有顾及信息的开发和利用，导致人事档案信息的共享率过低，档案管理呈现封闭化。

2.表格填写鱼目混珠

随着社会的发展，在就业和升迁等方面，人们越来越重视人事档案，将其作为参考凭证，因此，我们要对归档材料进行严格的鉴别和审核。但是在实践操作过程中发现，有些工作和学习经历的填写前后不一，有些学历填写有误，参加并拿到结业证的课程班，写的却是本科或者研究生，有些出生时间、工作时间等信息前后不一，年龄填写得越来越小，工作时间越写越早，学历比实际填得高，工人写成干部，技工代替普工，这些档案的真实性由于时间久远，难辨真假。

3.提供的材料缺斤少两

上级归档明确提出，必须将干部的履历和自传、学历和评聘职务、政审、工资等十大类进行归档，但是实际上，有些形成材料残缺不齐，比如有些虽然是升学或者转干，档案中却没有记载;有些应该有审批意见和个人签名的没有;有的因调动岗位，使得部分档案缺失，削弱了凭证和依据的功能;还有一些考核评鉴的材料缺失，情况不详，在一定程度上影响单位的判断和对本人的了解。

4.学历档案不系统

最近几年，拥有高学历的教工增加，收集學历材料就成为重点，比如从高中一直到最终学历的原始材料，应该涵盖报名表、入学时期的登记表、学籍信息表、结业证、授予学位的证明等，但是并不是每份材料的连续性都是充足的，有的高中材料残缺不全，只有报考表或者入学登记表;有的本科期间只有学籍表或者体检表，材料不够完整;研究生阶段材料不是完整系统的，硕士和博士档案中缺少本科材料，各种情况层出不穷;有些出国学习了，对本科学习情况和是否获取学位不能清晰阐述，导致材料无法归档。

5.人和档案没有对号入座

档案跟随个人、人和档案的统一是管理人事档案最基础的原则，但是有档案没有此人，或者反之的情况在高校教工人事档案中经常出现。随着办学规模的不断扩大，高校为吸引人才但无法获得个人档案和人事关系，只能重新建立档案，有些人因出国或者自动离职，忽略自己档案的存在与否，造成档案与个人无法对应的现象，这种现象在很大程度上影响管理人事档案工作的有序性。

三、高校教工人事档案管理信息化发展措施

数字化时代对高校教工人事档案的要求越来越高，广大高校在人事档案管理技术上开启管理数字化、自动化、资源共享化的工作刻不容缓。在高校档案管理工作中强化对人事档案的开发利用和优化服务是当代高校档案管理工作的重中之重。

1.增强管理者信息化意识

档案管理者首先必须重视人事档案管理这项工作，在工作过程中不断提升自己的业务水平，在政务信息化建设中，将高校人事档案信息化作为档案管理的首要任务。其次，将人事档案信息化处理作为评价、考核领导和管理者的基本项目。最后，高校要通过多种渠道提高档案管理者的创新能力，解决信息化建设中出现的问题，加快档案的信息化建设。

2.提高人事档案服务质量和速度

首先，在信息化高速发展的大背景下，通过改革不适应新形势的规章制度，提高人事档案管理和服务质量，及时制定和完善人事档案管理制度。其次，在建立健全人事档案管理制度的基础上提升管理者的业务水平，不仅要让他们做到爱岗敬业、精通业务，还要对档案材料的收集、研究、归档等比较熟悉，并掌握相应的信息化知识与技能，在提高档案管理速度的同时，提高档案管理质量和技术水平，方便开展人事档案管理信息系统。

3.严格把关档案管理前端控制

为保障人事档案的真实性、完整性、权威性等，就要针对管理中的问题，做好前端控制。第一，不能存在“坐、等、靠”这一观念，要及时掌握档案材料形成的规律，还要掌握材料的来源和发展的各个环节，主动与有关单位沟通联系，及时了解和解决材料档案中出现的问题，指导和督促材料的生成，有针对性地收集和整理每年新形成的材料，比如晋升、考核、各种奖惩等，都要对此类档案进行认真的鉴别和取舍，对前端加强控制，增强全局跟踪意识，确保材料真实完整，各种手续完备，对归档材料的质量进行严格把关。

4.促进档案信息化和现代化

先进科技对档案管理现代化来说不可或缺，现代化可以尽快完成档案的信息化、扩大化服务，将教职工人事档案数据库建立在档案局域网内，把员工的情况和信息有选择地录入，比如员工的学历、职务、家庭情况等，将这些信息分类加工、按要求整理，系统化、完整化人事档案信息模块，增加日常管理工作的效能，比如查询信息、统计信息、分析信息等，对有关部门档案信息的需求最大限度地满足，必须认真审批个人秘密档案，确定开放范围。

5.建立高等人才信息库

衡量人事档案管理工作是否优秀是开发和利用人事档案信息资源的基本准则，高校高层人才的特点是聚集，特别要重点建立这些优秀的专业技术人才的信息库，比如在国内和国外均享有較高声誉的两院院士，还有各个学科的奠基人等。这些专家人才的生平经历和传记、主要的贡献等，建立与此相关的信息系统，不仅如此，还可以为国家甚至省级的专家等优秀人才建立信息库，为人才培养和选拔提供准确无误的信息，莘莘学子将会铭记并传承这种无形资产。

6.提高人事档案编研的效率

实现档案的有效利用是人事档案管理工作的最终目的，然而人事档案的有效利用途径之一是档案编研工作。包括相关、相联档案信息传输与交换、资源利用与共享，所依托的必要平台手段是计算机网络技术。要想充分发挥人事档案信息化的整体效益必须充分利用信息技术构建档案网络数据库，比如建立边沿数据库就可以通过网络技术实现，广泛搜集各种资料，通过编研档案，系统有序地提炼和整合所需要的各类型的专题档案资料，充分利用网络的即时性、交互性、存储传播的特点，实行网络化管理，人事档案信息资料的开发和利用的领域通过这种方法拓宽，不断发展档案编研工作，应科学地核准信息采集情况，保证信息的准确性和唯一性。

四、结语

在网络信息化的时代背景下，高校必须思考并妥善规划好人事档案管理的发展思路和方案，坚定不移地走技术化管理和便捷化服务路线，将提供优质的档案服务作为人事档案管理工作的出发点和落脚点。随着我国高校规模日益扩大、教职工人数的递增，人事档案的数量急剧增长。这就要求档案管理和服务工作必须依靠网络化实现数字管理，相应地要求提高管理水平和服务效率，高校人事档案管理工作必须开拓创新、积极进取，跟上时代发展步伐，为高校未来人事资源管理的可持续发展奠定坚实的基础。

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