浅析新时期做好人社档案管理工作的策略

朱斗芳

（河北承德市围场满族蒙古族自治县人力资源和社会保障局，河北 承德 068150）

随着科技进步步伐的加快，人社档案管理也越来越呈现出信息化电子化趋势。目前，相关档案管理工作正在从传统的档案管理过渡到现代化电子化管理模式，节省了时间、人力、物力的消耗，提高了工作效率。但同时也面临着一些问题需要应对。

1 信息化档案管理的主要变革和特点

1）档案类别的变革。电子化档案的管理对于传统档案的分类方式而言是颠覆性的变革，变原始的“按目录索骥”为信息集成系统的模块、流程的管理设置。分门别类对各种档案进行储存，依据关键词或者档案类别高效便捷进行查找，大大提高了工作效率。相较传统分类方式，电子化档案分类对于数量较大、类别较多、内容较多的档案分类具有很大的优势，在工作中可以合理运用，把管理人员从费时费力的查找程序中解放出来，投入到管理创新中。

2）档案载体的转变。在现代人社档案管理工作中，电子档案以快捷的存储使用取代了部分纸质文档，成为主要储存方式。高清拍摄器、大容量电脑、电子管理系统逐渐取代纸质档案袋、目录条成为主要工作方式，储存电子文档资料比保存纸质文档要更为方便。当然，也要看到纸质文档“原始记录”的真实性作用也是电子文档所不可取代的。

3）档案保管方式的转变。电子化档案在进入信息化系统后，管理人员和使用人员依据一定的权限可以进行查看。如果不进入信息集成系统中，很难掌握到信息的核心部分甚至看不到档案。在这种越来越依赖网络化、信息化的新型档案保管方式，档案管理人员必须掌握现代信息技术，熟练掌握使用电子信息系统。

2 档案电子化带来的问题和挑战

1）电子档案保管期限问题。纸质档案在归档后会依据重要性分别设置为10年、30年和永久保管等不同的保管期限，而电子档案在简便归档存储程序、方便使用的同时，如果发生病毒攻击、网络瘫痪，可能会导致电子档案内容在一瞬间丢失，造成难以弥补的损失。

2）电子档案原件的真实性问题。在纸质档案转化为电子档案的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料上签发。这其中由于无法一一与原始纸质档案进行比对核实，加之各类修图技术的普及，电子文件容易被删改，且修改后不留任何痕迹，很难确定该份材料的真实性和权威性。

3）电子档案安全性问题。档案管理转移到网络上后，存在着一定的被黑客攻击等风险，给档案的安全管理带来很大的隐患。此外，对档案管理人员和使用人员的安全意识要求较高，日常注意保管访问权限和密码，如果丢失被盗就会造成失密泄密问题。此外，由于不像纸质档案不可更改性，电子档案存在被篡改、误操作等一系列问题，应对或者处理不当会造成较大影响。

3 提高人社档案电子化管理水平策略分析

新时期人社档案电子化管理的核心和关键就是管理方式和安全管理技术的现代化。应从以下几个方面入手：

1）强化重视程度。在加快档案现代化、信息化建设过程中，基础和关键保障是单位领导重视档案管理工作，能够把档案信息化建设作为单位发展建设中的一项重要内容，不断构建健全档案信息平台，提高工作水平和工作效率。同时加大物资投入力度，增配必要的硬件、软件设施，确保人社相关工作高效开展。注重日常化培训，提高档案管理人员运用现代化技术的能力，更新档案管理人员的知识结构。

2）制定科学规范的电子化档案管理标准。档案工作标准化的一项重要依据就是规范的规章制度和标准准则。对于档案的采集标准、储藏标准、使用要求等，制定符合档案管理的标准后以制度化的形式张贴公告，并切实遵守。只有严格的制度才能促进档案管理标准不断提升。

3）注重前期收录工作。相较于纸质档案，电子档案后期使用多，做好前期收录工作至关重要。前期收录工作做得好不好，直接决定了后期档案的真实性和客观性。收录工作应注意以下方面：一是注意档案价值的重要性。应根据收录档案的重要程度、涉密与否、后期使用率高低情况进行梳理排序，将对社会经济发展、单位和个人重要的档案内容优先予以加工整理。二是强化文件的鉴别。进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定，制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的要求标准。三是注意分级次著录。在档案收录过程中，可将反映问题单一的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的档案信息则进行文件级著录。总之做好前期收录工作，有利于后期对档案进行便捷的管理和使用。

4）持续提高档案管理人员的现代化综合素质。要充分发挥档案工作人员的创新性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。同时要注意加强创新意识和电脑安全管理意识，加强档案工作者的档案信息保密意识。要不断建设和完善档案服务体系，努力创新服务机制，适应新形势，迎接新挑战，为档案事业的不断辉煌进步贡献力量。

人社工作头绪繁杂，相关档案工作非常重要，要利用各种资源进行档案工作的现代化管理，以适应新时期要求，应对信息时代新挑战。