互联网下7C原则在提升外贸函电沟通效率中的应用

摘 要：互联网5G时代，国际经济全球化背景下的国际贸易要求外贸函电的沟通和交流便捷而高效。从以互联网为依托的外贸函电的特点入手，分析7C原则在提升外贸函电沟通效率中的优势和作用，讨论在实际业务操作中，从外贸函电的布局谋篇、结构层次、段落句式和遣词琢句等方面应用7C原则提高函电沟通效率，进而提高外贸交易的成功率的方法和技巧，具体提出结构段落要精炼简洁，逻辑条理要清晰，语言句式要简单礼貌，技术运用和事实要正确合理等等措施。

关键词：互联网;7C原则;外贸函电;沟通效率

2020年底区域全面经济伙伴关系协定（RECP）正式签署，中欧投资协定谈判成功，中日韩自贸协定和全面与进步跨太平洋伙伴关系协定（CPTPP）逐步推进，“一带一路”建设快速发展。在此背景下，中国同世界各国的经贸关系会更加紧密，经贸往来会愈加频繁。同时，数字时代的到来，使得国际贸易变得更加方便快捷。外贸函电作为国际贸易中谈判交流的重要书面沟通工具和媒介，其沟通效率的高低直接影响交易的成败。因此，如何对函电进行布局谋篇，安排其结构层次和段落句式，如何遣词琢句变得至关重要。

一、互联网时代外贸函电的特点

外贸函电是进行对外贸易过程中所使用的溝通媒介，是正式的商业信函，既是指传统的通过邮局递送的手写或打印的信函、电报和传真，也指互联网下的电子邮件和通过QQ或微信或其他互联网应用发送的信函消息。随着互联网的普及，各贸易伙伴间的函电往来更多采用电子邮件的形式，其主要有三大特点。

（一）沟通快速即时

使用电子邮件发送外贸函电，在保持网络畅通的情况下，无论贸易伙伴在哪个国家和地区，都能够即时操作，即时送达，由此而节约了时间成本。回复函电亦是如此。因此，若对方即时回复，互联网下的函电沟通，除了看不见对方的动作和表情，几乎就等同于面对面的交流和谈判，而且还比面对面的交流和谈判有更多思考和讨论的空间，所以表达的观点、立场和应对策略更全面、清晰和明确。如果函电不能即时回复，电子邮件形式的外贸函电也可以随时随地通过电脑或手机进行查看和处理，即使不是工作时间或不在办公室，甚或在旅途中都可以回复对方函电邮件，比如询盘或进行报盘等。

（二）查询快捷便利

由于电子邮件的自动保存功能，使得函电查询相对方便，可以在收件箱列表中按时间查询、按发件人查询、按主题查询等。也是由于邮箱信件自动保存，所以函电基本不会丢失，这也是外贸函电广泛使用电子邮箱发送的原因。

在实际业务操作中，使用QQ或微信或其他社交平台进行贸易沟通也比较常见，似乎也更方便，但其实只能是一些细节的随机讨论，不可能在QQ或微信的对话框里以对话形式发送一封信函，一是太过不正式，二是在对方没有即时下载时，函电可能会失效或丢失。唯一可行的方式只能先建立WORD档，按传统函电的标准版式和结构来进行打字排版，然后以Word或PDF文件发送，如果有附件则需要另行再次发送或打包发送。但是其直观性较差，收件人并不能一目了然的看到写信人、主题、附件、抄送等等，同时不能随时查看，文件一旦过期就无法查询。

（三）功能多样且操作简便

之前很多人认为电子邮件不够正式，因为其结构过于简单，不够完整—letterhead（信头）、inside address（封内地址）、date（日期）、reference No.（查询编号）、attention line （注意行）、subject line （主题行）、carbon copy（抄送）、enclosure（附件）等部分无法与salutation（称呼）、body（信体）、complementary close（结尾敬语）、signature（签名）等融为一体，整体感不强。然而事实并非如此。

通过表1的对比发现，电子邮件发送的外贸函电，只是某些组成部分放置的位置和次序与传统函电不同，结构依然完整，而且操作起来会更加简单方便。传统的函电会由于版式的不同，相同位置次序的部分会放在左、中、右不同的位置，比如，主题行在全部齐头式里顶格写，而在缩行式中则放在中间;各个组成部分会由于每封信函的不同需要而进行取舍。电子邮件就无需考虑版式和放置位置次序的问题，只需按照给出的固定格式和位置结合实际情况按部就班地进行填写即可。比如，收信人、主题等;有些部分无需填写自动生成，比如发件人和发件时间。

另外，电子邮件可以承载的信息比较多样化，外贸业务中可能需要的产品图片、设备仪器的具体操作的视频等也可通过邮箱上传，使得商务沟通更便捷，由此而节约了交通、人力成本。而电子邮件的抄送功能使得交流更广泛，相同的函电发给不同的收件人一目了然，比如像一般性询盘、推销、广告等函电，使得沟通更加高效，提高工作效率。

基于上述特点，通过电子邮箱发送的外贸函电更正式规范，能即时查看和处理，且易于操作和保存查询，从而使得外贸函电的沟通既简单方便又快速高效。

二、 7C原则在提升外贸函电沟通效率上的优势

这里的沟通效率使指双方通过函电往来在外贸业务上能够进行有效沟通，友好合作，并达到快速达成交易的目的。互联网下的外贸函电传输速度快、操作处理简单方便，已无需过多地考虑外贸函电由哪些部分组成及其位次如何安排，但这并不完全意味着沟通上的事实高效率。要想真正提升互联网下的外贸函电沟通效率，依然要应用传统函电写作所遵循的基本原则--7C原则，即courtesy（礼貌）、consideration（体谅）、concreteness（具体）、completeness（完整）、clarity（清楚）、conciseness（简洁）和correctness（正确）原则，在函电写作的态度、内容等方面进行指导。

（一）courtesy和consideration原则有利于提高谈判沟通的和谐度

我们常说的“态度决定一切”虽然有些夸张，但却强调了态度的重要性。外贸函电里的态度是通过写作的“礼貌和体谅”来体现的。外贸函电是书面的谈判和交流，在无法得知对方表情动作和语音语调的情况下，使用礼貌和体谅原则，能让对方感知到贸易合作的诚意和对对方的尊重，有利于创造和保持友好和谐的书面沟通谈判氛围。礼貌既体现发件人良好的个人素质，同时更多的是代表企业精神和企业文化。贸易上的合作很多时候并不是单纯的产品或业务本身的合作，建立业务关系需要礼貌，后续的询盘报盘还盘等等都需要礼貌和体谅来维系合作关系，得体舒适的交流是影响双方最终达成交易、签订合同的重要因素。即使双方暂时无法合作，也是各自的潜在客户，维系良好的关系为未来合作打下基础，同时对方的客户也许就是自己下次要合作的对象。因此说良好的沟通氛围是影响交易成败的重要因素。

（二）correctness、concreteness和completeness原则有利于提高函电内容的准确度

一封好的外贸函电，要想实现高效率的沟通，所传递的信息要正确、具体、完整。电子邮件形式的外贸函电虽然方便快捷，但如果贸易双方或一方的函电内容书写得不完整或不具体，逻辑条理不清晰，那就需要就函电内容进行反复的或询问或修改或补充，一方面说明发件人工作能力较差，影响公司形象，另一方面主要是降低了工作效率，影响了交易进度。再如果传递信息有误，比如产品的型号规格数量质量、装船日期、支付金额等等，甚至只是写错了一个标点符号，也许就不仅仅是影响形象和交易进度的情况了，造成的损失或许无法估量。

（三） conciseness和clarity原则有利于提高信息的接受度

在礼貌和体谅原则的基础上，应用简洁和清楚原则可以使得收件人不必花费过多的时间和精力就能轻易地获得发件人发送的正确、具体和完整的函电信息。简洁既是指表面上的篇幅短、段落短、句子短，更是指内容上的言简意赅--语言精练但传递的信息清楚全面具体。简洁和清楚的表述，简洁和清楚原则不是礼貌体谅原则和correctness（正确）、concreteness（具体）和completeness（完整）原则的矛盾体，一篇高效率的函电，要同时满足这7个原则。可以这样理解，简洁的语言和简单的语法能够使收件人快速轻松地了解函电内容并作出反应，是礼貌和体谅的体现;简洁的篇幅和段落能够清楚准确地表达完整具体的信息，是高效的保证。

三、7C原则在提高外贸函电沟通效率中的应用

7C原则是相辅相成的关系，沟通效率的提高需要7个原则相互配合，不能割裂开来理解和使用。具体完整地表述是礼貌和体谅的体现，清楚简洁的同时也要求具体完整和正确，礼貌和体谅不是不要正确，强调简洁也不是不顾具体和完整。以下从函电布局谋篇和遣词琢句等方面就7c原则的应用情况作以讨论。

（一）应用礼貌（courtesy）和体谅（consideration）原则创造友好的沟通氛围

为了最终达成交易，函电虽然是书面语言，但一定要使“谈话”的气氛友好和谐融洽，提出的要求或不同看法使对方在情绪上易于接受，至少在语言上能够拉近与对方的距离，增加亲切感，与对方达到“共情”。所以要站在对方角度，使用You Attitude来考虑对方的需求、愿望、利益和问题。谈话不需要拐弯抹角，过分礼貌显得虚伪。简单直接地进行讨论，这样会节约沟通成本，也更高效。

1.用礼貌的语气和礼貌用语或句式。礼貌的语气可以通过使用礼貌用语比如thank you for，we are pleased that，we are highly appreciated that 或在句中加入would，could，might 等来实现。

例1. You are requested to make the delivery by June.

改为：Please make the delivery by June.

例2. That is impossible.

改为：Unfortunately， that would not be possible.

2.用肯定句或肯定的表达方式。做到简单直接，充分肯定。

例3. We dont believe you will have cause for dissatisfaction.

改为：We believe you will entirely satisfied.

3.及时回复对方来函。外贸函电所体现的礼貌不应该仅停留在字面上，用些礼貌用语或礼貌句式，还应该在行动上或反应上有所表现，即当收到对方函电要及时回复，不管信函内容是否接受或提出的条款是否同意。如果是接受，那么双方因及时处理而使交易快速进展，如果不接受，那就礼貌地说明合理的理由，也就无需等待，可以去寻找另外的合作者，进入下个阶段，或者发件人提出可以变通的合理化建议，比如无现货的情况下可以向对方提供替代品等。这样对双方来说都有利于提高交易效率。

4.充分了解文化差异以减少误会和分歧。由于交易的客户有着不同的文化背景，可能存在着语言、表达方式差异、表達习惯等方面的差异，相同的字词或句式在不同的国家可能有着不同的含义。比如，quite在英式英语中就是fairly， but not much（中等，不很）的意思;而在美式英语中，quite是very（非常）的意思，那么下面的句子意义就不同了：We would quite like to do business with you.英式英语的意思就是“一般想做交易”，美式就是“特别想”。所以在函电的写作中除了尽量避免使用本身语义不清或语义过多的表达之外，就是要充分了解双方的文化差异，多考虑对方的文化背景，这也是“you attitude ”，这样既是礼貌的表现，同时也能避免产生不必要的误会或分歧，有利于提高沟通的效率。当然，一旦出现无法理解或确定对方函电的真实意思的情况，一定不要按自己的想法来猜测或判断，请对方改用其他表述来进一步明确。

（二）应用正确具体（concreteness）和完整（completeness）原则提高信息传遞的效率

1.使用“三段式”结构布局谋篇。外贸函电是正式的商业信函，写作格式有其相对固定的套路或规律：要求写作条理要清晰，表达意思要清楚，段落结构要完整。正文部分可以按照所谓的“三段式”来写，即：the opening（开头）、the main body（主体）和the closing（结尾）。开头和结尾一般各一段，起承前启后的作用，段落不要过长。中间主体部分的段落数根据询盘、报盘、还盘等内容的具体情况而定。

开头部分主要用来确认收到和感谢对方来函，简略提及对方来函内容，收到对方来函后写信方采取了哪些行动以及本函主要内容。开头部分的确认和感谢可采用的表达方式如：

Thank you for your email dated 12 January， 2021.

Thank you for your Order No.134 for 1000 sets of ...

We are glad to note from you email of 12 January，2021 that ...

We refer to you Enquiry No...

结尾部分主要表达希望对方尽快回复和希望双方能够合作的愿望。如：

We look forward to hearing from you.

We are awaiting your order with keen interest.

Your early attention to this enquiry will be highly appreciated.

We trust you will give us an early reply

2.拟定具体完整的主题行内容。主题行是提示所写函电的主要内容和相关信息，很多时候收件人会根据主题来确定其重要程度而决定是否阅读处理或安排处理的顺序。为使函电内容一目了然并被快速处理，主题最好认真填写，并且要具体、全面。比如：Your offer N0.445 for Haier Refrigerator，而不要写成Your offer;Enquiry for your hand- embroidered silk scarfs（对手绣丝围巾的询盘），不要写成Enquiry。

3.合理运用技术和陈述事实。在外贸函电内容的写作过程中，语法、拼写、标点要正确，语言要标准、数字要准确、表述事实要具体清楚、专业术语要理解运用得当。为避免把自己一方陷入被对方发现错误后带来的尴尬，甚至是给当次业务或给公司带来的不必要的麻烦和影响，在函电发出前需要务必做细致的检查核对。

例4.日期写法正确。

为避免产生误解，在函电正文中出现的日期建议使用日期（数字），月（全拼），年（数字）的顺序或月（全拼），日期（数字），年（数字）的顺序。比如11 December， 2021 或 December 11，2021. 当然，写成11st December， 2021 或 December 11st，2021 也未尝不可。但是，最好不要写成2021.12.11，这种年月日的数字顺序目前为止并没有在世界上得到一致的认可。

例5.语法正确。

误：Our competitors prices are 2%-3% lower than us.

正：Our competitors prices are 2%-3% lower than ours.

例6.实事求是。

We are well-established exporters of all kinds of goods made in Japan.

all kinds of goods有些夸张。可以进行如下改动：

We are well-established exporters of Swedish sundry goods， such as Toys， buttons and stationary.

例7.事实要具体清楚。

We have drawn on you as usual under your L/C.表述不够具体，使得事实不够清晰，修改如下：

We have drawn on you our sight draft No.773 for the Invoice amount， US$3500，under your L/C No.258 of the China Bank.

例8.称呼和结尾敬语要正确。

互联网下的函电用语逐渐趋于口语化，直接称呼人名的称呼，如Dear Mr. Henry 更常见，其对应的结尾敬语显得更加亲密和友好一些，如，Yours， with best/kind regards， Regards， Best （Wishes）， Best等。

（三）应用清楚（clarity）和简洁（conciseness）原则提高信息接收的效率

外贸函电虽然是正式的商业信函，但不意味着要使用陈旧的格调、句式和表达。随着时代的发展，特别是追求高效率的互联网时代，在英语语言本身也在发生着变化的同时，外贸函电使用的语言也逐渐趋于直接和简单，甚至一些口语表达也会出现在函电里。比如It doesnt， youre 等。由于外贸函电写作是以最终达成交易为目的，因此，在写作过程中，要尽量使用常用的词汇和简单句子结构，让对方容易理解，且不需要花太多的时间。用简短和平实的语言清楚完整地表达必要和相关的信息即可。

1. 多使用简短熟悉常用词汇，而不选择生僻低频词汇。常用的典型词汇举例见表3。

2. 避免使用冗长、旧式或重复的表达。简单的句子结构，更加容易理解。

例9. Enclosed herewith pl- ease find two copies of invoice.（旧式表达，且herewith重复）

改为：We enclose two copies of invoice.

例10.Will you ship us any time during the month of December， or even November would suit us just as well.

改为：Please ship us by the end of November.

3.不用模棱两可或表达不清楚或容易产生歧义的词汇。所谓意思表达清楚就是要让自己在函电中想要表达的意思和对方理解到的意思相契合，如果使用了本身就带有多重含义或表达不明确的词或词汇，就会带来不必要的麻烦，双方再次沟通确认或重写函电，都会增加沟通成本，影响交易的进程。比如bimonthly有两个含义一个是“twice a month”（一个月两次），另一个是“once two months”（两个月一次），那么从句子“As to the steamers sailing from New York to Hong Kong， we have bimonthly direct services.”中能否判断出还是每两月一次呢？显然不能。可做如下改动：we have two direct sailings every month from New York to Hong Kong.（从纽约到香港的直达轮每月两次。）

4.使用单词或较短的短语来代替较长的短语。比如可以用now， because， usually， if， even though来相应代替at this time， due to the fact that， more often than not， in the event that， in spite of the fact that

5.用简单句子代替长句。句子简单，易读易理解。

例11. Please see that an enquiry is conducted to determine the reason.（长）

Please find out the reason.（短）

6.长句拆分短句。有研究表明，7-20个单词的句子表达更清晰，而27个单词以上的句子理解起来会有困难或使人觉得厌烦。所以我们尽量用较短的句子来表达，将一个长句，复合句拆分成几个简单句来表达。

例12. It has been decided that due to the present situation of the company concerning a decrease in sales， coupled with the increasing cost of raw materials， radical cost savings are to be implemented by each division.（复合句）

The company is facing a decrease in sales and an increase in the cost of raw materials. Therefore， each division must implement cost savings.（簡单句）

四、结束语

互联网的普及，加快了我国同世界各国间的贸易往来。应用7C原则，提高外贸函电的沟通效率，有助于提高交易的成功率。写作前要认真布局谋篇，结构要合理，层次要清晰，逻辑性要强;写作过程中要选择合适的写作格式，使用（You Attitude），以礼貌诚恳友好的语气用简单平实精炼的语言进行表述，使句子乃至整篇信函简短，易读易理解。回复函电要及时，使用与对方相同或相近的风格或格式;写作完成后需要进行通篇检查是否存在错误或遗漏，包括拼写、标点，数字、日期、名称等等。总之，短小精悍、表述清晰、信息完整正确的外贸函电才是沟通效率高的外贸函电。

参考文献：

[1] 骆嘉琪.外贸函电的语言特点及几个重要原则[J].校园英语，2019（42）：241.

[2] 金红霞.礼貌原则在商务英语函电中的应用[J].海外英语，2020（16）：96-97.

[3] 耿海粟.跨文化背景下商务英语函电写作研究[J].黄河.黄土.黄种人，2020（13）：53-54.

[基金项目]本文系辽宁省社会科学规划基金项：FDI福利效应与辽宁装备制造业产业安全耦合效用的运行机理及策略研究（基金编号：L18AJY009）。

[作者简介]王妍（1971—），女，辽宁工业大学经济管理学院副教授;研究方向：区域经济。