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强化审计档案管理工作的路径研究

2021-05-24阚冰钰

卷宗 2021年10期
关键词:审计工作档案管理信息化

阚冰钰

(临沂市审计局,山东 临沂 276000)

审计档案管理主要是针对单位内部的审计活动所进行的真实记录,其主要是作为单位内部审计研究的历史根据,这也决定了审计档案管理的内容较为繁杂,而且涉及多个专业内容,尤其要求审计资料的归档记录必须要能够做到科学、合理且规范化,尤其在新时代背景下,审计档案管理的内容涉及财税、会计和相关政策法规,这些信息有着极高的研究价值。因此,审计档案管理必须要做到高效率、高精度、信息化,以达到提升管理质量的目的。

1 审计档案管理特点

首先,审计档案管理工作具有较高的专业性,审计工作本身是一项较为特殊的职能活动,审计档案记录能够通过图表、声像和文字真实地反映出审计工作的职责、执行审计调查任务过程中所收集和整理以及制作应用的各种文件、记录材料,包括项目档案其他审计资料、档案备查资料档案等等,这就要求在进行审计档案管理时,其审计文书的制作、立卷、归档和整理必须要能够充分的体现出审计专业特点。其次,审计档案有着系统性的特点,审计档案是属于每一个审计项目为单位的内容上有着极为紧密联系的文件材料,其实属于不可分割的一整套文件组成,这些文件材料和审计工作开展过程中的准备、实施、完成有着相对应的审计记录,记载着每一个审计项目地整个过程,能够完全体现出审计项目的完整性、独立性和连续性。再次,审计档案有着明显的程序性。在审计工作开展过程中,有确定审计对象组成审计小组、设计审计方案、发布审计通知、实施审计过程、提出审计报告、征求被审计单位意见、审定审计报告、得出审计结论和处理记录等一系列相互关联性极强的程序所构成。任何环节都是其重要的组成部分,单独的环节无法真正全面反映出审计事项的进程和结果。所以,审计档案必须要严格按照相关审计程序予以推进,确保其能够准确、真实且完整地反映出审计工作的推进情况和最终的审计结果。

2 审计档案管理中所存在的问题

第一,目前在审计档案工作管理开展过程中,审计业务的质量影响着审计档案的利用和保存价值。审计档案的主体部分是审计材料,如果审计材料的准确性和真实性以及完整性存在问题,必然会降低审计档案的利用价值[1]。第二,审计事业发展与审计档案工作规范不同步,严重降低了审计档案管理的质量。在实际工作开展当中,由于审计工作具备较高的复杂性和动态不稳定以及审计档案相关法规的滞后性,这就容易导致出现实际操作与档案规范之间不相协调的问题。第三,目前部分审计党管理人员专业素质有待提升。随着现代信息化技术的应用,审计档案管理已经实现了信息化管理,而部分审计档案管理人员对信息化系统的操作仍然存在掌握不足的情况。目前来看,基层审计机关由于编制等问题,除极少是配置有专职的档案人员之外,大部分审计档案管理人员只是经过简单的岗前培训,没有对档案管理相关专业知识进行深入地学习和再培训,且对审计档案信息化管理系统操作技巧掌握不足,使审计档案的管理工作信息化和现代化水平存在一定的滞后性,也影响了审计档案管理的质量[2]。

3 强化审计档案管理工作的路径建议

1)构建科学完善的审计档案管理体系。审计档案管理工作必须要按照相关管理体系与有效的执行,要确保管理工作的有效性,因此,要构建科学合理的审计档案管理体系,并做好相关档案管理工作的相关规范机制的完善,并在规范的制度化下,确保工作的有序开展。例如,以审计档案管理工作原有制度为基础,结合当前审计档案管理部门工作人员实际工作状态和专业水平制定合理的考核制度,定期针对重要管理环节进行考核审查,借此来提高审计档案管理的整体质量[3]。2)明确审计档案分类,改进审计档案管理程序和结构。审计档案管理当中对审计档案的编排必须要给予高度的重视,其是审计党管理当中的重中之重,与每一个环节的开展都有着密切的联系。所以,必须要做好审计档案的分类,不断进行审计档案管理结构的改进完善,促进审计档案信息的充分开发与利用,体现出档案的价值,审计档案的收集整理鉴定编目等前期工作都必须要进行明确的目录分层,以便于提高审计档案查找和修改资料的便利性[4]。例如绘制科学合理的审计档案管理程序和相关结构流程,做好各级的目录划分,并逐层逐节地予以执行,确保审计档案管理的“井井有条”,进而提高审计档案管理工作的效率和质量。如图1所示。3)提高审计档案管理人员专业素质和信息化水平.针对现有审计档案管理人员要定期进行专业理论知识培训,并重视其职业素质教育,并不定期举办技能大赛和专业技能考核。针对新进人员要做好专业技能与职业素质把关,如与高校合作,引进档案管理相关专业毕业生进行实习,期满后做出审核评价,决定其去留[5]。

图1 审计档案管理跟踪程序表

此外,审计档案管理单位要能够发挥信息化技术的应用,在互联网背景下,将信息技术应用到强化审计机关档案管理工作当中。如将审计资料完整的录入到信息系统当中,并建立完善的数据库,设计具备较高水平的审计档案信息管理系统,按照不同层级进行管理权限的明确,每一环节都要建立相应的管理窗口和管理界面,要能够配备先进的计算机设备,尤其要做好信息化审计档案管理系统的安全防护定期进行升级,确保审计资料的保密性和安全性,同时也能够最大程度上提高审计档案管理的效率。

4 结语

本文主要阐述了审计档案管理的特点,并从相关审计档案管理程序、管理机制和管理人员专业水平等几个方面分析了审计档案管理所存在的问题,最后从构建科学合理管理机制、完善审计档案管理体系,提高审计档案管理人员专业水平与职业素质等几个方面提出几点强化建议。

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