高校仪器设备资产管理系统与财务系统数据接口的设计与实现

王 攀，徐 召，许宏山，杨化滨，孙 骞

（南开大学实验室设备处，天津 300071）

0 引言

财政部2018 年8 月16 日印发了《关于贯彻实施政府会计准则制度的通知》（财会［2018］21 号），要求全国所有高校自2019 年1 月1 日起正式执行政府会计制度。政府会计制度对于高校的仪器设备资产采用了新的管理方法与核算方式［1-4］，对高校仪器设备资产的定义与分类、入账时间点、入账价值提出了新的管理要求，同时要求对仪器设备资产计提折旧［5］。如何落实政府会计制度政策要求，实时、准确地将仪器设备资产管理系统中的数据推送到财务系统，做到资产与财务账目同步处理，杜绝产生账外资产，实现“账物相符、账账相符”，同时配合财务部门及时、准确地完成仪器设备资产财务核算，是当前各高校仪器设备资产管理部门与财务部门重点关注的难点和热点［6-7］。

与此同时，《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发［2016］50 号）及《关于扩大高校和科研院所科研相关自主权的若干意见》（国科发政［2019］260 号）等“放管服”政策的实施也进一步明确了简化科研经费使用审批流程、减轻教学科研人员仪器设备财务报销负担的要求［8-10］。

近年来，随着办学经费的逐年增长，高校对仪器设备的投入不断增加，高校的资产管理部门对仪器设备的管理模式也在发生着变化。为了更好地满足高校固定资产管理的新需求，对固定资产特别是仪器设备的流程环节进行梳理优化，推进仪器设备管理系统和财务系统对接，建设高效便捷的数据传输接口，实现资产、财务数据共享，既是仪器设备全生命周期管理过程中的重要环节，也是实现高校“放管服”要求的具体措施。资产管理系统与财务系统数据接口的建设对提高仪器设备管理的信息化水平和提高资产管理部门的服务质量、管理效率具有重要的意义。

1 建立仪器设备资产管理与财务系统数据接口的背景

1.1 仪器设备资产全生命周期管理的新需求

高校的仪器设备由资产管理部门进行管理，仪器设备购置经费由财务部门进行会计核算与监督。资产管理部门对仪器设备的购置、入账、调拨调剂、报废处置、数据统计等进行管理，财务部门则对资产的经费账号、财务报销、折旧摊销核算、财务销账等进行管理。财务部门若没有仪器设备的资产入账信息则无法进行固定资产核算，若没有仪器设备的折旧数据无法进行折旧摊销核算，若没有资产的处置数据无法进行财务销账。仪器设备资产部门没有财务账号数据无法准确生成资产卡片信息，没有仪器设备的财务报销数据无法实现资产账和财务账的“账账相符”。仪器设备资产管理系统和财务系统的相互独立无法实现两者间数据信息传递，造成了仪器设备资产全生命周期管理的环节缺失，对仪器设备资产管理者、资产采购者和财务人员增加了很多负担，也造成很大的困扰，同时也不符合内控建设的相关要求［11-13］。

1.2 高校对资产管理信息化建设的新要求

高校内的仪器设备资产管理系统和财务系统一般采用的是不同领域的管理软件［14-17］，需求不同、功能不同，并且各自的管理重心也不同。系统的数据库相对独立，仪器设备财务报销的数据传递需要通过线下的、人工的方式进行。线下的业务办理方式出错频率高、数据格式不一致、并且不符合学校信息化建设的数据共享要求。

1.3 教学科研人员对落实“放管服”的新期许

高校教师在采购仪器设备时需要登录资产管理系统填写仪器设备、发票、合同等信息内容，需要登录财务系统填写财务账号、支付信息、发票信息等内容。两个系统填报的内容存在相关性，有些内容甚至需要采购人员在资产管理系统和财务系统中重复录入，并且仪器设备资产管理系统和财务系统中的审核流程存在交叉。上述工作可以通过信息交互共享的方式进行简化，减少教师的工作量，减轻了科研人员的行政负担，提高了工作效率。

1.4 解决仪器设备资产数据统计失真风险的新思路

高校的仪器设备资产管理部门还肩负着仪器设备数据统计上报的工作。但如报销财务账号、金额、时间、报销凭单号等重要信息只有在财务部门完成报销手续后才能最终确认，而这些信息在仪器设备资产管理系统里是不准确或者缺失的，这就给仪器设备资产统计工作带来了麻烦甚至会产生统计失真。

2 数据接口具备的功能

基于上述存在的问题，通过对仪器设备资产管理部门与财务部门的多次调研，针对现有的资产管理工作流程进行了梳理优化，形成的仪器设备资产管理系统与财务系统数据接口流程如图1 所示。

图1 仪器设备资产管理系统与财务系统数据对接流程图

通过对流程图的分析，仪器设备资产管理系统与财务系统的数据接口需要具备以下功能：

（1）财务账号推送。财务系统定期向数据接口同步推送财务账号数据，仪器设备资产管理系统可从数据接口获取最新的账号信息。

（2）借款信息推送。仪器设备采购人员在财务系统借款购置仪器设备后，财务系统定期将借款信息推送到数据接口中，资产管理系统可随时获得仪器设备采购人员的借款信息。

（3）个人及银行信息推送。

财务系统定期向数据接口同步推送全校教职工的工资号、银行卡号等数据，仪器设备资产管理系统可从数据接口获取最新的个人及银行信息。

（4）财务报销信息推送。仪器设备资产管理系统根据仪器设备采购人员填写的资产信息和支付信息生成财务报销信息后，将财务报销信息推送到数据接口，财务系统可实时获取上述信息并进行财务报销处理。财务系统将报销金额、报销时间、凭单号等财务信息推送到数据接口，同时仪器设备资产管理系统则根据获得的这些信息生成最终的资产卡片，完成资产入账。

3 数据接口的设计与实现

根据数据接口的设计原则以及高校资产管理部门与财务部门的业务模式要求，在仪器设备管理系统与财务系统的数据接口设计方面需要注意以下几个问题：①按业务流程设计接口功能，尽量减少数据在系统间的网络交互；②数据接口以业务场景为二级单位划分，尽量减少接口数量；③提高接口的兼容性，充分考虑管理部门的业务需求变化；④提高接口的容错能力和异常处理功能，保证在异常情况下入账报销业务正常进行。

3.1 数据接口体系架构

由于仪器设备管理系统和财务系统都属于高校的核心业务系统，两个系统的技术框架相互独立，基于数据接口的设计原则和要求，要做到数据接口对两个业务系统的影响最低，充分保证各自核心业务的稳定运行。两个系统的业务数据交互采用Web Service方式，实现系统间跨平台、跨语言的数据调用。状态数据交互采用“中间库”方式，通过最小的数据传输实现业务状态的实时性和一致性。仪器设备资产管理系统和财务系统数据接口架构如图2 所示。两系统需要相互推送数据，因此数据接口需要实现仪器设备资产管理系统和财务系统间的双向数据推送与更新。

图2 数据接口体系架构图

3.2 数据接口工作流程

数据接口的工作流程主要涉及查询业务调用、业务数据推送、状态数据回写等过程。查询业务调用首先从仪器设备管理系统的资产入账环节发起，查询“入账人”在财务系统的经费信息，保证经费信息的准确，为后续的入账报销、资产折旧工作提供依据。在“入账报销单”生成环节，仪器设备设备管理系统通过数据接口调用、查询“入账人”的报销及支付信息（公务卡、供应商银行账号等信息），并补充每笔资产业务的折旧、摊销费用等信息。入账报销信息按照业务号推送到“中间库”，财务系统通过接口调用接收入账报销业务到财务系统，对应的资产报销业务在财务系统处理完毕后将业务的状态信息及凭单号等数据写入中间库中对应的业务字段。仪器设备管理系统根据一定的数据更新机制实现资产管理系统中的业务数据与中间库中的业务数据实时同步。

3.3 接口数据字典

由于高校各职能部门信息系统的建设相对独立，仪器设备管理系统中和财务系统中“入账人”的标识信息不同，在仪器设备系统中采用“一卡通”号作为“入账人”的唯一标识，在财务系统中采用“工资号”作为“入账人”的唯一标识。数据接口通过建立“数据字典”存储“入账人”的“一卡通”号、“工资号”之间的对应关系。数据接口通过“一卡通”号对接仪器设备管理系统中的业务信息，通过“工资号”对接财务系统的业务信息，通过“数据字典”实现两个系统中业务的关联。

3.4 数据接口容错机制

仪器设备系统和财务系统是高校信息化系统中的重要组成部分，也是高校师生使用频次最高的业务系统，为保证两个系统在数据接口异常的情况下能独立工作，建立数据接口容错机制十分必要。通过在仪器设备管理系统中设置资产业务“撤回”机制，保证将出现问题的资产报销业务撤销，不影响财务系统的正常报销工作。在数据接口出现问题的情况下，在仪器设备管理系统和财务系统预留“手动”处理接口，通过“手动”处理页面既保证了所有业务在系统中留痕，也保证了对个别业务及特殊情况的及时处理，实现了数据接口的容错处理。

4 应用效果

仪器设备资产管理系统与财务系统数据接口的建立是固定资产管理信息化的一项重要突破。学校于2018 年1 月完成了仪器设备资产管理系统与财务系统的数据接口建设。通过对比数据接口上线前和上线后教学科研人员办理仪器设备资产入账及财务报销所需流程，列出了建立数据接口为教学科研人员减负的清单，如表1 所示。

从表1 中可以看出，在数据接口上线前办理清单中的内容基本采用线下、集中、定时办理，教学科研人员跑动距离大、耗费精力多、办理时间长。

表1 南开大学教学科研人员减负清单

仪器设备入账量并不是按月均等的，而是与教学科研人员的结题要求、经费时限、学校假期等因素有关。这就导致在一些月份（6 月、11 月和12 月），会有大量人员集中办理仪器设备入账手续，严重时需要办理人员排队等待。而在数据接口上线后办理清单中的内容均采用网上实时办理的模式，办理人员在任何时间、任何地点均可办理，同时取消了一些非必要的盖章、审核环节，大大节省了办理人员的距离成本和时间成本。仪器设备资产主管部门的办公地点也从以往的“门庭若市”的局面变为了现在的“门可罗雀”。

同样，在数据接口上线前，政府会计制度要求的一些内容基本都无法落实，如表2 所示。而在数据接口上线后，不仅可以实现资产和财务数据的实时传输与获取，保证政府会计制度要求内容的严格落实，而且也使得仪器设备的资产管理和财务管理工作更加准确和高效。

表2 落实政府会计制度要求清单

数据接口的建设梳理和优化了仪器设备资产管理的流程，提升了仪器设备资产管理理念和信息化管理手段，打破了资产管理部门和财务部门“各自为政”的固有壁垒。利用网络和信息化技术提高了相关部门的工作效率，也为教学科研人员节省了大量时间，切实提高了高校仪器设备资产管理和财务管理的水平和质量。

5 结语

建立仪器设备资产管理系统和财务管理系统数据接口是落实政府会计制度改革的必由之路，也是高校资产管理从信息化到数据化发展的重要环节。该数据接口能够实现仪器设备资产管理系统和财务系统间的数据实时更新和共享，工作稳定可靠，能够保证数据的准确性和一致性，对于提高高校仪器设备资产管理部门的管理水平和服务质量有宝贵的借鉴意义。